Biuro perkraustymas į Vokietiją profesionaliai ir sparčiai: tiesa be reklamos

Biuro perkraustymas į Vokietiją profesionaliai ir sparčiai – tai frazė, kurią matome ant kiekvieno antro sunkvežimio, bet kas vyksta realybėje? Per dvidešimt metų šioje srityje mačiau viską: nuo idealiai suderintų operacijų, kai vairuotojas ir vadybininkas lyg mintimis susikalba, iki tokių, kai visa kompanija stovi kieme su dėžėmis rankose, o sunkvežimis užstrigo kažkur prie Varšuvos. Čia nėra tik apie tai, kad padėtume stalus į mašiną. Vokietija – tai specifinė rinka, kur tvarka yra religija, o jei kur klysi su dokumentais, gali būti nemalonumų, kurų išsprendimas kainuos daugiau nei patys perkraustymo darbai. Kalbėsime tiesiai, kaip būna, be tas jau sukniotų marketingo tekstų.

Pasiruošimas ir organizacija (arba kaip išvengti chaoso)

Kada tikrai reikia pradėti galvoti apie perkraustymą?

Nesitikėkite, kad paskambinus antradienį, viskas bus nuveikta ketvirtadienį. Profesionalus biuro perkraustymas į Vokietiją profesionaliai ir sparčiai įmanomas tik tada, kai pradėsite planuoti mažiausiai prieš mėnesį ar du. Reikia ne tik mašinos, bet ir vietos užsakymo vairuotojui, ypač jei keliate į didelius miestus kaip Miunchenas ar Hamburgas, kur "Low Emission Zone" zonas sunku prasibrauti be be reikalingų leidimų. Vėlavimas čia įprasta dalyka, todėl geriau turėti laiko atsargas.

Ar verta samdyti vadybininką ar susitvarkyti patiems?

Jei turite penkis darbuotojus, susitvarkykite patys. Jei perkraustote visą padalinį su trimis dešimtimis biurų, vadybininkas bus neišvengiamas. Aš mačiau situaciją, kur vienas "super aktyvus" vadovas bandė viską valdyti pats ir pagalvojo, kad viena "Gazelė" užteks visiems baldams. Galimybė, kad taip bus, yra kažkas panašaus į laimėjimą loterijoje – maža. Vadybininkas žino, kur dėti tą visą dokumentaciją, kad muitinėje nešoktų širdis.

Kaip tiksliai suskaičiuoti, kiek mašinų reikės?

Čia visada būna komplikuota. Klientai dažnai sako: "o, turime tris spintas ir dešimt stalų", tada atvyksta ir mato, kad stalai yra milžiniški direktoriaus stalai, o spintos – pilnos senų bylų, sveriančių toną. Geriausia padaryti paprastą matavimą – ilgį, plotį, aukštį. Taip pat nepamirškite, kad biuro perkraustymas į Vokietiją profesionaliai ir sparčiai reikalauja ir vietos pakabinimams, specialioms dėžėms. Geriau pervertinti ir turėti šiek tiek laisvos vietos, nei stumti krovinius iki pat dangaus.

Ką daryti su slaptais dokumentais?

Nešti juos su viskuo nėra geriausia idėja. Vokietijos muitinė arba policija gali sustabdyti ir patikrinti krovinį, o jei ten bus biuro paslaptys, bus nemalonu. Patariu visus svarbiausius dokumentus vežti atskirai, personaliniame automobilyje arba su pasitikėjimu asmeniu. Buvo atvejų, kai dėžės su dokumentais dingdavo kurioje perkeliamąjame punkte, o tada prasidėdavo teismai. Nekilkite į riziką.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Tikrai nėra nieko blogiau, nei atvykus į naująją vietą Vokietijoje ir pradedant ieškoto priėjimo kompiuterio visame kambaryne. Užrašykite ant kiekvienos dėžės, kas joje yra ir iš kurio kabineto ji kilo. Nors ir sako, kad biuro perkraustymas į Vokietiją profesionaliai ir sparčiai įvyks be jūsų įsikišimo, bet žymėjimas taupo valandas, jei ne dienas, kai vėliau viską renkate.

Kelionės detalės ir vairuotojai (žmonės, kurie viską veža)

Kiek laiko įprastai trunka kelionė?

Tai priklauso nuo to, kur būstate. Iš Vilniaus iki Berlyno galima važiuoti ir per 12-14 valandų, jei nėra eismo įgulių. Bet nebijokite, vairuotojai turi poilsio režimus, juos negalima laužyti. Jei skubate, reikės planuoti keitimą vairuotojų arba dviejų vairuotojų komandą, tai brangiau, bet greičiau. Žinoma, orai taip pat daro savo – žiemą per Lenkiją ar A6 autostradą važiuoti gali būti pavojinga.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Tai kaip su loterija. Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai arba rusiškai, su vokiškai dažniausiai būna "danka, bitte" ir tiek. Jei jums reikia kalbėtis su vietiniais saugotojais arba priimimo komisija Vokietijos pusėje, geriau pasirūpinkite vertėju arba vietiniu koordinatoriumi. Neklauskite manęs, kodėl taip, taip tiesiog yra – mokytis kalbų sunku, o vairuoti reikia nuolat.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda per kelionę?

Tai blogiausias siaubas. Esu matęs, kaip lūžta puspriekabės ratai arba dingsta variklio galia. Tada viskas sustoja. Geri logistikos partneriai turi techninę pagalbą visame kelyje, bet tai užtrunka. Jei jums labai skubama, biuro perkraustymas į Vokietiją profesionaliai ir sparčiai gali tapti... tiesiog biuro perkraustymu labai lėtai. Todėl visada turkite planą B – galbūt reikės išsinuomoti laikiną biurą, jei krovinių neatvyks laiku.

Ar galima reikalauti, kad vairuotojas padėtų iškrauti?

Pagal taisykles, vairuotojo darbas yra vairuoti. Jei jis padės iškrauti, tai labai gerai, bet jums turi atnešti kavos arba duoti papildomai pinigų (tai yra "dėžės" mokėjimas). Vokietijoje darbininkai brangūs, todėl tenka sumokėti už kiekvieną valandą. Nemanau, kad verta kovoti dėl to su vairuotoju – jei jis nusprendė nieko nedaryti, jūs nieko nepadarote.

Ar saugu palikti dalykus sunkvežimyje naktį?

Jeigu mašina stovi ne saugomoje aikštelėje, rizikuojate. Ypatingai jei vežate brangią techniką. Vokietijoje vagystės nėra tokios dažnos kaip pietuose, bet įvyksta. Geriausia, jei vairuotojas važiuoja tiesiai be ilgos pauzės arba stovi apsaugotuose parkuose. Prašykite savo logistikos partnerio užtikrinti saugumą, kitaip ryte gali rasti tuščią priekabą (kažką panašaus mačiau prie Frankfurto, ten darbuotojai tikrai nepamirš).

Muitinė, dokumentai ir Vokietijos specifika (biurokratijos siaubas)

Ar reikia deklaruoti visą kompiuterinę techniką?

Taip, absoliučiai viską. Vokietija yra griežta šitaip. Neišvežti jokių senų monitorių, neįstatytų į sąrašus. Muitinės pareigūnai turi sistemą, kurioje mato, kiek technikos įvežate. Jei sąrašas nesutaps su realybe, gali būti bauda arba konfiskacija. Biuro perkraustymas į Vokietiją profesionaliai ir sparčiai neįvyks, jei užstrigsite pasienyje su neatitikimais. Geriausia padaryti išsamų inventoriaus sąrašą su serijiniais numeriais.

Kas yra T1 dokumentas ir ar jis būtinas?

Jūsų galva gali suktis nuo šių santrumpų, bet T1 (arba T2) yra būtinas tarptautinio pervežimo dokumentas, jei prekės keliauja ne tik tarp dviejų šalių, bet ir tinka mokesčių atidėjimui (arba jei tai yra laikinas importas). Paprastai logistika už tai pasirūpina, bet jūs turite pateikti duomenis. Vokietijoje su tuo nešokuoti – jei dokumento nėra, krovinius gali tiesiog neišleisti.

Kas, jei įkliuvau į papildomą patikrinimą?

Tai įvyksta. Kartais pareigūnai tiesiog turi blogą dieną arba atsitiktinai pasirenka mašiną. Tada tenka iškrauti viską (o tai trunka valandas). Nėra kaip ką nors padaryti, tik laukti. Kartais man atrodo, kad jie ieško ne kontrabandos, o tiesiog nori parodyti, kas yra šefas. Turėkite kantrybės ir gėrimų vairuotojui, jam tenka stovėti.

Ar galima įvežti biuro maisto ir gėrimų?

Galima, bet yra ribojimai. Mėsos ir pieno produktai iš ES šalių (Lietuva yra ES) daugiau mažiau gerai, bet vis tiek reikia atkreipti dėmesį į kiekį – jei turite sunkvežimį pilną alkoholio, tai gali būti įtariama prekyba be licencijos. Paprasti sausainiai darbuotojams – gerai, keli dešimtys butelių alaus – blogai.

Kaip su AVLS prietaisais – jie tikrai veikia?

Jūsų krovinius stebės nuo pat išvežimo iki atvykimo. Tai yra standartas dabar. Jei matote, kad mašina stovi vietoje per ilgai, skambinkite. Kartais sistema "kyla" (t.y. nebeveikia) tuneliuose, bet dažniausiai tikslumas yra metrai. Tai padeda suplanuoti darbą naujoje vietoje – nereikia laukti kol kas skambins.

Technika, baldai ir jautrūs daiktai (kaip nieko nesugadinti)

Kaip pergabenti serverius, jei jie ne išjungti?

Tai didelė rizika. Serveriai turi būti išjungti ir fiksuoti. Aš esu girdėjęs istorijas, krai vairuotojas važiavo su įjungtu serveriu kabančiu ant sėdynės (nepatartina!). Reikia specialių dėžių, kurios amortizuoja krūvį. Vokietijos keliai gali būti lygus, bet posūkiai – aštrūs. Jei serveris nukris, jūsų duomenys gali išskristi, o tai brangiau nei patys perkraustymo darbai.

Ar reikia išardyti baldus?

Dauguma biuro baldų (lentynos, stalai) turi būti išardyti. Tai taupo vietą ir sumažina sugadinimo riziką. Nors ir sako, kad biuro perkraustymas į Vokietiją profesionaliai ir sparčiai, bet jei bandysite įvežti surinktą didelę konferencijos stalą, jis gali tiesiog neužlipti į liftą arba duris vokiškame pastate. Išardykite viską, ką įmanoma.

Kas daryti, jei sugadina brangų fotelį?

Turi būti draudimas. Užtikrinkite, kad logistikos kompanija turi atsakomybės draudimą kroviniui. Jei įvyko avarija, rašykite protokolą (ne iš karto, kai vairuotojas spaudžia, o ramiai). Be rašytinio protokolo draudikas nieko nevmokės. Ypatinga dėmesio reikia "Herman Miller" tipo kėdėms – jos mėgsta laužti mechanizmus.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai nervuojantis proces. Žiema gali būti šalta, o augalams reikia temperatūros. Jei vežate daug žaliųjų augalų, gali reikėti fitosanitarinių sertifikatų (nors ES viduje jau nebetiek taip griežta, bet Vokietijai patinka viskas tvarkingai). Geriausia juos supakuoti į dėžes su angomis, kad nešaltų ir nelūžtų šakos.

Kaip pakrauti labai sunkius seifus?

Seifai – tai košmaras. Reikia ne tik stiprių vyrų, bet ir specialių priemonių (rinkos arba keltuvų). Niekada nebandykite šių dalykų nešti rankomis – galite susižeisti nugarą visam gyvenimui. Pasakykite iš karto apie tai, kai prašote pasiūlymo. Niekas nenori važiuoti su seifu, kuris sveria toną, ir tai aiškiai.

Kainos ir mokėjimai (pinigai visada svarbu)

Kodėl kaina gali pasikeisti paskutinę minute?

Kartais tai ne jų kaltė, o kuro kainos arba užsakymo pobūdis. Jei jūsų dėžių tūris pasirodo dvigubai didesnis nei sakėte, aišku, kad kils kaina. Taip pat Vokietijoje gali būti mokesčiai už įvažiavimą į miestą arba už specialų leidimą stovėti priešais biurą. Biuro perkraustymas į Vokietiją profesionaliai ir sparčiai nebus pigus, jei planavate blogai.

Ar į kainą įeina iškrovimas vietoje?

Įprastai ne, arba įeina tik pagrindinis iškrovimas prie pat mašinos. Jei reikia nešti į trečią aukštą be lifto, tai papildomai mokama. Vokietijos darbininkai yra labai disciplinuoti, jei jie dirbo daugiau nei numatyta, jie tiksliai užfiksuoja laiką. Pasitikrinkite sutarties detales – ten dažniausiai parašyta smulkiais raidėmis.

Kiek kainuoja vienas kubinis metras?

Noriu pasakyti tiksliai, bet kainos šiuo metu šokinėja. Maždaug galite sėsti į 80-120 eurų už kubą (ilgą kelionę su iškrovimu), bet tai labai apytikslis skaičius. Viskas priklauso nuo to, ar turite liftą, ar reikia dėžių, ar yra dviejų vairuotojų. Geriausia paprašyti fiksuotos kainos, kad nebūtų nemalonumų vėliau.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo gavus prekes?

Didelės, patikimos kompanijos gali dirbti su atidėtu mokėjimu (pvz., 14 dienų), bet mažos pervežimo firmos dažnai reikalauja iš karto arba prieš išvykstant. Nekančiai klausiate "kodėl"? Nes jie turi mokėti vairuotojams ir kurą iš karto. Pasirūpinkite pinigais iš anksto.

Kas yra "valandinis įkrovimas" ir kodėl jie taip skaičiuoja?

Tai reiškia, kad mokate ne už krovį, o už vyrų laiką. Jei tų vyrų yra trys, o jie dirba 4 valandas, mokate už 12 valandų darbo. Kartais tai naudinga (jei daug mažų dalykų), kartais ne (jei daug sunkių dalykų). Biuro perkraustymas į Vokietiją profesionaliai ir sparčiai dažniausiai yra fiksuota kaina, bet jei kažką pasikeičia vietoje, perėjimas į valandinį gali būti pavojingas jūsų kišenei.

Galutiniai nustatymai ir patarimai (iš patirties)

Ar verta rūpintis draudžiu?

Be abejo. Net jei manote, kad nieko nepasikeis, visada gali nutikti avarija. Pasirūpinkite ne tik savo, bet ir patikrinkite, ar turi draudimą pervežėjas. Jei jis neturi draudimo, ir sušokia į duobę, jums bus labai sunku gauti atlyginimą iš jo asmeninio sąskaitos.

Kas daryti su atliekomis (pakuojimu)?

Vokietijoje labai griežta ekologijos politika. Negalima tiesiog mesti visų dėžių prie šiukšliadėžės. Reikia jas suskirstyti (popierius, plastikas). Dažnai pervežėjas gali pasiimti tuščias dėžes atgal (jei tai numatyta), arba jums teks susitvarkyti patys vietinėse atliekų surinkimo vietose.

Ar galima patikėti raktus vairuotojui?

Jei jis uždaro sandėlį Vokietijoje ir išduoda jums raktus – taip. Bet jei jis važiuoja atgal su jūsų raktais, tai rizikuojate, kad juos prarasi. Geriau susitarti dėl to, kad raktus perduoda tiesiogiai atsakingam asmeniui vietoje. Niekada nepalikite raktų kablyje prie mašinos (nors ir atrodo bjauru, toks dalykas kartais nutinka).

Kaip elgtis, jei vokiečiai nepyksta dėl triukšmo?

Vokietijoje kaimynai gali skambinti policijai net jei per didelai uždarysite duris. Jei perkraustote biurą gyvenamajame name, įspėkite kaimynus iš anksto. Nustatykite darbo laiką, kada leidžiama triukšmuoti (paprastai nuo 8 ryto iki 6 vakaro). Negerbkite jų ramybės, nes baudos už triukšmą yra didelės.

Ar tikrai viskas vyks sparčiai?

Tikrai, jei pasiruošiate. Jei ne, tai taps košmaru. Biuro perkraustymas į Vokietiją profesionaliai ir sparčiai įmanomas tik tada, kai abiejų pusių lūpos yra susinervinusios (juokauju), bet darbas atliekamas. Pasitikėkite savo logistika, bet ir viską patikrinkite du kartus.

Išvada

Galiausiai, viskas susikaupia į vieną dalyką – pasitikėjimą ir planavimą. Biuro perkraustymas į Vokietiją profesionaliai ir sparčiai nėra burtas, o tiesiog geras organizavimas ir patikimi žmonės. Nors aš ir kalbu apie visas bėdas, dažniausiai viskas nueina gerai, jei nesigaudo "pigiausio" varianto. Vokietija mėgsta, kai viskas vyksta pagal taisykles, tad geriau būkite kantrūs ir iš anksto pasirūpinkite dokumentais. Sėkmės naujoje vietoje, tikiuosi, ten jums bus geriau dirbti nei čia (nors ten kava ir geresnė).