Biuro perkraustymas į Vokietiją – procesas be streso

Dirbu jau beveik dvidešimt penkerius metus šioje srityje ir mačiau viską. Nuo tų, kurie bando važiuoti su sovietiniais „Rafais“ iki modernių vokiškų sunkvežimių. Viską. Tačiau biuro perkraustymas į Vokietiją visada yra kaip naujas gydymas. Klientai visada baiminasi, kad kažkas nulūš, o darbuotojai išsibarsta. Iš tikrųjų, tai gali būti ramu, jei žinoti kelias taisykles. Nereikia jokios magijos, tik geros logistikos ir kantrybės. Štai kaip tai atrodo iš mano pusės, kai dienas praleidžiu prie telefono, bandydamas suvesti galvas tiek su šturmanais, tiek su direktoriais.

Kodėl taip brangu ir kas tam daro įtaką

Biuro perkraustymas į Vokietiją prasideda nuo ko? Nuo pinigų ar dėžių?

Prasideda nuo galvos, o ne nuo pinigų, nors jie ir svarbūs. Dažnai klientai skambina sakydami, kad reikia viską perkelti už du dienų, o tu paprastai žiūri į kalendorių ir matai, kad tai neįmanoma. Geriausias biuro perkraustymas į Vokietiją tai tada, kai pradedame planuoti mažiausiai prieš mėnesį. Reikia susiskaičiuoti, kiek tų dėžių tikrai bus, nes dažnai žmonės sako "aš turiu tris dėžes", o paimk ir paskaičiuok – jų yra trisdešimt. Tiesiog žmonės nemoka įvertinti savo daiktų.

O kiek realiai kainuoja toks biuro perkraustymas į Vokietiją?

Kainos kyla kaip ridelės, ypač dabar, kai degalai brangsta (nors šiuo metu nukrito, bet vistiek). Negaliu pasakyti tikslaus skaičiaus, nes viskas priklauso nuo tūrio. Jei turite tik kelis biurus ir kompiuterius, tai gali tekėti keli tūkstančiai eurų, o jei perkeliate visą sandėl su įranga, skaičiai bus visiškai kitokie. Dar prisideda vietinės Vokietijoje paslaugos, jei ten reikia kas užnešti į trečią aukštą be lifto. Tai daro didelę įtaką galutinei sumai.

Ar galima ką nors nors padaryti, kad nemažėtų kaina?

Galima, bet tai reikalauja kompromisų. Jei sutinkate, kad vairuotojas atvyktų ne antradienį ryte, o pirmadienio vakare ar savaitgalį, kai kelių eismas mažesnis, galima sutaupyti. Taip pat, galite patiems visus dalykus susirinkti į dėžes – tai taip pat taupo laiką mūsų darbuotojams. Tačiau nerašykite ant dėžių "smėlis", jei ten yra kompiuteriai, matęm tokių atvejų, o tada vairuotojas pasimetąs.

Kodėl kai kurios firmos kainuoja pigiau, bet aš girdėjau apie juos baisius istorijas?

Pigiau yra todėl, kad jūsų krovejais gali tapti tiesiog studentai ar kas nors, kas niekada nedirbo su įranga. Aš turiu omenyje vieną atveją, kai firma pasamdė pigų pervežėją, ir jie tiesiog nusvaidė tūkstančių eurų vertės serverį į grindis. O vėliau teismo bylos trukdavo metus. Geriausia biuro perkraustymas į Vokietiją kainuoja tiek, kiek kainuoja saugumas, o ne tik kuro sąnaudos.

Ar reikia mokėti už vertinimą? Kai kurie reikalauja atvykti ir pažiūrėti.

Žinoma, reikia. Kaip aš galiu pasakyti, kiek reikės sunkvežimių, jei nematau, kad jūsų direktoriaus stalas yra dvimetrinis ir sveria toną? Namų apyvokos daiktus galima spėti, čia biuro technika yra specifinė. (Na, nebent jūsų biuras yra tik vienas stalas ir kėdė, tada galima ir nevažiuoti). Bet dažniausiai vizualus vertinimas padeda išvengti nemalonių staigmenų, kai vairuotojas atvyksta ir pasako, kad daiktų netelpa.

Dokumentai, muitai ir Vokietijos biurokratinis siaubas

Kas dažniausiai pasidaro su dokumentais, kai važiuojame į Vokietiją?

Vokiečiai mėgsta tvarką, tai žinoma visiems. Jei trūksta bent vieno parašo ar deklaracijos neparuošta tinkamai, siena gali užsidaryti. Reikia eksporto deklaracijos iš Lietuvos ir importo deklaracijos Vokietijoje. Dažnai klientai mano, kad jei tai jų nuosavybė, tai tai ne prekė, bet muitinės tai mata kitaip – bet kokis judesis per sieną yra prekyba arba perkėlimas. Be gerai užpildytų dokumentų, sėdėsime pasienyje valandas.

Ar reikia mokėti PVM arba très muitus?

Tai priklauso nuo to, ar jūsų firma turi PVM mokėtojo kodus abiejose šalyse. Jei taip, tai dažniausiai tai yra vidinės sąnaudos (B2B), nereikalaujantys mokėti importo PVM, jeigu pateikiate teisingą MRR pranešimą. Bet jei steigiate naują padalinį ir dar viskas neaišku su mokesčiais... o čia aš nedrįstu nieko garantuoti, geriau paklauskite buhalterio, nes kiekvienas atvejas gali skirtis ir pinigai čia dideli.

Kas darb su tais ekologiškais lapais? Girdėjau, kad Vokietijoje viską šiukšlina.

Taip, vokiečiai tai Die Grüne Punkt (Žaliasis taškas) sistemą ir yra griežti dėl pakuotės atliekų. Kai vežame dėžes, reikia žinoti, kas bus su jomis, kai išparsinsime daiktus. Negalima tiesiog viską mesti į pirmą pastebimą konteinerį gatvėje. Biuro perkraustymas į Vokietiją įtraukia ir atliekų tvarkymą, o tai gali kainuoti papildomai, jei vietinės komunalinės paslaugos nebuvo iš anksto sutartos. Vieną kartą teko Munseryje ieškoti specialių surinkimo punktų dėl to.

O kas su draudimu? Kuris jis galioja – mūsų ar jų?

Draudimas turi galiooti visą kelionę nuo įkrovimo iki iškrovimo, tai būtina. CMR draudimas yra privalomas, bet jis dengia tik ribotą sumą, o dažnai biuro technika verta daugiau. Rekomenduoju papildomai apdrausti krovinių civilinę atsakomybę. Tarkime, jei vairuotojas, važiuodamas per siaurą gatvelį Berlyne, užkerta kabelį ir išjungia visą kvartalą, draudimas gali apsaugoti nuo milžiniškų nuostolių (tokia istorija buvo prieš keletą metų).

Ar turiu būti fiziškai prie sienos, kai vyksta muitinės pasitikrinimas?

Ne, nebūtinai, jeigu turite patiktimo brokę ar pervežėją. Bet aš visada passakiau, kad geriau, kai kas nors yra pasiekiamas telefonu. Buvo atvejų, kai muitininkai uždėjo klausimą apie konkrečią įrangą, kurios niekas net nežinojo kas yra, ir jei atsako nėra – gali ateisti rūšiuoti. Taip geriau, kai biuro vadybininkas gali paaiškinti, kas tas "serveris" ir kodėl jis atrodo kaip paprasta skrynių krūva.

Baldai, technika ir kaip nepadaryti chaoso

Kaip supakuoti tą visą kompiuterinę šlamštą, kad nekristų?

Nereikia būti genijumi, tiesiog reikia originalių dėžių. Jei jų nebeliko, reikia šokuolių (na, t.y. putų). Aš važinėjau vieną kartą, kie klientas supako visus monitorius į vieną didelę dėžę be tarpinų. Tai buvo nepataisoma klaida. Kiekvienas monitorius turi būti užpakuotas atskirai, o kadangi biuro perkraustymas į Vokietiją yra ilgas kelias, virbeliai tampa pavojingi. Geriau daugiau胶 juostos (dukart sukti aplinkui).

Ar labai sunku pervežti didelius konferencinius stalus?

Labai sunku, jei jie nenuimami. Tokie stalo skydeliai būna apie 2 metrus ilgio ir sunkūs. Reikia ne tik fizinės jėgos, bet ir įrangos (keltuvų). Paskutinėje vietoje įvežti tokį stalą per lifto angą – tai tikras menas. Kartais net teis išardyta, nors ir bijome, kad varžtai nebesutaps. Bet geriau išardyti ir surinkti vėl negu nugadinti brangų Medienos gaminią bandydamas prasitraukti pro duris.

O kas su serveriais? Jie tokie jautrūs.

Serverius geriausia pervežti specialiai paruoštuose rėmuose (rack). Jeigu juos išiminate iš spintos, tai reikia būti labai atsargiam su diskais. Esu matęs, kaip po blogų kelionių serveriai nebeužsileidžia, nes vibracija sugadina diskus. Biuro perkraustymas į Vokietiją su IT įranga dažnai reikalauja specialių kondensavimo priemonių, kad neatsirastų drėgmės, kai keičiasi temperatūra.

Ar galima palikti daiktus spintose ar stalų stalčiuose?

Niekada nerekomenduoju palikti nieko stalčiuose. Kelionės metu jie iššoks, atidarys ir sudaužys viską viduje arba sužalos vairuotoją, jei staigiai stabdant viskas užkris kojoms. Nuo patirties galiu pasakyti – viskas turi būti tuščia. Vienintelė išimtis gali būti uždarytos spintos, bet tik jei jose nėra stiklo ar smulkių daiktų, kurie gali dūžti.

Kas daryti su taip vadinamais "sviažlais" daiktais?

Knygos, dokumentai, archyvai – tai mūsų košmaras, nes jie labai sunkūs bet vienam tūriui. Negalima užpildyti dėžių knygomis iki pusiau, jas neįmanoma pakelti. Reikia mažesnių dėžių arba specialių dėžių su ratukais archyvams. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai apima ir senų dokumentų naikinimą prieš išvykstant, kad neneštum nereikalingų popierių per pusę Europos.

Kelyje, vairuotojai ir realus gyvenimas

Kaip elgtis, jei vairuotojas užstringa kelyje? Tuometgi visiems nedirbs.

Tai įvyksta dažniau, negu manote. Progresai yra toks, kad avarijos A9 autostradoje uždraudžia eiti valandoms. Gera logistika reiškia, kad turiu planą B. Jei vienas vairuotojas sustoja, mes jums pranešame ir, jei reikia, siunčiame kitą arba pristatymą atidėliojame. Negaliu užtikrinti, kad orai ar kiti vairuotojai nebus kliudys, bet galiu užtikrinti, kad informuosiu jus iš karto. Niekada nedarykite išvadų pirmąją valandą, kai vairuotojas neatsiliepia – gali būti tiesiog maistas degalinėje.

O ar vairuotojai kalba vokiškai ar lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba lietuviškai o rusiškai, o su vokiečiais susikalbame angliškai arba kalbėdami rankomis. Tačiau didelėms firmoms, kur reikia sudėtingesnio bendravimo su vietiniais security (apsauga), mes siunčiame vadybininkus arba vairuotojus, kurie kalba bent pagrindinius žodžius paangliškai. Labai svarbu, kad vokietis, priimantis krovinių, suprastų instrukcijas, kad dėžės eitų į reikiamą kambarį, o ne į koridorių.

Kas daro, jei įsiveržia į naują biurą, o ten dar nesibaigė remontas?

Tai reali situacija, pasitaiko dažnai. Vairuotojas atvyksta, o ten dažai ir statybinės dulės. Mes šiuo atveju turime variantus – arba laukti (už papildomą mokestį, laikas yra pinigai), arba dėžes paliekame lauke (jei sausa). Sutaupykite nervus ir užtikrinkite, kad biuras būtų paruoštas prieš mūsų atvykimą, kitaip biuro perkraustymas į Vokietiją tampa košmaru su laukimu lauke po lietumi.

Ar galiu važiuoti su vairuotoju? Kartais noriu pats viską prižiūrėti.

Techniškai gali, jei yra vietos sėdėti (tarp vairuotojo ir keleivio), bet tai neleidžiama visose firmose dėl draudimo. Ir tiesiog tai nėra patogu – tas vairuotojo kabinos sėdynė nėra jokia sofa. Be to, jis gali sustoti miegoti po 4 valandų vairavimo ir jums teks laukti arba gulėti. Geriau susitarti dėl tikslaus pristatymo laiko ir susitikti ten.

O kas jei kažkas dingsta kelyje? Pasitikėjimas jūsų firmos yra svarbus.

Dingsta labai retai, dėl to yra draudimas ir užrakinti sunkvežimiai. Bet jei dingsta maža dėžutė su pinigais ar brangiais daiktais... čia jau kriminalas. Mes visada stebime krovinius GPS ir vairuotojai turi užrakinti duris kiekvieną kartą, kai išlipa. Jei reikalaujate, mes galime padėti sklypą ant kiekvienos dėžės, kad niekas neišsižiūrėtų. Žinoma, tai užtrunka ilgiau.

Įvykio vietoje Vokietijoje ir galutiniai nustatymai

Kaip organizuojamas iškrovimas ten? Ar turesime mynėtus?

Organizuojame pagal susitarimą. Jei užsakovas nori, kad mes nešėtume, tai nešame. Jei nori, kad mes tiesiog pastatytum konteinerius ir jie patys susitvarkytų, tai taip padarome. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali būti "turnkey" (raktais) arba dalinis. Vokietijoje dažnai reikia turėti savo dėžių taisykles, ne visur leidžiama eiti su šiukšlėmis, susirūpinkite tuo iš anksto.

Kas turi būti naujame biure, kad vairuotojas galėtų pradėti darbus?

Turi būti laisvasė prie įėjimo sunkvežimiui. Nematytų nieko geresnio, nei kai vairuotojas važinėja aplink miestą, nes negali priartėti prie durų. Taip pat, jei reikia leidimų iš miesto savivaldybės stovėti pagrindinėje gatvėje, tai reikia išsirūpinti iš anksto. Aš asmeniškai kairioje kojoe turiu gudrus kontaktus, kurie gali padėti, bet tai užtrunka.

Ar surinkiate baldus toje pačioje vietoje?

Taip, dažniausiai taip ir darome. Iškrauname, atnešame į kambarį ir surinkime. Reikia tik žinoti, kur tas stalas turi stovėti, nes po to, kai jį surinksime, nebebus lengva jį perkelti. Vieną kartą teko surinkti stalą virtuvėje, kadangi į biurą neįėjo... tai tokios situacijos būna.

Kaip elgiamės su pakuoju? Aš turiu daug dėžių po to.

Galiu jas paimti atgal (grąžinti), taip taupydamas jums pinigus, arba aš gali jas palikti, jei jums reikia sandėliuoti. Įdėjome tą paslaugą į arešą. Dažniausiai klientai liepia jas susmulkinti ir išmesti vietinėje atliekų surinkimo vietoje. Patirkime, kad Vokietijoje už neteisingai išmestas kartoną gali gauti baudą.

O kas daryti, jei vokietis turi problemų su lietuviškais dokumentais?

Tai buvo problema prieš dešimt metų, dabar visi jau prisipratę prie ES taisyklių. CMR sąskaita faktūra yra standartinis dokumentas. Jei kas nors nesupranta, mes skambiname brokėriui Vokietijoje, kuris paaiškina vietine kalba. Biuro perkraustymas į Vokietiją dabar yra daug paprastesnis nei buvo, kai reikėjo eiti pas darželius su popieriais, kai Lietuva net nebuvo ES narė.

Galiausiai, kiek laiko reikia planuoti visam procesui?

Minimalus laikas – savaitė nuo sutarties iki išvykimo, idealus – mėnuo. Jei spėjate, viskas vyksta kaip laikrodis. Jei spėjate, viskas vyksta kaip laikrodis. Jei skubate, brangiau, bet įmanoma. Svarbiausia – nedarykite viską paskutinę dieną, nes tada tikrai nebus be streso. Aš jaučiu, kai klientas skambina išsigandęs, kad rytoj jau turi būti Vokietijoje – tuomet žinau, kad bus naktis be miego.

Na, tiek teoriškai, o praktikoje visada pasitaiko kažko nepagerėjančio. Bet svarbiausia yra tai, kad profesonalai sugeba suvaldyti šias situacijas. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tas dalykas, kurį reikia daryti patys, norint sutaupyti šimto eurų. Tai investicija į savo ramybę. Pasitikėkite patyrusiais žmonėmis, ir viskas gerai suksis, net jei kelyje pasitaiks nedidelių nukrypimų.