Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu procesų valdymu: iš tiesų sudėtingas procesas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvišimt trejus metus ir, turiu pasakyti, biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu procesų valdymu visada sukelia daugiau streso nei paprastas buto išvežimas. Kodėl? Nes čia ne tik dėžės, čia atsakomybė. Vokiečiai mėgsta tvarką, o jei tenka vežti techniką ar slaptus dokumentus, viskas turi būti subalansuota. Dažnai klientai mano, kad tiesiog užsako sunkvežimį ir viskas patys susisuka, taččiau realybėje be gero koordinavimo gausite nulūžusius kompiuterius ir pykinčius vadybininkus. Štai kodėl reikia žinoti, ką tiksliai veikiate.

Kaip viskas prasideda ir klausimai apie planavimą

Ar tikrai reikia tokio griežto planavimo, ar galima „išvykti rytoj“?

Žinoma, galima išvykti ir rytoj, jei norite rizikuoti. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu procesų valdymu nėra tas pats kas važiuoti pas draugus į kebabą. Vokietijoje viskas užsiprenumeruota – keltuvai, vietos aikštelėse netgi lifto laikai. Jei atvažiuojate be pranešimo, gali būti, kad praleisite visą dieną stovėdami prie uosto vartų. Geriau pasirūpinti bent dviem savaitėm anksčiau, o ne verkti vėliau.

Kiek laiko iš anksto reikia pranešti apie biuro perkraustymą į Vokietiją?

Tiesiog kuo greičiau. Idealiai – mėnesį arba tris savaites. Tada mes spėjame užrezvuoti keltą ir paruošti dokumentus. Jei skambinate penktadienį ir norite važiuoti pirmadienį, tai gali būti problema, nebent turite šimtą tūkstantį eurų biudžetą. Geriau nedarykite spaudimo sau ir mums.

Ar reikalingas detalus inventorius (daiktų sąrašas)?

Be abejo. Be jo neišvažiuosite iš Lietuvos, nesą įvežsite į Vokietiją. Muitinės mums, logistikos specialistams, tiesiog reikia žinoti, ką vežame. Ne „kėdės ir stalai“, o „5 vnt. biuro kėdžių, 3 vnt. metalinių spintų“. Vokiečių pareigūnai gali sustabdyti sunkvežimį ir prašyti išpakuoti, jei sąrašas nesutaps su realybe.

Kas daryti su tais visais augalais pavėsinėje?

Tai ypatingas reikalas. Augalus į Vokietiją vežti galima, bet yra apribojimų dėl ligų ir vabzdžių. Turiu omenyje, kad jei turite didelę palmę, gali reikti fitosanitarinis pažymėjimas. Kartais tiesiog patartina juos palikti čia arba perduoti darbuotojams, nes biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu procesų valdymu neapsiriboja tik baldais, o augalai sukelia daugiau galvos skausmo nei serveriai.

Ar jūsų komanda padeda supakuoti dėžes?

Mūsų krovikai gali padėti, bet geriau, jei tai daro pačių žmonių. Kodėl? Nes jie žino, kur kas dedama. Jei mes supakuosime viską į vienodas dėžes, tuomet gausite chaosą atvykus į naująją vietą. Mes galime suteikti dėžių, juos užklijuoti, bet vidinį turinį geriau tvarkyti jums.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Kokie dokumentai būtini muitinei?

Pagrindinis yra prekių deklaracija ir sąrašas. Jei tai ne prekyba, o perkraustymas, reikia deklaracijos, kad tai nenaudojami daiktai. Be to, CMR konvencija (vežimo kvitas) turi būti užpildytas be klaidų. Vokietijos muitinė labai tikrina, ar važiuojate legaliu keliu, todėl dokumentai turi būti tvarkingi.

Ar sunkvežimį sustos vokiška policija?

Gali sustoti, jei vairuotojas bus pažeidęs poilsio režimą. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu procesų valdymu reiškia, kad ir vairuotojo poilsis turi būti suplanuotas. Kartais stebiu, kai mažos firmos siunčia vairuotojus važiuoti 20 valandų be sustojimo – tai kvaila ir pavojinga. Mes tai stebime per tachografus.

Kas tas „Gefahrgut“ pavojingų krovinių laikas?

Jei vežate spausdinimo kasetes su toneriais ar dažus, tai jau gali būti pavojingas krovinių kategorija. Ne visi vairuotojai turi leidimą vežti tokius daiktus. Būtina tai nurodyti iš anksto, kad mes siųstume tinkamą sunkvežimį, o ne tą, kuriam draudžiama vežti chemines medžiagas.

Ar reikia mokėti mokesčius už atliekas Vokietijoje?

Kartais taip. Yra toks dalykas kaip „ElektroG“ mokesčiai už elektroniką. Jei vežate senus kompiuterius juos išmesdami, gali tekti mokėti už jų perdirbimą. Geriau pasitarti su vietine valdžia, ar nereikia specialių konteinerių. Nors dažniausiai tai įeina į bendrą kainą, jei viskas tvarkingai suplanuota.

Ar vokiečiai tikrai tie griežti su dokumentais?

Jie ne griežti, jie tiesiog tikslūs. Jei dokumente parašyta „biuro stalas“, o važiuoja „biuro kėdė“, tai jau problema. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu procesų valdymu reikalauja, ką aš sakiau, disciplinos. Vieną kartą mūsų klientas užmiršo parašyti vienos dėžės turinį, ir sunkvežimis stovėjo pasienyje 4 valandas.

Kas, jei vairuotojas nemoka vokiškai?

Dauguma mūsš vairuotojai kalba angliškai arba rusiškai, bet su vokiečiais dažniausiai kalbame anglų kalba. Jei įvykia incidentas, mes turime dispečerius, kurie gali perversti. Tačiau geriau, kai vairuotojas bent šiek tiek orientuojasi, nes pavėsinės ženklai „Einfahrt verboten“ nieko gero nepromisi.

Technika, baldai ir rizikingos situacijos

Ar saugu vežti serverius ir duomenų centrus?

Tai atsakomybė didelė. Mes paprastai rekomenduojame išjungti ir užfiksuoti buvę būseną. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu procesų valdymu apima ir tai, kad duomenys neišsikraustytų kartu su serveriu fiziškai. Patartina naudoti specialiuose dėklus, o ne tiesiog mesti į dėžę ant antklodės.

Kaip su el. lentelėmis (whiteboards) ir stiklinėmis sienomis?

Stiklas – tai mūsų košmaras. (Na, ne tas didžiausias, bet beveik). Reikia specialios pakuotės, putų ir medinių rėmų. Jei tik padėsite stiklinę lentą į sunkvežimį tarp metalinių spintų, važiuodant per kelio duobę ji taps smulkmenomis. Vokietijos keliai geri, bet Lietuvoje ar Lenkijoje gali būti šuolių.

Ar buvote atvejų, kai nulūžo brangus daiktas?

Buvo. Prieš penkerius metus vienas klientas neleido išpakuoti ir patikrinti laiptinės pločio. Mūsų vyras bandė priveržti prabangų sofą per lenktą koridorių Berlyne ir... sksnapso. Buvo nepatogu, teko kompensuoti. Todėl dabar būtinai matuojame viską anksčiau.

Kas daryti su biuro kėdėmis? Jas reikia išardyti?

Geriau išardyti. Jei ne, užims per daug vietos, o ratukai gali nulūžti nuo svorio. Be to, išardytos kėdės nesukelia dulkių kelyje. Nors kai kurios kėdės, jei yra aptrauktos, tiesiog sukamos viena į kitą, bet tai rizikuota.

Ar galima vežti privačių darbuotojų daiktų?

Techniškai – taip, jei tai nedidelės asmeninės bagažo dėžutės. Bet jei darbuotojas nusprendžia išsikraustyti su visa šeima ir baldais, tai jau nebiuro perkraustymas, o privatus reisas. Tada kita kaina ir kita dokumentacija. Mes šiuo atveju gali tiesiog atsisakyti.

Ar reikia draudimo?

Beveik visada. Pagrindinis draudimas dengia 10 EUR už kg, kas mažai, jei vežate serverius. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu procesų valdymu apima ir rizikų vertinimą, todėl pasiūlome visaverčio (All risk) draudimo polisą. Geriau sumokėti šimtą eurų daugiau, nei gailėtis vėliau.

Finansai ir laikas

Kiek tai kainuoja apytiksliai?

Klausimas kaip „kaip ilgas virvelės gabalas?“. Priklauso nuo tūrio, atstumo (Vokietija didelė – ar į Miuncheną, ar į Berlyną) ir aukščio. Jei reikia keltuvo, kainos šoka. Bet maždaugai nuo 1,5 iki 3 tūkstančių eurų už vidutinį biurą, jei be keletų triukšmo.

Ar imate užstatą?

Įprasta praktika imti nedidelį užstatą (10-20%), kad užtikrintume, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę. Jei viskas vyksta gerai, jis grąžinamas. Kartais nereikia, jei esame dirbę anksčiau, bet su naujais klientais – taip.

Kas vyksta, jei užtrukame ilgiau negu planavome?

Jei dėl mūsų kaltės (pvz., sunkvežimys sugedo), tuokart neprisiimame papildomų mokesčių už laiką. Bet jei klientas nebuvo paruošęs dėžių ar nebuvo galima įvažiuoti į patalpas (nes aukštas neleidžia), tai laukimas mokamas pagal valandinę tarifą.

Ar kaina įskaitia ir iškraunamybę Vokietijoje?

Įprastai taip, jei tai nurodyta sutartyje. Bet jei ten reikia nešti 5 aukštus be lifto, o apie tai niekas nesakė, tai mums teks papildomai užsakyti krovikus, o tai kainuos. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu procesų valdymu reiškia, kad apie tokius dalykus pranešama iš anksto.

Ar galima atsiskaityti kortele ar tik grynais?

Geriau bankiniu pavedimu, kad būtų įrodymas mokesčių inspekcijai. Vairuotojams kartais duodame pinigus degalams (kuro pinigai), bet už paslaugas mokama į sąskaitą. Vokiškose firmose pinigų pasiskolinimas nėra įprasta praktika.

Viskas blogai, ką daryti? (Pirmiausia – nepanikuoti)

Kas jei sunkvežimys sužlugo kelyje?

Tai retai, bet įvyksta. Tuomet mes siunčiame pagalbinį sunkvežimį ir perkrauname krovinius. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu procesų valdymu numato tokius scenarijus, todėl turime draudžiamąjį ir partnerių tinklą visoje Europoje. Jums reikės tiesiog palaukti dieną ilgiau.

Ar buvote, kad dingtų dėžė?

Prisimenu vieną atveją Frankfurte, kai viena dėžė su dokumentais pasidarė nebe... (t.y. dingo). Pasirodo, vienas vietinis darbininkas padėjo ją į kitą kambarį ir užmiršo. Buvo panika, taččiau radome po trijų valandų. Taigi, daiktai dažniau ne dingsta, o tiesiog „užklysta“ į netinkamas vietas.

Kas, jei naujasis biuras dar nepasiruošęs mums atvykus?

Tai blogiausias scenarijus. Tuokart mes turime problemą, nes negalima neiškrauti. Kartais įmanoma palikti dėžes sunkvežimyje naktį (jei saugu), bet tai papildomai kainuoja vairuotojo poilsio laiką. Geriau nustatyti datą, kai raktai jūsų kišenėje.

Vokiški kaimynai nebus pikti dėl triukšmo?

Jie gali būti labai pikti, jei blokuojate jų važiuoklę ar triukšmuojate sekmadienį. Vokietijoje taisyklės griežtos – „Ruhezeit“ (ramybės laikas). Reikia gauti leidimą iš namų valdybos (Hausverwaltung) užblokuoti vietą gatvėje, kitaip gausite baudą.

Kaip su el. energijos atjungimu sename biure?

Tai jūsų darbas. Mes ne tiesiog įsijungiame į lizdą ir ištraukiame laidą. Reikia, kad technikas atjungtų serverius ir įrenginius. Jei padarysite tai stačiai, gali sudegti. Mums kartais teko vadovauti, ką ir kada išjungti, kad klientai nenušoktų nuo laiptų.

Ką daryti su šiukšlėmis po perkraustymo?

Geriau susitarti dėl šiukšlių išvežimo iš karto. Mes galime pasiimti dėžes, bet jei ten yra seni baldai, kurie netilpo į naują biurą, tai reikia konteinerio. Vokietijoje šiukšlių išvežimas brangu, todėl geriau palikti čia arba parduoti.

Ar galite padėti su baldų surinkimu naujoje vietoje?

Taip, mūsų komanda turi įrankių. Žinoma, jei tai labai sudėtingos sistemos „IKEA“ tipo, tai gali užtrukti, bet standartinius biuro stalus ir spintas surinkime per valandą ar dvi. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu procesų valdymu baigiasi tada, kai galite sėsti ir dirbti, o ne kai dėžės stovi ties kūnu.

Išvada

Galiausiai, viskas baigiasi tobulu rezultatu, jei nebandote važiuoti „akis už akių“. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu procesų valdymu yra investicija į jūsų ramybę. Naudokitės patirtimi, klausykite patarimų ir nesivaikykite pigiausio pasiūlymo, nes jis dažniausiai pasidaro brangiausias. Sėkmės naujoje vietoje, o mes pasirūpinsime, kad ten nuvežtume viską gyvą.