Biuro perkraustymas į Vokietiją su detalų logistikos planavimu: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir, tikiuosi, galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Vokietiją su detalų logistikos planavimu yra tas dalykas, kurį visiems įmonėms būtų geriau nebijoti. Daugelis vadovų pagalvoja, kad tai tik paprastas daiktų pakrovimas į sunkvežimį ir važiavimas toliau, bet realybėje, be gero plano, tai baigiasi prarastais dokumentais, sulūžusiais kompiuteriais ir nervų išsigelbėjimu. Vokiečiai yra labai disciplinuoti, o jų keliai ir miestai turi savo niuansų, kuriuos reikia žinoti iš anksto. Štai kodėl reikia ne tiesiog vairuotojo, o strategijos.

Pradžia: Kodėl viskas vyksta ne taip, kaip planuota?

Kada tikrai reikia pradėti planuoti persikraustymą?

Geriausia būtų prieš maždaug du mėnesius, tačiau žinau, kad realybėje dažniausiai skambinate prieš savaitę. Jei norite, kad biuro perkraustymas į Vokietiją su detalų logistikos planavimu vyktų sklandžiai, pradėkite nuo inventoriaus sudaryimo. Nežinau, kiek kartų mačiau situacijų, kai paskutinę minutę paaiškėja, kad serverinė yra dvigubai didesnė nei buvo galvojta, ir reikia skubiai ieškoti didesnės mašinos.

Ar tikrai reikia samdyti logistikos ekspertą ar užtenka paprasto pervežėjo?

Jei tai tik keli stalai ir kėdės, galite ir patys. Bet kai kalbame apie visą įmonę, ekspertas padės sutaupyti pinigų ir laiko. Pavyzdžiui, mums kartais tekdavo derinti dvejų mažesnių sunkvežimių grafikus, viename dideliame neįvažiuojant į siaurą Vokietijos miesto gatvę. Be to, biuro perkraustymas į Vokietiją su detalų logistikos planavimu reiškia ir dokumentų tvarkymą, su kuo be pagalbos susitvarkyti sunku.

Kas vyksta su kompiuteriais ir IT įranga, jei jos nepakuoju teisingai?

Tai yra viena pavojingiausių sričių. Vairuotojai dažnai yra pavargęs ir gali numesti dėžę su serveriu, jei ji nepažymėta kaip "trapu". Buvo atvejis, kai vienas klientas padėjo visus monitorius ant vieno kito, o atvykus į Berlyną, apačioje buvęs tiesiog sutrupėjo. IT įrangą reikia išjungti ir pažymėti, o ne tiesiog įmesti į krūvą.

Ar galima veži asmeninius daiktus darbuotojų kartu su biuro kroviniu?

Techniškai galima, bet tai yra pilnas galvos skausmas muitinėje. Jei į biuro krovinią įmesite darbuotojo drabužių ar net televizorių, vokiečių muitininkai gali visą sunkvežimį sulaikyti. Geriau pasakykite žmonėms, kad vežia savus daiktus atskirai, mums ne reikia tų problemų.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis, pavyzdžiui, spausdintuvo toneriais?

Tai nėra cheminis ginklas, bet toneris gali išsilieti, jei dėžė smogia į sieną. Reikia juos sudėti į hermetiškesnes dėžes arba plastikinius maišus. Kartais klientai tiesiog meta juos į stalčių, o tada vėliau teisiame, kad viskas viduje pilna miltelių.

Ar reikia specialių leidimų stovėti prie naujojo biuro Vokietijoje?

Žinai, ką sakau? Vokietijoje viskas yra labai griežta. Jei sustosite perkeliant biurą prieš įmonę ir užgensite eismo juostą, greitai atvažiuos policija ir gausite didelį baudą. Todėl biuro perkraustymas į Vokietiją su detalų logistikos planavimu turi apimti ir vietos apžiūrą iš anksto, kad galėtume užsisakyti laikiną stovėjimo zoną.

Kaip susitarti su darbuotojais, kad jie ne trukdytų?

Paaiškinkite jiems, kad jie turi susirinkti savo daiktus į vieną krūvą. Dažnai žmonės palieka viskas ant stalų, manydami, kad mes viską supakysime. Mes ne valytojai, mes pervežame. Gerai, kai kiekvienas darbuotojas turi savo dėžę su savo pavardėm.

Vokietijos specifika: Keliai ir miestai

Kiek laiko paprastai užtrunka kelionė iš Lietuvos?

Priklauso nuo to, kur važiuojate – į Miuncheną ar į Hamburgą. Vidutiniškai tai apie 18–20 valandų važiavimo be ilgesnių pertraukų, bet vairuotojai turi poilsio režimus. Taip pat, keliais yra geros būklės, bet darbo dienomis ties dideliais miestais kaip Kelnas ar Frankurtas susidaro didžiuliai spūstys. Ten gali užstrigti valandomis.

Ar yra problemų su sunkvežimiais miestuose?

Didžiuosiuose miestuose taip. Vokietijoje yra daug vietų, kur sunkvežimiams draudžiama važiuoti (Environmental Green Zone). Jei jūsų mašina neturi tam tikros žalios kortelės (Umweltplakette), gausite baudą. Taip pat Miuncheno centre yra griežtas apribojimas dyzeliniams mašinoms. Tikrai ne visada įmanoma privažiuoti tiesiai prie durų.

Kas daryti, jei naujasis biuras yra antrame aukšte be lifto?

Tai yra košmaras. Turime tiksliai išmatuoti laiptus, ar įsileis sofa ar spinta. Kartais tenka išmontuoti baldus lauke, o paskui vėl surinkti viduje. Tai brangina darbą, bet kitaip neįmanoma. Buvo atvejis, kai teko kviesti keltuvą pro langą, nes laiptai buvo per siauri.

Ar reikia rūpintis draudimu?

Be abejo. Turime turinio draudimą, bet jis ne visada dengia viską, ypač jei klientas pats pakuoja nekokybiškose dėžėse. Geriau pasidomėkite iš anksto, kas bus atveju, jei vairuotojas užkliuns į lenktą šaligatvį ir iškris kava ant visų dokumentų.

Kaip elgtis su šiukšlėmis, kurios lieka po iškraipymo?

Vokietijoje šiukšlių sistema yra sudėtinga. Negalima tiesiog visko užmesti į vieną konteinerį. Reikia atskirti popierių, plastiką, elektroniką. Mes nenuvežame jūsų šiukšlių atgal į Lietuvą, todėl susitarkite su savininku dėl šiukšlių ivežimo vietos.

Ar galima persikraustyti savaitgalį?

Galima, bet tai kainuoja brangiau. Vairuotojai turi poilsio laikus, o jei jie dirba savaitgalį, mums reikia mokėti papildomai. Tačiau biuro perkraustymas savaitgalį yra patogiau, nes netrukdo darbo procesui. Žinoma, jei biuro perkraustymas į Vokietiją su detalų logistikos planavimu numatytas penktadienį, tai reiškia, kad darbuotojai dirbs tik pusę dienos.

Kas daryti, jei pasikeičia adresas paskutinę minute?

Tai įvyksta dažniau nei manote. Jei adresas pasikeičia, kai mes jau esame kelyje, tai gali sukelti didelius nesusipratimus. Navigacija nukreipia į vieną vietą, o faktinis biuras kitoje. Reikia nedelsiant pranešti dispečeriui, kad pakeistume maršrutą, kitaip mes važiuosime į ničą.

Dokumentai ir mušti galvos

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti sienoje?

Būtinai reikia sandėliavimo sutarties, krovininio manifesto (CMR) ir sąrašo su vežamais daiktais. Muitinės pareigūnai gali sustabdyti net ir ES viduje, jei atrodo įtartai. Be dokumentų, jūsų krovinys gali likti pasienio poste kelias dienas.

Ar reikia mokėti muito ar PVM?

Nes jei pervežate tarp ES šalių, muito neturėtų būti, tačiau PVM klausimas yra sudėtingesnis. Paprastai taikoma 0% PVM rate, jei pateikiate teisingą PVM mokėtojo kodą. Bet jei dokumentuose yra klaidų, vokiečiai gali priversti mokėti jų 19% PVM. (Čia tikrai reikia pasitarti su buhalteriu, aš tik vairuotoju vadovauju).

Kas daryti, jei dingsta svarbus dokumentas kelionės metu?

Tai blogiausias scenarijus. Visada turkite kopijas el. paštu arba debesyje. Jei originalas dingsta, reikia daryti praradimo aktą ir kreiptis į policiją. Be to, jei tai juridiniai dokumentai, gali tekti daryti notarine kopiją, kas kainuoja pinigus ir laiką.

Ar reikia TIR knygos?

Nebūtinai, jei tai ne tranzitas per trečiąsias šalis. TIR knyga naudojama tarpinio prekybos krovinių pervežimui, o čia mes turime įmonės turto perkėlimą, todėl CMR užtenka. Bet kai kas klauso, nes seniai taip buvo.

Kaip užtikrinti, kad vairuotojas supranta instrukcijas?

Vairuotojai dažniausiai kalba rusiškai ar angliškai. Jei jūsų vokiškai nėra geriausias, rašykite instrukcijas paprastai. Mes patys visada aptariame maršrutą su vairuotoju prieš išvykstant, bet jei jis pamiršta ką nors pasakyti, skambinkite mums, ne jam, kai jis vairuoja.

Kas yra Ex1 dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

Ex1 reikalingas, jei išvežate daiktus iš ES, kad nebūtų mokamas muitinis importas vėliau, kai grįžtate. Bet jei tiesiog keliate biurą iš vienos ES šalies į kitą, Ex1 nereikalingas. Kai kas vis dar bando jį daryti, tai nereikalingas laikas.

Kainos ir nepageidaujamos staigmenys

Kaip susiformuoja kaina?

Kainą lemia atstumas, krovinio svoris, tūris ir darbo valandos. Taip pat įtakos turi, ar reikia išmontuoti baldus. Biuro perkraustymas į Vokietiją su detalų logistikos planavimu dažnai brangesnis dėl to, kad ten reikia daugiau laiko vietinio judėjimo ribose. Griežtai atsižvelgiame į degalų kainą, kuri, žinoma, šokuoja.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, jei tiksliai žinome, ką vežiame. Jei ateinate ir sakykite "maždaug 10 europalečių", tai fiksuotos kainos negaliu duoti, nes gali būti 20. Mes atvykstame, matome, kad reikia dar vienos mašinos, ir tada prasideda ginčai dėl pinigų.

Kas vyksta, jei klientas nėra pasirengęs iškraipymui?

Tada laukiam. Ir laukimas mokamas. Jei sutartyje parašyta, kad iškraipymas prasideda 9:00 ryto, o jūsų vadybininkas atvyksta 11:00 su raktais, tai tas laikas yra mokamas. Vairuotojo laikas yra pinigai.

Ar dažnai pasitaiko, kad daiktai pažeidžiami?

Nėra labai dažnai, bet įvyksta. Dažniausiai tai nutinka dėl blogo pakavimo. Jei statinė yra sena ir suplyšęs dugnas, tai kas viduje nukrenta. Naudokite kokybiškas medines statines, o ne tas senas iš sandėlio.

Kaip elgtis, jei vokiečių policija sustabdo mašiną?

Nieko nedarykite be mūsų žinios. Vairuotojai žino, ką daryti, bet jei jie pradeda griebti telefoną ir skambinti jums, tai gali pabloginti situaciją. Geriausia, jei susisieksite su mūsų dispečeriumi, kuris kalbėtų su pareigūnais vokiškai.

Ar galima sumokėti kortele ar tik grynais?

Mums visada patogiau, kai mokėjimas įmonės sąskaitą pervedimu, tačiau jei reikia apmokėti papildomas paslaugas vietoje (pavyzdžiui, keltuvas), reikia turėti grynais pinigais arba kortelę. Vokietijoje visur priima korteles, bet mažosios įmonės vis dar mėgsta grynus.

Ką daryti su liekančiais baldais, kurių nereikia naujame biure?

Mes galime juos nuvežti į šiukšlių užkrovimo vietą už papildomą mokestį. Arba galite juos parduoti. Vienas kartą mes turėjome nuvežti puikius biuro krėslus į慈善 parduotuvę, nes klientas nenorėjo jų mesti. Tai geras dalykas.

Ar atliekate ir montavimo darbus naujoje vietoje?

Taip, tai įeina į paslaugas. Sumontuojame stalus, spinteles, padedame prijungti kompiuterius (bet ne programine įranga). Žinoma, jei reikia surinkti sudėtingą sistemą su 100 detalių, tai gali užtrukti ilgiau nei planavote.

Ką daryti, jei pasikeičia planai dėl datai dėl pandemijos ar kitų priežasčių?

Praneškite kuo anksčiau. Jei atšaukiate paskutinę minutę, mes turime teisę reikalauti kompensacijos, nes vairuotojai jau gali būti kelyje. Lanksčiai elgiamės, jei žinome iš anksto.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje per naktį?

Geriau ne. Nors sunkvežimiai turi apsaugas, o Vokietijoje nusikaltimų lygis gana žemas, rizika visada yra. Jei dėl kažkokių priežasčių turime sustoti per naktį, stengiamės rasti saugią aikštelę su apsauga.

Išvada

Viskas susiažina ne su tuo, kiek toli reikia važiuoti, o su tuo, kiek gerai susiplanuojate procesą. Biuro perkraustymas į Vokietiją su detalų logistikos planavimu nėra būtinas tik tada, kai norite prarasti pusę savo turto ir gauti nervų krizę. Pasitikėkite profesonais, pasirūpinkite dokumentais ir, svarbiausia, nepalikite visko paskutinei minutei. Tada viskas vyks taip, kaip turi būti – ramiai ir be nereikalingų staigmenų.