Biuro perkraustymas į Vokietiją pilnas logistikos sprendimas: kaip išvengti nervų sugriožimo

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada nevyksta taip, kaip piešiamis PowerPoint’e. Ypač kai kalba eina apie tarptautinius maršrutus. Klientai visada mano, kad tiesiog užuot rašę į el. paštą, reikia padėti dėžes į sunkvežimį ir važiuoti, tačiau realybė yra daug sudėtingesnė. Biuro perkraustymas į Vokietiją pilnas logistikos sprendimas reiškia ne tik fizinį darbą, bet ir sudėtingą dokumentacijos valdymą, logistikos planavimą bei vokiško biurokratinio proto supratimą. Dažnai žmonės klysta dėl laiko, kurį skiria planavimui, manydami, kad viskas susitvarkys per savaitę. Nerealu. Turiu pasakyti, kad teisingai suorganizuotas persikėlimas yra pusė sėkmės, o kitą pusę sudaro patirtis ir gebėjimas greitai reaguoti į nepageidaujamas situacijas, kurių, pasiduodu, išvengti visiškai neįmanoma.

Pradinis chaosas ir planavimas (o jis būtinas)

Kada tiksliai reikia pradėti planuoti tokį perkraustymą?

Nebūkite naivūs, jei manote, kad pakanka dviejų savaičių. Idealus laikas yra mažiausiai mėnuo, o jei perkraustote didelę įmonę, tai geriau pradėti nuie dviejų. Turiu omenyje ne tik dėžių surinkimą, bet ir techninės įrangos išjungimą bei sutarimų su pastatų administracija Vokietijoje sudarymą. Vokiečiai mėgsta kada tvarka, todėl jei atvyksite be pranešimo, gali būti, kad net neįleis į aikštelę prie paties pastato.

Ar tikrai reikia inventorinio sąrašo, ar tai tik būdas uždirbti daugiau?

Sąžiningai sakant, tai ne būdas uždirbti, o būtinybė, kad neprarastumite galvos. Be gero inventoriaus biuro perkraustymas į Vokietiją pilnas logistikos sprendimas tampa loterija. Vieni klientai rašo „stalai“, kiti – „4 stalai, pilkos spalvos, 160x80 cm“. Kuo detaliau, tuo mažiau ginčų vėliau, jei kas nors nuklysta arba sulūžta kelyje. Be to, vokiečių draudikai be sąrašo neduos nieko.

Ar jūs atvykstate įvertinti tiesiogiai vietoje?

Būtina. Negaliu pasakyti kainos vien iš nuotraukų, nes dažnai nuotraukose neįmatysi, kad liftas per mažas arba koridorius labai siauras. Kartą atsitiko taip, kad klientas siuntė nuotraukas, važinėjome į Miuncheną, o ten pasirodė, kad sunkvežimiui nepavyktų net apsisukti kieme. Vietinis vertinimas išspręsia pusę problemų dar prieš pakrovimą.

Ką daryti su tais dalykais, kurių nebeiname pervežti?

Geriau juos išmesti dar Lietuvoje. Ne kartą matęs, kaip vežame senias sulūžusias kėdes ar dokumentus, kurių jau niekas nereikia. Tai tik švaisto laiko ir vietos. Jei norite sutaupyti, atsikratykite šiukšlių iš anksto, mums neapsimokėti už jūsų šiukšles Vokietijoje.

Kaip susitvarkyti su dokumentais?

Viskas turi būti vienoje vietoje. Turite pasirūpinti, kad svarbūs kontraktai keliautų su jumis asmeniškai, o ne su krovėjais. Yra rizika, kad dėžė gali dingti arba sudrėkti, o vėliau daryti išvadas be dokumentų yra košmaras.

Vokietijos specifika ir kelių nuotraukos

Ar reikia specialių leidimų važiavimui miestuose?

Taip, ir čia dažniausiai klystame. Vokietijoje yra daug žaliųjų zonų (Umweltzone), į kurias negali važiuoti sunkvežimiai be tam tikros klasės žaliosios kortelės. Priešingu atveju gausite didelį baudą, kurią teks mokėti klientui, nes mes įspėjame. Be to, daugelyje miestų reikia iš anksto gauti leidimą stovėjimui (Halteverbot), kitaip policija nuvežs automobilį.

Kiek laiko trunka kelionė į Berlyną ar Hamburgą?

Priklauso nuo eismo. Jei važiuojate ramia savaitės dieną, tai Berlynas pasiekiamas per 12–14 valandų, tačiau jei tenka stovėti eisėse prie Lenkijos arba Vokietijos viduje, tai gali užtrukti ir ilgiau. Nereikia planuoti posėdžio pirmąją valandą po atvykimo, nes sunkvežimis gali vėluoti.

Ar galima vežti pavojingus krovinius, pavyzdžiui, tuščias laistymo mašinas?

Tik su specialiomis leidimais ir žymėjimais. Vokietijos policija labai griežtai tikrina, ar krovinys atitinka deklaraciją. Jei radote senų dažų ar chemijos sandėlyje, geriau juos išmesti arba vežti atskirai, nes net ir tuščios talpos gali sukelti problemų.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai reali grėsmė. Biuro perkraustymas į Vokietiją pilnas logistikos sprendimas turi įtraukti ir gelbėjimo planą. Mes turime draudimą ir techninę pagalbą, tačiau tai užtrunka laiko. Vieną kartą mums viršų numušė padangą ties Hanoveriu, ir praradome pusę dienos. Klientas buvo nepatenkintas, bet mes padarėme viską, ką galėjome.

Ar tikrai reikia vokiškų numerių ant sunkvežimio?

Ne numerių, o įmonės pavadinimo ir adreso. Tai yra įstatymo reikalavimas, daugelis tai pamiršta, kai nuomoja mažesnes transporto priemones. Už tai taip pat gali bausti, nors ir mažiau, nei už kvapą.

Technika, baldai ir jautrūs daiktai

Kaip pervežti serverius ir labai brangią techniką?

Serverius reikia išjungti ir (jei įmanoma) išmontuoti iš spintų. Geriausia juos vežti specialiose dėžėse su putomis. Aš visada patariu klientams padaryti atsarginę kopiją (backup) prieš perkraustymą, nes nesu atsakingas už duomenų praradimą, jei serveris nukrenta. Technika yra jautri vibracijai.

Ar sugebate išmontuoti ir sumontuoti baldus?

Žinoma, tai įeina į mūsų paslaugų paketą. Vienintelis dalykas, kurį reikia pasakyti – jei baldai yra seni, senui tipo sujungimai gali lūžti. Mes nėra baldų meistrai, todėl jei kas nors sulūžta demontuojant, mes neįsipareigojame tai sutaisyti (nors dažniausiai pasistengiame).

Kaip elgtis su dideliais vitrinais arba stiklinėmis sienomis?

Tai pavojingiausia dalis. Reikia specialių kėdžių ir daug storos plėvelės. Vokiški biurai dažnai turi didelių atskirų kabinetų, kuriuose yra stiklo sienelės. Vieną kartą teko vežti vitriną, kuri buvo aukštesnė nei liftas, teko kviesti kraną – tai papildomi pinigai, apie kuriuos klientas negalėjo net pagalvoti.

Ar pervežiate augalus?

Taip, bet ne garantuojame, kad jie neišdžius. Sunkvežimio sandėlyje nėra langų, o vasarą ten gali būti labai karšta. Jei turite brangius augalus, geriau juos vežti atskirai mažesniu automobiliu arba patikėti darbuotojams, kurie važiuoja savo automobiliais.

Kas nutinka su pianinu?

Pianinai – tai atskira istorija. Jiems reikalingi ne tik stiprūs vyrai, bet ir specialios juostos bei ratukai. Jei pianas turi įstrižą grindinį, gali tekt išmontuoti grindis (tikrai buvo tokių atvejų). Neklauskite, kodėl tiek brangu, paklauskite, kodėl jis sveria 300 kilogramų.

Ar reikia išpakuoti dėžes iš karto?

Geriau taip. Jei paliksite dėžes koridoriuje, vokiečių priežiūros tarnyba gali pareikalauti jas išnešti, nes tai keliąkė. Mes siūlome išpakavimo paslaugą, tai greičiau ir tvarkingiau.

Ką daryti su seifais?

Seifai yra sunkūs. Kartais juos reikia ištuštinti, kartais išmontuoti dureles. Jei seifas yra prirakintas ir raktų nėra – tai problema. Turiu omenyje, kad nepervežime seifo su pinigais viduje (nors ir buvo tokių juokingų situacijų), o tiesiog fizinio svorio problema.

Kainos, sutartys ir nemalonumai

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo darbo valandų, nuvaziuoto atstumo ir krovinio tūrio. Vertinu vizualiai, tada paskaičiuju. Jei klientas sako, daiktų mažai, o juos užpildo du sunkvežimiai, tai kaina padidėja. Nenuokopiriuokite kainų iš interneto, kiekvienas atvejis individualus.

Ar reikia mokėti avansą?

Įprastai taip, maždaug 30 proc. Tai užtikrina, kad klientas neišnyks ir kad mes užsakysime transporto priemonę. Be avanso nepradedu didelių darbų, nes per tą laiką galiu prarasti kitus užsakymus.

Kas nutinka, jei klientas nėra pasiruošęs atvykus?

Tada laukiam. Ir laukimas mokamas. Jei mums reikia stovėti kieme valandą ar dvi, nes darbuotojai nepakrauna dėžių, tai bus įskaičiuota į sąskaitą. Manau, tai sąžininga, nes mano vairuotojų laikas nėra nemokamas.

Ar draudimas apima viską?

Draudimas apima tik tuos dalykus, kuriuos mums patikėjote pakrauti. Jei patys įsėdate į sunkvežimį ir nubroždinate monitorių, draudimas to nedengia. Be to, yra atsakomybės ribos, todėl labai brangius daiktus geriau drausti papildomai.

Ar galima apsikeisti valiutomis?

Mums galima mokėti eurais, tai nėra problema. Sąskaitą išrašome tiek Lietuvoje, tiek Vokietijoje (priklausomai nuo įmonės). Vokietijos klientams dažnai patogiau mokėti tiesiogiai į Vokietijos sąskaitą, kadangi jų buhalterija taip greičiau priima.

Kas daryti, jei po perkraustymo trūksta dalykų?

Vyksta inventoriaus tikrinimas. Jei trūksta, pradedame ieškoti. Kartais dėžė liko kitoje vietoje, kartai – nukrito pakelyje. Esu atsakingas už tai, ką praradau aš, bet ne už tai, ką jūs pamiršote padėti į dėžę.

Ar galiu pasitikiti savo darbuotojus vežti dalykus?

Galite, bet tada jie nebus draudžiami. Jei jūsų vadybininkas sudaužo kompiuterį įsėsdamas į savo asmeninį automobilį, tai jūsų problemos. Mūsų komanda yra apdrausta ir moka atsakomybę.

O dėl PVM?

Esant vežimams tarp ES šalių, PVM taikomas pagal atvirkštinį mokėjimo mechanizmą, jei ab šalys yra PVM mokėtojai. Viskas tvarkingai, jei pateikiate savo PVM kodą. Jei ne – tenka mokėti Vokietijos ar Lietuvos PVM, kas kelia galvos skausmą buhalterijai.

Finišas ir išvados

Kiek laiko trunka iškrauti viską į naująją vietą?

Įprastai diena, dvi – priklausomai nuo aukšto. Naujose patalpose reikia užtikrinti, kad liftas būtų rezervuotas. Kartais vokiečiai gali būti labai griežti dėl liftų naudojimo laiko, todėl reikia viską susitarti su "Hausmeister" iš anksto.

Ar sutvarkote buitinę techniką (kavos aparatus ir t.t.)?

Sujungti galime, bet jei reikia vamzdynų montuotojo, tai tai ne mūsų darbas. Kavos aparatai dažnai reikalauja techninio aptarnavimo po perkraustymo, kitaip garantija gali nebegalioti.

Kas atsitinka su pakuojimo medžiaga?

Viskas išvežame. Arba išmetame, arba pasiimame atgal, jei klientui reikia. Nėra jokio privalomo palikti dėžių kieme. Viską išvalome.

Ar pasirašote kokią nors aktą apie perdavimą?

Žinoma, be galutinio akto nebegaliu išvažiuoti. Jame užfiksuojame būklę, trūkstamus dalykus (jei tokių yra) ir laiką. Tai jūsų apsauga nuo mano, ir mano apsauga nuo jūsų.

Ar galite padėti su baldų išdėliojimu pagal planą?

Taip, tai mūsų darbas. Bet planas turi būti aiškus. Jei planas sako "stalas čia", o ten yra langas – ne dėsime stalas prie lango (nors kartais ir taip padarydavom, kad nebūtų kvailos situacijos).

Ką daryti, jei naujose patalpose nėra elektros?

Tuomet neįmanoma dirbti. Reikia generatoriaus arba laukti, kol jį įjungs. Vieną kartą teko dirbti žibintais, tai buvo labai lėta. Biuro perkraustymas į Vokietiją pilnas logistikos sprendimas turi numatyti ir tokius banalius dalykus kaip elektros ar vandens buvimas.

Ar pasiūlate sandėliavimą, jei dar nėra pasiruošęs biuras?

Taip, galime laikinai padėti dalykus į mūsų sandėlį Lietuvoje arba Vokietijoje. Tai kainuoja, bet kartais būna vienintelis išsigelbėjimas, kai nuomos sutartis baigiasi, o naujose patalpose dar daroma remontas.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais darbuotojų stalų stalčiuose?

Geriau pasakyti darbuotojams, kad jie patys pasiimtų daiktus arba sudėtų į pažymėtas dėžes. Nepervežiu atsakomybės už darbuotojo dantų šepetį ar nuotraukas šeimos.

Ar galima rūpintis tik transportu, o pakavimą daryti patys?

Žinoma. Bet tada kaltę, jei stiklas sulūžta, nesėkmingai supakuotame dėžėje, prisiimkite patys. Mums patogiau, kai mes viską padarome patys, tačiau suprantu, kad kai kam reikia sutaupyti.

O dėl šiukšlių išvežimo iš senojo biuro?

Jeigu tai nėra statybinės atliekos, galime susitvarkyti. Statybinių atliekų mes nevežame, tai reikalauja specialių leidimų, kurių mes neturime (ir nėra mūsų verslo dalis).

Ar reikia mokėti už vairuotojo nakvynę?

Jei kelionė trunka ilgiau nei leidžiama vairuotojo poilsio laikas, taip. Mums nebūtina jums mokėti už nakvynes viešbučiuose, jei tai neįeina į sutartį, tačiau paprastai tai įskaičiuojama į bendrą sąskaitą.

Ką daryti, jei klientas liepia vežti daugiau, negu telpa?

Nevežiu. Griežtai. Jei užkrausiu virš ribų, galiu baudą gauti Vokietijoje, o opos užsidėti nenusimato. Geriau padaryti dvi keliones.

Kaip apmokamas darbas užkliuvusiomis valandomis?

Standartiškai, pagal sutartį. Jei sako, kad darbas trunka 8 valandas, o truko 12, papildomos 4 valandos mokamos. Jei truko 6, tai... (geriau nekalbėti, sutaupote).

Ar galite duoti kontaktą vokiškai kalbančiam asmeniui?

Galiu duoti savo mobilųjį, bet aš kalbu angliškai ir rusiškai su vokišku akcentu (šiaip juokauju). Jei reikia sudėtingų dalykų aiškinimo vietine kalba, geriau pasirūpinkite vertėju.

Kadangi ši sritis yra dinamiška, taisyklės keičiasi, o kelyje visada pasitaiko naujų iššūkių, svarbiausia yra bendravimas. Jei klientas sako tiesą apie savo turimą turtą, o aš saku tiesą apie galimybes ir kainas, tada biuro perkraustymas į Vokietiją pilnas logistikos sprendimas tampa sklandžiu procesu. Nerašykite idealistinių planų, rašykite realius, ir viskas bus gerai. Ir atkreipkite dėmesį į tą dėžę su svarbiais dokumentais – ją pasilikite pas save.