Biuro perkraustymas į Vokietiją – patikimos paslaugos visiems

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada nevyksta taip, kaip planuojame PowerPoint’e. Viskas paprastai prasideda nuo chaoso, dėžių pilno salės ir panikos, kur dingso svarbiausios bylos. Kai kalbame apie biuro perkraustymas į Vokietiją, čia pridedama ir dar daugiau biurokratijos, vokiško tikslumo (kurio dažnai nebūna) bei kelių, kurie visada kas nors suardo. Ne, aš nebandau išgąsdinti, tiesiog noriu, kad žinotume, į ką įsijungiate. Čia ne tik baldų vežimas, tai visas organizatorinis procesas, kuris gali nulemti verslo stabdymą ar sėkmę naujoje vietoje. Gerai, kad bent pas mus kava padeda išgyventi tas dienas.

Pagrindai ir kainos (kas visiems rūpi)

Kiek tas malonys kainuoja?

Dūžta. Tiesiog dūžta, jei Klausiate tik tiek. Nežinau, kiek turite daiktų, ar tai mažas kontorinis kampelis Vilniuje, ar didelė erdvė Berlyne. Biuro perkraustymas į Vokietiją kainuoja nuo kelių šimtų eurų iki tūkstančių, priklausomai nuo tūrio metro kubais. Viskas apskaičiuojama individualiai – reikia matuoti, o ne spėlioti telefonu. Tačiau jei jums greitai reikia skaičiaus, tai už mažą firmą reikia numatyti apie 1500–3000 EUR, jei nieko neaišku.

Ar brangu biuro perkraustymas į Vokietiją lyginant su kitomis šalimis?

Lyginant su Švedija ar Norvegija, Vokietija yra pigesnė, tačiau brangesnė nei vežimas į Lenkiją. Didžiausią dalį sudaro degalai ir, žinoma, vairuotojų darbo užmokestis. Dar pridėkite vokiškus mokesčius už patekimą į miestus (pvz., vokiškas "Umweltplakette" ženklelis ant stiklo). Taip, biuro perkraustymas į Vokjetiją (noriu pasakyti Vokietiją) gali nustebinti papildomais išlaidomis, todėl visada klausiu apie išlaidas iš anksto.

Kaip sujungiama kaina?

Paprastai imamas bendras daiktų tūris (m3), atstumas ir papildomos paslaugos. Jei reikia išmontuoti lentynas ir vėl surinkti Frankfurte – tai už papildomą mokestį. Kartais klientai svarsto, kodėl pakuoti brangiau nei vežti. Atsakymas paprastas: pakuotojai dirba sunkų fizinį darbą, o vairuotojas tiesiog sėdi (nors jis taip pat pavargsta). Geriausia paprašyti išsamaus sąskaitos faktūros projektavimo.

Ar reikia mokėti iš karto?

Daugelis mūsų partnerių paprašo avanso, kad apsidengtų degalais ir užmokesčio vairuotojui, kai jis išvyksta. Paprastai tai 30–50 proc. Likutį sumokate gavę daiktus arba prieš išvežant iš sandėlio. Nebijokite prašyti garantijų, jei įmonė nieko neprašo iš karto – tai gali būti signalas, kad ji labai nauja arba... labai drąsi.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Jeigu viskas suplanuota gerai, tai pats biuro perkraustymas į Vokietiją užtrunka 1–3 dienas. Viskas priklauso nuo to, kur važiuojame: į Miuncheną nuvažiuosite ilgiau nei į Hamburgą. Be to, reikia skaičiuoti laiką išmontavimui ir pakuoti. Dar prisiminkite apie galimas eiles ribose (nors dažniausiai juos praleidžiate). Geriau planuoti 2 dienas atsargiai, nei vėluoti į susirinkimą.

Vokietijos niuansai ir dokumentai

Kokius dokumentus reikia turėsiu?

Būtinai reikia važiavimo leidimą (jei krovinių), CMR konvenciją ir, svarbiausia, inventoriaus sąrašą vokiškai arba angliškai. Be sąrašo jums gali neleisti praeiti muitinėje net jeigu esate ES viduje. Vokietai mėgsta tvarką, todėl biuro perkraustymas į Vokietiją be popierių yra tiesiog savikičiavimas. Dar reikia patvirtinimą, kad daiktai nėra pavogti.

Kas yra tas "Gutachten"?

Tai kažkas panašaus į vertinimo aktą, bet dažniausiai tai tik detalus inventoriaus sąrašas su būkle. Kai vežate brangią techniką ar serverius, vokiečiai gali reikalauti eksperto išvados (Gutachten), jog technika veikia. Niekada nežinai, ką iš jų gausi – kartai pakanka nuotraukų, o kartą reikia antspaudą. Viskas čia labai priklauso nuo kliento, kuris gauna siuntą.

Ar sunku gauti leidimą stovėti prie namo Vokietijoje?

O taip, tai didelė galvos skausmas. Vokietijoje negalima tiesiog sustoti ant šaligatvio, jei nėra specialus ženklas ("Ladezone"). Turite iš anksto gauti leidimą iš vietos savivaldybės arba policijos (Anwohnerparken). Biuro perkraustymas į Vokietiją be to gali baigtis 100 EUR bauda, o sunkvežimis gali būti nuvarytas. Tai papildomas stresas, kurį reikia nurungti prieš kelionę.

Ar kontroliuoja muitinė?

Nors esame Europos Sąjungoje, sienos pasienio kontrolė kartais tikrina, ar nevežate nelegalių migrantų ar kontrabandos. Įmonės turėtų turėti tvarkingus dokumentus kiekvienam darbuotojui. Taip pat, jei vežate alkoholį ar tabaką biuro reikmenims (kaip dovanas), tai gali būti apmokestinta. Bet dažniausiai klausia tik: "Ką vežate?".

Ar reikia vokiško vertimo?

Tikrai praverčia, jeigu dokumentai yra lietuviškai. Pareigūnai gali nebūti įsitikinę, kas rašoma jūsų "pavaldumo sąraše". Geriausiai turėti dvikalbį sąrašą. Taip, biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja šiek tiek kanceliarinio darbo, bet tai geriau nei stovėti pasienyje tris valandas.

Praktiniai dalykai ir daiktai

Ar pakuodate patys?

Mes galime pakuoti, o galime ir tik duoti dėžes. Kai kuria įmonės nori savo darbuotojus užimti pakuodamos, kad sutaupyti. Man asmeniškai atrodo keista, kad vadybininkas dedasi rankas į dėžes su popieriumi. Bet jei taip norite – mes atvežame medžiagas. Tiesą sakant, tai taupo biudžetą, bet prarandame laiką.

Ką daryti su kompiuteriais ir serveriais?

Tai pati jautriausia dalis. Viską išjunkite, užklokite ir pažymėkite. Negalima mesti monitorių į vieną krūvą su kėdėmis. Kartais reikia specialių dėžių su puta. Biuro perkraustymas į Vokietiją neapsieina be technikos apsaugos – sukrėtimo metu kietasis diskas gali nukristi. Geriau pasiduokite šią dalį profesionalams, vadovėliui.

Ar vežate seifus?

Taip, bet tai brangu. Seifai yra sunkūs, juos reikia kelti su specialiais kranais arba (žvaigždute) įrankiais. Jeigu seifas pritvirtintas prie sienos – reikia jį atitraukti. Prieš tai pasiklauskite savo statybininko, ar netrukdys betono konstrukcijai. Vieną kartą teko statyti sieną iš naujo po to, kai viena firma pernelyg "energingai" ištraukė seifą.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Spaudos mašinas, dažų ar degių skysčių neįleidžia be specialaus leidimo (ADR). Jeigu turite tokių, pasakykite iš anksto. Negalima tiesiog mesti pakuodėlių su biuro klijais į sunkvežimį be žymėjimo. Vokietijos eismo kontrolė už tai baudžia labai griežtai.

Ar galima sutalpinti viską į vieną mašiną?

Priklauso nuo jūsų biuro dydžio. Jei mažiau nei 15 m3, tai gali būti dalinis krovinys su kitais klientais. Jei daugiau – reikės atskiro sunkvežimio. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai vyksta pusiau tuštais mašinomis, jeigu klientas nenori sulaukti kelių dienų, kol mes surinksime kitą krovinią. Tai klausas pasirinkimo: greitis ar kaina.

Kas dėl baldų surinkimo?

Mus tai nebaugina. Turime savo įrankius. Vienintelė problema, jeigu Baldai yra "Ikea" tipo, kurie buvo surinkti prieš 10 metų ir nebelieka sriegių. Tada sugadiname vieną ar dvi dalis. Gaila, bet taip būna. Geriausia turėti originalius surinkimo instrukcijas arba brėžinius.

Kelionės ir vairuotojai

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Dėl taisyklių nebegaliu (draudimas), bet seniau buvo galima ir pagalvoti. Dabar tai draudžiama saugumo sumetimais. Be to, vairuotojui reikia poilsio po 4,5 valandos vairavimo. Jūs būtumyte nenuobodusi keleivis. Taip, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra ekskursija, tai darbas.

Kas jei pasikeičia planai?

Tai vyksta be sustojimo. Jeigu jūsų naujos patalpos nėra paruoštos laiku (kas nutinka dažnai), mes turime sandėlius Vokietijoje. Tai kainuoja, bet tai geriau nei stovėti gatvėje su 20 tonų kroviniu. Būkite tiesūs su mumis apie savo nukrypimus nuo grafiko. Labai gerai.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Ne visada. Dauguma kalba rusiškai, angliškai arba lietuviškai. Tačiau su policija ar pareigūnais susitvarkome – turiame kontaktinius telefonus atstovams Vokietijoje. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra tarptautinis procesas, todėl kalbos barjeras retai kada būna problema, jeigu viskas užrašyta popieriuose.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Ilgas kelionės metu kartais tenka sustoti. Mašinos turi signalizacijas, o kai kurios yra net su GPS sekimu. Gamyklose, kuriose vežame daiktus, saugumas yra aukštas. Bet gaila tiems, kurie paliko neapsaugotų daiktų atvirame priekabos balkone. Vokietijoje vagysčių nemažai, ypač didmiesčiuose.

Ką daryti, jei susidaužia kažkas kelyje?

Draudimas. Tikrinau. Jei pervežame ir sulaužome lentyną, mes atsilyginame. Bet jei jūsų vadybininkas mėtė dėžę be užsegimo ir iškrito monitorius – tai ne mūsų kaltė. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra bendras rūpestis. Visada darykite nuotraukas prieš ir po, jei jaučiate nerimą.

Galutinis etapas ir išvados

Ar padėsite supakuoti šiukšles?

Taip, galime išvežti ir statybines atliekas (tik ne chemines). Naujame biure visada lieka pakuotės ir plastikai. Už tai imamas atskiras mokestis, nes mes ne šiukšliavežiai. Bet dėl papildomos sumos sutvarkome tvarką, kad jūs galėtumėti dirbti iš karto.

Ar galite padėti padėti baldus į vietas?

Žinoma. Mes nebeduodam dėžių prie durų. Pakelsime stalą į vadovo kabinetą ir padėsime ten, kur jūs nurodysite. Vienintelis dalykas – turi aiškiai suprasti, kur kas turi stovėti, nes perkėlinėti stalą penkis kartus... nėra smagu nei mums, nei jums (galvojau sakyti "jums", bet ir mums taip pat).

Kaip susitarti dėl laiko?

Geriausia skambinti 2 savaites iki. Ne dieną prieš. Geruose firmose kalendorius užpildomas savaitėmis ir mėnesiais iš anksto. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra pikas pietums, tai reikia planuoti. Nedarykite to klaidos, kaip vienas klientas, kuris skambino sekmadienį, o norėjo važiuoti antradienį.

Ką daryti su grėžtuvu ir įrankiais?

Jei tai yra didelės siuvimo staklės ar pramoniniai įrankiai, reikia jų fiksuoti. Paprastus biuro krepšius galima įdėti į dėžes. O jei turite brangių menų kūrinių – pasirūpinkite specialia dėže. Kartais klientai bando slėpti vertingus daiktus tarp senų archyvų, bet tai pavojinga juos pačiams.

Kodėl reikėtų rinktis just už kitų?

Nes esame tiesūs. Nepažadėsime, kad "bus visai kas gražu", nes kraustymas – tai stresas. Mes tik pasakome, kad atvešime viską saugiai ir laiku. Turime patirties, todėl žinome, kur vokiečiai deda "radarus". Patikimumas čia svarbiau už pigias reklamas. Tiesiog pasitikėkite mūsų darbu.

Ar galiu padėti vairuotojui krauti?

Jeigu norite susižaloti – prašom. Draudimas neleidžia klientams liesti krovinių dėl atsakomybės. Geriau padarykite kavą ar parodykite, kur yra liftas. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra mūsų atsakomybė, o jūsų užduotis – vadovauti procesui, ne nešti dėžes.

Kas dėl "Gelt" bilietų (Eintrittsschein)?

Kai kurie miestai reikalauja mokesčio už įvažiavimą į miesto centrą sunkvežimiu. Paprastai tai moka klientas arba įskaičiuojama į sąskaitą. Pasiklauskite apie tai dar prieš pasirašant sutartį, kad nesišoktų nemalonus staigmena. Pavyzdžiui, į "Environmental zone" įvažiavimas be ženklo brangiai kainuoja.

Ar galite atvežti ir į Lietuvą atgal?

Žinoma, darome ir atgalinį biuro perkraustymas iš Vokietijos. Daug įmonių grįžta, kai rinka pasikeičia. Mes statom tai kaip užduotį "iš taško A į tašką B", nepaisant krypties. Kaina paprastai panaši, tik grįžtant kai kurios įmonės duoda nuolaidas, jeigu grąžinate dėžes (o mes jas tiesiog pasiimame).

Apibendrinant

Tiesiog nerašykite mums vidurnaktį, kad reikia išvykti rytoj. Biuro perkraustymas į Vokietiją – tai sudėtingas logistikos uždavinys, reikalaujantis kantrybės ir tvarkos. Jei viską suplanuosite protingai, persikelsite be didelio skausmo ir verslis nustos tik dienai ar dviem. O jei bandysite sutaupyti viską – gausite nulūžusias kojas ir pykčius vadybininkų akys. Sėkmės naujame mieste, ir visada laikykite rankoje savo daktaro (vadovo) telefoną, kai važiuoja mašina.