Biuro perkraustymas į Vokietiją su darbo pertraukos minimizavimu: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas į Vokietiją su darbo pertraukos minimizavimu visada yra kaip lošimas. Vieną kartą viskas vyksta kaip pagal laikmatį, kitą – vairuotojas užstringa kažkur prie Hanoverio dėl padangės plyšio, o klientui tenka skambinti ir aiškinti, kodėl jo komanda šiandien negali dirbti. Sakyčiau, didžiausia klaida, kurią daro vadovai, yra ta, kad jie mano, jog tai tik paprastas krovinių pervežimas iš taško A į tašką B. Iš tiesų tai sudėtingas organizacinis procesas, reikalaujantis tikslumo ir, svarbiausia, supratimo, kaip išlaikyti verslą gyvą. Štai keletas realių patarimų ir atsakymų į klausimus, kuriuos dažniausiai girdžiu iš susirūzinusių vadovų.

Planavimas ir laikas

Kiek laiko iš tikrųjų reikia suplanuoti sėkmingą perkraustymą?

Nepaprastai dažnai klientai skambina prieš savaitę ir klausia, ar spėsime. Tai tiesiog juokinga. Jei norite, kad biuro perkraustymas į Vokietiją su darbo pertraukos minimizavimu pavyktų be skubos, pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš 2–3 mėnesius. Reikia ne tik užsakyti mašiną, bet ir suderinti dokumentus, pakavimą, o svarbiausia – darbo grafiką, kad žmonės ne sėdėtų be darbo. Vėlavimas čia brangiai kainuoja.

Ar galima viską įvykdyti per savaitgalį, kad pirmadienį būtų galima dirbti?

Teoriškai – taip, praktiškai – viskas priklauso nuo jūsų biuro dydžio. Esu matęs atvejų, kai mažas IT biuras buvo perkraustytas per šešias valdas, o pirmadienį visi jau gėrė kavą naujose vietose. Tačiau jei kalbame apie didesnes kompanijas, pvz., 50–100 žmonių, savaitgalis gali per trumpai būti. Geriau derėtis su darbuotojais apie nuotolinį darbą arba trumpesnę darbo dieną perkraustimo metu, nei verčia juos dirbti naktį (nors ir tokių variantų buvo).

Kodėl kainos svyruoja taip stipriai, kai kalbame apie greitą pervežimą?

Viskas paprasta: greitis kainuoja. Jei jums reikia, kad atvyktų trys sunkvežimiai vienu metu ir 10 krautuvių dirbtų be sustojimo, tai neįmanoma padaryti už standartinę kainą. Be to, Vokietijoje keliai ir mokesčiai (Maut) nebuvo tapatybės vardas. Dar pridėkite degalų kainą, kuri šokinėja kaip nori. Taigi, kai prašote minimizuoti darbo pertrauką, mums tenka sudėti papildomus resursus, o tai atsispindi sąskaitoje.

Ar verta taupyti ant pakavimo medžiagų?

Niekada nerekomenduoju taupyti ant dėžių ar burbulių. Kartą važiavome su viena firma, kuri norėjo apsisukti be specialių dėžių kompiuteriams. Rezultatas? Trys sulūžę monitoriai ir sumaišytos laidų girios. Geras biuro perkraustymas į Vokietiją su darbo pertraukos minimizavimu prasideda nuo kieto pakavimo. Jei taupysite čia, vėliau prarasite daugiau laiko ir pinigų remontuodami techniką.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti kelyje?

Pagrindinis dalykas – CMR važtaraštis. Jis turi būti užpildytas idealiai, nes vokiečiai su tuo labai griežti. Be to, jei pervežate techniką, verta turėti inventoriaus sąrašą ne tik lietuviškai, bet ir vokiškai arba angliškai. Taip pat patvirtinimas apie tai, kad tai ne prekybinis krovinių pervežimas (jei įmonė perveža savo turtą), nors dažnai muitinė nesustoja, jei viskas aišku. Bet be dokumentų gali būti bėdų.

Ar reikia muitinės deklaracijos, kai pervežame biuro baldus į Vokietiją?

Esant ES erdvei, paprastai ne, jeigu tai yra įmonės turtas, keičiantis buveinės adresu. Bet yra niuansų. Jei įmonė Vokietijoje dar neužregistruota arba tai yra pirkimas–pardavimas, tada gali tekti deklaruoti. Aš asmeniškai visada patariu pasikonsultuoti su buhalteriu, nes aš esu vairuotojas ir logistas, ne teisininkas (nors ir esu matęs daug). Geriau užtikrinti, kad viskas tvarkai.

Kas daryti, jei Vokietijoje policija sustabdo mūsų sunkvežimį?

Jei viskas tvarkoje – nieko. Turi būti geros transporto priemonės apžiūros (TÜV) dokumentai, vairuotojo darbo laiko apribojimų laikymasis (tacho). Vokiečiai yra labai disciplinuoti ir tikrina kiekvieną detalę. Jei trūksta kurio nors lapelio, baudos gali būti milžiniškos, tai sustabdys ne tik perkraustymą, bet ir jūsų verslą. Todėl dirbkime tik su patikimais pervežėjais.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miesto centrą (pvz., Miunchenas ar Berlynas)?

Žinoma, ir dažnai apie tai pamirštama. Vokiečių miestuose griežtos aplinkos apsaugos zonos (Umweltzone). Sunkvežimui reikės specialios žalios kortelės, o kai kur – ir ypatingo leidimo (Sondererlaubnis) važiuoti naktį arba per dieną centriniuose rajonuose. Be to, ten labai sudėtinga su parkavimu – vietos nėra. Reikia iš anksto susiplanuoti, kur galima statyti mašiną.

Technika ir jautrūs daiktai

Kaip saugiai pervežti serverius, kad nebūtų duomenų praradimo?

Serveriai – tai širdis. Juos reikia išjungti tinkamai (ne tik ištraukti laidą iš lizdo), užpakuoti į specialias, smūgiams atsparias dėžes. Esu matęs, kaip viena firma išjungė serverius ne taip, ir vėliau jie nebeužsileido. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją su darbo pertraukos minimizavimu yra prioritetas, tuomet IT specialistai turi lydėti krovinių arba būti paruošę iš karto įjungti sistemą naujoje vietoje.

Kas su tais didžiuliais ir brangiais monitoriais? Jie visada sulūžta.

Monitoriai ypač jautrūs viršaus stiklui. Juos reikia gulti ant standžios pagrindo, ne ant viršaus krovos. Vienas mano klientas taip padarė – padėjo monitorius ant viršaus visko, ir pirmasis posūnis kelio lenktyje baigėsi tragedija. Naudokite storo putų foliją ir užklijuokite juos lipnia juosta per visą ilgį, kad nebūtų jokių plyšių.

Ar galiu pervežti biuro techniką savo darbuotojų automobiliais?

Galite, bet rizikuojate. Darbuotojai nėra profesionaliai krautojai. Jei koks nors kompiuteris nukris arba užsidegs (kas nutiko vienam mano pažįstamam), draudimas negalės nieko padaryti, nes tai nebuvo oficialus transportavimas. Be to, jei sulaikys policija ir pamatys pilną krovinių automobilį be verslo dokumentų, gali būti nemalonumų.

Kas atsitinka, jei kelias į Vokietiją bus užšalęs arba uraganas?

Mes negalime valdyti orų. Jei yra kritinė situacija, stabdome laiką. Saugumas yra pirmiausia. Tačiau stengiamės prognozuoti. Jei matome, kad artėja audra, galiame pasiūlyti išvykti diena anksčiau. Vokietijoje žiemą keliai dažnai būna geriau valomi nei pas mus, bet bet kada gali būti „Eisbane“ (ledo pavojus), ir turi būti paruošti virvės.

Logistika ir organizavimas

Ar galima susitvarkyti be profesionalių pervežėjų?

Jūsų biuras, jūsų rizika. Tačiau pasakysiu tiesą – be profesionalų tai užtruks tris kartus ilgiau. Jūsų darbuotojai yra skirti dirbti, ne nešti dėžes su popieriumi. Be to, jei kas nors nukris ant kojos ir susižeis, tai darbo įvykis, o kompensacija gali būti didelė. Verta mokėti už ramybę.

Kaip susitvarkyti su darbuotojų asmeniniais daiktais ant stalų?

Tai viena didžiausių bėdų. Žmonės palieka vaikus, nuotraukas, augalus. Rekomenduoju iš anksto paprašyti darbuotojų susirinkti savo asmeninius daiktus į atskiras dėžutes. Ką daryti su tais, kurie nepasirūpino? Mes juos suruošiame į bendras dėžes ir užrašome „Nežinomi daiktai“, bet tada vėliau prarandame laiką ieškodant savininkų.

Ar reikia užsisakyti liftą iš anksto Vokietijoje?

Būtina. Vokietijoje dauguma biurų yra pastatuose su liftais, bet jie dažnai netelpa didelioms baldų dalims arba yra užrakinti. Reikia susitarti su pastato administracija, kad padėtų išjungti jutiklius arba prieš tai išsiųstą raktą. Buvo atvejis, kai teko laukti pusę dienos, kol atvyko pastato meistras su raktu.

Ką daryti, jei sunkvežimis netilps į kiemą arba prie pat įėjimo?

Tai klasika. Senieji Vokietijos miestai siauri. Tada tenka naudoti „palydovus“ – mažesnes mašinas, kurios perveža krovinius iš didelio sunkvežimio į patį biurą. Tai brangiau, bet būtina. Turite apie tai pagalvoti dar planavimo etape, o ne tada, kai 20 tonų mašina užblokuoja visą gatvę.

Ar vairuotojai padeda sudėti daiktus vietose?

Standartiškai – ne, jie atsakingi už krovimą į mašiną ir iš jos. Tačiau už papildomą mokestį galima susitarti dėl „krautuvių“ paslaugų, kurie padės baldus pastatyti ant kojų arba susistatyti vietoje. Nereikia tikėtis, kad vairuotojas, kuris važiavo 10 valandų, liks dėlioti spintas.

Kas daryti su baldais, kurie neina per duris?

Išardyti. Ir vėlgi – reikia žmonių, kurie tai moka. Negi tiesiog laužys? Buvo atvejis, kai vienas „meistras“ bandė priveržti didžiulę conferencijos stalą per duris ir... na, galvoju, jūs supratote. Vokietijose patys daiktai dažnai brangūs, todėl su jais elgtis reikia su pagarba.

Problemos ir nesklandumai

Kas nutinka, jei vairuotojas užmiega arba susiduria su avarija?

Mes stebime vairuotojus GPS sistemomis, tačiau avarijos nutinka. Jei įvyko įvykis, iš karto skambinamas draudikas, ir siunčiame rezervinę mašiną, jei kroviniui pavojus kyla. Žinoma, tai vėluoja. Tuo atveju biuro perkraustymas į Vokietiją su darbo pertraukos minimizavimu tiesiog neįvyks taip, kaip planavote, todėl reikia turėti „Plan B“.

Ar dažnai pasitaiko, kas dingsta iš dėžių?

Su mumis – nė vieno karto (paspauskite medį). Bet girdėjau istorijų apie kitas firmas... Yra apgavikų. Todėl labai svarbu uždaryti dėžes lipnia juosta su savo antspaudu arba užrašu. Krautuveje taip pat turi būti vaizdo stebėjimas. Pasitikėjimas – gerai, bet kontrolė – geriau.

Kaip elgtis su klientais, kai biuras išsikrausto?

Būkite nuoširdi. Parašykite laišką, kad „Mes perkraustomės, todėl gali būti trikdžių“. Klientai vertina atvirumą. Jei bandysite slėpti, kad jūsų telefonai neveikia arba el. paštas gulėja, jie supras, kad kažkas negerai. Geriau sakyti tiesą.

Ar galima pasitikėti visais šiais pervežimų brokeriais internete?

Dėl ko geresnių? Kai kurie tiesiog paima užmokestį ir perduoda užsakymą pirmam pasitaikiusiam vairuotojui, kuris netgi neturi tinkamos įrangos. Patariu ieškoti firmų, kurios turi savo parką arba dirba su patikimais partneriais jau dešimtmetį. Neklauskite kainos, klauskite patirties.

Kokios būna dažniausios problemos Vokietijos muitinėje arba pasienyje?

Nors ES, bet kartais užkabina cigaretės ar degalai (jei viršija normas). Dar dažnai būna problemų su krovinių apsauga – jei dėžės atrodo įtartinai, gali iškrautyti visą sunkvežimį patikrinimui. O tai laikas ir pinigiai. Gerai, kai viskas tvarkingai užpakuota ir pažymėta „Biuro turtas“.

Pabaigos gaišos ir darbas

Kaip tiksliai apskaičiuoti tą darbo pertrauką?

Pasižiūrėkite į savo procesus. Jei serveriai išjungti 4 valandas, o darbuotojai negali pasiekti failų – tai 4 valandų nuostolis. Dar pridėkite laiką, reikalingą susirasti dėžių, pasidaryti kavą, prijungti telefonus. Paprastai tarkite, kad pilnas darbingumas bus atstatytas tik po 24–48 valandų nuo to momento, kai paskutinė dėžė palieka mašiną.

Ar verta dirbti naktį, kad niekas nepastebėtų pertraukos?

Kai kurie taip daro. Krauname vakare, važiuojame naktį, iškrauname ryte. Tačiau naktinis darbas brangiau, o vairuotojai pavargę. Be to, Vokietijoje naktį galima važiuoti tik su tam tikrais leidimais arba tam tikrose vietose. Jei norite biuro perkraustymas į Vokietiją su darbo pertraukos minimizavimu vykdyti naktį, turite užtikrinti, kad paskirties vietoje bus kas nors atidaryti duris.

Kas daryti, jei viskas pavėluoja ir pirmadienį reikia dirbti?

Sukite galvą. Jei technika dar važiuoja, susitarkite dėl nuotolinio darbo. Jei neįmanoma – leiskite žmonėms dirbti iš namų arba paskelbkite trumpą dieną. Neverta verčiai kelti panikos, jei sunkvežimis užstrigo ties Kaunu. Tai tik darbo diena, ne pasaulio pabaiga (nors tuo metu taip jaučiasi).

Ar verta pirkti naujus baldus Vokietijoje vietoj to, kad vežtume senus?

Kartais taip. Jei baldai seni, jau nusidėvėję, ir pervežimo kaina (ypač mažų kiekinių) artėja prie naujų baldų kainos – geriau nusipirkti naujų. Vokietijoje baldų parduotuvės gausu, ir pristatymas gali būti greitesnis. Tačiau tada turite susitvarkyti su senaisiais (šiukšlių ivežimas).

Kaip organizuoti susirinkimus pirmąją savaitę po perkraustymo?

Nesirūpinkite baldais, rūpinkitės žmonėmis. Pirmąją savaitę viskas bus chaosas – trūkstami laidai, neveikia spausdintuvai. Susirinkimus geriau laikyti virtualiai arba nuvykti pas partnerį. Nekelkite papildomo streso sau ir darbuotojams.

Galutinė patirtis – ką daryti kitaip kitą kartą?

Daugiau planuoti. Visada daugiau laiko skirti IT ir mažiau tikėtis, kad vokiečiai leis statyti sunkvežimį kur tik nori. O ir, žinoma, rinkti patikimus žmonius. Geras perkraustymas – tai ne tik mašina, tai komanda.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją su darbo pertraukos minimizavimu yra įmanomas užduotis, bet ji reikalauja kantrybės ir profesionalumo. Nėra idealų sprendimo, visada kažkas klysta arba pavėluoja, bet su gerais planais ir sąžininga logistika galite išvengti didžiausių nelaimei. Svarbiausia – nebijoti klausti ir pasiruošti blogiausiam scenarijui, o tada bus malonu nustebinta, kai viskas pavyks geriau.