Biuro perkraustymas į Vokietiją su efektyvia inventoriaus apsauga: kas iš tiesų verto dėmesio

Sąžiningai sakydamas, po dvidešimt metų šioje srityje jau matau viską. Nuo tokių biurų, kur viskas lyg muziejuje, iki tokio chaoso, kad sunku net praeiti. Kalbame ne tiesiog apie baldų tempimą, o apie rimtą procesą. Žinoma, biuro perkraustymas į Vokietiją su efektyvia inventoriaus apsauga tai kažkas daugiau nei paprastas transpenas. Tai nervai, tai daugybė kilometrų ir vokiškas preciziškumas, kurio mums čia dažnai trūksta. Dažnai žmonės sako „o, tiesiog įmeskime į mašiną ir važiuokime“, tačiau kai tas jūsų brangus serveris nukrinta nuo paletės prieš Berlyną, tuomet suprantate, kad apsauga buvo svarbiausia.

Kainos ir pinigai (visada juos klausia)

Kiek gi taip tikrai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Tai klausimas, kurio aš nemėgstu, nes atsakymas visada vienas – „priklauso“. Bet jei jums reikalingi skaiciai, tai tai paprastai svyruoja nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų, priklausomai nuo tūrio. Viena vertus, jei vežate tik kelis stalus ir kėdes, galiu pasiūlyti „dalies krovinio“ variantą, kai sumontuojate juos su kitais daiktais (taip, tai pigiau). Kita vertus, jei tai pilnas biuras su 50 darbo vietų, reikės atskiro sunkvežimio. Degus yra brangus, o Vokietijoje mokesčiai už kelius gali sukrauti ne vieną papildomą sumą, todėl nebeliekite nustebę, kai gauvote sąskaitą, kurioje yra kelioms eilutėms daugiau negu tikėjotės.

Ar galima ką nors padaryti, kad kainą sumažinti?

Žinoma, galima viską daryti paties, tik ar verta? Galite išsinuomoti sunkvežimį ir pakrauti biškį (t.y. šiek tiek) daiktų, tačiau tada prarasite garantijas. Dažniausiai klientai taupo ant pakavimo – pats įsisuka spaudas arba naudoja senas dėžes iš parduotuvės. Bet kai tos dėžės suyra po 500 km Vokietijos autobane (o jūsų kompiuteriai su jomis), tai taupyta suma dingsta akimirksniu. Taigi, geriausia taupyti ne ant pakavimo medžiagų, o gal ant paslaugų kombinavimo, jei leidžia laikas.

Kokios yra paslėptos išlaidos, apie kurias niekas nesako?

O, čia yra mano mėgstamiausia dalis. Visada pasakysiu apie tai. Vokietijoje yra dalykas vadinamas „Gebühren“ – tai mokesčiai už įvažiavimą į miestus (pvz., į žaliąją zoną Miunchene arba už sunkvežimio leidimą Frankfurto centre). Taip pat, jei statybinis keltuvas neprileis prie pat durų (kas dažnai nutinka senose miesto dalyse), reikės samdyti nešėjus rankomis per 50 metrų. Tai nėra paslėpta, bet dažnai užmirštama įvertinti pradžioje, o paskui kyla pyktis, kodėl vairuotojas vaikšto ir laiko laiką.

Kaip apskaičiuojamas kubo metras?

Tai paprasta matematika – ilgis plotaukia aukštį. Bet čia yra pagavimas. Daugelis klietnų bando „suspausti“ daiktus, sakydami „va čia 10 kubų“, nors realiai, kai viską įdedi į dėžes ir užpildo tarpas, gaunasi 15. Mes visada matuojame jau supakuotą tūrį. Tas „efektyvus inventoriaus aprėptimas“ (čia turiu omenyje erdvę) reiškia, kad neįsivaizduojate, kiek vietos užima paprastos popieriaus dėžės, jei jų yra šimtas. Todėl nustatykite save tiesiai arba leiskite mums atvažiuoti ir pamatyti realią situaciją.

Ar imate priekių už skubą?

Taip, ir tai būna gana brangu. Jei jums reikia, kad „viskas būtų Vokietijoje rytoj“, turiems atšaukti kitus užsakymus. Logistikoje, kaip ir gyvenime, nieko nėra nemokamo. Tačiau jei jums pasitaiko tokia situacija, mes ką nors nuspręsime. Prieš savaitę vienas klientas skambino iš Vilniaus su ašaromis akyse – jie pamiršo svarbią konferencijos atributiką. Teko siųsti atskirą vairuotoją šiurkščiai per naktį. Jis gavo savo dalykus laiku, bet mokėjo už tą greitį kaip už prabangų viešbutį.

Kada reikia sumokėti?

Standartiškai imama 30-50% avanso, kad mes galėtume užsakyti transportą ir įsigyti pakavimo medžiagas. Likusi dalis sumokama, kai krovinys pasiekia paskirties vietą arba yra paruoštas iškraunant (tai priklauso nuo pasitikėjumo). Kartais (su ilgalaikiais klientais) galime susitarti dėl atidėto mokėjimo, bet tai retas atvejis. Pinigai čia turi kalbti, kitaip niekas neišvažiuos.

Dokumentai ir biurokratija (nuobodu, bet būtina)

Kokius dokumentu tiksliai reikia paruošti?

Mažiausiai ką reikia tai krovinio manifestas, o jei tai yra naujos prekės (pirkėjas iš Vokietijos), reikės EX-1 sąskaitos (deklaracijos išvykimui). Jei tai tik naudotas inventorius nuo jūsų įmonės, tada reikės nekilnojamojo turto perkėlimo deklaracijos arba paprasto sąrašo su verte. Neišsigaskite, su jums viską susitvarkysime, jei tik pateiksite duomenis. Vokiškai muitininkai yra labai griežti, jei trūksta popieriaus – jie gali uždaryti mašiną keletui dienų.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius Vokietijoje?

Jei vežate naudotą biuro įrangą iš vienos savo įmonės filialo į kitą, tai paprastai tai yra vidinis perkėlimas ir PVM netaikomas (jei turite PVM mokėtojo kodus abiejuose šalyse). Bet jei parduodate tai kitaip firmai Vokietijoje, tai jie privalo mokėti Vokietijos PVM, o jums išrašyti sąskaitą faktūrą. Čia giliau jau į teisę einate, aš vairuotojas ir logistas, ne buhalteris, todėl geriau pasitarkite su savo accountant’u (buhalteriu). Aš tik galiu pasakyti, kad su netaisyklingais dokumentais neprašversit tų sienų.

Kas daryti, jei dingsta kuris nors dokumentas kelyje? Nepanikuokite, viskas šiais laikais yra elektroniniuose sistemuose. Fiziškai popierius gali nukristi, bet duomenys lieka. Kartais nutinka taip, kad vairuotojas palieka originalą kabyje, o važiuoja be jo. Tai problematiška prie pat sienos, bet dažniausiai galima susitvarkyti per „vėlesnį pateikimą“. Vokiškai muitininkai (Zoll) supranta, kad žmonės daro klaidas, jei tai nebuvo tyčinis bandymas slepti kažką. Bet geriau turėti kopijas savo telefone.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

Įprastas vairuotojo pažymėjimas turi užtekti, jei svoris mažesnis nei 3.5 tonos. Jei didesnė mašina – reikia C kategorijos ir dar tarkim „kodas 95“ (taip vadinamas kvalifikacinis pažymėjimas). Be to, jei važiuojate dideliu sunkvežimiu į miesto centrą, ten gali būti ribojimai. Prieš metus turėjome atvejį, kai vairuotojas įvažiavo į vieną gatvę Hamburge, kur buvo draudžiama sunkvežimiams iki 7.5 tonų, o mes turėjome 18 tonų. Gavome baudą, kurią teko mokėti mums. Būkite atidūs su ženklais.

Kaip greitai susitvarko su muitine?

Jei viskas tvarkinga – 10 minučių. Jei trūksta deklaracijos valiutos kodų ar panašiai – gaišite valandas. Yra toks dalykas kaip „pre-clearing“, kai brokeris viską padaro iš anksto. Aš visada rekomenduoju tai daryti. Nėra nieko blogesnio negu stovėti prie Vokietijos sienos sekmadienį vakare ir laukti, kol kas nors atvyks iš muitinės patikrinti dviračių kiekį (taip, klausia apie viską).

Ar reikia drausti patį transportą?

Tai ne privaloma, labai rekomenduojama. Yra vadinamasis „vežėjo atsakomybės draudimas“, jis yra įtrauktas į kainą pagal CMR konvenciją, tačiau ten kompensacija labai maža (apie 8-10 SDR vienam kg). Jei krenta brangus serveris, kuriame yra duomenų, tie 10 eurų už kilą jums nepadės. Todėl verta pasidomėti papildomu draudimu „-viskas rizika“ (All risks). Tada draudikas moka viską, kas nutiko.

Ką daryti, jei pažeidžiamas turtas yra labai jautrus?

Tada kalbame ne apie paprastą biuro perkraustymas į Vokietiją su efektyvia inventoriaus apsauga (naudoju šią frazę, nes tikrai tinka), o apie specializuotą logistiką. Reikia ne tik burbuliukų, bet ir specialių dėžių, šokinėjimo mažinimo sistemų. Kartais netgi reikia temperatūros režimo, jei tai vaizdo stotys ar tirkimnės įrangos. Negalima nieko palikti atsitiktinai.

Pakavimas ir apsauga (kas tikrai svarbu)

Kokia medžiagos yra geriausios popieriams ir dokumentams?

Dokumentus visada supakuokite į tvirtas dėžes, geriausia su „dvojų sienų“ (dupleks) kartonu. Juos reikia uždaryti lipnia juosta taip, kad neišsisupertų. Jei dėžės purvos, jos gali suirti. Aš matęs, kaip istoriniai archyvo dokumentai buvo įršti į plastikinius krepšius, kurie plyšo statant ant viens kito. Viskas buvo subraižyta. Nenaudokite plastiko, tik kartoną. Ir visada pažymėkite „DOKUMENTAI“ didžiomis raidėmis.

Kaip užtikrinti, kad baldai neatsirėžia kelyje?

Naudokime „kampus“ – tai tokios storos kartono plokštės, kurios uždedamos ant baldų kampų. Be to, visi stalai ir spintos turi būti suvynioti į storą stretch plėvelę (o ne į tą plonyčią, kurį lengva peršerti). Jei balda turi stiklo, turi būti specialios stiklo plokštės (puck). Vieną kartą klientas pasakė „nereikia, važiuosime atsargiai“ – rezultate stalo viršus lūžo per pusę ant pirmosioje sankryžoje Vilniuje. Važiuojame atsargiai, bet kiti eismo dalyviai ne.

Ar verta rūpintis elektronika ar jūs tai padarysite?

Geriau, kad tai padarytume profesionaliai, arba jei darote patys – paimkite originalias dėžes. Kompiuteriams, monitoriams, serveriams originalios dėžės yra geriausia kas egzistuoja (jos buvo sukurtos būtent tam). Jei dėžių nėra, reikia statybinių putų ir antsmūkinių dėžių. Negalima tiesiog padėti monitoriaus ant sėdynės įsivydžius, nes vibracija užmuš ekraną. Jaučiuosi, kaip kartojuosi, bet žmonės vis tiek tai daro.

Kas yra „tetrėjimo“ (impact) apsauga?

Tai kai mes užstatome daiktus vienas kito taip, kad jie negali judėti. Krokis turi būti toks storas, kad pamušus į mašinos šoną, jis sužlugtų, o ne daiktas. Taip pat naudojamos oro pagalvės (airbags), kurios užpildomos tarpą tarp paletės ir mašinos sienos. Taip mes darome efektyvią inventoriaus apsaugą, nes dažniausiai daiktai sužaloja ne nuo kritimo, o nuo to, kad ilsėjasi visą kelionį tirpdo juos mušant prie metalinius sienas.

Kodėl reikia inventorinio sąrašo (packing list)?

Kadangi mes kalbame apie efektyvią inventoriaus apsaugą, tai sąrašas yra būtinas ne tik tik muitinei. Jis reikalingas tam, kad išsikraunant galėtume patikrinti, ar viskas yra vietoje. Be šio popieriaus sužinojote, kad dingsta stalas, tik po mėnesio, kai visi jau dirba. O su sąrašu vairuotojas gali pasirašyti, kad „stalas Nr. 5 nebuvo iškrautas“. Tai saugo ir jus, ir mus.

Ar galima vežti augalus į biurą Vokietijoje?

Galima, bet yra ribojimai dėl ligų ir kenkėjų. Žemdirbystės departamentas gali uždrausti atvežti augalus su žeme. Jei tai daugiau kaip keletas vazonų, reikės fitosanitarinių sertifikatų. Mano atveju, aš nerekomenduoju vežti augalus sunkvežimiu su baldais – tie mūsų vairuotojai nežino, kaip juos laikyti, o žiema įrenginyje gali būti -5 laipsnių. Geriau tiesiog nusipirkite naujus Vokietijoje, tai nebrangu.

Kaip supakuoti serverius?

Serveriai turi būti išjungti (labai svarbu!), o diskai paslėpti (jei įmanoma). Geriausia juos įdėti į specialias fly-case dėžes, kurios yra metalinės su minkštumu viduje. Jei tokios nėra – daug plėvelės, antsmūkinių. Būtinai pažymėkite „ŠONO“ ir „VIRŠUS“. Vieną kartą gavome serverį, kurį klientas išjungė, bet ne ištraukė laidų, ir kai mėgėjame jį judinti, viskas nutrūko. Būkite atsargūs.

Kelionė ir atvykimas Vokietiją

Kiek laiko trunkas kelionė?

Priklausomai nuo to, kur į Vokietiją važiuojame. į Berlyną arba Hamburgą tai apie 12–14 valandų važiavimo. į Miuncheną ilgiau, gali užtrukti iki 18 valandų. Bet tai tik vairavimo laikas. Reikia prisidėti pakavimui (pusei dienos) ir iškrovimui. Taigi, visas procesas nuo A iki Z gali užeiti 2-3 dienas. Negalima tikėtis, kad iš ryto įsidėjome, o vakare jau gėrė alų Vokietijoje.

Ką daryti, jei mašina sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes tada kviečiame techninę pagalbą, o jei dėl to vėluojame, pranešame klientui. Kartais perkeliame krovinį į kitą sunkvežimį (tai yra brangu). Turime draudimą, kuris padengia šią riziką, bet laiko niekas negrąžina. Aš atsimenu vieną atvejai ant A9 autostrados (Vokietija) mūsų sunkvežimui sprogo padanga ir sudaužė priekinĀ spoileri. Buvome sustoję 6 valandas.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas. Galiu jums duoti nuorodą, kur matysite, kur yra mašina. Tačiau ne visada pavyksta tai padaryti, jei važiuojame per miškus arba vairuotojas užmiršta įjungti terminalą. Bet paprastai tai veikia ir ramina nervus, kai žinai, kad tavo daiktai jau Lenkijoje, o ne dar Lietuvoje.

Ar būna problemų su iškrovimu Vokietijoje?

Vokiški uosto darbuotojai arba pirmosios pakalpės (nešėjai) yra gana disciplinuoti, tačiau jie dirba tiksliais valandomis. Jei atvykstate 17:30 val., jums niekas nepades. Ir jie nedomas skubėti. Todėl visada reikia susitarti dėl atvykimo laiko iš anksto. Be to, ten reikia vokiškai kalbti arba turinti žmogų, kuris supranta instrukcijas. Aš kartą bandžiau aiškinti angliškai, ką reikia daryti su liftu, ir mes praleidom valandą.

Kaip elgiamės su tualetų ir virtuvės įranga?

Virtuvės įranga (indaplovės, viryklės) turi būti atjungtos nuo vandens ir elektros. Tualetai turi būti išleisti vandens. Negalima vežti pilno rezervuaro – tai yra pavojinga ir nelegalu (gali išsilieti). Vienas klientas bandė įsivydyti šaldytuvą su maistu viduje... nu, kvailei (neįžeidžiant), bet tai buvo katastrofa. Viskas smirdėjo, o keliais šimtais kilometrų toliau maistas sugedo. Išvalėme tai brangiai.

Ar vežate ir smulkius asmeninius daiktus?

Į biuro perkraustymą kartais įsitempia ir darbuotojų asmeniniai daiktai (kepurės, puodukai). Tai galima, bet turi būti pažymėta kaip „nekomercinis turtas“. Negalima maišyti biuro turtas su asmeniniais drabužiais vienoje dėžėje be aprašymo. Muitinė gali susimąstyti, ar tai ne kontrabanda. Geriau tuos dalykus padėti į atskiras „personalas“ dėžes.

Ką daryti su atliekomis (pakavimo medžiagomis) iškrovus?

Mes galime pasiimti visas užterštas dėžes ir plėvelę atgal į Lietuvą (jei tai numatyta sutartyje) arba jas išmesti vietos konteineryje Vokietijoje. Kai kurie biurai pageidauja, kad mes viską išsiųstume ir palikti patalpas švarias. Tai papildoma paslauga, bet labai patogi – jums nereikia kovoti su kaltais dėžėmis pirmadienį ryte.

Rizikos ir patirties pasakojimai (tiesiog iš gyvenimo)

Ar dažnai pasitaiko nukrypdimai nuo plano?

Reguliariai. Vėluojantys klientai, neįležti vairuotojai į sandėlius, sugedę liftai. Tai kasdienybė. Mūsų darbas yra spręsti problemas, o ne tik važiuoti tiesiai. Jei viskas eitų pagal planą, aš būčiau išprotėjęs nuo nuobodulio. Svarbiausia yra reaguoti. Vieni tai daro geriau, kiti blogiau. Mes stengiamės būti tarp tų, kurie sugeba susitvarkyti su lietumi ir sugedusiu keltuvu.

Kokios yra dažniausios žalos?

Lūžę kojelės nuo stalų, subraižyti korpusai (nuo kito stalo) ir gaminiai, iškritę iš atvirų dėžių. Tai klasika. Viskas lemia pakavimą. Jei dėžė yra per pilna, ji sprogsta apačioje. Buvome atvejo, kai vienas klientas padėja 20 kg svarų į vieną popierinę dėžę. Žinote, kas nutiko? Tiesiog tiesiog viršaus neišėjome iš sandėlio. Aš net nežinau, jis ką nors galvojo apie fizikos dėsnius?

Ar jums kada nors buvo atimta mašina su krovinium?

Nelabai mums, bet girdėjau istorijų. Vyksta vagystės, ypač prie poilsio vietų tarp Lenkijos ir Vokietijos. Todėl mes niekada nepaliekame pilnos mašinos be priežiūros stovėti neapsaugotoje vietose per naktį. Vairuotojai turi nakvoti specialiose stovėjimo aikštelėse su sauga. Tai gali brangiai kainuoti, bet saugumas pirmiausia. Biuro perkraustymas į Vokietiją su efektyvia inventoriaus apsauga reiškia ir apsaugoti turtą nuo vagių, o ne tik nuo sužalojimų.

Kodėl verta rinktis jūsų kompaniją, o ne pigų „blietkeli“?

Nes pigūs dažnai tampa brangiausiais. Jie neturi draudimo, jie neturi tinkamų mašinų, jie dirba „juodai“. Gali būti, kad jie atveš jus Vokietijon, bet jei kas nutinka – jūs liekate vieni su savo problemomis. Aš turiu 20 metų patirtį, aš žinau, kur reikia važiuoti, kad nepraslystume šlapia kalneliu, ir aš žinau, kur gauti gerą kavą prie Kelno. Tai viskas susideda į kainą.

Ar yra kokių nors specifinių Vokietijos reikalavimų, apie kuriuos nežinome?

Jie turi griežtas taisykles dėl darbo saugos (Arbeitsschutz). Patekę į jų sandėlį mūsų vairuotojai turi turėti šviesiai atspindinčias liemenes, batą su metalu. Jei ne – jūs neišeisite iš mašinos arba gausite baudą. Tai smulkmena, bet ji stabdo visą procesą. Visada patikrinkite, ar jūsų sandėlis Vokietijoje leidžia dirbti su jūsų įranga.

Kas nutinka, jei pasirašote protokolą apie žalą, nesemat įvykio?

Tai didelė klaida. Kartais vairuotojas verčia pasirašyti „gerai“, o išėjus tikrina ir pamato, kad trūksta kompiuterio. Viską reikia tikrinti vietoje. Atidarote dėžę, tikrinate. Jei dėžė dėmėta – fotografuojate ir rašote pastabą. Nerašykite nieko, kol neįsitikinote. Vokiškai žodis „Unterschrift“ (parašas) turi daug svorio.

Galiausiai, ar verta viską daryti paties? Jei turite daug laiko, stiprių nugarų (draugų) ir norite rizikuoti brangiu turtu – žinoma, drąsiai. Bet jei jums reikia, kad verslas veiktų toliau be pertraukų, geriau patikėti profesionalams. Kaina gali atrodyti didelė pradžioje, bet taupyta nervų knyga beveik nieko nekainuoja. Mano darbas yra užtikrinti, kad jūsų biuras atsidurtų Vokietijoje toks pat, kaip buvo Lietuvoje, tik su German kava ryte.

Išvada

Taigi, biuro perkraustymas į Vokietiją su efektyvia inventoriaus apsauga nėra tas procesas, kurį reikia spręsti paskutinę minutę. Reikia planavimo, gero pakavimo ir tikrai patikimo partnerio. Nesvarbu, ar keliuate į didįjį Berlyną, ar mažą kaimelį netoli Miuncheno, rizikos yra panašios – vibracija, drėgmė, vairuotojų nuovargis ir, žinoma, biurokratija. Jei viską padarite protingai, su pagrindu ir draudimu, viskas įvyks sklandžiai, o jūsų nauji vokiški partneriai net pastebės, kad Lietuvoje esate „zuverlässig“ (patikimi). Sekmės kelione!