Biuro perkraustymas į Vokietiją: praktinis vadovas nuo logistiko, kuris matė viską

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada neįvyksta taip lengvai, kaip vaizduojama brošiūrose. Viskas prasideda nuo to, kad klientas visada sako „turime tik kelis stalus ir kompiuterius“, o paskui atvyksta įvairių rūšių arklidė su seifais, kuriuos reikia nuleisti per ketvirtą aukštą be lifto. Prisimenu vieną atvejį Vilniuje, kai teko pervežti IT įmonę, o darbuotojai buvo supakavę visus laidus į vieną didelį maišą – vėliau juos išvynioti truko ilgiau nei patį vežimą. Vokietija šiuo atžvilgiu yra specifika – ten tikslumas, griežti laikai ir muitinė, kuri gali sustabdyti net ir tobulai suplanuotą maršrutą. Todėl reikia žinoti, į ką įsitraukiate, kad nereiktų mokėti už stovėjimą autostradoje arba ieškoti pavėluoto vairuotojo kurio nors汉overio (hanoverio) sandėlyje. Jei viską suplanuosite teisingai, biuro perkraustymas į Vokietiją bus tiesiog darbo diena, o ne nervų išbandymas.

Pasiruošimas ir organizaciniai chaosai

Kada pradėti planuoti biuro perkėlimą?

Pradėkite bent po mėnesio, o geriau dviem. Buvo atvejų, kai skambindavo penktadienį ir klausdavo, ar galima sekmadienį jau važiuoti. Tai neįmanoma, nes reikia užsakyti mašiną, paruošti dokumentus, o jei reikia specialios technikos – tai laukti reikia dar ilgiau. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tas pats, kai perkeliate lovą būstui, čia svarbu verslo tęstinumas. Turite suderinti laiką taip, kad darbuotojai nepirštų nosį vieną dieną. Vokietijoje dauguma sandėlių ir biurų dirba tik iki 16:00 valandos, tad jei vėluosite, teks ieškoti nakvynės vairuotojui.

Ar būtina daryti inventorizaciją turtui?

Be abejo, taip. Be gero sąrašo sužinosite tik tada, kai kažkas dingsta Miunchene arba Berlyne. Nerašykite tiesiog „kompiuteriai“ – parašykite „3 dell monitoriai, 2 sistemininiai blokai“. Vieną kartą teko važiuoti į Vokietijoj (čia turiu omenyje Vokietiją) su krovininiu, kur buvo pažymėta „biuro technika“, o pasirodė ten buvo ir brangūs serveriai, dėl kurių reikėjo papildomų garantijų. Gerai, kad tą kartą vairuotojas buvo atidus ir viską pastebėjo. Užsirašykite kiekvieną dėžę, o ant jų klijais užklijuokite lapelius su numeriu. Taip bus lengviau surasti dalykus, kai bus iškraunama.

Kaip teisingai supakuoti IT įrangą?

Viską išjunkite ir pažymėkite laidus. Niekada nemačau blogesnio vaizdo nei kai vienas vadybininkas ištraukė kompiuterių kišenę su visais laidais, suvytota į kamšalį. Galiu užtikrinti, kad montuotojai Vokietijoje išsižiebs per valandą bandydyti tai išvynioti. Kiekvieną monitoriaus, klaviatūros ir pele laidą padėkite į atskirą maišelį ir užsegkite. Serverius geriau patikėkite profesonalams, jei jūsų IT specialistas nėra įgudęs juos demontuoti. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai sužlugsta būtent dėl technikos sugadinimo pakavimo metu.

Ar verta rūpintis pakavimo medžiagomis patys?

Galite, bet tikrai taupyti ant dėžių nereikia. Nupirkite storas, dvigubas krafto dėžes. Vieną kartą klientas norėjo taupyti ir atvežė naudojamas parduotuvės dėžes, kurios sugedo vos pakrovus jas į mašiną su keltuvu. Rezultatas – sulūžęs ekspresinis kava aparatas ir prarastas darbo laikas. Už gerą putplasčio juostą ir klijus sumokėsite mažiau nei už sugadintus baldus.

Kas daryti su atliekomis ir nereikalingais baldais?

Vokietijoje atliekų tvarkymas yra griežtas. Negalite tiesiog užmesti senų stalų į pirmą pastebimą konteinerą priešais biurą. Jei reikia atsikratyti senių baldų, tai reikia derinti su atliekų tvarkytojais arba mums pranešti iš anksto, kad galėtume nuvežti į sąvartyną Lietuvoje. Kartais pigiau nupirkti naujus stalus Hamburge nei mokėti už transportą seniems į sąvartyną.

Kainos ir biudžeto nustatymas

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Kainos svyruoja labai stipriai. Jei tai mažas biuras ir keli stalai, gali tekti mokėti nuo tūkstančio iki dviejų tūkstančių eurų. Jei kalbame apie didelę įmonę su 50 darbo vietų, skaičiai šokinėja iki dešimčių tūkstančių. Pirmiausia skaičiuojame krovinių tūrį (kubiniais metrais) ir atstumą. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra pigus malonumas, degalai, mokestis už kelių naudojimą ir vairuotojo darbas užsienyje kainuoja. Vieną kartą teks daryti pasiūlymą įmonėi, kuri norėjo pervežti tik vieną didelę konferencijos stalą – tai jiems kainavo brangiau nei pervežti visą mažą biurą, nes mašinos važiavo tuščiomis atgal.

Ar kainą įtakoja aukščiai be lifto?

Labai stipriai. Jei tenka nešti rankomis laiptais, kaina padidėja, nes dirba daugiau žmonių ir jie pavargsta greičiau. Prieš metų turėjau darbą, kur teko nešti biuro baldus į penktą aukštą sename name Frankfurte be lifto. Vairuotojai po to buvo išsekę, o klientas stebėjosi, kodėl prieinamasis brangesnis. Tokiu atveju reikia specialių keltuvų, o tai papildomos išlaidos.

Kas įeina į galutinę kainą?

Į kainą įeina transportas, krovėjų darbas abiejose pusėse, pakavimo medžiagos (jei užsakote), draudimas. Degalai ir kelių mokesčiai taip pat, bet kartais kyla problemų su užtvaromis miestuose. Pavyzdžiui, įvažiavimas į tam tikras zonas Vokietijos miestu centre gali kainuoti papildomai. Geriau viską išsiaiškinti iš anksto, kad paskui nebūtų nep malonių pokalbių apie papildomus sąskaitas.

Ar reikia mokėti avansą?

Taip, įmonės paprastai prašo 30-50 proc. avanso. Tai ne pasitikėjimo klausimas, o būtinybė padengti išlaidas degalams ir užsakymams. Negalima išsiųsti mašinos į 1000 km kelionę be jokio užtikrinimo. Buvo atvejų, kai klientas atšaukė perkraustymą paskutinę minutę, o mes jau buvome užsakę vairuotojus ir mašinas.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, jei tiksliai žinote, ką vežiate. Jei prieš išvykstant pasirodys dar dvi padėklos su dokumentais, kurias nėra įtraukę į sąrašą, kaina bus didesnė. Fiksuota kaina – tai ramybė jums ir mums, todėl stengiamės kuo tiksliau įvertinti. Tačiau jei įvyksta force majeure (pavyzdžiui, užstringa siena), tai jau kita kalba.

Ką daryti, jei naujieji biuro patalpos Vokietijoje dar neįrengtos?

Tai dažna problema. Reikia aiškiai susitarti dėl laiko, kada mes galime užlipti į keltuva arba įvesti prekes. Negalime laukti valandas kieme. Jei biuras nebus paruoštas, mums teks vežti krovinį į laikiną sandėlį Vokietijoje, o tai kainuoja pinigus. Vienas klientas Berlyne taip ir nebuvo pasiruošęs, teko laukti iki ryto, o mokėti už vairuotojo poilsį viešbutyje.

Dokumentai ir teisiniai niuansai

Kokius dokumentus būtina turėti kelionei?

Pagrindinis dalykas – tai CMR važtaraštis (tarptautinis krovinių vežimo dokumentas). Be jo negali kirsti sienos. Taip pat reikalingas pakavimo sąrašas (packing list) su duomenimis apie tai, ką vežate. Jei krovinys brangus, geriau turėti ir draudimo polisą. Vokietijos policija gali sustabdyti ir patikrinti, ar viskas atitinka, ypač jei mašina atrodo perkrauta.

Ar reikia deklaruoti krovinius muitinei?

Jei tai yra įrangos perkėlimas tarp savo padalinių arba įmonės, kuri veža savo turtą, dažniausiai muitinės deklaravimo nereikia. Tačiau jei ten yra naujų prekių, skirtų pardavimui, arba reikia laikinai įvežti techniką remontui, tai reikia T dokumento. Geriau pasikonsultuoti su brokeriu, kad nebūtų baudų. Prieš metus vienas vairuotojas praleido deklaravimą ir praleido dieną sienoje.

Kas yra T1 dokumentas ir kada jis reikalingas?

T1 yra muitinės tranzito dokumentas. Jis reikalingas, jei prekės keliauja ne iš vienos šalies į kitą tiesiogiai, o per tarpines šalis arba kai reikia atidėti mokesčius. Paprastam biuro perkraustymui į Vokietiją jis nereikalingas, jei viskas vyksta viduje ES, bet jei krovinys ateina iš trečiųjų šalių – tai privaloma. Žinau, tai skamba sudėtingai, bet dažniausiai šitą dalyką tvarko logistika.

Ar reikalingas draudimas?

Privalomai. Autocarinis draudimas (nuo atsakomybės) yra pagrindinis, bet jis dažnai apdengia tik labai mažą sumą, pavyzdžiui, 10 eurų už kilogramą. Jei vežate brangų serverį, kuris sveria 20 kg, o kainuoja 10 000 eurų, esate neapsaugoti. Tokiu atveju reikia papildomo krovinio draudimo. Vieną kartą klientas atsisakė, ir pasirodo, kelyje įvyko avarija – technika buvo sugadinta.

Kas nutinka, jei dingsta daiktas?

Tuo atveju rašome defektinį aktą vietoje (prieš iškraunant). Negalima grįžti namo ir tada skambinti sakyti, kad trūksta projektoriaus. Vokietijos klientai yra labai disciplinuoti, jie viską tikrina pagal sąrašą. Jei trūksta – ieškome. Dažniausiai pasitaiko situacijų, kai dėžė nukrito arba buvo pavogta poilsio metu. Be aktų nieko neatsiginsite.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

Esami leidimai (tarybiniai kortelės, vairuotojo pažymėjimai) turi būti tvarkingi. Vokietijoje dažnai tikrina poilsio laiką. Jei vairuotojas vairuos ilgiau nei leidžiama, gali gauti didelę baudą, kurią teks mokėti įmonei, o tai gali būti perkelta į sąskaitą jums.

Transporto procesas ir vairuotojai

Kiek laiko trunka kelionė į Vokietiją?

į Berlyną arba Hamburgą paprastai važiuojame vieną dieną, jei išvažiuojame anksti ryte. į Miuncheną arba į pietinę dalį – tai jau dvi dienos su nakvyne. Reikia suprasti, tai ne lenktynės, vairuotojas turi laikytis poilsio režimų. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali užtrukti ilgiau, jei kelyje yra eismo įvykių arba blogo oro. Žiemą ant autostrados A6 dažnai stovi eilės.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai, o kai kurie supranta rusiškai arba lenkiškai, kas Vokietijoje taip pat padeda. Vokiškai laisvai kalba nėra daug, tačiau su muitininkais arba su klientais paprastai susitvarkome. Jei reikia sudėtingesnio bendravimo su vietiniais darbuotojais, geriau, kad jūsų atstovas būtų vietoje.

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Ne, įstatymai draudžia keleivius kroviniuose, jei tai nėra specialios paskirties mašinos su sėdynėmis. Tai ne tik saugumo, bet ir draudimo klausimas. Vieną kartą bandėme „prakišti“ vadovą, bet policija sustabdė ir baustė. Geriau susitarti, kad susitinkate vietoje.

Kas daroma, jei mašina sugenda?

Tai retkas atvejis, nes mašinas aptūrinėjame reguliariai. Bet jei įvyksta gedimas, skambiname techninei pagalbai. Jei dėl to vėluojate, mes stengiamės rasti kitą transportą, tačiau tai užtrunka. Vieną kartą Duisburge užsidegė sankaba – teko laukti dieną. Tokiu atveju žalos atlyginimas priklauso nuo sutarties sąlygų.

Ar vairuotojai gali dirbti savaitgaliais?

Gali, bet tai papildomai mokama. Vokietijoje naktiniais ir poilsio dienomis yra ribojimai, kada galima triukšmauti ir krauti. Jei norite, kad viską būtų padaryta sekmadienį, reikia gauti specialų leidimą iš savivaldybės arba nuomotis patalpas be kaimynų. Dažniausiai klientai renkasi darbo dienas.

Kaip tvarkomas parkavimas mieste?

Čia yra didžiausia galva skausmas. Vokietijoje negalima tiesiog sustabdyti sunkvežimio ant kelio. Reikia iš anksto užsibrėžti vietą arba gauti leidimą laikinam stovėjimui. Jei tokios vietos nėra, vairuotojas gali važiuoti ratu ir laukti, o tai laiko pinigai. Patariu iš anksto nuvykti į vietą ir pažiūrėti, kur įvažiuosime.

Ar galima sekti krovinio buvimo vietą?

Taip, visos mūsų mašinos yra su GPS stebėjimo sistemomis. Galite matyti, kur mašina yra realiu laiku. Tai padeda planuoti savo darbą, nes tiksliai žinosite, kada vairuotojas atvyks. Sistemose matome ir greitį, ir stovėjimus.

Kas su maitinimu ir nakvyne vairuotojams?

Tai įskaičiuota į mūsų išlaidas, nebent sutartyje nurodyta kitaip. Vairuotojai turi poilsio režimus, todėl jie naudojasi viešbučiais arba mašinose įrengtomis lovomis (jei leidžiama). Nereikia jų maitinti, nors jei duodate kavos arbatos, jie bus dėkingi.

Specifinės situacijos ir papildomos paslaugos

Ar galima pervežti augalus į biurą?

Galima, bet tik nedidelį kiekį asmeniniam naudojimui. Jei norite pervežti visą žaliąją sieną, reikės fitosanitarinio paso, kadangi Vokietija griežtai tikrina augalus dėl kenkėjų. Vieną kartą mums neleido įvežti didelės palmės be dokumentų, teko ją sugrąžinti atgal.

Ar vežate pavojingus krovinius (chemija, dažai)?

Tik jei vairuotojas turi ADR sertifikatą, o mašina atitinka reikalavimus. Negalima tiesiog įmesti dažų į dėžę su popieriumi. Jei biure turite daug valymo priemonių, apie tai reikia pranešti iš anksto. Biuro perkraustymas į Vokietiją su tokiomis priemonėmis tampa sudėtingesnis ir brangesnis.

Kaip pervežti seifus ar labai sunkius daiktus?

Tam reikalingas keltuvas arba speciali technika. Paprasti krovėjai nepakels 300 kilogramų seifo. Reikia išmatuoti seifą, duris, liftą. Prieš porą metų turėjau atvejį, kai seifą įtraukėme pro langą, kadangi neįėjo į duris. Tai kainavo brangiai, bet kitaip būtų neįmanoma.

Ar atvežiate atgal pakuotes?

Ne, mes jas panaudojame. Grąžinti tuščias dėžes ekonomiškai nėra prasminga – degalai kainuoja daugiau nei pati dėžė. Jei turite daug vertingų dėžių, galite jas susidėti į vieną krūvą ir pasilikti, bet mes to nedarome. Jei reikia, galime padėti juos susikrauti į jūsų mašiną.

Ar teikiate montavimo paslaugas vietoje?

Taip, tai įeina į paslaugų paketą, jei tai nurodyta. Mūsų meistrai gali surinkti stalus, lentynas, sujungti kompiuterius. Tačiau jei įrangą montuoja jūsų IT specialistas, mes tik padėsime ją nuvežti į reikiamą vietą. Svarbu susitarti dėl atsakomybės – jei mūsų vadybininkas sujungs laidus neteisingai ir sudegs kompiuteris, mes atsakome.

Ką daryti su smulkiomis detalėmis (sąsagos, plunksnukai)?

Viskas turi būti supakuota. Negalima mesti smulkių daiktų į stalą su viltimi, kad jie nenukris. Viskas dedame į maišelius arba mažas dėžutes. Vokietijoje montuotojai nebus laukti, kol jūs ieškosite pieštuko. Geriau uždarykite viską į vieną dėžę „Smulkmenos“.

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvykstant?

Būtina palikti tvarkingą vietą. Niekas nenori vežti šiukšlių. Jei paliksite senų kavos puodų ir suluošintų kėdžių, mes jas surinksime, bet tai papildomas darbas, už kurį reikės sumokėti. Geriau viską išmesti patys.

Ar saugu duomenys pervežimo metu?

Mes neatsakome už duomenų praradimą, tik už fizinę techniką. Todėl prieš išjungiant serverius būtinai padarykite atsarginę kopiją (backup). Jei diskas nukris dėl duobės kelyje, mes atškinsime fizinę žalą, bet jūsų duomenų neatkursime. Tai yra jūsų atsakomybė.

Ar reikia grynųjų pinigų vairuotojui?

Kartais reikia, jei reikia sumokėti už kelią ar užtvarą, kurioje neima kortelės. Tačiau geriau, kad visa apmokėjimą eitų per įmonę. Vairuotojai nėra bankininkai, todėl geriau jų apkrauti pinigais nereikia.

Kas vyksta, jei klientas Vokietijoje nepasirodo vietoi?

Tai blogiausias scenarijus. Vairuotojas laukia, skambina, o niekas neatsiliepia. Po valandos laukimo pradedamas skaičiuoti stovėjimo mokestis. Jei situacija neišsprendžiama, krovinys gali būti nuvežtas į sandėlį kliento sąskaita. Būtinai turite su savimi kontaktinį telefono numerį, kuris veiktų.

Ar galima sujungti kelias įmones vienoje kelionėje?

Taip, tai vadinama daline krove (LTL – dalinė krovinių krovos). Jei turite kelias mažas siuntas į skirtingus miestus, pavyzdžiui, vieną į Leipcigą, kitą į Dresdeną, galima tai sujungti. Tačiau tai užtrunka ilgiau, nes reikia važiuoti iš vienos vietos į kitą.

Jeigu viską suplanuojate šaltai, be emocijų, ir pasiklausysite patirties, biuro perkraustymas į Vokietiją nebus košmaras. Svarbiausia – nesusigundykite pigiausiais pasiūlymais, kurie pasirodo gera kaina, bet vėliau pasirodo, kad ten nėra nei draudimo, nei normalių vairuotojų. Geriau pasidarykite gerą inventorizaciją, užsirašykite visus numerius ir pasirūpinkite, kad vairuotojas turėtų kur pastatyti mašiną. Ir nepamirškite padėtiti vairuotojai gero kavos – dažnai tai padeda greičiau susitvarkyti su iškrovimu.