Biuro perkraustymas į Vokietiją – planavimas ir organizavimas

Biuro perkraustymas į Vokietiją – planavimas ir organizavimas yra ta dalis, kurios daugelis nemato, bet būtent ji lemia, ar viskas praeis ramiai. Galite turėti gerą automobilį, stiprius krovėjus ir gražų naują biurą Frankfurte, bet jei nėra plano, kas ką daro, kada išjungiami kompiuteriai ir kas priima krovinį, diena gali virsti bėgimu su dėžėmis. Per 20+ metų mačiau, kad planas dažnai sutaupo daugiau nei papildoma komanda.

Kodėl Biuro perkraustymas į Vokietiją – planavimas ir organizavimas prasideda nuo klausimų

Pirmas klausimas nėra „kiek kainuos?“, nors visi nori pradėti būtent taip. Pirmas klausimas: kas kraunama, iš kur, į kur, kada, kokiomis sąlygomis ir kas priima sprendimus. Jei į šiuos klausimus nėra atsakymų, kaina bus apytikslė, o terminas – rizikingas. Planavimas prasideda nuo informacijos, ne nuo pasiūlymo parašo.

Biuro perkraustymas į Vokietiją – planavimas ir organizavimas apima kelis lygius: dokumentus, žmones, baldus, IT, dokumentų archyvus, transportą, Vokietijos pastato sąlygas, grafikus, rizikas. Reikia žinoti, ar senasis biuras turi būti atlaisvintas iki konkrečios datos, ar naujasis biuras jau turi internetą, ar leidžiamas darbas savaitgalį.

Kai klientai sako, kad jie „turi viską galvoje“, aš paprastai prašau viską parašyti. Ne dėl formalumo. Todėl, kad galvoje viskas atrodo paprasčiau. Tiksliau, ne tik grafikas, bet ir rizikų valdymas. Rašytas planas leidžia matyti spragas.

Planas, kuris veikia realybėje

Geras planas nėra 40 puslapių dokumentas, kurio niekas neskaito. Geras planas yra paprastas, aiškus ir naudojamas. Jame turi būti datos, atsakingi asmenys, kontaktai, krovinio sąrašas, paslaugų apimtis, IT grafikas, Vokietijos adresas, pastato sąlygos, rizikos ir rezervai. Jei plano negalima naudoti perkraustymo dieną, jis yra tik popierius.

Dažnai darome etapinį planą. Pirmas etapas – inventorius ir pasiūlymas. Antras – pakavimo medžiagos ir darbuotojų instrukcijos. Trečias – IT išjungimas ir serverių paruošimas. Ketvirtas – krovimas Lietuvoje. Penktas – transportas. Šeštas – iškrovimas Vokietijoje. Septintas – montavimas ir patikrinimas. Aštuntas – problemų sprendimas po perkraustymo.

Buvo atvejis Vilnius – Essen. Klientas turėjo planą, bet jis buvo tik bendrame susirašinėjime. Perkraustymo dieną paaiškėjo, kad IT žmogus išvykęs, dokumentų atsakinga asmenė serga, o Vokietijoje administratorius nežinojo, kad atvažiuosime šeštadienį. Planas egzistavo, bet neveikė. Nuo tada aš prašau vieno pagrindinio dokumento, kur visi mato tą patį.

Kitas atvejis: Kaunas – Miunchenas. Ten planas buvo labai detalus, bet per daug sudėtingas. Kiekvienas skyrius turėjo savo spalvą, numerį, lentelę ir dar papildomą lentelę. Skambėjo puikiai, kol perkraustymo dieną žmonės pradėjo painioti kodus. Todėl planas turi būti detalus, bet ne per protingas.

Organizavimas: kas turi būti paskirta

Organizavimas reiškia, kad kiekvienas žino savo vaidmenį. Kliento projektų vadovas atsako už sprendimus. IT atsakingas – už kompiuterius, serverius, telefonus. Finansai ar administracija – už dokumentus. Vokietijoje – gavėjas arba pastato atstovas. Pervežėjas – už transportą, krovimą, komandą ir krovinio saugumą.

Jei šie vaidmenys nepaskirstyti, perkraustymo dieną visi klauso vienas kito. Tai ypač pavojinga tarptautiniame perkraustyme, nes laikas brangus. Vokietijoje laukimas dėl sprendimo gali kainuoti papildomai. Todėl atsakomybės turi būti aiškios prieš pradedant.

Susijęs skyrius: Biuro perkraustymas į Vokietiją su įmonių kainų pasiūlymais.

DUK apie Biuro perkraustymas į Vokietiją – planavimas ir organizavimas

Bendras planavimas

Nuo ko pradėti planuojant perkraustymą?

Pradėkite nuo tikslaus krovinio ir datos. Reikia žinoti, kiek baldų, dėžių, IT įrangos ir dokumentų keliaus į Vokietiją. Tada reikia patikrinti abu adresus: liftus, parkavimą, darbo laiką, kontaktus. Tik po to galima kalbėti apie kainą. Jei pradedate nuo kainos, ji gali būti netiksli.

Ar Biuro perkraustymas į Vokietiją – planavimas ir organizavimas turi būti rašytas?

Taip, turi. Net jei planas paprastas, jis turi būti užfiksuotas. Rašytas planas padeda išvengti situacijos, kai vienas žmogus sako vienaip, kitas kitaip. Tai ypač svarbu tarptautiniame perkraustyme, kur yra du miestai, kelios komandos ir daug kontaktų. Planas neturi būti sudėtingas, bet turi būti vienas.

Kas turėtų būti projektų vadovas?

Geriausia, kad tai būtų žmogus iš kliento pusės, kuris gali priimti sprendimus. Jis turi žinoti, kurie baldai vežami, kurie dokumentai svarbūs, kas atsakingas už IT. Jei projektų vadovas negali priimti sprendimų, jis tampa tik pasiuntiniu. O perkraustymo dieną reikia sprendimų, ne tik klausimų persiuntimo.

Kiek laiko reikia planui paruošti?

Mažam biurui – 2–4 savaites. Vidutiniam – 4–8 savaites. Dideliam biurui – 8–12 savaičių. Jei perkraustymas labai sudėtingas, reikia daugiau laiko. Planas negali būti geras, jei visi klausimai sprendžiami paskutinę dieną. Kuo daugiau nežinomųjų, tuo daugiau rizikos.

Ar galima planą keisti?

Taip, bet keitimai turi būti fiksuojami. Jei pasikeičia data, krovinio apimtis ar Vokietijos adresas, reikia atnaujinti planą ir pasiūlymą. Problemos prasideda tada, kai vieni dirba pagal seną planą, kiti pagal naują. Todėl visi pakeitimai turi būti siunčiami tiems patiems žmonėms.

Kokia dažniausia planavimo klaida?

Klientai kartais nežino ko nori iki paskutinės minutės. Vieną dieną norima vežti visus baldus, kitą – palikti dalį Lietuvoje. Tai normalu, bet planavimui sunku. Todėl reikia bent preliminaraus sprendimo. Jei sprendimai nuolat keičiasi, kaina ir terminai taip pat keisis.

Organizacija ir atsakomybės

Kodėl reikia vieno atsakingo asmens?

Nes be vieno atsakingo žmogaus sprendimai stringa. Krovėjai negali laukti, kol trys skyriai susitars, kur nešti spintą. Vairuotojas negali laukti, kol kas nors suras administratorių. Vienas atsakingas asmuo greitina procesą. Tai nereiškia, kad jis viską daro pats, bet jis koordinuoja.

Ar pervežėjas gali organizuoti viską už klientą?

Daug ką gali, bet ne viską. Pervežėjas gali organizuoti transportą, krovimą, pakavimą, montavimą, dokumentus. Bet jis negali žinoti, kuris darbuotojas kur sėdės, kurie dokumentai konfidencialūs ir kada IT gali išjungti serverius. Todėl kliento vidinė organizacija vis tiek būtina.

Ką daryti, jei atsakingas asmuo negali būti perkraustymo dieną?

Reikia paskirti pakaitinį asmenį su tais pačiais įgaliojimais. Be pakaitinio žmogaus procesas gali sustoti. Ypač jei pagrindinis asmuo serga, vėluoja ar negali atsakyti į telefoną. Tai atrodo paprasta, bet praktikoje tokios situacijos pasitaiko. Todėl rezervinis kontaktas yra būtinas.

Ar Biuro perkraustymas į Vokietiją – planavimas ir organizavimas apima darbuotojų komunikaciją?

Turėtų apimti bent pagrindinę komunikaciją. Darbuotojai turi žinoti datą, dėžių žymėjimą, asmeninių daiktų tvarką, kompiuterių paruošimą. Jei jie nieko nežino, perkraustymo dieną kyla klausimai. Paprasta instrukcija el. paštu dažnai sutaupo daug laiko.

Kas turi žinoti kontaktus?

Vairuotojas, krovimo vadovas, kliento atsakingas asmuo, Vokietijos gavėjas, pastato administratorius ir IT atsakingas. Kontaktai turi būti su telefonais, ne tik el. paštais. Perkraustymo dieną el. paštas gali būti per lėtas. Jei reikia greitai atidaryti vartus ar patvirtinti liftą, telefonas svarbesnis.

Ar reikia susirinkimo prieš perkraustymą?

Taip, ypač vidutiniam ir dideliam biurui. Susirinkimas gali būti trumpas, net nuotolinis. Svarbu aptarti datas, atsakomybes, IT, dokumentus, Vokietijos sąlygas. Po susirinkimo turi likti santrauka. Jei santraukos nėra, žmonės prisimins skirtingai. O skirtingi prisiminimai vėliau tampa ginčais.

Dokumentai, rizikos ir terminai

Kokie dokumentai reikalingi?

Reikia CMR, krovinio sąrašo, siuntėjo ir gavėjo duomenų, pasiūlymo arba sutarties, kartais draudimo dokumentų. Jei vežami konfidencialūs dokumentai ar speciali įranga, verta turėti papildomus perdavimo sąrašus. Popieriai atrodo nuobodūs, bet problemos metu jie labai gelbsti.

Ar reikia draudimo plano?

Rekomenduoju. Draudimas turėtų atitikti krovinio vertę. Jei vežami serveriai, brangūs baldai ar speciali įranga, standartinė atsakomybė gali neužtekti. Draudimas nėra garantija, kad nieko neatsitiks, bet jis sumažina finansinę riziką. Kaina dažniausiai skaičiuojama nuo deklaruotos vertės.

Kokios rizikos dažniausios?

Dažniausios rizikos: netikslus krovinio sąrašas, vėlavimas dėl eismo, lifto rezervacijos nebuvimas, IT nepasirengimas, dokumentų painiava, neteisingas dėžių žymėjimas. Dar viena rizika – naujas biuras Vokietijoje nėra paruoštas. Todėl planas turi numatyti, kas daroma, jei kažkas negerai.

Ar Biuro perkraustymas į Vokietiją – planavimas ir organizavimas turi numatyti rezervą?

Turėtų. Rezervas gali būti laiko, žmonių ar transporto. Jei viskas suplanuota minutę į minutę, bet kas gali sugriauti grafiką. Eismas, liftas, parkavimas, papildomos dėžės – viskas įmanoma. Rezervas kainuoja, bet dažnai pigiau nei panika.

Ką daryti, jei terminas labai trumpas?

Reikia sumažinti nežinomuosius. Greitai galima perkraustyti mažą biurą, jei viskas aišku. Dideliam biurui trumpas terminas reiškia didesnę komandą, didesnę kainą ir didesnę riziką. Jei terminas neįmanomas, geriau tai pasakyti iš anksto, nei pažadėti ir sugadinti visą procesą.

Ar planas turi apimti po perkraustymo darbus?

Taip. Po perkraustymo reikia patikrinti dėžes, baldus, IT, dokumentus, šiukšlių išvežimą, trūkstamas dalis. Kartais reikia palikti montuotojus kelioms valandoms. Jei planas baigiasi ties iškrovimu, klientui lieka daug darbo. Todėl pabaigos etapas irgi turi būti suplanuotas.

Išvada

Biuro perkraustymas į Vokietiją – planavimas ir organizavimas yra pagrindas, ant kurio laikosi visas procesas. Reikia aiškių atsakomybių, dokumentų, grafiko, rizikų ir rezervų. Geras planas nereiškia, kad nebus problemų, bet reiškia, kad problemos turės sprendimą. O tarptautiniame biuro perkraustyme tai yra didelis skirtumas.