Biuro perkraustymas į Vokietiją su išsamia paslaugų programa: kas turi žinoti vadovas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir per šį laiką mačiau viską – nuo idealiai suplanuotų relokacijų iki tokių, kurios virsdavo tikru liūdnuoju šou. Daugelis klientų mano, kad tiesiog iškviečia vairuotoją, jis pakerpa daiktus į sunkvežimį ir važiuoja. Deja, realybė, ypač kai kalbame apie biuro perkraustymą į Vokietiją su išsamia paslaugų programa, yra daug sudėtingesnė. Ten yra dokumentai, kurie dėl vienos klaidelės gali užstringti pasienyje, techninės problemos su liftais Vokietijos miestuose ir, aišku, visiška panika tų, kurie turi šią procesą koordinuoti. Tačiau jei viską padaryti protingai, tai gali būti net lyg paprasta išvyka.

Šiandien noriu su jumis pasidalinti tuo, kaip tai atrodo iš mano, "seno vėjo", pusės. Nerašysiu čia sausų instrukcijų, kurias gali rasti bet kurioje logistikos knygoje. Kalbėsiu apie tai, kas iš tikrųjų rūpina vadybininkams ir verslininkams, kai reikia perkelti visą savo gyvenimą ir verslą į užsienį.

Kainos, pinigai ir darbo apimtys

Kiek tai man kainuos neapgaudinėjant?

Tai klausimas, kurį girdžiu pirmiausia. Žvelgiau į sąrašą, matau, kiek kvadratinių metrų, kokio aukščio lubose (tikrai ne taip aukštai, kaip buvo tame Vilniaus sandėlyje prieš metus, ten buvo siaubingas chaosas) ir skaičiuoju. Kaina priklauso ne tik nuo atstumo iki Berlyno ar Miuncheno, bet ir nuo to, kiek darbo reikia įdėti į pakavimą. Jei norite visą biuro perkraustymą į Vokietiją su išsamia paslaugų programa, kur įeina išmontavimas, pakavimas, vėliau montavimas, tai kils. Bet nebijokite, aš visada pasakau tikrąją sumą be jokių paslėptų mokesčių, kuriuos kai kurios "firmyčios" įsmeigia pabaigoje.

Ar į kainą įeina dėžės ir pakavimo medžiagos?

Žinote, dažnai žmonės mania, kad dėžės yra kaip dovana. Ne, jų reikia nupirkti. Tačiau mūsų atveju mes į kainą įskaičiuojame standartines dėžes, burbuliukų plėvelę, lipdukus. Jei jums reikia specialių dėžių dokumentams arba korpionams? (Na, vadinu aš taip tų ilgų dėžių, bet vadinasi kitaip, pamiršau, ten kažkas apie gulus daiktus). Tai jau gali būti papildoma kaina, bet nebankrutuojanti. Mes sutvarkome, kad turėtumėte ką sunaudoti.

Kas vyksta, jei aš nežinau tikslaus daiktų sąrašo?

Nedažnas atvejis, kad klientas žino kiekvieną spintelę. Paprastai sakoma "apie tiek ir tiek" rodydam rankomis. Čia praverčia mūsų patirtis. Atvažiuojame, apžiūrime, įvertiname "akimi" (ir tada tikriname su metrais, kad būtų tiksliau). Geriau numesti šiek tiek daugiau vietos, nei vėliau versti vairuotoją imti trečią mašina, o tai jau kažkiek priduoda streso. Aš asmeniškai visada raginu sukurt bent jau apytikslį inventorių, kad biuro perkraustymas į Vokietiją su išsamia paslaugų programa nepridarytų spragų.

Ar reikia mokėti kažką iš karto?

Standartiškai imame avansą, kad užtikrintume, kad vairuotojai atvyks ir kad mes nupirksime tas medžiagas. Tai apie 30–40 procentų. Likusią sumą apmokate tada, kai viskas jau atvežta ir sudėta naujoje vietoje. Nemanau, kad čia yra kažkas nepaprasto, tiesiog verslo logika, kitaip mes galėtume tiesiog pradingti su jūsų kompiuteriais (juokinga, bet toks variantas būtų beprotiškas, ką aš sakau, mes dirbam sąžiningai).

Kas bus, jei vairuotojas užstrigs ant kelio?

Bet kada gali nutikti tai variklio gedimas, ar eismo įvykis, arba sniegas Lenkijoje (ten visada kažkas vyksta). Tuomet mes siunčiame atsarginę mašiną arba organizuojame perkrovą. Jums nereikia nerimauti, jūsų darbas yra dirbti biure, o mūsų – pasirūpinti, kad krovinys pasiektų vietą. Tačiau tarkim tiesiog aš pacituosiu pavyzdį – prieš penkerius metus užstrigome ties Frankfurtu dėl avarijos ir klientas gavo savo baldus vėliau paros. Tai gyvenimas.

Ar brangiau vežti savaitgalį ar švenčių dienomą?

Taip, žinoma. Vairuotojai taip pat nori ilsėtis, o jei mes juos verčiam dirbti sekmadienį, tai turime juos papildomai apmokėti. Vokietijoje taip pat griežtai stebimos darbo poilsio taisyklės, ypač kai kalbame apie sunkiasvorius pervežimus. Jei norite, kad viskas būtų padaryta laiku iki pirmadienio ryto, teks susimokėti už "skubą". Tačiau verta, kad verslas nestotų.

Organizacinis chaosas ir jo valdymas

Ar jūsų vaikinai yra normalūs ir nieko nepavogs?

Suprantu jūsų susirūpinimą, turiu brangų techniką. Visi mūsų darbuotojai yra patikrinti, dauguma dirba su mumis jau metus ar daugiau. Žinote, tai ne koks "šutva" iš gatvės. Be to, turiome draudimą, dengiantį ir atsakomybę už vagystes. Retas atvejis, bet jei kas nutiktų, mes padengiame nuostolius. Ką aš dar galiau pasakyti? Pasitikėkite, mes ne pirmąją dieną ant kojų.

Kaip su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Tai dažnai būna didžiausia painiava. Žmonės pririša sau kuprinę prie kėdės ir laukia, kad ji nuvažiuos į Vokietiją. Gerai, kai tai yra nedidelės kuprinės, bet aš mačiau ir namų gyvūnus (ne, nevedame jų, tai kita paslauga). Geriausia yra tai, kad kiekvienas darbuotojas susiranda savo dėžę, pasirašo už ją arba uždaro ant savo špaktelės. Mes paprastai duodame spalvotus lipdukus, kad biuro perkraustymas į Vokietiją su išsamia paslaugų programa nevirštų asmeninių daiktų ieškojimu.

Ar išsikrausote viską tuo pačiu dieną?

Paprastai taip. Atvažiuojame į senąjį biurą, iškrauname, važiuojame į naująjį. Bet yra niuansų. Jei atstumas didelis, tarkin iki Hamburgo, gali tekti nakvyne. Ir jei naujame biure dar nėra elektros arba dar nėra įrengtas liftas (o aš turiu omenyje vieną atvejį Miunchene, kur liftas neveikė tris dienas), tai užtrunka. Aš visada klausiu apie tai iš anksto, bet klientai kartais patys nežino tų detalių.

Ką daryti su šiukšlėmis? Ar juos vežate kartu?

Mes ne šiukšliavežiai. Jei turite senų sulūžusių kėdžių, kurias norite išmesti, mes jas galime nunešti į šiukšliadėžę (jei tokią rasime kelyje arba ji yra prie pat biuro). Bet vežti juos į Vokietiją mokesčių nemokėti ir ten išmesti? Nerekomenduočiau, ten griežtos taisyklės dėl šiukšlių. Geriau atsikratyti čia, Lietuvoje. Aš asmeniškai visada primenu, kad biuro perkraustymas į Vokietiją su išsamia paslaugų programa nėra susijęs su atliekų transportavimu.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Be abejo. Didelės spintelės nepraeis pro duris, o liftuose tiesiog nebus vietos. Mūsų komanda atvyksta su įrankiais, viską išmontuoja, užraktina varžtus į maišelius (kaslabana, jei tą maišelį pradingsta, ten laukia problemų), o paskui vėl suranda naujoje vietoje. Viskas įvyksta greitai, jei baldai nėra 30 metų senumo, kai viskas užsirigojęs.

Ar galima padėti pakrauti į mašiną, mes padėsime?

Prašome, nedarykite to. Aš rimtai. Kai klientai bando padėti, jiems tenka sužeisti nugarą arba sudaužyti monitorių. Mūsų darbininkai žino, kaip dėti sunkus dėžes ant kitų sunkių dėžių, kad nepasuktų. Jums geriau tikrinti, ar išjungėte kompiuterius, o ne kilti į sunkvežimį su kelių kilogramų spausdintuvu rankose. Tai yra atsakomybės klausimas.

Kiek laiko ims visas procesas?

Vidutiniškai vieno dienos darbo biurui Lietuvoje ir vieno Vokietijoje. Bet tarkime, jei tai yra didelė įmonė su 300 darbuotojų, tai tikrasis maratonas. Ten reikia planavimo savaitėmis. Mažiems biuraiems (apie 10–15 žmonių) viskas vyksta kaip per šventę – rytoj išsikraustom, poryt jau dirbam. Tiesiog suspėkite parodyti, kur stovi kavinės aparatas.

Techniniai dalykai, IT ir jautrūs daiktai

Kaip vežti serverius? Aš bijau juos palikti.

Tai jautriausia vieta. Serveriai negali būti puriami, jie negali būti mėtyti. Mes turime specialias kėdes su amortizacija, jose serveriai stovi tvirtai. Be to, labai svarbu, kad jūsų IT specialistas išjungtų viską teisingai, o ne tiesiog ištrauktų laidą iš sienos. (Nebūk tas juokas, aš mačiau, kai taip padarė vienas vadovas ir paskui mums teko paaiškinti, kodėl nebeprisijungia prie tinklo). Ginkluotės apsauga čia yra pirmasis dalykas.

Ar saugu vežti brangų elektroniką?

Tiek saugu, kiek tik įmanoma. Mes dėžes pažymime kaip "Handle with care" arba "Lūšis". Taip pat turime GPS sekimą visose mašinose, taigi žinome, kur yra jūsų turtas bet kurią minute. Tačiau jei turite milijono vertės serverines, gali reikti papildomo asmens apsaugos, bet tai jau retas atvejis įprastam biuro perkraustymui į Vokietiją su išsamia paslaugų programa.

Ką daryti su kabeliais? Jū su jų nemėgstate.

Kabeliai...mano šaltas naktmaris. Ką darysite, jei atvyksite ir rasite gyva kabelių sąvartyną? Pakuokite juos į maišelius, surišite gumomis, pažymėkite, iš kurio jie kilo. Mūsų montuotojai gali viską pajungti atgal, jei matys, kur ką turėtų dėti. Bet jei tiesiog įmesite į dėžę sumaišytus laidus su pjaustukais, tai mes pajungti negalėsime. Tai truputį jūsų atsakomybė susitvarkyti su tais "liūtais".

Ar atvežate dėžes atgal?

Tai priklauso nuo susitarimo. Standartiškai atvežiame viską, iškrauname, o tūs tuščias dėžes ir surenkame ir vežame atgal į Lietuvą (jei jums jos nereikalingos). Tai taupo pinigus ir gamtą. Tik pažymėkite tas dėžes, kad mums liktų ką vežti, o ne mesti. Kartais klientai sako "palikite", o paskui skambina, kad reikėjo vežti atgal.

Ar reikia išjungti visą IT iki jūsų atvyksto?

Būtina. Negalima, kad kai mes keliame dėžę, elektros srovė eitų laidu. Pridėkite prie to ir šaldytuvus – juos taip pat reikia išpilti ir išjungti bent dvylika valandų prieš vežimą, kad šaldiklio mechanizmas nesusidėvėtų pakraustant. (Žinau, vienas klientas taip nepadarė ir vandens teko po visą sunkvežimį, buvo prasta nuotaika).

Ar turite draudimą technikai?

Taip, visada turiume. CMR draudimas yra privalomas, bet jis dengia tik ribotą sumą tonai. Jei vežate labai brangų įrangą, privalote ją pateikti sąraše nurodydama realią vertę. Tada padidiname atsakomybės ribas. Geriau šiek tiek padokėti už draudimą nei vėliau verpti savo galvą, kas dėl to, kad serveris nukrito ne dėl mūsų kaltės (o tokių bylų būną daug).

Vokietijos specifika ir biurokratija

Kurioje vietoje statysite mašiną? Panašu, kad ten niekur negalima sustoti.

Vokietijoje su parkavimu yra tikra drama, ypač miestuose kaip Frankfurtas ar Berlyno centras. Jūs privalote iš anksto gauti leidimą sustoju (Anliegerfreiheit) užimtai kelio daliai užblokuoti. Mes padedame parengti dokumentus, bet jūs arba jūsų vietinės Vokietijos pusės turi tai padaryti. Jei sustosime nelegaliai, gausite baudą, o mes nežinosim, kur dėti daiktus.

Kaip su parkavimu Miunchene?

Miunchenas... ten policija atvyksta per penkias minutes, jei kas nors neteisingai stovi. Labai griežta. Turime tikslų adresą, patvirtintą laiką ir kartais netgi reikia statyti trafaretus "Umzug" (kraustymas) ant gatvės. Jei to nepadarysite, tada biuro perkraustymas į Vokietiją su išsamia paslaugų programa gali tapti labai brangu dėl nelegalaus sustojjimo bilietų.

Ar reikia kur nors registruoti pervežimą?

Nėra jokio specialaus registro pažymėjimui (jei tai ne pavojingi kroviniai). Bet reikia turėti vieningą transporto dokumentą CMR ir prekių sąrašą (Packing List). Vokiškai muitinei ar policijai reikia parodyti, ką vežate. Jei nevežate jokios prekybinės prekės (pavyzdžiui, tai yra tik jūsų nuosavybė), tai dažniausiai užtenka to. Vis dėlto, dėl Intrastat reikia pasidomėti atskirai.

Kas dėl raktų? Kas juos perduoda?

Čia dažnai būna klaidų. Vokietijoje dažnai turi būti pasirūpinta, kad ką nors pasitinka du raktai, bent vienas dublikatas. Jei mes atvyksime į tuščią patalpą ir niekas negalės atidaryti durų, laukimas kainuoja brangiai. Geriausia, kad vietinis administratorius laukia su raktais. Aš asmeniškai visą laiką prašau i anksto patikrinti, ar raktai tikrai veikia.

Ar galima įvežti alkoholį biuro reikmenims?

Gali patekti į pavojingų krovinių kategoriją (ADR), jei jo daug, o maža – gali būti pridėta prie inventoriaus kaip "MACT". Bet vokiškai muitininkai gali užkliūti, jei tai bus atrodyti kaip prekyba. Geriau to nedaryti arba deklaruoti atskirai. Aš ne tų, kurie verčia gerti darbe, tiesiog priminu apie taisykles.

Kas turi buti daryta su elektros instaliacija Vokietijoje?

Mes ne elektrikai. Mes pajungiam įrangą į lizdus. Bet jei jums reikia perkelti serverines su specialiu aušinimu ar perkelti telefonų centralę, tai reikalingi specialistai. Mūsų paslaugų programoje tai nėra įtraukta, nebent susitartume atskirai. Taip, taip, aš žinau, biuro perkraustymas į Vokietiją su išsamia paslaugų programa skamba kaip viskas įskaičiuota, bet kai kurie dalykai tikrai yra už techniko ribų.

Kas vyksta, jei uždaro kelnės ir nieko nepasiekiame?

Turėtų būti atidaryta. Jei ne, mes turime savo įrankių (ir nėra kalbama apie džiaugsmą), bet laužti duris mes negalime. Turite rasti būdą, kaip mes gausime patekti į vidų. Vieną kartą teko laukti tris valandas, kol atvyko ūkvedys su raktu, nes direktorius užrakino pastatą ir išvyko į atostogas.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tokia situacija būna dažnai. Tuomet mes iškrauname daiktus į sandėlį arba į vieną kampą, kur yra saugu, ir padengiame juos drobe. Bet mums turi būti užmokėtas už laiko praleidimą, nes negalima tiesiog "užmesti" dėžių ant cemento dulkių. Sutarčiai reikia numatyti šias atsargines situacijas.

Kas dėl mokesčių ( Intrastat ) ?

Jei esate PVM mokėtojas, pervežimas tarp ES šalių yra nemokestis, bet reikia pateikti Intrastat deklaraciją, jei vertė viršija tam tikrą slenkstį. Čia jūsų buhalterijos darbas. Mes duodame sąskaitą faktūrą už paslaugas, o prekių vertę nurodome sąraše. Nemanau, kad čia yra kažkas ypatingai sudėtingo, tiesiog reikia nepamiršti.

Ar galima pasitikėti vietiniais lenkių ar vokiečių pervežėjais?

Galiu palyginti su loterija. Kai kurie yra puikūs, kiti... Tarkim, vieną kartą girdėjau, kad vokiečiai paliko kliento daiktus kieme lietaus naktį. Mums to nedaryti gėda. Dirbame pagal reputaciją, kuri statyta 20 metų. Sakyčiau, geriau pasirinkti tuos, kuriuos žinote arba kurie turi rekomendacijų.

Ar jūsų vairuotojai kalba vokiškai?

Pagrindinės frazės – taip, "Guten Tag", "Wo ist die Rampe?". Bet sudėtingoms diskusijoms su policija ar savivaldybe geriau, kad būtų vokiškai kalbantis asmuo iš jūsų pusės. Mūsų vairuotojai yra profesionalūs vairuotojai, o ne diplomatai. Jie žino savo darbą – kelti ir vežti.

Išvada

Viskas baigiasi taip, kaip prasidėjo – su džiaugsmu, kad viskas baigta. Kai po dviejų trijų dienų stovite naujame biure Vokietijoje, gurate kavą iš savo (jau pajungto) aparato ir matote, kad visi failai vietoje, serveriai šviečia, o langai žiūri į naują gatvę. Tada suprantate, kad tas visą biuro perkraustymas į Vokietiją su išsamia paslaugų programa buvo vertas tos kainos ir nervų. Svarbiausia yra nepalikti visko paskutinę minutę ir surasti žmones, kurie nešioja ne tik dėžes, bet ir atsakomybę. Gerai, kad jūs skaitote šias eilutes, tai reiškia, kad ruošiantis atsakingai. O dabar eikite gerti kavos, kol mes sutvarkome likusius popierius.