Biuro perkraustymas į Vokietiją: realūs patarimai ir geriausi pasirinkimai verslui

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir pasakyčiau – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nėra tiesiog „įkelti dėžes ir važiuoti“. Vokiečiai yra išskirtiniai savo tikslumu, kas puiku, bet kartais sukelia krūvų, kurias prognozuoti sunkiau nei lietų Birželio mėnesį. Dažnai klientai klausta apie kainas ir datas, bet pamiršta, kad svarbiausia yra logistika ir dokumentai. Jei ieškote geriausių variantų, neskubėkite pasirinkti pigiausio pasiūlymo „skelbimuose“, nes vėliau gali brangiai kainuoti nervingai. Čia apie visą tiesą be pūslavimo.

Kaip pradėti ir kiek tai kainuoja

Kodėl biuro perkraustymas į Vokietiją brangesnis nei į kitas šalis?

Sakyčiau taip ne visada, bet dažnai tenka susidurti su didesnėmis užuomugomis. Vokietija turi griežtesnius ekologinius reikalavimus transportui, o darbo rankos šioje šalyje labai brangios, tad jei reikia įrengto samdinio vietiniam pervežimui, kaina šuoliuoja aukštyn. Be to, atstumai Lietuvoje ir Vokietijoje skiriasi, tačiau pagrindas yra kuras ir mokesčiai už kelių naudojimą. Kartais atrodo, kad už kelią mokame daugiau už degalus.

Ar verta rinktis didelę ar mažą perkraustymo firmą?

Čia kaip su automobiliais – didelės turi garantijas, o mažos gali būti lankstesnes. Didelės korporacijos dažnai dirba pagal_standartus (tiek, žinote, tą popieriaus darbą), o mažos, vietinės firmos gali siūlyti elastingesnį grafiką. Asmeniškai, esu matęs, kad mažos komandos dažnai žino savo vairuotojus asmeniškai, o tai sumažina riziką, kad jūsų kompiuteriai dings puseje kelio. Bet be draudimo su jomis draugauti pavojinga.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Priklauso, ar kalbame apie patį važiavimą, ar apie visą paruošimą. Važiavimas į Miuncheną ar Berlyną užtrunka apie 18–24 valandas, jei vairuotojas neperils taisyklių. Bet visa „biuro perkraustymas į Vokietiją“ su dėžių surinkimu, inventoriumi ir dokumentais gali užtrukti nuo savaitės iki mėnesio. Nebraskite laiko – geriau planuokite su atsarga, nes vokiečių muitinėje (jei reikia) gaišti valandą ar dvi – tai norma.

Kada geriausia vykti, kad būtų pigiau?

Žioma, vasaros mėnesiai ir šventiniai laikotarpiai yra brangiausi. Visi nori kraustyti vasarį, kai orai geri, todėl kainos šuoliuoja. Geriausia būtų rudenį ar pavasarį, tada darbuotojų mažiau. Ir nepamirškite, Vokietijoje yra daugiausia švenčių visoje Europoje, todėl tikrinkite kalendorių, kad nevažiuotumėte į Vokietijos vienintelę savaitę, kai viskas uždaryta.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia įrengti biurą iš naujo?

Žinoma, jei pasakykite „pervežkite ir suremkite ant lentynų“, tai papildomai apmokestins. Vokiečiai mėgsta, kai viskas tvarkingai, bet jų valandiniai atlyginimai... šuo metu (tiksliau šiuo metu) jie ganžia aukšti. Geriau susitarti dėl „prieškelio“ paslaugų Lietuvoje, o Vokietijoje tik padėti nuleisti dėžes, jei norite taupyti.

Ar verta imti „viskas įskaičiuota“ pasiūlymą?

Kartais tai gera idėja, nes taip išvengsite nemalonumoų pabaigoje. Buvo atvejų, kai klientai pagalvojo, kad į kainą įeina ir pakavimo medžiagos, o pasirodo, tai tik darbas. Dabar (nors ne visada) pas mane įprasta aiškiai išskirti, ką mokate už darbą, o ką už benziną. Skaitykite smulkmenas.

Kaip suskaičiuoti apytikrę kainą be vizito?

Klientai dažnai nori girdėti skaičių telefonu. Galiu pasakyti, kad 1 kv metras kainuoja X, bet tai labai apytikslis. Reali kaina priklauso nuo to, ar kelsite vienas ergonomiškas kėdes su reguliavimu, ar dvidešimt senų metalinių spintų. Be vizito ar detalaus inventoriaus sąrašo, aš neduodu garantijų, kad kainos nepakis.

Dokumentai, taisyklės ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti kelyje?

CMR draudimas – tai šventasis gralas. Be jo, negali važiuoti nė iš kiemo. Be to, jei pervežate techniką, reikės inventoriaus sąrašo, idealiai dvikalbio. Vokiečių pareigūnai mėgsta tvarkingą popierinį darbą. Jei trūksta kokia nors nors kopijos, gali tekti laukti kelias valandas patikrai.

Ar inventoriaus sąrašas turi būti išversta į vokiečių kalbą?

Labai rekomenduoju. Nors dauguma kalba angliškai, bet oficialiose situacijose, jei sustos policija ar muitinė, jie mėgsta savo kalbą. Buvo atvejis, kai vairuotojas nebuvo parengęs vertimo ir teko versti tiesioginėje radijo ryšio linijoje. Nenuostabu, kad tada gavome baudą už „nesuderinamumą“.

Ar reikia mokėti mokesčius už biuro technikos įvežimą?

Jei technika ne nauja (naudota), tai paprastai mokesčių nėra, nes tai yra TFS (tiksliau tarpuninės prekybos sistema, nors čia aš galvoju apie vidaus pervežimą). Jei įvežate naują įrangą, tai gali būti įvežimo PVM ir celniai. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš kelionę, kad netyčia neatidarytumėte verslo Vokietijoje neplanuodami.

Ką daryti, jei biure yra konfidencialių dokumentų?

Juos reikia vežti atskirai, idealiai su savo transportu arba specialiu kurjeriu, kuris pasirašo konfidencialumo sutartį. Negalima tiesiog mesti į bendrą dėžę su pieštukais. Aš asmeniškai niekada nebūčia patikėjęs vairuotojui, kurį mačau pirmą kartą, dėžės su „Įmonių slaptumu“ užrašu. Tai per didelė rizika.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

Jei tai įprastas biuro perkraustymas į Vokietiją su maža sunkiasvorėmis mašina (iki 3.5 t), tai paprastos vairuotojo teisės pakanka. Jei didelis sunkvežimis – reikia visų profesinių dokumentų, darbo laiko apskaitos tachografo ir panašiai. Vokiečių policija tikrina tai labai akylai, ypač netoli sienos.

Kaip elgtis su Vokietijos „Umweltzone“ (ekologinėmis zonomis)?

Tai bene dažniausia problema. Jei jūsų sunkvežimis neturi tinkamos žalios kortelės, jūs tiesiog negalite važiuoti į miesto centrą (pvz., į Frankfurto centą). Būtinai patikrinkite, ar įmonės mašinos turi tas kortes. Nuo tųzonų išvengti beveik neįmanoma, jei biuras yra centre, o baudos už važiavimą be kortelės yra gana didelės.

Ar galima vairuoti sekmadieniais ar švenčių dienomis?

Vokietijoje galioja griežtas draudimas važiuoti sunkvežimiais sekmadieniais ir švenčių dienomis. Jei planuojate atvykti sekmadienį ryte iš anksto, tikrinkite, ar tai ne šventė. Buvo situacijų, kai vairuotojai pavargdavo už sienos ir sėsdavo laukti iki pirmadienio ryto, nes nebegalėjo važiuoti. Gaišta laikas.

Ar sunku rasti vietą stovėjimui iškrovimui Vokietijos miestuose?

Tai siaubas. Vokiški miestai užstatyti, vietų nėra. Būtinai iš anksto susitarkite su nuomotoju dėl laikino stovėjimo vietos (prieš gatvės statymo leidimo). Jei tiesiog sustosite ant šalutinio, gausite milžinišką baudą, o mašina gali būti nutempta.

Rizikos, technika ir pakavimas

Ar firma prisiima atsakomybę už sugadintus daiktus?

Turi prisiimti, bet viskas priklauso nuo sutarties. Standartinis CMR draudimas dengia tik labai nedidelę sumą (paprastai apie 8,33 SDR už kg). Jei pervežate brangų serverį, kuris sverdo 10 kg, gausite vos keletą dešimčių eurų. Reikia specialiai drausti brangią techniką. Neklauskite, kodėl taip – taip yra nuo seniai.

Kaip saugiai pervežti kompiuterius ir serverius?

Jie turi būti supakuoti į originaliąde (t.y. originalią) pakuotę, jei liko. Jei ne, reikia specialių putų dėžių. Negalima tiesiog uždėti vieną ant kito be tarpinio sluoksnio. Vienas klientas taip padarė ir atvyko su dėže pilna stiklo šukių. Serverius vėliau atstatė, bet duomenys... čia jau kita istorija.

Ar verta pasirūpinti draudimu nuo pavojingų įvykių?

Absoliučiai taip. Gaisrai, avarijos, vagystės iš stovėjimo aikštelės – tai realybė, ypač stovint prieš nakvynę vienoje iš „Rasthof“ (poilsio vietų). Žinoma, taškinės vagystės iš sunkvežimių Vokietijoje nėra tokios dažnos kaip Prancūzijoje ar Italijoje, bet rizika vis tiek egzistuoja.

Kas dėl biuro baldų, ar juos išmontuoti?

Didžiąją dalį reikia išmontuoti. Nėra tiek patalpų, kur pro duris praeitų didelė konferencijos stalas be išmontavimo. Geriausia, jei tai daro jūsų žmonės arba profesionalūs surinkėjai, o ne vairuotojas, kuris tiesiog nori greičiau baigti darbą. Vairuotojų darbas – vežti, o ne sukti atsuktuvus.

Kaip pakuoti smulkius biuro reikmenis?

Viską į dėžes, pažymėtas pagal skyrius. „Finansai“, „Administratorius“, „Vadovas“. Negana to, labai svarbu uždaryti dėžes, kad jos neišsikrautų posūkiuose. Matęs, kaip krenta atidaryta dėžė su spausdintuvais ir... nereikia tęsti. Naudokite gerą juostą.

Ar galiu pati vežti dėžes savo automobiliu?

Galite, jei tai nėra komercinis pervežimas. Tačiau jei jums moka kompensaciją, tai techniskai tai yra verslo veikla ir jums gali būti prikaustytas mokesčiai Vokietijoje, jei jus sustos. Geriau palikti tai profesionalams, kurie žino taisykles.

Kas nutinka, jei vairuotojas susirgs ar sugeds mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Gera įmonė turi atsarginį vairuotoją arba pasirašo sutartį su kitu partneriu vietiniame levelyje (t.y. lygyje). Jei pasirinksite „vieno vyro“ firmą, gali tekti padėti dėžes prieš kelionę tik įsidarbinti kitą.

Ar yra kokių nors ypatingų reikalavimų elektros prietaisams?

Ne tokie ypatingi, kaip dokumentai, bet svarbu, kad jie būtų išjungti ir atjungti nuo elektros tinklo. Niekada nepervežkite įjungto krosnuko ar arbatinuko. Tai gūdžia (nežinau ar teisingas žodis, bet suprantat), bet pavojinga.

Praktiniai patarimai ir organizacija

Ar reikia iš anksto apžiūrėti vietą Vokietijoje?

Labai padėtų. Jei yra galimybė, nusižiūrėkite, ar liftas didelis, ar laiptai nepereinami, ar galima priartėti prie įėjimo. Viena kartą teko iškrauti biurą per 4 aukštus rankomis, nes liftas buvo per ankštas. Klientai buvo nustebę, bet tai jų kaltė, kad nepasakė.

Kaip susitarti dėl laiko iškrovimui?

Vokietijai būdingas punktualumas. Pasakykite „12:00“ – reiškia 12:00. Pasakykite „apytikriai 12:00“ – vokiečiams tai skamba kaip chaosas. Nustatykite tikslų laiką ir laikykitės jo. Jei vairuotojas pavėluos, jis gali būti nubaustas pagal sutartį.

Ką daryti su atliekomis – pakuotėmis, įvyniojimais?

Jūs turite juos išvežti. Vokietijoje šiukšlių tvarkymas yra kaip religija. Negalima tiesiog palikti pakuotės gatvėje. Susitarkite su vairuotoju, ar jis gali pasiimti tuščias dėžes atgal (dažnai tai už papildomą mokestį), arba raskite vietinę šiukšliadėžę.

Ar reikia maitinti vairuotoją?

Jei tai ilgalaikis darbas, arba jei jis laukia kol jūsų žmonės iškrauna, etiketas (o ir dažnai sutartis) reikalauja, kad pateiktumėt vandens arbatos. Nereikia šventi vakarienės, bet paprastas humaniškas požiūris padeda išvengti konfliktų, jei kas nors nepasiseks.

Kaip apmokėti paslaugas?

Gerai, jei galite apmokėti banko pavedimu iš anksto arba pateikus sąskaitą-faktūrą. Grynaisiais vairuotojams mokėti nerekomenduoju – tai seniai nebeatitanta apskaitos taisyklių ir gali kelti įtarimų.

Ar galiu išsinuomoti sandėlį Vokietijoje laikinai?

Taip, tai dažnas variantas, jei biuras dar nebaigtas remontuoti. Yra daug firmų, siūlančių „Self-storage“. Biuro perkraustymas į Vokietiją kartais įvyksta etapais – pirmiausia daiktai į sandėlį, po savaitės į biurą. Tiesiog tikrinkite, ar sandėlis saugus ir ar prie jo gali prieiti sunkvežimis.

Ką daryti, jei pasirodo, daugiau daiktų nei planuota?

Tai klasika. Klientas sako „tik trys dėžės“, o prie jų prismaižo visa virtuvė. Vairuotojas tiesiog netelpa. Tokiu atveju reikia skambinti brokeriui ir organizuoti papildomą mašiną. Tai brangu. Sunku nusakyti, kaip vengti, bet stenkitės būti sąžiningi surašant inventoriumi.

Ar verta pasirūpinti asmenine draudimo polisu?

Jūsų įmonės turto draudimas gali padengti nuostolius perkraustimo metu, tik patikrinkite, ar draudimo apimtis veikia užsienyje. Dažnai Lietuvoje pasirašytos sutartys veikia tik šalyje.

Įvairios ir netikėtos situacijos

Kas daryti, jei sugadinta kaimyno nuosavybė iškrovimo metu?

Čia be išeities – reikia prisipažinti. Gera perkraustymo įmonė turi atsakomybės draudimą trečiesiems asmenims (civilinė atsakomybė). Jei vairuotojas nulaužia gatvės ženklą ar sužaloja kaimyno gėles, draudimo kompanija tai turi padengti.

Ar galima pervežti augalus į Vokietiją?

Galima, bet yra apribojimų dėl kenkėjų. Nenaudokite žemės, geriau iškratyti šaknis. Vokiečiai yra labai jautrūs dėl vietinės floros apsaugos. Jei atvešite kelią saulėgrąžų su lietuviška žeme, gali būti problema.

Kaip elgtis su alkoholiu, jei biure yra „baras“?

Alkoholio prekybai reikia licencijos, o jo pervežimui tam tikrų leidimų, jei kiekis didelis. Jei tai kelios butelės „uždarbiui“ – viena eilė (pavyzdžiui), tai dažniausiai praeina, bet geriau tai deklaruoti, kad nebūtų kaltinama kontrabanda.

Ar Vokietijoje dirba lietuviškos perkraustymo firmos?

Dirba ir jų nemažai. Kartą padeda tai, kad galite susikalbėti gimtąja kalba, jei iškyla problemų. Bet atminkite – kadangi įmonė lietuviška, tai dar nereiškia, kad ji geriau žino Vokietijos taisykles. Pasitikėkite patirtimi, o ne pilietybe.

Kas nutinka su biuro „kava“ ir vandens buteliais?

Geriau išgerti ar išmesti arba pervežti atskirai. Jei balta dėžė sprogo viduje, visa kruma bus šlapia. Klientai dažnai pamiršta, kad skysčiai turi būti uždaryti labai tvirtai. Arba geriau nesiųsti – Vokietijoje vanduo tikrai netrūksta.

Išvada

Galiausiai, sėkmingas biuro perkraustymas į Vokietiją priklauso ne nuo to, kiek mokate, o nuo to, kiek gerai iš anksto suplanavote. Nesitikėkite stebuklų, jei palikote viską paskutinę minutę. Pasirinkite patikimą partnerį, pasirūpinkite dokumentais ir, svarbiausia, nustatykite realistus lūkesčius savo darbuotojams. Vokietija nėra vieta, kurioje galima „kažkaip“ susitvarkyti – ji mėgsta tvarką, ir tai ilgainiui jums naudinga. Sėkmės kelionėje.