Biuro perkraustymas į Vokietiją – saugios ir greitos paslaugos

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, o biuro perkraustymas į Vokietiją visada išlieka sudėtingas iššūkis, net jei atrodo, kad viskas aišku. Ne tiek dėl to, kad reikia nuvažiuoti tūkstančius kilometrų, kiek dėl to, kad verslas negali tiesiog sustoti dviem savaitėms. Vadybininkai nori viską čia pat, o ten – muitinė, vairuotojai, technikos surinkimas bei kita buitinė šlamštas, kurią tenka spręsti vietoje. Sakau jums tiesiai – be gero plano ir patikimos komandos Jums bus šiurpulyje. Mes darome viską taip, kad būtų saugu ir greit, nors keliuose visada kažkas nutinka. Jei reikia perkelti visą įmonę, reikia žinoti ne tik bendrą kainą, bet ir smulkmenas, kurios dažnai užmiršamos.

Kainos, laikas ir planavimas

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Kainos čia labai svyruoja, nepalyginti su paprastu baldų pervežimu. Viskas priklauso nuo to, kiek turite baldų, ar reikia išmontuoti serverius, bei kur tiksliai Vokietijoje važiuojame – į Miuncheną ar kažkur į gilumą. Paprastai biuro perkraustymas į Vokietiją kainuoja nuo kelių šimtų eurų, jei tai mažas kontoris, iki kelių tūkstančių, jei verčiate didelę firmą. Neapsimoka skambinti ir klausti "kiek", negaliu atsakyti be jokių duomenų, reikia bent jau matuoti tūrį arba žiūrėti sąrašą.

Ar galima gauti kažkokią nuolaidą jei užsakinėjate iš karto viską?

Žinoma, visada galima susitarti, ypač jei turite didelį kiekį krovinių arba jei sutariate dėl grįžtančio krovinio, taip vadinamo " retros". Tada mums taip pat lengviau, nes nevažiuojame tuščiais sunkvežimiais. Tiesą sakant, dažniausiai klientai, kurie ryžtasi planuoti iš anksto ir mums padeda su grafiku, gauna geriausią pasiūlymą. Bet neduokitu garantuoti, kad paimsime ir puse sumos – mums taip pat reikia uždirbti, degalai brangsta, o vairuotojai nori valgyti.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo užsakymo iki atvykimo?

Jeigu viskas sutarta ir dokumentai tvarkingi, tai patys pervežimai trunka 1-3 dienas, priklausomai nuo atstumo. Bet pats procesas, tarkime, suplanavimas ir dėžių nešimas, gali užtrukti savaitę ar dvi. Vieną kartą turėjau klientą, kuris mania, kad mes atvažiuosime ryte ir iki pietų viską įsirašysime į kitą biurą Berlyne – tai nerealu. Reikia laiko išmontuoti, užpakuoti, parvežti ir vėl surinkti. Geriau leiskite sau savaitę laiko, kad nebeliktumėt be stalų ir kompiuterių.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos ar tai papildomai?

Dažniausiai į kainą įeina tik darbas, o dėžės, lipdukai, burbuliukai ir kiti dalykai – tai papildomos išlaidos. Kartais įtraukiame bazinį kiekį, jei tai nurodoma sutartyje, bet jei jums reikia šimto specialių dėžių monitoriams, tai tikrai kainuos. (Nors kartą, prisimenu, padariau nuolaidą dėl to, kad vadybininkė buvo labai maloni). Geriau pasiklauskite iš karto, kas įeita, kad nenumirtumėte iš šokto matydami galutinę sąskaitą.

Kuo skiriasi kaina jei važiuoja didelis sunkvežimis?

Dideliame sunkvežimyje telpa daugiau, tačiau jis brangesnis eksploatuoti ir, svarbiausia, jis negali važiuoti į kiekvieną gatvelį Vokietijos miestų centruose. Ten yra ribojimai dėl svorio ir euro sąmatų. Jeigu reikės važiuoti į centrinę dalį, gali tekti nuomazgoti mažesnę mašiną "paskutiniam myliui", o tai pakelia kainą. Taip pat, didelė mašina ilgiau įvažiuoja į muitinę, nors tai mažai keičia laiką.

Ar reikia mokėti už tūrį ar už svorį?

Mes dažniausiai skaičiuojame pagal tūrį (kubinius metrus), nes biuro baldai dažniausiai lengvi, bet dideli. Tačiau jei turite labai daug sunkios technikos, saugojimo spintų ar serverių, gali būti, kad orientuojamės į svorį. Vokietijoje yra griežti reikalavimai dėl ašies apkrovos, todėl svoris mums taip pat svarbus. Galiausiai, jei pasakote "tiekk tiek daiktų", o pasirodo, kad tai sunkus metalo baldas, kaina gali pasikeisti.

Dokumentai ir muitinės reikalavimai

Kokius dokumentų reikia ruošti muitinei?

Būtinos yra eksporto sąskaitos faktūros (pajamos pajamų deklaravimui) ir krovinių manifestas. Be šių dokumentų jūsų biuro perkraustymas į Vokietiją gali užstringti pasienyje ilgai valandų. Taip pat reikia nurodyti gavėjo duomenis Vokietijoje ir tikslų krovinių aprašymą – ne "baldai", o "4 biuro stalai, 5 kėdžių" ir t.t. Detalesnis aprašymas greičiau praeina kontrolę.

Kas daryti jei trūksta vienos sąskaitos faktūros?

Tai tikrai problema. Muitininkai mėgsta viską tiksliai. Jei trūksta dokumenta, gali tekti rašyti papildomą paaiškinimą arba net grįžti atgal. Kartais nuleidžia ranką, jei tai smulkmena ir vertė nedidelė, bet su Vokietija taip lengvai nebus – jie labai disciplinuoti. Geriausia turėti viską vienoje byloje, surūšiuota pagal datas. Jei nežinote kur dingo, greičiausiai teks siųsti kopiją el. paštu, o tai užtrunka.

Ar reikia mokėti PVM Vokietijoje pervežant biurą?

Čia viskas priklauso nuo to, ar jūsų įmonė yra PVM mokėtoja Lietuvoje ir Vokietijoje. Paprastai, jei tai tarpinės prekybos operacija (pervežate savo nuosavybę iš vieno filialo į kitą), gali būti taikomas 0% PVM tarifas, jei pateikiate teisingą Muitinės deklaraciją. Bet aš neesmu buhalteris, todėl patartina pasitarti su savo apskaitininku prieš vežiant. Žinau, kad klaidos šioje vietoje kainuoja labai brangiai.

Kiek laiko užtrunka muitinės tikrinimas kelyje?

Jei esate TIR procedūroje arba turite visus dokumentus tvarkingai, tai tai trunka 15-30 minučių. Bet jei sistemose kažkas sušokinėja arba muitininkas nusprendžia patikrinti fiziškai krovinyje... tuomet gali praeiti ir pusė dienos. Buvo atvejų, kai vairuotojai praleisdavo naktį laukiant, kol išsiaiškina krovinių kodus. Tiesą sakant, Vokietijos pusėje dažniau stabdo nei mūsų, jie labai atidžiai žiūri, ar nevežate neregistruotą techniką.

Kas yra TIR knygelė ir ar ji reikalinga biuro perkraustymui?

TIR knygelė tai tarptautinis dokumentas, leidžiantis važiuoti muitinės užkardos be sustojimų (daugmaž). Ji labai praverčia, jei važiuojate per kelias šalis, bet biuro perkraustymas į Vokietiją dažniausiai vyksta tiesiai, todėl galima tiesiog pateikti eksporto deklaraciją. Tačiau jei keliaujate per Lenkiją ir Čekiją, gali būti greičiau su TIR, nors tai kainuoja brangiau. Verta tik tada, jei laikas svarbiau už pinigus.

Ar galima vežti kompiuterius be lietuviško sertifikato?

Tai pavojinga sritis. Vokietija turi savo standartus (pvz., GS ženklas), ir jei atvežate techniką, kuri netinka jų saugumo reikalavimams, gali būti problemų. Biuro technikai dažniausiai tai ne taip svarbu, nes ji ne parduodama vartotojui, bet vis tiek gali paklausti. (Ar tikrai? Paskutiniu metu mažiau reikalauja, bet geriau turėti CE ženklą). Be CE ženklo techniką gali laikyti nelegalia, todėl patikrinkite savus serverius ir spausdintuvus.

Technika, baldai ir logistika

Kaip susitvarkoma su biuro baldų surinkimu ir išmontavimu?

Į tai įeina mūsų darbas. Mes atvažiuojame su įrankiais, išmontuojame stalus, spinteles, uždengiamas juos, kad nebraižytųsi, ir surinkime naujoje vietoje. Viskas turi būti padaryta taip, kad ryte darbuotojai galėtų dirbti. Yra vienas smulkumas – jei baldai labai seni ir sprogsta sraigtai, tai gali užtrukti ilgiau, o kartais tiesiog neišeina surinkti atgal taip pat tvarkingai.

Ar gabenate serverius ir jautrią techniką?

Taip, tai mūsų kasdienybė. Serverius statome ant specialių amortizuojančių pagalvių arba į specialias dėžes. Svarbiausia yra išjungti juos teisingai ir pažymėti kabelius, kad surinktume viską teisingai vėliau. Kartais klientai bando tai daryti patys, o vėliau viskas neveikia... (Buvau mačiaes, kai vienas IT vadybininkas pamiršo ištraukti signalinę kabelį ir viskas nulūžo). Geriau palikite tai mums arba savo IT specialistams, o mes tik pervežime.

Kas būna jei vairuotojas užstringa tranzite arba sustoja technikai?

Techniniai gedimai nutinka. Tada mes skubiai siunčiame pagalbą arba, jei įmanoma, perkrauname krovinytį į kitą mašiną. Esu matęs, kai senas sunkvežimis užsidegė netoli Kauno, o krovinys buvo skubus. Tuomet biuro perkraustymas į Vokietiją tampa košmaru, bet stengiamės išspręsti kuo greičiau. Draudimas padengia technikos gedimus, bet ne laiko nuostolius, todėl visada turime rezervinių planų.

Ar reikia, kad kas būtų vietos Vokietijoje priimti krovinius?

Būtina, bet ne visada. Jei tai įmonės biuras, ten dažniausiai yra kas nors, kas atidaro duris. Jei perkraustote į sandėlį arba naujas patalpas, kur dar niekas nebuvo, reikia, kad atvyktų atsakingas asmuo su raktais. Vairuotojas negali laukti po kiemu valandas, jis turi kitas užduotis. Be to, reikia patikrinti, ar ten gali įvažiuoti 40 tonų sunkvežimis, ar tik maža mašina.

Kokio dydžio sunkvežimius naudojate ir ką reikėtų žinoti?

Turime nuo 3.5 tonų "kabelių" iki didelių 40 tonų tentų. Pasirinkimas priklauso nuo biuro dydžio. Mažoms įmonėms (5-10 žmonių) užtenka mažos mašinos, ji gali važiuoti bet kur. Dideliam biuro perkraustymui į Vokietiją reikalingas didelis sunkvežimis, bet tada tikrinkite gatves – ar nėra žemų tiltų ar sankryžų, kur negalima sušuktį. Vieną kartą teks grįžti atgal, nes neįvažiavome į pramonės zoną dėl aukščio ribojimo.

Kaip užtikrinama technikos saugumas kelyje?

Viskas užpakaluojama, užfiksuoja juostomis, kad niekas neišsikraustytų posūkiuose. Be to, tinklelis galinėje dalyje. O svarbiausia – vairuotojai, kurie važiuoja ramiai ir sužinoję, kad veža brangų krovinį. Jei vairuotojas važiuoja kaip lenktynininkas, jis nebegaus darbo pas mus. Taip pat turime visapusišką krovinių draudimą "nuo durų iki durų", kas apsaugo nuo avarijų ar gaisrų (nors tai nutinka retai).

Realijos, problemos ir patarimai

Kas nutinka jei kažkas sulūžta pervežimo metu?

Turiame draudimą, kuris padengia žalą. Reikia tik iš karto pranešti vairuotojui ir užfiksuoti pažeidimą (nuotraukos, aktas). Negalima laukti, kol vairuotojas išvažiuos atgal į Lietuvą, tada bus per vėlu. Vokietijoje ypač griežtai: jei atvežiate sulaužytą stalą ir apie tai nepasakote iš karto, draudikas gali atmesti pretenziją. Mes stengiamės vežti saugiai, bet kartai keliai būna blogi, o posūkiai įstrigę.

Ar dažnai pasitaiko vėlavimų su Vokietijos kryptimis?

Vėlavimai yra, bet ne dėl mūsų kaltės. Dažniausia tai eismo spūstys, kurios Vokietijoje ant autobanų yra milžiniškos, arba muitinės. Taip pat orai – žiema tenka važiuoti ligu, sniego. Bet stengiamės informuoti klientus iš anksto, jei matome, kad pavėluosime. Nėra nieko blogiau nei laukti vairuotojo, kuris neturi ryšio ir nežino, kur yra.

Ar tikrai vairuotojai moka anglų kalbą ir gali susitarti su vietiniais?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai ir lietuviškai, su angliška būna įvairiai – vienas gali paprašyti duonos, kitas ne. (Nors dabar jaunesni jau geriau moka). Bet su vokiška dažnai būna bėdų. Tačiau pervežimui tai nebūtina – svarbu, kad dokumentai būtų tvarkingi, o vietinis kontaktas Vokietijoje galėtų padėti susisiekti su saugyklų darbuotojais ar sargais.

Kokios yra dažniausios problemos susijusios su klientais?

Didžiausia problema – klientai nepasako tiesos apie kiekį. "Štai tiek mažai dalykų", o atvažiuojame – pilnas biuras su dvidešimt metų senumo archyvais, kuriuos nebuvo metę. Tada mes netelpame į mašiną. Kita problema – darbuotojai, kurie vis nori įsivežti savo asmeninius daiktus, kas draudžiama be deklaracijos. Sužinokite taisykles iš anksto.

Ar verta rinktis pigiausius pasiūlymus rinkoje?

Žinoma, kiekvienas nori sutaupyti, bet biuro perkraustymas į Vokietiją per pigius brokerius gali baigtis blogai. Jei kaina per žema, gali būti, kad vairuotojas be draudimo, senas sunkvežimis arba jūsų krovinyje bus užkrauta šimtas kitų siuntų, o jūsų stalai nukeliaus kuriam nors sandėlyui Kelne savaitę. Mūsų kainos atspindi tai, kad mes imamės atsakomybės.

Ar priimate ir asmeninius darbuotojų daiktus kartu su biuro kroviniu?

Galime, bet tai yra atskira procedūra. Asmeniniai daiktai yra vartojimo prekės, todėl turi būti deklaruojami kaip asmeninis importas, ir gali būti apmokestinami, jei viršija leidžiamą limitą. Negalima tiesiog padėti darbuotojo lagamino ant viršaus biuro spintos be užpildomosios deklaracijos, nes tai yra kontrabanda muitinės akimis.

Kas daryti jei Vokietijos pusėje neleidžia įsileisti sunkvežimio?

Tai realus pavojus, ypač miestuose. Jei ten nėra vietos stovėjimui arba įvažiavimas uždaras, teks krauti ant mažesnių mašinų (krovininės pervežimas). Tai papildomai kainuoja. Prieš išvykdami patikrinkite vietą Google Maps arba, dar geriau, pasiklauskite mūsų – mes daug kur jau buvome ir žinome, kur galima užeiti, o kur ne.

Ar reikia drausti siuntą ir kaip tai veikia?

Draudimas yra privalomas, bent jau jums taip patinka. Mūsų standartinis draudimas dengia žalą iki tam tikros sumos (priklausomai nuo krovinių vertės). Jei turite ypatingai brangią techniką, privalote tai nurodyti iš anksto. Jei sprogsta serveris už 50 tūkstančių, o jis buvo įrašytas kaip "biuro technika" be vertės, gausite tik minimalią sumą. Niekada nemeluokite apie vertę.

Ar galima organizuoti perkraustymą savaitgalį?

Galima, bet tai kainuoja brangiau. Vairuotojai taip pat turi poilsio laiką, o Vokietijoje dauguma biurų ir sandėlių savaitgaliais uždaryta. Jei norite įsirengti tą patį savaitgalį, reikia užtikrinti, kad vietos atsakingas asmuo atvyks atidaryti. Dažniausiai klientai renkasi penktadienį išvežti, o pirmadienį pradėti rinkti.

Kaip elgtis su biuro atliekomis – ar jas išvežiate?

Tai nėra mūsų pagrindinė veikla, bet pasikalbėjus galime padėti surasti konteinerius arba išvežti senus baldus į šiukšliadėžę Vokietijoje. Žinoma, tai už papildomą mokestį, nes mums reikia sumokėti už atliekų utilizavimą (ten tai ne pigu). Nenaikinkite savo įvaizdžio, palikite senas spintas mums.

Ar teikiate sandėliavimo paslaugas jei dar nėra galutinis biuras?

Taip, galime laikinai padėti krovinius pas mus arba viename iš sandėlių Vokietijoje (pvz., Frankfurte arba Hamburge). Tai naudinga, jei nuomos sutartis baigiasi vieną dieną, o naujoje vietoje galima įsikurti tik po savaitės. Mokėsite tik už dienas, kada krovinys stovi. Saugumas užtikrintas.

Kaip užtikrinate duomenų saugumą pervežiant serverius?

Mes fiziškai saugome techniką, bet duomenų saugumas – jūsų atsakomybė. Patarčiau prieš išvežiant padaryti pilną atsarginę kopiją (backup). Kai pervežame stovus, galima viską sukratyti, o diskai gali nukristi. Nors mes ir atsakingi už techniką, bet jūsų verslo duomenys verti daugiau nei bet koks serveris. Geriau saugu negerai.

Ar reikia specialių leidimų vežant architektūros maketus ar brangų meną?

Taip, tai yra kruopščiai vertinami daiktai. Jei tai kūriniai ar unikalūs dalykai, reikia jų inventorizacijos ir, galbūt, meno eksperto vertinimo draudimui. Paprastai vežame kaip įprastą krovinių, bet jei tai tūkstančių vertės maketas, geriau pasakyti iš karto. Vieną kartą neteko dalyvauti ginče dėl sulaužyto modelio, kuris nebuvo įvertintas pradžioje.

Kas nutinka su vadybininkais, kurie "miega" per procesą?

Tie, kurie nepasirūpina dokumentais arba neatidaro durų, patiria didžiausią stresą. Aš stengiuosi kalbėti su jais aiškiai, bet jei niekas neatsako į skambučius, aš negaliu padėti. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra komandinis darbas, o ne vieno vairuotojo kelionė. Jei jūsų vadybininkas neberodo inicatyvos, paskirkite kitą, o mes lauksime.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas, taigi taip, galime parodyti, kur mašina yra. Tačiau nereikėtų skambinti vairuotojui kas valandą ir klausti "kur jūs". Jis vairuoja ir negali kalbėti. Geriau rašykite mane aš, aš pasižiūrėsiu sistemoje ir parašysiu. Taip saugiau ir visiems ramiau.

Kokios yra mūsų atsakomybės ribos sutartyje?

Sutartyje viską parašome juodai ant balto. Mes atsakome už tai, ką pervežame, jei žala įvyksta mūsų kaltės. Jei jūs pats blogai supakavote stiklinę lentyną ir ji sudūžo, tai ne mūsų reikalas. Svarbu perskaitytipunktus apie draudimą ir atsakomybę prieš pasirašant. Neklauskite "o kaip jei", geriau skaitykite dokumentą.

Ką daryti jei pasiekėte savo biuro vietą Vokietijoje ir viskas atrodo baisiai?

Nepanikuokite. Mes sužinome surinkti viską atgal. Tiesiog duokite mums laiko ir prieigos prie elektros. Viskas atrodo išsibarstę, kol neįrengta. Po valandos ar dviejų biuras atrodys kaip biuras. Esu matęs daugybę kartų, kaip iš chaoso atsiranda tvarka, tai mūsų kasdieninis darbas.

Išvados

Viskas apie biuro perkraustymas į Vokietiją atrodo sudėtinga tik tol, kol nenusprendžiate pradėti veikti. Svarbiausia yra pasirinkti patikimus partnerius, pasidomėti dokumentais ir būti aiškiems savo reikalavimuose. Nėra tobulų pervežimų – visada kažkas gali pavėluoti arba nukristi, bet su draudimu ir planavimu viskas išsprendžiama. Jei ruošiatės kelionei, skambinkite iš anksto, o ne prieš pat išvykimą ryte, tada viskas vyks taip, kaip turi būti – saugiai ir efektyviai.