Biuro perkraustymas į Vokietiją su įrangos aptarnavimu: Vadovas iš Vidinio Pusės

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada neįvyksta taip lygiai, kaip piešiate Excelio lentelėje. Ypač kai kalba eina apie biuro perkraustymą į Vokietiją su įrangos aptarnavimu. Vokiečiai yra žmonės, kur myli tvarką, o mūsų – tarkime, esame kūrybingesni. Toks kontrastas sukuria daug juoko, o kartais ir nervų. Štai jums realus vaizdas, kaip tai atrodo iš mano, pasenęs logistiko, akių, be jokių "marketingo" apvokų.

Pradžios painiavos ir planavimas

Kada tiksliai reikia pradėti galvoti apie perkraustymą?

Nepalaukite, kol pasirašysite nuomos sutartį Berlyne ar Miunchene, tada bus per vėlu. Idealus laikas – mažiausiai du mėnesiai iki išvykimo. Biuro perkraustymas į Vokietiją su įrangos aptarnavimu reikalauja daug biurokratinės gaišties, ir tikėkitės, kad kažką praleisite. Anksčiau pradėsite – mažiau naktis praleisite miegodami ant dėžių su monitoriais.

Ar tikrai reikalingas detalus inventorius (inventoriaus sąrašas)?

Taip, jei nenorite, kad muitinėje Vokietijoje jūsų mašina stovėtų tris dienas. Vokiečiai mėgsta popierius. Sąrašas turi būti ne "kėdės ir staliukai", o su serialiniais numeriais ar bent jau bendru svoriu ir aprašymu. Buvau atvejis, klientas parašė "biuro technika", ir tai sukėlė tiek klausimų, kad norėjau grįžti namo.

Kas daryti su senais baldais, kurių nebebevežsime?

Nenukelkite juos į sunkvežimį su viltimi "kažkur išmesti" kelyje. Vokietijoje šiukšlinėms (Recyclinghof) reikia specialių leidimų, o neteisėtas išmetimas – siaubingos baudos. Geriau pasirūpinkite išvežimu iš čia arba dovanojančiais žmonėmis dar Lietuvoje. Nenasėkite savo problemas ant vairuotojo pečių, jis ne šiukšliavežys.

Ar darbuotojai gali pasiimti savo asmeninius daiktus?

Gali, bet tai turi būti aiškiai atskirta inventoriuje. Jei kas nors pasidės savo privačų nešiojamąjį kompiuterį ar daugiau nei tris degtukines dėžutes vyno į bendrą krovinių dalį, galiu užtikrinti – muitininkas tai pastebės. Tuomet tai taps pavienių asmenų importu, o ne įmonės siunta, ir kainos skaičiuos kitaip.

Kaip supakuoti pačią jautriąją įrangą?

Nenaudokite senų prekių dėžių iš parduotuvės "Maxima". Jei reikalingas tikslus biuro perkraustymas į Vokietiją su įrangos aptarnavimu, mes privalome naudoti specializuotas dėžes su putomis (anti-static bubble wrap). Paskutinis dalykas, kurį norite, yra atvykti į naują biurą ir rasti serverį, atrodantį kaip po sprogimo. Ir taip, monitoriai turi eiti veidu į sieną, ne vienas į kitą.

Kodėl viskas kainuoja brangiau negu nupirau?

Nes niekas nerašo, kiek kainuoja tas "aptarnavimas". Tai ne tik fizinis pervežimas, tai draudimas, pakuotės, darbo valandos, degalai ir Vokietijos keliai (Maut), kurie nėra pigūs. Jei kaina atrodo per gerai, kad būtų tiesa, turbūt jūsų krovinius vež "gamyklinis" reisas be leidimo.

Popierizacija ir Vokietijos muitai

Kokius dokumentus reikia tur�ti pasirašyti dar prieš išvykstant?

Jums reikės eksporto deklaracijos (EX-1), jei vežate už 3000 eurų vertės prekes. Be to, reikės tiekėjo deklaracijos (Lieferantenerklärung), jei prekės yra iš ES. Mano patirtis, dažnai klientai pamiršta tikslų prekių pobūdį (ar tai naujos, ar naudotos), ir tai sukelia delay. Pasirūpinkite šiais popieriais iš anksto.

Kas nutinka, jei trūksta CMR konos?

CMR konos yra svarbios, bet ne mirtinas. Jei vairuotojas pamiršo arba ji blogai suformuota, galime susitarti dėl priėmimo be jos (jei santykiai geri), bet tai didelė rizika. Geriau, kad jūsų logistikos partneris padarytų tai skaitmeniškai iš anksto (e-CMR), tada nereikės spaudyti nieko popieriniame.

Ar mums reikia tarptautinio krovinių draudimo?

Be abejo. Nemanau, kad jūsų finansininkas bus laimingas, jei sunkvežimis užsidegs arba nukris nuo tiltų (kaip buvo viename atveju prie Dresdeno). Standartinis draudimas dengia tik 8,33 SDR/kg, tai labai mažai. Reikia įsigyti "All risk" draudimą už realią inventoriaus vertę.

Kas yra ATA karnetas ir ar jis mums reikalingas?

Tai kaip pasas jūsų prekėms, kurias planuojate vėl parvežti atgal (pvz., parodinei technikai). Jei pervežate visą biurą į amžiną gyvenimą, tai jums nereikalingas. Bet jei į Vokietiją keliate tik laikinai įrangą, būtinai jį gaukite, kitaip mokėsite muita kaip už importą.

Ar galima vežti elektronines atliekas senus kompiuterius?

Vokietijoje tai griežtai reguliuojama (ElektroG). Negalite tiesiog mesti senų monitorių į sunkvežimį ir tikėtis, kad juos išmes ten. Jei juos vežate atgal į Lietuvą kaip šiukšles, tai turi būti atskiras krovinių lotas su atitinkamais dokumentais. Geriau juos išduoti atliekų surinkimo punktui Lietuvoje.

Kas tiksliai yra įrangos aptarnavimas dokumentuose?

Tai dažniausiai paslėpti išlaidos už išmontavimą ir montavimą. Dokumentuose tai turi būti nurodyta kaip "montavimo darbai" arba "assembly services", kad neatsirastų klausimų dėl PVM mokėjimo Vokietijoje. Nors ir esame ES, viskas turi būti aišku, kad "Fińcai" (Finanzamt) nešoktų iš odos.

Technika, serveriai ir brangūs daiktai

Kas nutinka su serveriais?

Jei turite duomenų centrą, tai nebeperkraustymas, o operacija. Serveriai turi būti išjungti (shutdown) pagal instrukcijas, o ne tiesiog ištraukti lizdo. Vienas klientas taip padarė, ir SQL duomenų bazės nuėjo po kaktus. Biuro perkraustymas į Vokietiją su įrangos aptarnavimu reiškia, kad mes tik gabename, o duomenų atsarginės kopijos – jūsų (IT) galvos reikalas.

Ar reikia IT specialisto vykti su vairuotoju?

Labai rekomenduoju. Vairuotojas gali užkelti dėžę į vietą, bet jis nežino, kur jungti šaltikį ar kaip užmegzti kabelį, kad tinklas veiktų. Jei norite, kad pirmadienį ryte darbuotojai dirbtų, IT žmogui geriau būti ten iš karto po iškrovimo.

Ką daryti su spausdintuvų toneriais?

Išimkite juos! Niekada nevežkite spausdintuvų su toneriais viduje. Esu matęs, kaip vienas toneris susprogo kelyje ir užtepė visus baltus biuro baldus mėlyna dauge. Valymas kainavo daugiau nei patys spausdintuvai. Kruopštumas čia prasmingesnis už greitį.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš vežant?

Didžiąją dalį – taip. Dideli staliukai, sekcijos, lentynos – visa tai eina išardytą. Jei bandysite vežti surinktą staliuką, ne tik užimsite vietos, bet ir tikėtina, kad jis sulūž per lenktą. Vokietijos keliai (Autobahn) gali būti lygūs, bet "sleeping policemen" miestuose – žiaurūs.

Kas su kavinės aparatu?

Tai dažniausiai brangiausias įrenginys biure po serverių. Jis turi būti išleistas iš vandens, panaikinti filtrai, ir turi būti užfiksuotas jo būklė. (Neseniai vienas klientas pamiršo išpilti vandenį, ir pervežant visas vonelę ant grindų). Kavos aparatai yra jautrūs šalčiui, tad važiuoti žiemos naktimis neįsivaizduojama be šiltos mašinos.

Kodėl vairuotojas nenori pakrauti "taip, kaip mes padėjėme"?

Todėl, kad jis atsakingas už krovį. Jei dėžės stovi viena ant kitos kaip Pizos bokštas, jis nevažiuos. Jis turi užtikrinti, kad krovis nešoks ant jo pečių stabdant. Paklauskite jo patarimo, jis tai daro kasdien ir žino, kaip užsegti juostas (tensioning straps).

Ar galima veži cheminės medžiagos (valymo priemones)?

Tik nedidelius kiekius ir turi būti deklaruota. Jei turite 10 litrų koncentrato grindims valyti, tai jau gali būti pavojingas krovinių gabenimas (ADR). Paprastai patartina nusipirkti naujas valymo priemones Vokietijoje, o senas palikti čia.

Vokietijos specifika ir rizikos ant kelio

Ar gali vairuotojas atvykti penktadienį popietę?

Techniškai gali, bet jis nežada, kad Vokietijoje (ir Austrijoje) yra griežti vairuotojų poilsio reikalavimai. Jei jau važiuoja riboje, jis turės sustoti 45 minučių prieš miestą arba net neleis jam važiuoti. Geriau derintis ryto išvyką, kad atvyktų darbo laiku (8:00 - 16:00).

Kas daryti, jei vairuotojas nekalba vokiškai ar angliškai?

Tai problema. Mūsų vairuotojai dažnai kalba tik rusiškai ar lietuviškai. Jei Vokietijos pareigūnas ar sandėlio darbuotojas neką supranta, gali kilti nesusipratimų. Todėl a visada siūlau, kad klientas arba jų atstovas Vokietijoje būtų pasiekiamas telefonu. Buvau atvejis, kai vairuotojas nežinojo, kur stovėti tiesiai prie pat "Einlass" (įvažiavimo).

Kas jei pradžiogina sieną ar duris?

Tai įvyksta dažniau, norėtųsi manyti. Tada aktyvuojamas draudimas. Reikia nedelsiant padaryti nuotraukas, susirasti liudytojus (prieš tai nepykite ant vairuotojo – jis ir taip šokiruotas). Draudimo išmoka priklauso nuo to, ar tai buvo negligence (apykaklumas) ar nelaimingas atsitikimas.

Ar reikia leidimo stovėti prie biuro (Anliefergenehmigung)?

Dažniausiai taip, jeigu esate miesto centre arba prie "Fußgängerzone" (pėsčiųjų zonos). Vokiečiai labai griežtai stebi, kur sunkiasvorė transporto priemonė stovi. Jei užimsite vietą be leidimo, gausite biuletenį, kurį turės mokėti užsakovas. Geriau pasitikrinti su miesto savivaldybe (Ordnungsamt) iš anksto.

Kiek laiko užtrunka iškrovimas Vokietijoje?

Tai priklauso nuo lifto. Jei liftas mažas arba jo nėra, tai gali užtrukti visą dieną. Vokietijose biurai dažnai yra seniuose pastatuose, kur laiptai yra aukšti ir siauri. Aš visada klausiu apie liftą iš karto, kadangi tai pakeičia kainą dvigubai (daugiau vairuotojų reikia).

Kas daryti su pakuojimo medžiagom po iškrovimo?

Mes jas dažniausiai paimame atgal su savimi, kad išsaugotume gamtą (ir taupyti pinigus). Jei jums reikia, kad paliktume dėžes Vokietijoje, tai papildoma paslauga, ir už ją reikia sumokėti (mokesčiai už atliekas). Vokietija neleidžia mėtyti kartono į bendrą šiukšliadėžę.

Ar reikia mokėti už Maut (kelių mokesčius)?

Taip, tai įskaičiuota mūsų pasiūlyme, jei nenurodyta kitaip. Vokietijos autostradose daugiausia mokama automatiškai, bet kai kur reikia pirkti vaučerius. Nesijaudinkite apie tai, mūsų vairuotojai turi tas "On-Board Unit" dėžutes.

Kaip išvengti blogų pervežėjų?

Klauskite apie draudimą, ne tik kainos. Jei jie nesugeba parodyti CMR konos pavyzdžio arba atsako "viskas bus gerai" be jokio kontrakto – bėkite. Geras biuro perkraustymas į Vokietiją su įrangos aptarnavimu prasideda ne nuo pakrovimo, o nuo sutarties pasirašymo.

Ar saugu veži pinigus ar brangiuosius daiktus (turtą)?

Pinigus draudimas apribota suma (dažniausiai 500-1000 EUR). Brangų turtą (meno kūrinius, daug auksą) reikia specialiai aprašyti ir pridėti prie draudimo policijos. Neapsimeskite, kad paslėpsite 10 tūkst. EUR seife lentynėjeje – draudikis to neapmokės.

Kas vyksta, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tada mes išsiunčiame techninę pagalbą, o jei reikia, perkrauname krovį į kitą sunkvežimį (transhipment). Tai gali užtrukti 12-24 valandas. Jūsų biuras gali neveikti dieną, tad visada turkite šį scenarijų galvoje (Plan B).

Kodėl taip svarbu pažymėti kryptį ant dėžių?

Nes vokiečiai gali būti labai tikslūs. Jei dėžė atkeliauja į "Büro 3" (Biuras 3), o ten turi būti "Lager" (Sandėlis), pradeda siaubti. Pažymėkite viską aiškiai, idealiai su spalvomis ar etiketėmis, kurios matomos iš tolo.

Išvados

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją su įrangos aptarnavimu nėra tik fizinis darbas, tai projektas. Jei tiksite nuo kainos, gausite tai, už ką sumokėjote – galbūt sulūžusius stalus ir vėluojantį vairuotoją. Pasitikėkite patirtimi, bet ir nebijokite klausti "idiotiškų" klausimų. Geriau juos paklausti dabar, nei šauktis vėliau prie tuščio sandėlio Berlyne. Ir svarbiausia – nepamirškite kavos vairuotojams, tai dažniausiai padeda išvengti nusižeminimų.