Biuro perkraustymas į Vokietiją: pilnas užsakymo procesas ir pragmatiški patarimai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, o gal ir daugiau, galvojau, kas ten yra sunku pakrauti dėžę į sunkvežimį ir važiuoti. Bet realybė yra daug kompleksiškesnė, ypač kai kalbame apie įmonių reikalus. Biuro perkraustymas į Vokietiją – tai ne tik fizinis darbas, bet ir smegenų sportas, reikalaujantis tikslumo, nes vokiečiai mėgsta, kai viskas būna tvarkingai ir pagal planą. Jei praleisite mažiausią detalę, gali baigtis tuo, kad jūsų kompiuteriai stovės pasienio punkte dar porą dienų arba už kurio nors kampinio baro Miunchene, laukdami, kol išsiaiškinsite dokumentus. Čai nėra vienodų situacijų, bet yra taisyklių, kurios vos ne kaskart kartojasi, todėl verta apie jas susimąstyti iš anksto.

Ką reikia žinoti prieš pradedant

Kada tiksliai pradėti planuoti biuro perkraustymą į Vokietiją?

Nebuvau tobulas planuotojas, iš tiesų, dažnai viską padarau per paskutines savaites, bet patariu jums nedaryti taip pat. Idealus laikas yra mažiausiai mėnuo iki išvykimo, o jei turite labai daug technikos, tai dar ir ilgiau. Reikės susitvarkyti dokumentus, surasti vairuotojus ir suderinti laiką su naujuoju biuru Vokietijoje, kurie, pasakysiu, nėra labai lankstūs dėl išsikraustymo laikų, jei ten gyvena žmonės.

Ar tikrai reikia inventoriaus sąrašo?

Be abejo, taip, ir tai ne tuščias žodžiai. Be sąrašo, jūs neįveisite daiktų arba susidursite su dideliais rizikos. Vokiškai tai vadinasi "Papierkram" – be popieriaus tu negali nieko padaryti. Sąrašas turi būti pakankamai detalus, kad muitinės pareigūnas nedubliuotų kiekvienos dėžės, nes tai gali užtrukti amžinai. Tiesa, paskutinį kartą vienas klientas padarė sąrašą per naktį ir viskas passisekė, tai aš turiu abejonių dėl to kiek tai yra būtina 100%, bet geriau saugu.

Ką daryti su paslėpta technika?

Daugelis bando sutaupyti ir užregistruoti serverius kaip "buitinę techniką", vokiškai "gebrauchte Gegenstände". Negerai. Jei jūsų biuro perkraustymas į Vokietiją apima brangią įrangą, ją reikia deklaruoti kaip įmonės turtą, kitaip gali būti baudų. Vėliau tai sukelia problemų su PVM grąžinimu, o vokiečai moka labai griežtai dėl mokesčių.

Ar galima nuveži asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilnas chaosas, kai darbuotojai bandyti numesti savo senus drabužius į bendrą krovinį. Negalima maišyti asmeninių daiktų su įmonės turtu, nes muitinėje tai bus traktuojama kaip bandymas apvaisinti. Kiekvienas darbuotojas turi turėti savą deklaraciją, jei veža daugiau negu leidžiama be muito. Geriau juos prašyti nieko nevežti.

Ką daryti su jautriais dokumentais?

Turėkite omenyje, kad vairuotojais dažnai dirba žmonės, kurie tiesiog nuveža dėžes ir nežiūri, kas viduje, bet riskas visada egzistuoja. svarbus dokumentus, sutartis, banko duomenis geriau vežti su savimi mažame automobilyje arba naudoti užrakintas dėžes su seifu. Buvo atvejis, kai vienas vadybininkas padėjo sutartis viršuje, ir dėžė dingo dviem dienoms – nervai degė kaip kardanas.

Ar reikia specialių dėžių?

Standartinės kibires nelyg tinka, bet jei turite serverių spintų, geriau išsinuomoti specialias kabinetas. Negalima jų mesti ant grindų, nes varikliai gali nukristi. Naujosios patalpos Vokietijoje dažnai turi siaurus liftus, tai reikia matuoti viską iš anksto. Paskutinis dalykas, kurį norite, yra stovėti prie lifto durų su 3 metrų spinta.

Kainos ir logistika

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo tūrio metro kubiniais ir atstumo. Biuro perkraustymas į Vokietiją nebuvo pigus niekada, o degalai tik brsta. Taip pat įeina vairuotojo darbas, muitinės formalumai (jei reikia) ir draudimas. Neklauskite, kiek tiksliai, nes be matavimų aš tiesiog iš oro neduodu skaičių, to nepadarys niekas tikras.

Ar į kainą įeina pakavimas?

Paprastai ne, tai yra papildoma paslauga. Mes galime užpakuoti, bet tai kainuoja. Jei norite sutaupyti, pašaukite savo IT vadybininkus ir pačius tarnautojus, tačiau tada neatsakingiame, jei monitorius nukrito ant kojos. Buvo kad taip nutiko, o po to kaltino mus, kad dėžės buvo blogos (nors jos buvo tikros).

Kiek laiko trunka kelionė?

Iš Vilniaus iki Berlyno arba Miuncheno tai maždauga 12–16 valandų važiavimo, priklausomai nuo eismo. Jei vairuotojas vyksta pats, jis privalo padaryti pertrauką, tai prailgina laiką. Jei skubate, reikia dviejų vairuotojų, tada važiuoja be sustojimų (beveik). Tačiau įskaitant iškrovimą, tai viskas uzima daugiau negu planuojate.

Ar galima užsisakyti savaitgalį?

Galima, bet Vokietijoje, ypač gyvenamuosiuose rajonuose, yra griežti triukšmo normų draudimai "Ruhezeit". Negalima triukšminti sekmadienį. Jei biuras yra namų tipo pastate, gali tekti gauti leidimą iš namų savininkų, kad galima būtų iškrauti. Nenuviliuokit, tai dažnas nesklandumų šaltinis.

Kas yra "muitinės garantija"?

Nesijaudinkite, per EU (ES) tai dažniausiai nereikia, jei keliaujate tarp šalių narių, bet turiu omenyje situacijas, kai transportuojate techniką iš trečios šalies per Lietuvą į Vokietiją. Tada reikia TIR knygelės ar garantijos. Dabar daugiausia važiuojame su CMR, kuris veikia kaip draudimas ir kvitas.

O jei kaina pasikeičia kelionės metu?

Tai įvyksta retai, jei tik nenusprendžiate pridėti dežių paskutinę minutę arba jei vairuotojas užstrigs spūstyje ir reikės apmokėti viršvalandžius rašant. Aš stengiuosi nustatyti fiksuotą kainą, kad nebūtų nepageidaujamų staigmenų.

Ar galima apmokėti po atvykimo?

Daugeliu atvejų reikalaujame avanso, bent 30 proc., o likusią dalį – gavus prekes. Taip yra saugiau abiem pusėms. Buvo atvejų, kai klientai "dingdavo" po pristatymo arba pradėdavo ginčytis dėl braižymo ant grindų. Avansas užtikrina, kad užsakymas yra realus.

Specifiniai vokiški niuansai

Ar sunku gauti leidimus stovėjimui centre?

Labai sunku. Berlyno, Hamburgo ar Frankfurto centruose vietų nėra. Reikia kreiptis į "Verkehrsamt" gauti leidimą užimti vietą gatvėje. Tai reikalauja laiko, todėl biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti planuojamas su šiuo detaliu (mes padedame surašyti paraišką). Nenorėkite gauti baudos už nelegalų stovėjimą sunkvežimio – jos ten kosmiškos.

Kaip elgtis su "Pfand" sistema?

Tai ne tiesiogai susiję su perkraustymu, bet jei vežate butelius ar įrangą, kurioje yra kaupiamosios sistemos, tai tik smulkmena. svarbiau yra palei kelius rasti tinkamas aikšteles, kur galima užpilti vandenį, nes vairuotojams tai svarbu. Vokiški servisai yra brangūs.

Ar reikia vokiško kalbos žinojimo?

Nebūtina klientui, bet vairuotojui ar vadovui labai praverčia. Muitinėje policininkai kalba angliškai, bet jei įvykda nesklandumų, geriau kalbėti jų kalba. Esu matęs, kaip prastai suprantami anglų kalba kai kurie pareigūnai atokiuose rajonuose (prie pat Lenkijos sienos pavyzdžiui).

Kas daryti su "Gewerbeanmeldung"Registracija)?

Tai ne mūsų reikalas, bet reikia žinoti, kad atnaujindami adresą Vokietijoje, turite pateikti įrodymus, kad ten esate. Mūsų pateiktas CMR dokumentas gali padėti įrodyti, kad įranga tikrai buvo perkelta. Tai dažnai užmirštamas dalykas, kai vėliau bandote atidaryti banko sąskaitą.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje naktį?

Negerai. Vokietijoje vagysčių nedaug, bet jos yra, ypač didmiesčiuose prie " logistics" centrų. Jei vairuotojas pavargęs, jis privalo uždaryti sunkvežimį stovėjimo aikštelėje su apsauga. Nenorime, kad jūsų duomenų serveriai dingo naktį iš Vilniaus.

Ar yra kokia nors nelygybė regionuose?

Miunchene viskas brangiau ir griežčiau nei mažesniuose miestuose kaip Leipcigas arba Niurnbergas. Ten statybos ir remonto darbai daromi taip, kad net dulės nenukristų ant kitų aukštų. Ten biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti atliekamas ypatingai švariai, kitaip gausite skundą iš namų valdybos.

O jei avariniu atveju reikės mechanizmo?

Vokiečių techninė pagalba yra greita, bet brangi. Mes turime savo partnerių, kurie padeda su keltuvais, jei liftas neveikia. Neprašykite vairuotojo nešioti 200 kg spintos per laiptus – tai nelegalu ir pavojinga (jūs turėtumėt to nereikalauti).

Draudimas ir rizikos

Kokį draudimą pasirinkti?

Pagal konvenciją yra standartinis CMR draudimas, bet jis apmoka tik mažą sumą už kilogramą (apie 8–10 SDR). Jei vežate brangią įrangą, reikalingas "All risk" draudimas. Dažnai klientai sako "aš pasirūpinsiu", bet tada, kai kas nutinka, jie verkia prie mūsų biuro durų.

Kas nutinka, jei sužalojama įranga?

Reikia sukurti protokolą "Schadensprotokoll" vietoje. Negalima pasakyti "parašysiu vėliau", nes vokiečiai to nepriims. Turiame užfiksuoti visą įdrąskymą iškart prie vairuotojo. Paskutinis kartą vienas vadybininkas nepasirašė ir po to negalėjo gauti pinigų (jo kaltė).

Ar draudžia vairuotojo klaidas?

Taip, jei jis muša į stulpą arba numeta dėžę. Bet jei dėžė blogai supakuota (pavyzdžiui, viduje rutuliojasi monitorius), tai jūsų rizika. Aš tikrai noriu padėti, bet įrodymai svarbiau už norus.

Kas yra "valstybinis numeris"?

Kiekvienas sunkvežimis turi savo numerį, be jo neišvyksi. Jei būtumėt matęs, kaip vienas "verslininkas" bandė vežti dėžes su savo "Volkswagen" Vienareiu – tai buvo komedija ir tragedija vienu metu. Jis buvo sustabdytas po 50 km.

Kiek kartų nutiko avarijų?

Per 20 metų mažai, nes mūsų vairuotojai seni vilkai. Bet kelyje yra daug tuščiai važiuojančių vokiškų "mercedesų", kurie važiuoja kaip lenktynininkai. Reikia būti atsargiems.

Ar apžiūrėsite įrangą prieš pakrovimą?

Geriau taip. Jei monitoriaus ekranas jau sutrūkinėjęs, mes tai užrašome, kad mus kaltintų vėliau. Nors dažnai spėjame tik pamatyti dėžę, o viduryje kas nutinka – Dievas žino.

Ką daryti jei dingusios dėžės?

Tai situacija, kai nori nusižudyti. Patikrinkite skaičių iškart, kai vairuotojas atvyksta. Negalima leisti jam nuvažiuoti, kol visos dėžės nėra iškrautos ir suskaičiuotos. Buvo atvejis, kai viena dėžė su svarbiais dokumentais užsiliko sandėlyje Vilniuje (aš ją radau vėliau po savaitės po šiukšlių).

Pabaigos darbai

Kaip suorganizuoti iškrovą?

Geriau, jei kas nors iš jūsų komandos yra vietoje. Vairuotojas nežino, kur stovėtų "HR" skyrius, o kur "IT". Jis tiesiog išmes dėžes į kambarį. Turite būti vadovas.

Ar paimate šiukšles?

Galime išvežti stiklą ir pakuotės šiukšles, bet tai už papildomą mokestį. Nenorėkite mesti į vokišką konteinerį lietuviškų pakuočių be žymėjimo, gautumėt baudą.

Kaip elgtis su senais biuro baldais?

Jei juos išmetate, reikia susitarti su "Sperrmüll" išvežimu Vokietijoje. Ten labai griežtos taisyklės. Negerai palikti sofos prie gatvės, gausite baudą ir fotografiją iš miesto tarnybų (patirtis kalba).

Ar turite atlikti galutinį patikrinimą?

Žinoma, paskutinį dalyką – patikrinkite, ar vairuotojas nepaliko dulkių laiptinėje. Vokietijoje dažnai reikia padengti grindis kilimėliu, nebraižyti.

Ar galiu kreiptis dėl detalių vėliau?

Žinoma, mano telefonas visada įjungtas (gal tik naktį nieko neišgirsite). Nors po projekto visada norisi pailsėti.

O jei reikės perkelti dar vieną mažą dalyką vėliau?

Radome mažą spintą, kuri užmiršome? Galime susitarti dėl "part load" – tai įeina į kitą reisą, bus pigiau.

Kaip atrodo jūsų apžvalga?

Manau, viskas gerai, jei nebuvo avarijų. Sėkmės su naujuoju biuru, Vokietija – šalta, bet efektyvi šalis. Tik nepameiskit vairuotojo pinigų (juokauju). Sėkmės.

Visa šią istoriją galima susumavoti taip: šie procesai reikalauja kantrybės ir detalių. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra paprastas, jei bandomi visi dalykai daryti paskutine minute. Ruoškitės dokumentus, žinokite savo turtą ir bendraukite su logistika aktyviai. Tada viskas įvyks be didelių nervų, o jūsų įmonė galės dirbti jau naujoje vietoje be pertraukų.