Biuro perkraustymas į Vokietiją su efektyvia pristatymo sistema: kaip išvengti nervų išsiplėtimo

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada neina taip lygiai, kaip piešia knygose ar idealiose prezentacijose. Viskas prasideda nuo to, kad klientas visada mano, jog tai užtruks dvi valandas, o baigiasi tuo, kad vairuotojas stringa pasienyje su keistu dokumentu. Tačiau jei turime efektyvią pristatymo sistemą, bent jau techninės pusės galima nebijoti. Štai čia viskas ir pasidaro įdomu. Ne tik nuvežti dėžes iš A į B, bet suorganizuoti tai taip, kad Vokietijoje, kur tvarka ir disciplina yra beveik religija, viskas sutaptų. Rašysiu paprastai, be tų visų marketingo frazių, tiesiai iš vairuotojo kabros ir sandėlio garso.

Bendros klausimai apie procesą ir organizaciją

Kaip tiksliai veikia jūsų efektyvi pristatymo sistema?

Tai ne kokios magijos dalykas, tiesiog geras planavimas ir savitaikių vairuotojų komanda. Efektyvi pristatymo sistema reiškia, kad mes ne tik vežame, bet ir iš anksto susiskaičiuojame maršrutus, žinome, kuriose Vokietijos vietovėse greičiausiai užstrigsime, ir turime paruoštus planus B. Pavyzdžiui, jei keliaujame į Miuncheną ir ten vyksta statybos, jau iš anksto žinome apylinką. Sistemą sudaro tai, kad krovinius pažymime, sekaime realiu laiku ir, svarbiausia, nieko neslepiame nuo kliento. Kai vairuotojas vėluoja dėl techninės gedimo, tu sužinoi iš karto, o ne tada, kai jau pradedi rinkti telefonus. Tai ta patikimumo sistema, ne technologijų.

Ar biuro perkraustymas į Vokietiją labai skiriasi nuo įprasto krovinių gabenimo?

Skiriasi, ir kaip. Įprastas krovinių gabenimas yra – padėjau, parvežiau, iškraipiau. O čia reikia galvoti apie tą, kad tu perveži ne stalčius, o visą verslą. Viskas turi būti padaryta greitai, kad firma nustotų dirbti tik vieną dieną (ar dvi). Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja ypatingo dėmesio dokumentams, serveriams ir pačioms smulkmenoms. Vokietijoje klientai yra labai reikalaujantys, jei pažadėjai atvykti 8:00, reikia būti 7:55. Taip pat, skirtingai nei su baldais, čia dažnai reikia ypatingos priežiūros – dėžės su konfidencialiais dokumentais negali būti paliktos neapsaugotos. Tai atsakingiau.

Kiek laiko išties užtrunka visa operacija?

Labai priklauso nuo to, kiek didelis biuras. Jei tai maža įmonė – 5-10 žmonių, tai galime viską nužiūrėti ir paruošti per vieną dieną, o pati kelionė į Vokietiją užtrunka dar 1-2 dienas, priklausomai nuo miesto. Bet jei kalbame apie didelį biurą su 100 darbo vietų, tai tai jau projektas savaitei ar dviem. (Nors buvo atvejų, kai dėl kliento neorganizuotumo truko mėnuo). Reikia suprasti, kad efektyvi pristatymo sistema čia padeda sutrumpinti laiką tik tada, jei klientas taip pat dalyvauja procese ir nedaro spūsčių savo patalpose.

Ar reikia daryti išankstinį apžiūrą?

Būtina. Negaliu aš tau pasakyti kainą, jei nematau, ką reikia vežti. Gali būti, kad turi didelį serverinį, kurį reikia kelti per langą su kranu, o ne laiptais. Arba tų biuro stalų yra tiek, kad net nebebetilps į standartinį sunkvežimį. Be to, Vokietijoje dažnai būna problemų su priėjimu – siauros gatvės, " Umweltzona " (ekologinės zonos), kur negali važiuoti senas sunkvežimis. Vizualinis apžiūra padeda išvengti tų momentų, kai vairuotojas atvyksta ir negali įvažiuoti kieme.

Kaip elgiatės su IT įranga ir serveriais?

Tai atskira istorija. Serveriai nebegali būti tiesiog padėti į dėžę ir purtyti. Mes turime specialias transporto dėžes su amortizacija, kurios sugeria vibraciją. Biuro perkraustymas į Vokietiją be saugaus IT perkelimo yra beprasmiškas, jei po kelionės serveriai nebeveikia. Be to, visada rekomenduoju IT specialistams išjungti viską tinkamai, o ne tik ištraukti laidą iš lizdo. Buvo atvejis, kai klientas taip skubėjo, kad palijo maitinimo šaltinį... na, tai jau ne mūsų kaltė, bet mes padėjome surasti remonto paslaugas Berlyne. Taip, su elektronika reikia būti ypatingai atsargūs.

Ar reikia kliento dalyvavimo pakavimo metu?

Galima ir be, bet geriau, jei kas nors yra šalia. Mes turime savo packerius, kurie viską padarys greičiau ir geriau nei jūsų darbuotojai, kurie pirmą kartą rankoje laiko klijų pistoletą. Bet jei turite labai slaptų dokumentų, geriau, jei jūs ar jūsų vadybininkas juos sudės į savo dėžę ir užrakins. Efektyvi pristatymo sistema numatyta ir tai, kad mes galime atvežti dėžes iš anksto, kad patys darbuotojai galėtų susirinkti daiktus, o mes tą dieną tik parvežtume tuščias dėžes.

Kainos ir biudžetas

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Nekančiu, kai klauso "kiek kainuoja kilometras". Tai ne taksi. Kainą formuoja kiekis (kubometrai), atstumas, krovimo darbai ir papildomos paslaugos. Mažam biurui, sakykim, į Hamburgą, tai gali būti nuo 1-2 tūkstančių eurų, o dideliam – ir dešimtys tūkstančių. Vokietija brangi šalis, ten ir degalai, ir mokesčiai už važiavimimą po kelių (vignette) brangūs. Taip pat į kainą įeina draudimas. Tarkime taip – jei kas nors siūlo už pusę mažiau nei rinkos kaina, bėkite. Tai arba apgavys, arba jūsų daiktai važiuos atvira priekaba.

Ar kaina keičiasi, jei reikia skubiai vežti?

Žinoma. Skubis visada kainuoja. Jei tu man skambini sekmadienį ir saki "reikia kad rytoj būtų Frankfurte", tai aš turiu surasti vairuotoją, kuris gali dirbti poilsio laiku, surinkti komandą. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tas dalykas, kurį galima padaryti "tarp kitko" su pusės kainos. Tačiau mūsų efektyvi pristatymo sistema leidžia mums būti lankstesniems nei didelės firmos, nes mes žinome, kur gauti greitą pagalbą. Bet tikėkitės, kad pridėsime galbūt 20-30 % prie įprastos kainos dėl organizacinio streso.

Kaip mokėjimas vyksta – užstatas ar iš karto?

Standartiškai imame užstatą arba avansą, kad užtikrintume, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę. Jei mes atvykstame su 20 tonų sunkvežimiu ir tu saki "ačiū, nereikia", tai mes prarandame pinigus ir laiką. Paprastai tai 30-50 % suderinto dydžio. Likusią dalį mokate gavus prekes (arba iškraunant). Su patikimais ilgaamžiais klientais galima derėtis ir atidėloti mokėją, bet tai retas atvejis. Pinigai visada svarbu turėti aiškiai, kad nebūtų nesutarimų vėliau.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Neturėtų būti, jei viską iš anksto aptariame. Vokietijoje gali būti problemų su miesto mokesčiais už leidimą stovėti centre arba už užtvarų statymą. Jei mes to nežinome iš anksto, gali tekti mokėti ant vieto. Aš visada sakau – aptarkime viską iki galo. Jei reikia specialios leidimai Miuncheno senamiestyje, tai kainuos. Aš neesu magijas, kad užmokėčiu už tave miesto tarybai. Bet aš tikrai pasakysiu iš anksto, kiek tai kainuos, o ne "prijungsiu" prie sąskaitos tyčia.

Ar galima taupyti dėlėmis (klientas pats pakuoja)?

Galima, bet ar verta? Jei tu pakuoji savo dėžėmis, o jos suyra kelyje, mes neatsakome. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra ilgas kelias, dėlės sukasi, spaudžia viena kitą. Mūsų dėžės yra dvigubos sienelės, specialios. Jei nori taupyti ant dėžių, gali pats nupirkti, bet tik pažiūrėk, ar jos tikrai stiprios. Vienas klientas taip taupė, kad galiausiai jam viskas išbyrėjo perkeliant per slenksčius... Na, jo problema, bet nervų prarado visi. Efektyvi pristatymo sistema veikia tik su tinkama įranga.

Ar pervedimo mokestis įskaičiuojamas?

Paprastai ne, nes tai banko reikalas. Mums svarbu, kad mūsų sąskaitoje gautume pilną sumą. Jei tu pervedi iš Lietuvos į Vokietijos (ar mūsų) sąskaitą, gali trukti dieną-dvi. Reikia tai apskaičiuoti, kad mokėjimas būtų gautas prieš išvykimą arba iš karto atvykus. Su euro zona lengviau, bet vis tiek bankai kartais užstrigs. Geriau pasidomėk iš anksto.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Kokius dokumentus reikia turėti kertant sieną?

Nors Lietuva ir Vokietija yra ES, tai nereiškia, kad važiuojam tuščiomis. Reikia važiavimo lapų (CMR), kurie turi būti užpildyti be klaidų. Jei vežame naujas prekes (pavyzdžiui, naujus biuro stalus, kur niekas nenaudojo), reikalingas EX1 dokumentas arba vidinės prekybos dokumentacija, kad nebūtų mokesčių (PVM). Jei tai naudojami daiktai, turi būti deklaracija, kad tai ne prekybinis krovinių gabenimas, o perkraustymas. Vokietijos muitinė (Zoll) gali sustabdyti ir patikrinti, jei atrodos įtartai. Buvo atvejis, kai neįrašėme vieno numerio ant dėžės ir sustabdė 3 valandoms.

Kas daryti, jei reikia Exports ataskaitos iš Lietuvos?

Tai dažnas dalykas, kai įmonė perkraustoma ir išregistruojama arba tiesiog reikia apskaitos. Mes pagal poreikį išrašome visus reikalingus dokumentus. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai siejamas su buhalterija, todėl reikia tikslios inventoriaus sąrašo (packing list). Negali būti taip, kad sąraše rašo "10 dėžių su daiktais". Vokietai to nepriims. Reikia: "3 stalai, 5 kėdžių, 2 kompiuteriai ir t.t.". Be to, aš tikrai neesu tas specialistas, kuris gali patvirtinus tavo mokesčių dokumentus, tai geriau pasikalbėk su buhalteriu dėl tų formų (bent jau man taip buvo sakoma anksčiau).

Ar reikia vairuotojui vokiškai kalbėti?

Labai padeda, bet nebūtina. Mūsų vairuotojai dažniausiai moka angliškai arba rusiškai, kuria su daugeliu vokiečių susikalbame (ypaç Rytuose). Tačiau jei atsiranda problema su muitine arba policija, vokiška kalba būtina. Todėl efektyvi pristatymo sistema numatyta ir tai, kad mes visada turime kontaktinį asmenį, kuris gali pašalinti kalbos barjerą telefonu. Negaliu leisti, kad vairuotojas stovėtų tiesiškai ir nieko nesuprastų.

Kaip su ekologinėmis zonomis (Umweltplakette) Vokietijoje?

Tai būtina daikta. Be šios lipduko ant priekabos ar sunkvežimio negali važiuoti į daugumą miestų centrų. Berlynas, Miunchenas, Kelnas – visur reikalingas žalias geltonas arba raudonas lipdukas (priklausomai nuo mašinos emisijos). Mes juos turime, bet jei tu nusprendi vežti savo mašina su priekaba, būtinai nusipirk. Baudos didelės, o vokiečiai stebi tai beveik kiekviename kameroje. Biuro perkraustymas į Vokietiją be šio lipduko gali tapti labai brangus pramogas.

Ar dažnai sustabdo Vokietijos policija?

Dažniau nei mes norėtume. Vokiečiai yra disciplinuoti, jie tikrina mašinas, svorius, laiko apribojimus. Jei vairuotojas per ilgai važiavo be poilsio, gali gauti baudą. Mūsų sistema stebi vairuotojų darbo laiką (tachografa), taigi tai niekada neturėtų būti problema. Bet kartais tikrina krovinių fiksavimą. Jei dėžės "šoka", tai bauda ir privalomas sustojimas užtvirtinti. Taigi, kruopštus pakavimas taip pat apsaugo nuo policijos.

Ar sunku rasti adresą Vokietijoje?

Navigacija šiais laikais viską išsprendžia, bet Vokietijoje yra gatvių, kuriose negali važiuoti sunkvežimiu (Anliegerfrei). Navigacija kartais vedo pro kiemus, kur telpa tik "Volkswagen Golf". Todėl reikia žinoti tikslų adreso tipą – ar tai verslo centras su keliu, ar senas namas su siaura gatve. Viską patikriname prieš kelionę. Žinoma, jei klientas pateiks错 klaidingą koordinačių, tai mes važiuojame ten kur reikia (bet vėluojame).

Pakavimas, saugumas ir problemos

Kaip užtikriname, kad nieko nesužalojame?

Panaudojame profesionalias medžiagas: burbuliukų plėvelę, storas kartonas, užpildus (styrofoam granules). Biuro perkraustymas į Vokietiją – tai ne tik stalų vežimas, tai tūkstančių smulkių dalykų, kurie gali nukristi. Viskas užfiksuojama inventoriaus sąraše – jei dėžė atvyksta sugadinta, mes žinome, kiek buvo viduje. Taip pat, vairuotojai yra mokyti kelti sunkius daiktus ne nugarą, o techniką. Sveikata taip pat svarbi.

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta kelyje?

Turiame draudimą. CMR draudimas dengia žalą, kuri atsiranda mūsų kaltės. Reikia tuojau pat susirašyti protokolą (schadenprotokoll) vietoje. Negalima laukti, kol vairuotoas nuvažiuos atgal į Lietuvą. Jei sulūžo tavo brangus serveris, mes tai užrašome ir draudimo kompanija moka (jei nebuvo jūsų kaltės, pvz., blogai supakavote patys). Buvo atvejis, kai klientas teigė, kad buvo auksinis piestas, o sąraše rašė "papuošalas"... tai buvo ilgi diskusijos su draudiku.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Stengiamės to nedaryti. Jei kelionė trunka dvi dienas, vairuotojas pernakuoja saugioje stovėjimo aikštelėje su apsauga. Vokietijoje nusikaltimų lygis gana žemas, bet krovininių mašinų plėšimas yra realus dalykas, ypač prie sienų ar poilsio vietose. Efektyvi pristatymo sistema numato maršrutą taip, kad mašina nebūtų paliekama be priežiūros ilgam laikui bet kur. Tačiau, jei tu įdėjai į dėžę pinigus (kas yra griežtai draudžiama), tai mes už tai neatsakome.

Ar turite patirties su ypatingai sunkiais daiktais (bankomatai, seifai)?

Taip, bet tam reikia specialios technikos. Jei turi seifą, sveriantį toną, mes negalime jį nešti rankomis. Reikia suorganizuoti kraną arba liftą su svirkštų. Biuro perkraustymas į Vokietiją kartai apima ir tokius nestandartinius daiktus. Viską reikia pranešti iš anksto. Vienas kartą klientas "pamiršo" paminėti apie milžinišką akvariumą su vandeniu... galite įsivaizduoti, ką mes pasakėme, kai jį pamatėme. Bet išsivežėme.

Kaip elgiamės su atliekomis? Ar galima išmesti senus baldus Vokietijoje?

Tai gana sudėtinga klausimas. Vokietija turi griežtas atliekų tvarkymo taisykles. Negali tiesiog nuvežti senus stalus į mišką. Mes galime juos nuvežti į perdirbimo centrą arba "Sperrmüll" (didelių atliekų) surinkimo vietą, bet tai dažnai kainuoja. Jei tu nori atsikratyti senų daiktų, tai reikia tai susiplanuoti. Efektyvi pristatymo sistema čia nebegelbės, jei vietinės valdžios taisyklės draudžia. Geriau juos palikti Lietuvoje arba rasti kam duoti.

Ar reikia rūpintis dėžių išvežimu?

Jei susitariame "pilnas paslaugas", tai mes surinkome tuščias dėžes ir išvežiame. Jei nori taupyti, gali jas palinkti sau (nors tada tenka jas išnešti paties darbuotojams). Biuro perkraustymas į Vokietiją baigiasi tik tada, kai išsivežamos tuščios dėžės ir įrengiami baldai. Mes paliekame vietą tvarkingą. Vokietai mėgsta tvarką, tai nenuvilsime.

Kliento dalyvavimas ir finaliniai žingsniai

Ar klientas gali važiuoti kartu su vairuotoju?

Techniškai galima, jei yra vietos (lova). Tačiau retai kas nori važiuoti 20 valandų su garsiu sunkvežimiu. Be to, tai nėra labai patogu. Geriau susitikti vietoje. Tačiau jei turi labai brangų ar jautrų krovinį, kurį reikia prižiūrėti, galima aptarti. Bet aš asmeniškai nerekomenduoju – vairuotojui reikia poilsio, o odiškas miegas svetur niekam neduota.

Kas daroma atvykus į vietą?

Viską iškrauname ir, jei sutarta, surenkame. Reikia, kad vietos būtų paruoštos – grindys padengtos (kad nebraižytume), liftas rezervuotas. Vokietijose dažnai liftu reikia gauti leidimą arba užmokėti depozitą už raktus. Biuro perkraustymas į Vokietiją baigiasi tada, kai paskutinis stalas stovi vietoje, o dėžės – ten kur turi būti. Vairuotojas paprašys pasirašyti važiavimo lapus, kad viskas gauta tvarkingai.

Kaip elgtis, jei naujose patalpose nėra lifto?

Tai košmaras, bet ne naujas. Mes turime nešėjus, kurie gali nešti sunkius daiktus laiptais. Tačiau tai brangiau ir lėčiau. Reikia apie tai pranešti iš anksto, kad skirtume daugiau žmonių ir laiko. Vieną kartą teko nešti serverius į penktą aukštą be lifto Berlyne... po to vairuotojai nepažadėjo grįžti be papildomo mokesčio. Taigi, tikrink patalpas iš anksto.

Ar galima keisti planą kelionės metu?

Galima, bet tai brangu. Jei paskutinę minute nusprendi "nebevežk į Miuncheną, į Štutgartą", tai tai visiškai keičia maršrutą, kuro sąnaudas ir vairuotojo darbo laiką. Efektyvi pristatymo sistema sukurta tam, kad viskas būtų planuojama. Keitimai sukelia chaosą. Tačiau jei tai būtina, mes padarysime, tik pasiruošk papildomai sumai.

Kas daryti, jei vokiečių pusė nėra pasiruošusi prėmti krovinių?

Tai dažna problema. Mes stovime, laikas eina, vairuotojas praranda uždirbamus valandas. Paprastai bandome susisiekti su klientu. Jei jo nėra, stengiamės rasti sprendimą – kartais galima palikti krovinį sandėlyje arba saugioje vietoje (už papildomą mokestį). Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja abiejų pusių disciplinos. Negaliu aš priverst vokiečių saugos darbuotojo atidaryti duris be leidimo.

Kaip susitarti dėl laiko tarpzonų?

Lietuva ir Vokietija tos pačios zonos (šiuo metu), taigi nėra jokių problemų. (Nors anksčiau buvo skirtingai, bet dabar visai paprasta). Viskas suprantama – 8 valandą ryto Lietuvoje yra 8 valandą ryto Vokietijoje. Vienintelas dalykas, kad vokiečiai labai mėgsta būti tikslūs, jei sutarėme 8:30, būk ten.

Kodėl verta rinktis jus o ne didžiąsias korporacijas?

Nes pas mus gali paskambinti tiesiiai man, o ne roboto aptarnaujamam centre. Aš žinau, kas vyksta su tavo kroviniu realiu laiku. Didelės firmos dažnai "praranda" siuntas arba jas perduoda kitoms pervežėjams, o tada viskas pradingsta. Mano 20 metų patirtis leidžia išspręsti problemas, kurias kiti net nė nemato. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mumis yra asmeninis reikalas, ne tik verslas.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės ir tikro partnerio. Efektyvi pristatymo sistema, apie kurią kalbėjau, tai tikrai ne stebuklas, o geras organizavimas ir žinojimas, ką tikėtis. Jei viską suplanuosite iš anksto, nekelsite kvailų klausimų tipo "ar reikia dėžių" ir pasitikėsite savo pervežėju, viskas praės gana sklandžiai. Nors, žinoma, visada kažkas įvyks – pasikeis oras, užsilies sunkvežimis arba vokiečiai uždarys gatvę. Bet su patirtimi įveiksite ir tai.