Biuro perkraustymas į Vokietiją su išplanavimu ir pakavimu: praktinis vadovas be gaivinimo

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – nuo idealiai organizuotų pervežimų iki tokių katastrofų, kada reikėjo išsikviesti gelbėtojus iš kanalų. Žmonės dažnai galvoja, kad biuro perkraustymas į Vokietiją su išplanavimu ir pakavimu yra paprasčiau nei atrodo, tiesiog padėkite dėžetes į sunkvežimį ir važiuokite. Pasakysiu tiesiai – tai ne taip. Be gero plano čia susiformuocha tik chaosas, o vokiškas organizuotumas mums, lietuviams, kartais kelia net šiokį tokį siaubą. Rašau šią tekštą (tikiuosi, nesuklydau rašydamas), kad jums būtų aišku, ką tiksliai reikia žinoti, norint sėkmingai persikelti už sienos ir nenusivilti pasirinkta paslauga.

Pasiruošimas ir biuro perkraustymas į Vokietiją planavimas

Kiek laiko iš tikrųjų reikia suplanuoti biuro perkraustymą į Vokietiją?

Nereikėtų pradėti galvoti apie tai prieš pat išsikraustymo dieną, tarkime, savaitę prieš. Geras biuro perkraustymas į Vokietiją su išplanavimu ir pakavimu reikalauja mažiausiai mėnesio, o geriau dviejų pasiruošimo. Turite susitarti dėl datų, paruošti dokumentus, o svarbiausia – išsirinkti patikimą ekipą. Jei spėjate, planuokite ankščiau, vėliau padėsite.

Ar tikrai verta rinktis pilną pakavimo paslaugą, ar tai tik pinigų švaistymas?

Žinoma, galima ir sutaupyti, patys viską supakuoti į senas Kainuastos dėžes, ką mes dažnai matome. Tačiau tada atsakomybė lieka ant jūsų pečių. Mūsų darbuotojai žino, kaip uždėti pneumatinį lipduką (burbulą), kad jis neatsiskirtų nuo stiklo. Pasitikėjimas savo jėgomis čia gali atgriežti kaip bumerangas, ypač kai vaziuojate keliais šimtais kilometrų.

Kaip tiksliai suskaičiuoti, kiek tūrio mes turime, ar reikės vieno ar dviejų sunkvežimių?

Čia daug kas klysta, matydami tik paviršių. Geriausia jei kas nors nuėjų ir pamatytų gyvai. Jei siūlo atsižvelgti tik į jūsų nurodytus kvadratinius metrus be vaizdo medžiagos – bėkite. Vienas kartas teko važiuoti ten, kur klientas pasakė, kad turi mažai daiktų, o paaiškėjo, kad jis dar buvo prikrovęs pilną sandėlį gretimoje patalpoje.

Kas daryti su serveriais ir jautria elektronika, ar jie kelia specialių priemonių?

Absoliučiai taip. Negalima tiesiog mesti jų į dėžę su popieriumi. Turime naudoti specialias užrakinamas dėžes, važiuoti taip, kad neperbėgtų bumpstopai. Buvo atvejis, kai vienas klientas bandė pergabenti serverį sėdimėje vietoje keleivio – baigėsi visai blogai, duomenys dingo, nervai sugadinti.

Ar reikia sudaryti detalių inventoriaus sąrašą prieš biuro perkraustymą į Vokietiją?

Be abejo. Be sąrašo galite susidurti su problema muitinėje arba tiesiog prarasti something svarbų kelyje. Rašykite viską, net tų mažų dalykėlių, kurie gali atrodyti neverti dėmesio. Vokietijose įstatymai griežti, jei kas dingsta be įrodymų, baudos gali būti didelės.

Kainos ir biuro perkraustymas į Vokietiją organizavimo smulkmenos

Kiek apytiksliai gali kainuoti biuro perkraustymas į Vokietiją su išplanavimu ir pakavimu?

Sakyčiau, kad konkretių skaičių be matavimų duoti negaliu, bet paprastai pradedama nuo kelių tūkstančių eurų, jei kalbame apie didesnį biurą. Priklauso nuo atstumo, tūrio (ten kur sakiau 20 kubinių (čia tiksliau 22), bet ką darysime), ir darbo apimties. Benzinas Vokietijoje brangesnis nei Lietuvoje, tai irgi įeina į kainą.

Ar kaina gali pasikeisti nuparkavus sunkvežimį prie naujojo biuro?

Gali, ir dažnai pasikeičia. Yra vietų, pvz., Miuncheno centras arba Hamburgo senamiestis, kur sunkvežimis negali užvažiuoti arba ten tenka statyti ypatingas leidimus. Tada reikia samdyti mažesnį sunkvežimį su kranu arba perkrauti į "vežėją". Tai visi papildomi mokesčiai.

Kas daro didžiausią įtaką galutinei pervežimo kainai?

Tikrai ne tik degalai. Čia svarbu darbuotojų skaičius, pakavimo medžiagos (kurios, beje, taip pat pabrango), ir speciali technika. Jei reikia išmontuoti ir vėl sumontuoti baldus – tai darbo valandos. O darbo valandas Vokietijoje kažkaip brangiau įvertina.

Ar reikia mokėti užėjimą į Vokietijos miestus (Umweltplakette ir pan.)?

Taip, žaliąją kortelę (Umweltplakette) turi turėti kiekvienas mūsų vairuotojas, jei važiuoja į aplinkosaugos zonas. Be jos – bauda. Tai nedidelė suma, bet į ją įeina ir administravimas, tai geriau, kad tai imtų paslaugos teikėjas, o ne jūs.

Kas daryti su darbuotojų maitinimu ar kavos pertraukomis per krovą?

Nėra privaloma, bet labai rekomenduoju. Vairuotojai ir krovikai dirba geriau, kai yra pamaitinti. Nerašykite į sutartį, kad "maitinimas įskaičiuotas", geriau pasirūpinkite papildomai. Tai sukuria geresnę atmosferą ir abejingumas sumiršta.

Dokumentai, muitinė ir biuro technikos pervežimas į Vokietiją

Kokius dokumentus būtina tur�ti sėdint už vairo?

Sąrašas nėra trumpas. Reikės vairuotojo pažymėjimo, techninio paso, draudimo (draudžiama važiuoti be "galiojančio" tarptautinio draudimo), sutarties su klientu, ir inventoriaus sąrašo. Ir dar gera turėti EX-1 dokumentus, jei tai eksportas iš Lietuvos, nors su ES vidiniais reiskmais tai dažnai supainiojama.

Ar reikalingas TIR karnetas tokiams pervežimams?

Jei važiuojate tik ES viduje (Lietuva - Vokietija), TIR karnetas nereikalingas, tai nereikalingas biudžetui taupyti. Jis reikalingas tik tada, jei kelyje įeinate į trečiąsias šalis, pavyzdžiui, per Šveicariją ar Norvegiją (tačiau ten yra savo specifika). Nešiojant TIR be reikalo tik susikomplikuojate gyvenimą muitinėse.

Kas daryti, jei muitinė sustabdžia mūsų krovininį?

Nesijaudinkite, jei viskas tvarkinga – tik patikrina. Bet jei neturite dokumentų ant elektronikos (pvz., senų kompiuterių), gali būti pykčio. Vokietijos muitininkai yra labai kruopštūs. Geriausiai turi pasirašyta EX-1形式ą (forma), patvirtinančią, kad prekės išvežtos legaliai.

Ar inventoriaus sąrašas turi būti dvikalbis?

Neprivalomai, bet tikrai padeda, jei ten yra specifinės technikos pavadinimai. Jei vokiškai niekas nekalba, gali kilti nesusipratimų dėl to, kas yra kas. Mes dažnai rašome lietuviškai ir angliškai, to pakanka 99% atvejų.

Kas nutinka su senais arba nusidėvėjusiais kompiuteriais?

Gali būti problema, jei jie laikomi "elektroninėmis atliekomis". Vokietijoje labai griežtai stebima, ką atiduodate. Geriau juos išsimesti čia, Lietuvoje, negu bandyti vežti ten kaip "naudingas prekes", nes gali tekti mokėti už atliekų utilizavimą.

Ar reikia deklaruoti visą turtį, jei tai ne parduodamos prekės?

Taip, vis tiek reikia deklaruoti, kad tai yra "perkeliamas turtas" (relocation of goods). Tai leidžia išvengti PVM (MwSt) mokėjimo, jei įmonė išregistruojama Lietuvoje ir registruojama Vokietijoje. Be to, tai legalus reikalas.

Pakavimas, medžiagos bei technikos saugumas

Kokias dėžutes geriausia naudoti biuro reikmenims?

Nenaudokite mažmeninės prekybos dėžučių, jos sugenda. Mums patinka standartinės 5-ies sluoksnių "Tara" dėžės. Jos laiko apie 20-30 kg. Stiprios, užsegamos lipdukais. O tekstės rašyti ant jų – būtina, kad nešikas nežinotų, kad neša duonos.

Ar tikrai reikia išimti viską iš stalčių prieš biuro perkraustymą į Vokietiją?

Geriau išimti. Pasakysiu, kad daugelis to nedaro, o vėliau gailisi. Stalčius atsiskiria, varžtai sugenda, o turinys išbyra. Ir dar tas triukšmas vaziuojant... Taip, truputį ilgiau, tačiau saugiau. Yra dalykų, kuriuos galima palikti, jei stalčius užrakinamas, bet rizikuojate.

Kaip geriausia supakuoti kėdes, kad jos neužimtų per daug vietos?

Kėdes reikia stumti vieną į kitą, sukrauti ant staliukų paviršių, apvynioti plėvele. Taip sutaupote pusę sunkvežimio. Nekraukite jų vienoje ant kitos kaip lego, nes gali nulūžti kojos.

Ar verta pirkti brangias pakavimo medžiagas iš pervežėjo?

Galima ir rasti pigiau, bet kas yra kokybė? Mūsų naudojamos medžiagos yra pritaikytos ilgam kelioniui. Jei paimsite ką nors pigaus iš rinkos, o po 500 km dėžė suges... ką darysite? Sutaupyti 50 eurų, prarasti 5000 vertos technikos? Neapsimoka.

Kaip apsaugoti grindinis dangas perkeliant reikmenis?

Naudojame apsaugines kilimėlius (paprastai storus kartoną su polietilenu). Ypač jei naujasis biuras turi brangias grindis. Vokietijai dažnai reikalauja, kad grinds būtų padengtos, kitaip gali reikalauti atlyginimo už bruzgėjimus. Mes apie tai žinome.

Ar galima pakrauti svoro centro viršų dėžę?

Budelis, to nedarykite. Sunkias dėžes reikia dėti į apačią, o lengvasias į viršų. Fizikos dėsniai niekur nedingsi. Jei viršuje bus sunki dėžė su knygomis, o apačioje tuščios - viskas užguls. Tai pagrindinė taisyklė.

Kelio ypatumai, atvykimas ir iškrovimas Vokietijoje

Ar sunkvežimis gali važiuoti bet kuria Vokietijos kelių dalimi?

Ne. Yra kelių, kur lenktimosi draudžiama, yra tiltų su aukščio apribojimais (dažnai 4.0 metrai). Be to, miestuose yra "Environmental zone" (Umweltzone), kur galioja tik žaliąją kortelę turintys automobiliai. Vaziuoti toliau negalima, baudos didelės.

Kas daryti, jei vairuotojas užstringa eismo spūstyje prie Berlyno?

Tai reali situacija, A10 autostrada prie Berlyno yra nuolat "užkimšta". Jei įvyksta vėlavimas, reikia nedelsiant pranešti klientui. Mes stengiamės planuoti maršrutus taip, išvengti piko valandų, bet su Vokietijos eismu niekas nesugalvoja tobulo plano.

Ar reikia iš anksto rezervuoti vietą (parking zone) prie naujojo biuro?

Būtina. Be leidimo (Erlaubnis) sunkvežimis negali stovėti miesto centre net ir 10 minučių. Jei neužsirezervuosite, gali būti, kad vairuotojas turės važiuoti ratu kol laisva viena atsiras. Tai kainuoja laiką ir pinigus.

Kaip elgtis su liftais, jei jie yra per maži biuro baldams?

Daugelis senų pastatų Vokietijoje turi mažus liftus. Tada tenka nešti laiptais arba naudoti kraną pro langą. Tai reikalauia papildomo laiko. Svarbu tai nustatyti iš anksto, o ne vėluoti prie durų su didžiuliu spinta.

Ar reikia tikrinti vietinius statymus (Bauamt) prieš atvykstant?

Kartais taip. Ypač jei reikia užimti pėsčiųjų taką arba dalė gatvės. Bauamt gali būti labai griežtas dėl to. Geriau, kad tai susitvarko vietinis logistikos partneris, o ne jūs su savo vokišku (kur gali būti ne toks geras) kalbos lygiu.

Ką daryti, jei naujame biure nėra elektros ar šviesos iš karto?

Reikia turėti akumuliatorinius žibintus ir ilgiausius extension cordus (prailgintuvus). Kartais Vokietijoje elektros šaltiniai yra ne tose vietose, kur mes tikimės, arba jų visai nėra kol darbininkai nepajungs. Mes visada turime savo apšvietimą.

Rizikos, problemos ir patirtis (tiesiogiai iš vidaus)

Kas dažniausiai pasidaro klaidų per tokius biuro perkraustymus į Vokietiją?

Dauguma klaidų daroma pačioje pradžioje – netinkamas tūrio įvertinimas arba blogas pakavimas. Dar dažnai užmirštama apie draudimą, kai kūris (tarpininkas) sako, kad "viskas apdrausta", o iš tikrųjų draudžiamas tik transportas, o ne krovinys. Patikrinkite sutartį.

Kaip pasirinkti tinkamą pervežėją, kad neapkrauti piniginės?

Žiūrėkite ne į kainą, o į patirtį. Užsienyje žodis "garantija" reiškia daug. Jei jie negali parodyti atsiliepimų arba kalba labai abstrakčiai – rizikuosite. Geri pervežėjai turi savo techniką, nebeperka "puses" kitiems.

Ar apdraudimas būtinas tokiu atveju?

Be abejo. Kelyje gali nutikti bet kas – avarija, gaisras, vogimas. Draudimas turi dengti pilną krovinio vertą, ne tik minimalią sumą. Nustebta, kai klientai sako "oj, kiek brangu", kol kas nors neiškrenta.

Ką daryti, jei dingo dėžė su svarbiais dokumentais?

Tai yra košmaras. Pirmiausia skambinkite vairuotojui, tikrinkite, ar nepamesta kur nors kitame biure. Jei dingsta kelias – kreipkitės į draudimą ir policiją. Todėl dokumentus visada rekomenduoju vežti su savimi kabinete, o ne dėžėje su popieriais.

Ar yra kažkokių "paprastų" triukų, kaip sutaupyti laiką?

Supakuokite visus smulkius daiktus (plunksnukoletas, spalvos) į mažas dėžutes iš anksto. Padarykite aiškius užrašus "į dešinę", "į kairę". Tai sutaupo valandas iškrovimo metu. Laikas – pinigai, ypač Vokietijoje, kur valandinis įkainiai aukšti.

Kaip elgtis su blogais arba agresyviais vairuotojais?

Tai liūdna, bet kartais nutinka. Jei matote, kad vairuotojas elgiasi neprofesionaliai arba girtas – nedelsiant skambinkite vadovui. Nekalbėkite su juo, tiesiog sustabdykite procesą. Saugumas svarbiau už greitį.

Ar verta rinktis "pigiausią" pasiūlymą rinkoje?

Mano patirtis sako, kad ne. Pigiai dažnai reiškia, kad ateis senas sunkvežimis, kur gali dingti įpusėj kelio, arba bus pavienių "mechanikų" be uniformos. Biuro perkraustymas į Vokietiją su išplanavimu ir pakavimu – tai paslauga, kurioje kokybė nulemia rezultatą.

Galutinis patarimas: ką daryti pirmąją dieną po atvykimo?

Peržiūrėkite viską. Ar viskas atėjo? Ar nėra pažeidimų? Pasirašykite aktą. Jei kas nors negerai – praneškite iš karto. Vėliau įrodyti, kad spinta buvo įbrėžta jums atvežus, bus beveik neįmanoma.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją su išplanavimu ir pakavimu nėra tas dalykas, kurį reikia daryti "akimis užmerkus". Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis patirties, žinojimo ir pasitikėjimo savo komanda. Aš mačiau daug įmonių, kurios sutaupė ant planavimo, o vėliau prarado daugiau laiko ir pinigų spręsdamos problemas. Jei viską padarysite teisingai, su geru partneriu, tai gali būti net sklandus procesas. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje, tik tikėkimės, kad kelias bus ramus.