Biuro perkraustymas į Vokietiją su aiškiai suplanuotu pristatymu: neidealus vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, tikiuosi, galiu sakyti, kad mačiau viską. Nuo tada, kai klientai bando susidėti kompiuterius į popierinius krepšius (nepadarękite to, prašau), iki situacijų, kai vairuotojas pasiklysta Berlyno centre, nes GPS numirė. Biuro perkraustymas į Vokietiją su aiškiai suplanuotu pristatymu yra tas dalykas, kuris skamba kaip muzika, kai viskas eina sklandžiai, bet gali tapti košmaru, jei praleidžiate detales. Vokietija – tai ne Lietuva, ten tvarka yra religija, o vokiečių vadybininkai mėgsta tikslumą. Čia nebus sausų fakų, o tiesiog tas, kaip tai vyksta iš tikrųjų – su triukšmu, dėžėmis ir kartais nervų gedimais. Jei norite sužinoti, kaip išvengti tų erzinančių smulkiųjų problemų, skaitykite toliau.

Bendros klausimai ir pradžia

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas į Vokietiją su aiškiai suplanuotu pristatymu?

Tai labai paprastas klausimas, bet atsakymas nėra toks paprastas. Viskas priklauso nuo to, kur būnat Lietuvoje ir kur Vokietijoje turi važiuoti. Jei važiuojate į Berlyną ar Miuncheną, tai beveik visada užtrunka ilgiau dėl didelio eismo intensyvumo. Paprastai planavimas prasideda mėnesiu iš anksto, o patys vežimai gali trukti nuo vienos dienos iki savaitės, jei reikia padaryti kelis etapus. Esant geram planui, patys vairuotojai gali atvykti per 24-48 valandas, bet tą „aiškiai suplanuotą pristatymą“ reikia suderinti su pastato administracija Vokietijoje, kurios leidimai gali gaišti dienas. Tai nėra tiesiog vairavimas, tai biurokratija.

Ar tikrai reikia agento ar čia susimokęs tekstas?

Galite bandyti vežti patys, tarkim, išsinuomoti „vanką“ ir važiuoti su draugais, bet būkite tikri, kad po to gausite nervų krizę. Vokietijoje turgaviečių leidimai, svorio apribojimai ir vietiniai taisyklės gali užgniaužti net patikriausius vairuotojus. Profesionalus perkraustymas į Vokietiją reiškia, kad mes už jus suorganizuojame visus popierius, įskaitant eksporto deklaracijas ir draudimus. Vieną kartą matiau, kaip įmonė bandė taupyti ant brokerio, ir jų mašina stovėjo pasienyje tris dienas. Tas „taupymas“ jiems kainavo dešimtis kartų daugiau nei mūsų paslaugos. Taigi, agentas nėra būtinas, jei norite prarasti pinigus ir laiką.

Kas nutinka, jei pasikeičia planai paskutinę minutę?

Zinau, kad tai nutinka dažniau, norėtumėm ar ne. Pasakytina, kad biuro perkraustymas į Vokietiją su aiškiai suplanuotu pristatymu yra kaip namų statyba – jei viena detalė pasisuka, visa grandinė griūva. Jei pranešate apie pokyčius bent kelias dienas iš anksto, mes paprastai galime pritaikyti grafiką be didesnių baudų. Bet jei vairuotojas jau stovi prie jūsų biuro durų Kaune, o jūs sakte: „nieko tokio, vaziuojam rytoj“, tai taps brangu. Vokiškoms firmoms nelengs perkelti didelę mašiną kitai dienai, nes vietos (loading slots) yra brangios ir užsakytos iš anksto.

Kokia mašina reikės mano biurui?

Čia mes pasitiksliname, kiek daiktų turite. Jei tai tik keli stalai ir kompiuteriai, užtenka ir 3,5 tonų su vairuotoju (dažnai vadinami „vankais“ su keltuvu gale). Bet jei perkeliate visą įmonę su archyvais, serveriais ir virtuve, reikės 7,5 tonų ar net 20 tonų sunkvežimio su tentu. Turime įvertinti ne tik tūrį, bet ir svorį – serveriniai spintos yra nepaprastai sunkios. Vieną kartą teko iškrauti visus dalykus iš mašinos gatvėje, nes svoris viršijo leistinąją ribą privažiuojant prie seno pastato Miunchene. Nemanau, kad norit to patirti.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai – galite, bet... Nerekomenduoju. Muitinės Vokietijoje yra griežtos, ir jei randa asmeninių drabužių ar buitinės technikos tarp biuro inventoriaus, gali pradėti klausinėti apie mokesčius. Biuro perkraustymas turi būti aiškiai atskirtas nuo privataus perkraustymo. Jei labai reikia, pasirašome atskirą sąrašą, bet tada rizikuojate, kad vairuotojai atsisiks vežti tą „šiukšlių maišą“, jei jis trukdys krauti baldus. Geriau pasilikite tai savo atostogų kelionei.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Pasislinkti nuo temos šiek tiek – esu matęs tokių situacijų, kai vadybininkai neberanda pasą ar vairuotojo pažymėjimą paskutinę minutę. Sąrašas trumpas: CMR krovinio žymėjimo lapas, daiktų inventorinė sąrašas (privalomas! su serijiniais numeriais, jei tai technika), ir draudimo polisas. Jei keliate transporto priemones, reikės ir techninių pasų. Biuro perkraustymas į Vokietiją su aiškiai suplanuotu pristatymu be šių dokumentų yra lyg važinėjimas automobiliu be tepalo – praeis šimtas metrų ir viskas nustos. Be to, jei prekės yra naujos, gali tekti pildyti ir intrastat deklaracijas, nors tai dažniau cirkuliuoja tarp didelių importo-eksporto partnerių.

Kas tie intrastatai ir ar jie man aktualūs?

Žinokite, aš pats kartais susipainioju su tais EU kodais, tai ne jūsų kaltė. Intrastat reikalingas, jei prekių vertė viršija tam tikrą slenkstį (paprastai tai 450 000 eurų per metus eksportui), bet mažoms įmonėms dažniausiai tai nėra būtina. Tačiau, jei perkeliate labai brangų įrangą, geriau pasikonsultuoti su buhalteriu. Vokietijos muitinė (Zoll) gali sustabdyti mašiną ir paprašyti įrodymų, kad tai nėra prekyba, o tik įmonės perkėlimas. Geriau turėti tuos lapus pasiruošusius, negu mokėti delspinigius už mašinos stovėjimą.

Ar reikia kalbėti vokiškai su vairuotojais?

Ne būtinai, mūsų vairuotojai dažniausiai kalba lietuviškai, rusiškai ar angliškai. Tačiau, kai atvykstate į naująją vietą Vokietijoje, ten dirba vietiniajų statybos darbuotojai ar namų valdytojai (Hausmeister), kurie gali mokėti tik vokiškai. Biuro perkraustymas į Vokietiją su aiškiai suplanuotu pristatymu apima ir tai, kad mes paruošiame kontaktą, kuris gali išversti instrukcijas vietiniams. Nerealu tikėtis, kad lietuviškas vairuotojas aiškiai paaiškins, kodėl sunkvežimis turi stovėti ant šaligatvio ir ne ant žolės.

Kuo Vokietija skiriasi nuo kitų šalių perkraustant biurą?

Vokiškas tikslumas. Tai ne stereotipas, o realybė. Jei sutarta, kad mašina atvyks 8:00 ryte, ji turi būti ten 8:00. Ne 8:15 ir ne 7:50. Be to, labai griežtai stebimi aplinkos apsaugos reikalavimai – negalima palikti įpakavimo medžiagos (dėžių, plėvelių) gatvėje. Viskas turi būti iškart pakuomenės išvežta. Vakar sakiau kolegai, kad Vokietijoje net šunys atrodo disciplinuotesni (tai juokas, bet yra dalis tiesos). Taigi, nesitikėkite, kad galėsite išsinešti dėžes į kiemą ir palikti jas savaitgaliai – jums gali paskaičiuoti baudą už atliekų tvarkymą.

Ar galima važiuoti ir naktį?

Galima, bet nerekomenduojama miegojimo režimo dėlei (vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus), o ir Vokietijoje naktiniai triukšmo draudimai gali trukdyti iškraudai. Be to, dauguma biurų patalpų yra uždaros, o jų vadovai atvyksta tik ryte. Optimalu yra planuoti atvykti anksti ryte, kad visas dienas būtų įkraunama. Jei atvyksite vidurnaktį, niekas jums neduos prieigos prie lifto.

Kainos ir biudžetas

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina nėra fiksuota, ji susideda iš kelių dalių: nuvaziavimo atstumas, trukmė, vairuotojo darbo valandos ir, žinoma, kuro kaina (kur dabar, kaip žinote, šokinėja kaip nori). Taip pat įeina mokestis už įkrovos/iškrovos darbus, jei juos atlieka mūsų komanda. Biuro perkraustymas į Vokietiją su aiškiai suplanuotu pristatymu taip pat gali kainuoti brangiau, jei reikalingi specialūs įrengimai, pavyzdžiui, keltuvas perkėlimui per langą (kas, deja, nutinka dažniau, nei galite įsivaizduoti senose pastatuose).

Ar galiu gauti fiksuotą kainą?

Taip, galime sulyginti kainą, kai tik susirašinėjame ir matome, ką reikia vežti. Bet jei per perkraustymą nuspręsiteime nukreipti mašiną į šešėlį paimti dar ką nors, tas fiksuotas tarifas iškils. Vokietijoje darbo valandos brangios, ir jei vairuotojas laukia, kol jūs ieškote raktų nuo sandėlio, tas laikas sumokės. Fiksuota kaina veikia tik tada, kai sąlyjos nesikeičia.

Ar taupymas dėžėmis vertas pinigų?

Netaupykite ant dėžių. Vieną kartą klientas norėjo naudoti senas, drėgnas dėžes iš parduotuvės, kaip padovanotų. Rezultatas? Kilo spinta per vidurį. Naujos, stiprios perkraustymo dėžės kainą nėra tokia didelė lyginant su suirusiu kompiuteriu ar serveriu. Mes turime savo dėžių parką, kurias pristatome iš anksto – tai padeda sutaupyti nervų vėliau.

Kiek bendrai kainuoja mažo biuro perkėlimas?

Sakykim, 5-10 darbo vietų biurą į Vokietiją (tarkim, Hamburgą) galima įsivaizduoti kainuoja nuo 1500 iki 3000 eurų, priklausomai nuo to, kiek baldų yra. Jei jums reikia išmontuoti ir vėl sumontuoti visus baldus, tai pridedama dar valandų. Didelės įmonės gali mokėti dešimtis tūkstančių, tai jau kitas lygmuo. Geriau pareikalaukite išsamią sąskaitą faktūrą su išvardytais punktais, o ne „viskas įskaičiuota“ tuščią lapą.

Ar yra slapti mokesčiai?

Nėra tokių dalykų kaip „slapti mokesčiai“ su mumis, bet yra „nenumatyti išlaidos“, kurias sukuria klientas. Pavyzdžiui, jei Vokietijoje reikia užsakyti specialų leidimą stovėjimai raudonojoje zonoje, tai miestas paima mokestį. Arba jei reikia papildomo vairuotojo pagalbininko vietiniame sandėlyje, nes jūsų darbuotojai atvyko vėlai. Mes apie tai sakome iš karto, bet kartais žmonės netikėjasi, kad tokių dalykų gali būti.

Proceso eiga ir techninės pusės

Kaip vyksta pakavimas dieną?

Paprastai atvykstame ryte. Vairuotojai padeda įrengti liftą (jei yra), išnešio dėžes. Jei tai biuro perkraustymas į Vokietiją su aiškiai suplanuotu pristatymu, mes žymime kiekvieną dėžę spalvomis ar numeriais – „Pirmas aukštas, kambarys 302“. Tai padeda išvengti chaoso atvykus į vietą. Kartais klientai bando padėti ir trukdo daugiau nei padeda, kai bandi supakuoti kietą diską į minkštą dėžę. Geriau leiskite mums dirbti, o jūs sekite katalogą.

Kaip elgtis su IT įranga?

Kompiuterius, serverius, monitorius geriau pakuti į originalią įpakavimą, jei dar ją turite. Jei ne, naudojame specialias putų dėžes ir antistatines pagalves. IT įranga yra jautri ir brangi. Be to, prieš išjungiant serverius, būtinai pasidarykite atsarginęs kopijas (backup). Nors mes ir žadame saugumą, bet vibruojant sunkvežimyje kietasis diskas gali nukristi. Vienam klientui Frankfurtą atvežėme viską tvarkingai, bet jų IT specialistas netyčia išjungė serverį netinkamai – tai ne mūsų kaltė, bet vis tiek kainavo jiems du dienas be darbo.

Ar išmontuojate baldus?

Taip, tai įeina į standartą. Didelės spintos, conferencijos stalai, sekcijos – viską išardome. Svarbu tik pasižymėti, kuris varžtas priklauso kuriai daliai (naudojame maišelius su etiketėmis). Vieną kartą gavau skambutį, kad Vokietijoje statant stalą trūksta kojų. Pasirodo, jos liko senajame biure Lietuvoje, užritusios po rugšiu. Dabar mes kartojame: „patikrinkite visas kampus“ prieš išvažiuodami.

Kas daryti su pavojingais atliekomis (tONeriai ir t.t.)?

Negalima vežti tonerius ar spausdintuvų kasetes be specialių dėžių. Jei jos plyš, visa masina bus purvina tuoda milteliais. Paprastai patartina tuos dalykus išmesti čia, Lietuvoje, arba vežti atskirai automobiliu, ne tarp biuro baldų. Vokietijos ekologinės paslaugos yra griežtos dėl tokių dalykų.

Kaip vyksta iškrovimas Vokietijoje?

Kai atvykstame į vietą, pirmiausia patikriname, ar nėra žalos kelyje. Tada pradedame įnešti daiktus. Vokietijos pastatai dažnai turi siaurus liftus arba laiptus, todėl kartais tenka „žiūrėti į akis“ sunkvežimio dydžiui. Biuro perkraustymas į Vokietiją su aiškiai suplanuotu pristatymu reiškia, kad mes jau iš anksto žinome, ar prie durų gali privažiuoti 40-tonų vilkikas, ar ten reikės mažesnės mašinos (paskutinę mylią). Perkrašome į mažesnę mašiną, jei reikia – tai papildomas darbas, tačiau būtinas.

Ar atliekate ir surinkimą?

Žinoma, nevažiuojame palikti jūsų sėdėti ant dėžių. Surinkame stalus, pastatome spinteles, pakeliame kėdes. Svarbiausia – turime žinoti, kur kaip turi stovėti. Geriausia, kai yra biuro išplanavimo schema (floor plan). Be jos gali būti, kad serverio spinta atsidurs tualete, o viršės – direktoriaus kambaryje (nors būtų juokinga, bet klientams nelabai).

Rizikos, draudimas ir nenumatyti dalykai

Ar mano turtas yra apdraustas?

Taip, mes turime atsakomybės draudimą, kuris veikia viso kelionės metu. Tačiau jis apima tik tai, kas yra įrašyta į inventorinį sąrašą. Jei įrašote „spinta“, o joje buvo brangų vintage vynų kolekcija, kurią nepaminėjote, ir ta spinta sužaloja ar dingsta, draudikas nemokės už vynus (tai tik pavyzdys, bet realus). Būkite sąžiningi surašant sąrašą.

Kas nutinka, jei mašina sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Paskutiniu metu mašinos patikimos, bet variklio gedimas arba padangų plyšimas gali nutikti. Jei tai nutinka, mes skubiai išsiunčiame pagalbinę mašiną arba perkrauname krovinį į kitą transportą. Biuro perkraustymas į Vokietiją su aiškiai suplanuotu pristatymu gali vėluoti tada, ir, deja, tai yra force majeure situacija. Mes stengiame informuoti iš karto, kad galite susiderėti dėl terminų su savo partneriais.

Ar galiu sekti savo krovinį?

Taip, dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas, ir galime jums siųsti nuorodą. Tačiau nereikia skambinti vairuotojui kas valandą klausti „kur jūs esate“. Jis vairuoja, kalbėti telefonu be „hands-free“ yra uždrausta ir mums, ir jiems (ir baudos didelės). Pasitikėkite proceso planu, mes pranešime, kai atvyksime į tą Vokietijos miestą.

Kas daryti, jei pasieniečiai sustabdžia?

Nors Lietuva ir Vokietija yra ES, Schengeno erdvėje, tačiau muitinės kontrolė egzistuoja. Jie gali sustabdyti bet kurį sunkvežimį patikrinti ar tai ne narkotikai, ar ne nelegaliai dirbantys žmonės. Jei jūsų dokumentai tvarkingi, tai tik nedidelis delay (uždelsimas). Jei ne – tada prasideda nemalonumai. Todėl vėlgi kartoju apie inventorinį sąrašą – jis yra jūsų bilietas į sklandų pravažiavimą.

Ar buvote patyrę pavogtų daiktų atvejų?

Per 20 metų buvo vos vienas ar du kartai, kai iškrovimo metu „dingo“ keletas smulkių daiktų (ne mūsų kaltė, o vietos vagių Berlyne). Dabar mes žiūrime kaip sakau erelis – kiekvieną dėžę užrakinsime arba pastoviuose užsakymuose turime apsauginę komandą, kuri lydi mašiną. Biuro perkraustymas į Vokietiją su aiškiai suplanuotu pristatymu nebeleidžia mums būti lengvabūdžiais apsaugos klausimais.

Kas daryti su įpakavimo medžiaga (dėžėmis) po to?

Galiu jas išvežti atgal į Lietuvą (jei jos yra mūsų ir stiprios), arba galime jas palikti jums, jei norite dar ką nors padaryti. Jei tai vienkartinės dėžės, jas paprastai išmes į receptų konteinerius Vokietijoje. Būkite atsargūs, Vokietijoje šiukšlių rūšiavimas yra griežtas, negalima mesti visko į vieną krūvą.

Pabaigos gairės

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojams?

Nebūtina, bet labai pageidaujama. Lietuviškas vairuotojas, kuris dirbo 12 valandų ir išnešiojo keliasdešimt dėžių trečiame aukšte be lifto, tikrai nusivils su šypsena (ir gali nusipikti). Nedidelis pavedimas ar tiesiog geros kavos ir sumuštinio pasiūlymas sukuria gerą nuotaiką. Vokiečiai taip pat tai daro – jiems tai normalus dalykas pagerbti darbuotoją.

Ką daryti, jei randu žalą iškraunant?

Neskubėkite pasirašyti įvykdymo aktų, jei pastebėjote, kad Monitoriaus ekranas sužalotas. Užfiksuokite tai nuotraukomis ir parašykite pastabą CMR lapelyje. Po to, grįžus į Lietuvą, praneškite mums, mes pateiksime draudimo pretenziją. Jei pasirašote, kad „viskas tvarkoje“, vėliau bus labai sunku įrodyti, kad tą skylę ekrone padarėme ne jūs (nors, žinoma, mes žinome, kad ne).

Kaip surengti naująjį biurą greičiau?

Gerbkite savo darbuotojus. Perkelimas yra stresas jiems. Nurodykite aiškiai, kur sėdėti, kad nešiotų po truputį savo asmeninius daiktus. Jei viskas suplanuota gerai, pirmasis darbo diena Vokietijoje gali prasidėti jau 10:00 ryto, o ne po dvių savaičių chaoso.

Kodėl verta rinktis jus o ne pigesnius konkurentus?

Nes piguoka yra brangu. Esu matęs, kaip „mažosios“ firmos neina su draudimu, pasinaudoja senomis mašinomis, kurios verkia ir meta dūmus, o vairuotojai yra pavargę ir neblaivūs (kaip gaila, bet tai yra rinka). Mums atstovauja 20 metų patirtis, ryšiai su Vokietijos logistika ir garantijos. Užtikrintas, aiškus pristatymas be jokio „ką dabar daryti“.

Viskas sukurta taip, kad jūsų įmonė galėtų dirbti be pertraukų. Biuro perkraustymas į Vokietiją su aiškiai suplanuotu pristatymu yra sudėtingas procesas, bet su tinkama komanda jis t tiesiog darbo diena. Svarbiausia – nebijokite klausti ir pasitikėkite tuo, ką darote. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikiuosi, susitiksime dar ne kartą (jei tik nenuspręsite šį kartą likti ten amžinai).