Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu: kas tikrai laukia

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidesimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu nėra paprasta eiga, kurią atlieka vienas žmogus per savaitgalį. Dažnai klientai galvoja, kad tai tik kėlimo dėžių reikalas, tačiau realybėje susiduriama su biurokratijos kalnu, techniniais niuansais ir paprasta žmonių panika. Aš matęs viską – nuo puikių, kaip laikraštis susuktų dokumentų, iki serverių, kurie buvo numesti ant grindų, nes kas nors nusprendė, kad „jei vežė, tai atsparus“. Todėl šiame straipsnyje nerašysiu sausų instrukcijų, o pasakysiu, kaip tai iš tikrųjų vyksta, su visais rūpesčiais ir malonumais, susijusiais su jūsų verslo relocacija į Vakarus, kad žinotumėte, į ką įsijungiate.

Pradžia: kodėl viskas prasideda ne nuo dėžių?

Kaip tinkamai suplanuoti biuro perkraustymą į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu?

Viskas prasideda ne nuo to, kad imam ir įmetam dėžes, o nuo galvos. Jei norite, kad biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu vyktų sklandžiai, privalote turėti detalią inventoriaus apskaitą. Be jos tai kaip važinėti aklu – gal ir pavyks, bet tik dideliu stebuklu. Turėjau atvejų, kai klientai tardavosi, kiek turi stalų, o kai atvažiavome, pasirodė, jų dvigubai daugiau nei buvo planuota. Planuokite bent mėnesį iš anksto, o jei didelė firma – tai ir dar anksčiau, nes gerų firmų terminai užimti.

Ar tikrai reikalingas detalus daiktų sąrašas ar tai tik pinigų švaistymas?

Sąrašas ne tik kad reikalingas, jis būtinas, ypač jei vykstate su įmone. Vėliau, jei dingsta ar sugenda kažkas brangaus, be sąrašo draudimas ne sumokės nė cento. Aš savo laiku išmokau tai sunkiai, kai vienas vadybininkas praleido rašyti brangų serverį į sąrašą, ir mes vėliau mėnesį ginčijomės su draudiku. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu reikalauja disciplinos, tad užsirašykite viską, net tų senų kėdžių, kurias planuojate išmesti – žinote, kartais jos pasirodo esą vertos daugiau nei manote.

Kas nutinka su slaptais dokumentais, o jei pamiršiu juos uždaryti?

Tai tikrai kritiška vieta. Negalima tikėtis, kad vairuotojai ar krovėjai žiūrės į tai, ką įmetai į dėžę. Aš visada primenu: slapti dokumentai, sutartys, asmens duomenys keliauja su atsakingu žmogumi, o ne su dėžėmis kartu su spinta. Vieną kartą matęs, kaip buvo įmesta į dėžę sutartis su pensijų fundu, ir beveik nusprędžiau ją išmesti, manydamas, kad tai šiukšlės. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu taip pat reiškia ir saugumo protą.

Ar galima perkraustyti biurą savaitgalį, kad neprarastum darbo laiko?

Taip, ir dažniausiai taip darome, tačiau tai kainuoja brangiau. Jei jums reikia, kad darbuotojai penktadienį išeitų iš biuro, o pirmadienį jau būtų Vokietijoje ir dirbtų, tai reikalauja naktinio darbo. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu naktį yra iššūkis, nes žmonės yra pavargę, matomumas blogesnis, o klaidų tikimybė didesnė. Bet jei verslas to reikalauja, mes dirbam. Tiesą sakant, naktiniai perkraustymai turi savo žavesio – miestas ramus, nėra stabdžių spalvų eilių.

Kada tiksliai reikia pradėti kalbėtis su firmais, ar savaitė prieš tai pakanka?

Savaitė? Žinoma, ne. Jei norite gerų kainų ir garantijų, skambinkite mažiausiai mėnesį prieš, o geriau du. Geros firmos turi tvarkaraščius, o biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu nėra tas dalykas, kurį galima suorganizuoti per dvi dienas, jei norite, kad būtų atlikti gerai. Ypač jei reikia specialios įrangos pakavimo (tarkim, serverių ar didelių vitrinų), tai reikia laiko medžiagai paruošti.

Pakavimas: kur dažniausiai pasitaiko klaidų

Kas turi surinkti daiktus – mūsų žmonės ar jūsų darbuotojai?

Geriausia, kai tai daro mūsų žmonės, nes mes atsakome už tai, kas dėžėjeje. Jei jūsų darbuotojai susirenka patys, o vėliau pasirodo, kad.monitorius buvo padėtas be putų, mes nebusime kalti. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu mums reiškia, kad mes pažymime kiekvieną dėžę, žinome, kurioje kameroje kas yra, ir užtikriname, kad niekas nešokė viduje. Tikiuosi, suprantate skirtumą tarp „susidėjau“ ir „susirinkau“.

Ar reikia išpakuoti kompiuterius ar juos reikia palikti dėžėse?

Paprastai paliekame dėžėse, jei klientas neprašo išpakuoti vietos. Vokietijoje dažnai tenka statyti ant grindų, o ne ant stalų iš karto, nes dar neatlikta elektros instaliacijos patikra arba patalpos dar nebaigtos. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu apima ir techninę pusę – mes žinome, kaip užfiksuoti kabelius, kad vėliau IT specialistas nenusimanutų galvos. Jei reikia, galime ir viską sudėti į vietas, bet tai papildomas darbas ir laikas.

Ką daryti su labai jautriais įrenginiais, pvz., dideliais serveriais?

Čia be jokių abejonių reikia specialių medinių dėžių. Negalima tiesiog įvynioti į burbuliukus ir manyti, kad viskas bus gerai. Serveriai yra jautrūs netgi smūgiams, kurių nematome. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu tokiu atveju yra tiesiog privalomas. Kartais netgi reikia kvieti specialų techniką su kranu, jei serveris sveria du tonas ir laipiojasi per langą (taip, ir tokių atvejų buvo).

Ar medinės dėžės tikrai toks didelis privalumas, ar tai pardavimo triukas?

Jos tikrai privalomos, jei keliate brangius baldus ar vitrinas. Kartais klientai sako: „Or čia taip brangu?“ Bet tada klausiu, kas nutiks, jei perkeliant per grindį Vokietijoje, kur lipnus grindų paviršius, įrenginys užsilaikys? Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu be medinių dėžių yra kaip lošti rulete – gali ir pavykti, bet tikimybė pralaimėti didelė. Medinė dėžė laiko formą, o ne tik apsaugo nuo tepalo.

Kiek vidutiniškai dėžių prireikia 50 žmonių biurui?

Tai labai platus klausimas. Vidutiniškai vienam darbuotojui galima sakyti 5–7 dėžes, tačiau jei tai archyvas, tai skaičius šokteli iki dešimties ar daugiau. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu reikalauja, kad turėtume rezervą, nes visada prisidirba tos knygos ar seni dokumentai, kurie niekur netelpa. Geriau turėti penkias dėžes per daug, nei trisdešimt per mažai, kai jau vairuotojas sako, „daugiau netilps“.

Ar saugu kelti augalus, ar jie tiesiog užšals kelyje?

Augalai – tai atskira tema. Jei žiema, tai reikia specialių dengiamųjų priemonių, o jei vasara – vėdinimo. Vokietijoja ypač griežtai tikrinami fitosanitariniai reikalavimai, jei augalai yra dideli ar reti. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu neapsiriboja tik baldais, augalai taip pat yra „gyvi“ daiktai, kurie gali nukentėti. Aš vieną kartą vežiau didelę palmę, kurią vairuotojas pamiršo atidaryti naktį, ir ryte ji atrodė kaip keptas kopūstas.

Kas daryti su kavinės aparatu – jis turi vandenį!

Tai klasika. Kavinės aparatai turi būti visiškai išleisti vandens. Jei ne, vanduo užšąla arba lieja per visas dėžes. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu reiškia, kad turime parengti techninę dokumentaciją, kaip jį išjungti ir paruošti. Negalima tiesiog ištraukti kištuko. Kartais net reikia kvietis techniką, kuris uždarba vamzdelius, kitaip kelionės metu gausite „kavos“ grindinėje.

Kaip užtikrinti, kad niekas neprarandama kelyje?

Etiketės, etiketės ir dar kartą etiketės. Kiekviena dėžė turi savo numerį ir paskirtį. Mes naudojame sistemas, kur leidžia sekti kiekvieną dėžę. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu be šios sistemos yra chaosas. Atvykome į Vokietiją, o klientas klausia: „Kur yra mano stalas?“, o mes nežinome, ar jis krovinyje, ar jį palikome Lietuvoje, nes niekas neišsirašė. Tarkime, kad to norite išvengti.

Kelionė ir Vokietijos realijos

Kiek trunka kelionė į Vokietiją su pilnu sunkvežimiu?

Priklauso nuo to, kur būsite, bet paprastai tai 1–2 dienos viena kryptimi, jei vairuotojas važiuoja legaliai po poilsio. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu nėra lenktynės, čia svarbiau saugumas. Jei reikia važiuoti į Miuncheną, tai ilgiau negu į Berlyną. Be to, reikia įsivaizduoti, kad sunkvežimis su 24 tonomis važiuoja lėčiau nei jūsų asmeninis automobilis, ypač kalnuotose vietovėse.

Ar sunku vairuoti didelį sunkvežimį Vokietijos miestuose?

Galiu pasakyti – labai sunku, jei nežini kelių. Vokietijos miestuose daug „žaliųjų zonų“, apribojimų sunkvežimių aukščiui ir svoriui. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu reikalauja, kad iš anksto būtų ištirta maršrutas. Kartais net reikia specialių leidimų pravažiuoti per centrus. Vieną kartą teko pasukti pro užkardą, nes GPS vedė per siaurą gatvelę – buvo įdomios kelionės atgal.

Ką daryti su muitine, ar reikia deklaruoti biuro įrangą?

Paprastai, jei tai įmonės relocacija ir įranga nėra parduodama, tai galima naudoti intrakomuninės prekybos procedūras (taip, turiu omeny ne turgų, o perkėlimą tarp filialų), bet reikia turėti tvarkingus dokumentus. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu be faktūrų ir sąrašų gali baigtis ilgu stovėjimu pas sieną. Vokiečai yra labai griežti dėl dokumentų tikslumo – jei parašysite „kompiuteris“ vietoje „nešiojamas kompiuteris su serijiniu numeriu X“, gali kilti klausimų.

Ar reikia gauti leidimą įvažiavimui į gatvę prie naujo biuro?

Absoliučiai taip. Vokietijoje tai vadinama „Verkehrsbeschränkung“ arba panašiai, priklausomai nuo miesto. Be to, dažnai reikia uždėti specialius ženklus ant kelio. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu apima ir tai, kad mes susisiekime su vietine savivaldybe arba darbdaviu, kad šis užtikrintų vietą. Jei užsimirsite padėti „tik penkias minutes“, gali atvažiuoti policija ir bausti, o tai sustabdžia visą procesą.

Kas jei naujasis biuras antrame aukšte be lifto?

Tai košmaras, bet nebe pirmas. Tokiu atveju reikia planuoti kėlimo techniką – kranus arba specialias kėlimo platformas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu tokiu atveju brangsta kaip ir du kartus, nes darbo valandos didėja. Prisimenu vieną atveją Frankfurte, kur teko įvežti sofas per langą, nes laiptai buvo per siauri. Buvo įdomu stebėti, kaip vokiečiai stovėjo ir spėliojo, ar iškris ar ne.

Ar dažnai pasitaiko eismo įvykių su tokiomis siuntomis?

Aš galiu pasakyti, kad ne labai dažnai, dėka Dievo (ir mūsų vairuotojų patirties), bet rizika visada yra. Sunkvežimiai važiuoja dideliu greičiu autobanuose. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu yra apdraudžiamas, todėl net jei kas nutiktų, jūsų nuostoliai bus padengti. Tačiau pasakykime tiesą – nėra nieko blogiau nei gauti skambutį, kad mašina stovi griovyje su jūsų visais serveriais viduje.

Ką daryti, jei vairuotojas kalba tik vokiškai ir rusiškai?

Tai dažna situacija. Mūsų ekspeditieriai bendrauja su vairuotojais, o jums nereikia jų kalbėti. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu yra tarptautinis procesas, todėl logistika dirba kaip tarpininkas. Jūs tiesiog laukiate, kol atvyksta, o mes sprendžiame kalbų problemas. Kartais vairuotojai būna iš Rytų Europos ar net Vidurinės Azijos, tad bendravimas gali būti... įdomus.

Kainos ir sutartys: kurioje vietoje dažniausiai klystama

Kaip suskaičiuojama kaina – pagal tūrį, atstumą ar laiką?

Dažniausiai tai kombinuojama. Pagrindas – kubiniai metrai (m3), tačiau į kainą įeina ir atstumas, ir darbo valandos, ir pakavimo medžiagos. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu nėra pigus malonumas, todėl verta klausti detalaus sąskaitos faktūros išskaidymo. Jei kas nors sako „taigi, 500 eurų už viską“ be matavimų, būkite tikri, kad jis kažką slepia arba tiesiog nežino, ką daro.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos nenusimanantys klientai nesužino?

Paslėptų nėra, bet yra „pamirštų“. Pavyzdžiui, lifto naudojimas Vokietijoje gali būti mokamas. Arba laukimo mokestis, jei vairuotojas turi laukti, nes raktų nėra. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu gali brangti, jei planavimas blogas – tuomet mokate už laiką, kurį praleidžiame laukdami. Taip pat, žiemos sezono metu kainos gali šokti dėl kuro.

Ar imate pradinį įnašą (avansą) ir kiek jis paprastai būna?

Taip, standartiškai imame apie 30 proc. avansą, kad galėtume užsakyti transportą ir nupirkti medžiagas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu reikalauja išlaidų iš anksto, negalima pradėti dirbti „iš geranoro“. Likusi dalis sumokama atlikus darbą. Viena kartą neėmę avanso, likome be kliento, kuris susigundė pigesniu pasiūlymu paskutinę minutę.

Ką daryti, jei mano biuras Vokietijoje pasirodė mažesnis nei planavau?

Tai gana dažna situacija. Tada turiame galimybę padėti daiktus į sandėlį laikinai. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu gali apimti ir sandėliavimą, jei kitaip išeities nėra. Žinoma, tai papildomos išlaidos, bet geriau padėti į saugią vietą, nei mesti gatvėje ar stumdyti per koridorius, trukdydami darbuotojams dirbti.

Ar brangu vežti į Vokietiją lyginant su kitomis šalimis?

Vokietija nėra pati brangiausia, bet ir ne pigiausia. Kainos lemia kuras (ten brangesnis) ir mokesčiai keliuose. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu gali būti brangesnis nei į Lenkiją, bet pigesnis nei į Šveicariją. Be to, vokiškas kokybės standartas reikalauja daugiau laiko ir atidumo, kas taip pat atsiliepia kainai.

Kada turiu apmokėti už paslaugas – prieš ar po?

Kaip jau minėjau, avansas – prieš, likutis – po atvykimo ir iškrovos. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu baigiasi tada, kai pasirašote perdavimo aktą. Negalima mokėti prieš, kol nepatikrinote, ar viskas atvyko sveika. Tai jūsų garantija, kad mes dirbsime atsakingai.

Problemų sprendimas ir patirtis

Kas daryti, jei atvykus pasirodo, kad kažkas sulūžo?

Pirmiausia – nieko nekelkite ir nenukelkite. Reikia padaryti nuotraukas ir užpildyti žalos aktą. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu yra draudžiamas, todėl kreipiamės į draudimo kompaniją. Procesas gali trukti, bet pinigai grąžinami, jei buvo mūsų kaltė. Žinoma, geriau, kad to nebūtų, bet mes pasiruošę ir blogiausiam scenarijui.

Kaip atpažinti gerą ir patikimą vežėją, o ne „kišenių“ firmą?

Pagal tai, ar jis klausia daug klausimų. Jei tiesiog sako „kiek kainuoja?“, tai blogas ženklas. Geras ekspeditorius klaus apie įrangą, apie patalpas, apie liftus. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu reikalauja analizės. Taip pat, žiūrėkite į transporto priemones – jei seni, dujų sergantys sunkvežimiai, tai ir jūsų daiktai bus kvapą dujantys (juokauju, bet dal tiesos yra).

Kas nutinka, jei sunkvežimis suardo kiemo vartą arba grindinį?

Tai įvykia, labai retai, bet įvyksta. Turiome civilinės atsakomybės draudimą, kuris padengia tokius nuostolius. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu yra rizikingas dalykas, todėl draudimas mums ir jums yra būtinas. Vieną kartą teko mokėti už privataus namo vartus, kuriuos vairuotojas tiesiog „palietė“ atbulinėdamas.

Ar galima keliauti į kelis adresus Vokietijoje viena kelione?

Galima, bet tai kainuoja. Kiekvienas iškrovimo punktas yra laikas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu gali būti sudėtingas, jei dalis daiktų važiuoja į centrą, o dalis į sandėlį priemiestyje. Reikia tiksliai planuoti maršrutą, kad neliestume miesto centro su 24 tonų sunkvežimi be reikalo.

Kokia yra pačia keisčiausia situacija, kurią teko patirti?

O, galbūt tai, kai vienas klientas pareiškė, kad reikia pergabenti „tik penkias dėžes“, o pasirodė, kad tai buvo penkios dėžės su auksu (litarais) ir ginklais (kolekcija). Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu įgavo visai kitą reikšmę – teko šaukti saugumo tarnybą ir palydovą. Niekada nežinai, kas gali slėptis po „paprasta“ užduotimi.

Kodėl verta rinktis profesonales, o ne pigius „gudruolių“?

Nes pigiai dažniausiai būna brangiai. Išsaugosite kelis šimtus eurų, bet prarasite tūkstančius, kai sulūžs serveris ar dings dokumentų. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu – tai investicija į jūsų ramybę. Po 20 metų šioje srityje galiu pasakyti: geriau sumokėti už patirtį ir ramybę, nei gyventi su stresu mėnesį.

Ar jums patinka darbas, ką apie tai galite pasakyti profeionaliai?

Kartais – ne. (Čia turiu omeny ne tai, kad neįmanoma, o tiesiog nuovargis). Bet kai matai, kad klientas atsidaro naujose patalpose, viskas veikia, o jūsų komanda sugebėjo išvengti katastrofos, tai duoda didelį pasitenkinimą. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu yra mūsų kasdienybė, bet kiekvieną kartą tai kaip mažas šou, kurio režisierius esate tu pats.

Išvados

Galiausiai, noriu pasakyti, kad nėra dviejų vienodų perkraustymų. Kaskart kažkas nukrypsta nuo plano – užstringa liftas, dingsta raktas arba pasikeičia orai. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kruopščiu daiktų surinkimu yra sudėtingas procesas, reikalaujantis ne tik fizinės jėgos, bet ir proto. Jei pasiruošęs, planuoji ir bendrauji su specialistais, viskas praeis sklandžiai. O jei bandysi taupyti ant visko – gauti pilną streso dozę. Sėkmės jūsų kelionėje į Vakarus, ir tikimės, kad sutiksime tik prie stalo šampano, o ne nešant sulūžusio spintos.