Biuro perkraustymas į Vokietiją – paprasta ir patikima paslauga

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus, ir, tikiuosi, mano patirtis gali padėti išvengti daugumos klaidų, kurias darau naujokai arba nebrangios „garažo“ firmos. Biuro perkraustymas į Vokietiją – tai ne tiesiog baldų užkrovimas į sunkvežimį ir važiavimas, o gana sudėtingas procesas, reikalaujantis tikslumo, nes vokiečiai mėgsta tvarką, o jei kas nors nepaeis pagal planą, ten gali būti didelių rūpesčių. Dažnai klientai pagalvoja, kad tai tiesiog „perveži daiktų iš A į B“, tačiau realybėje susiduriame su muitinės (nors ir ES viduje, bet reikalavimai gali būti kebli), vietinėmis taisyklėmis, prieigos leidimais ir, žinoma, pačia logistika, kai reikia viską sudėlioti taip, kad verslas nestotų. Štai kaip tai atrodo iš mano, vairuotojo ir ekspeditoriaus, pusės, be jokių gražiųjų frazių.

Kainos, laikas ir biudžeto planavimas

Kiek iš tikrųjų kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Čia visada yra klausimas, į kurį atsakyti tiesiogiai sunku, nes viskas priklauso nuo tūrio, tačiau stengiuosi nurodyti realius skaičius. Jei kalbame apie mažą biurą (2-3 kambarius), tai kaina svyruoja nuo 1200 iki 2000 eurų, priklausomai nuo to, ar reikia išmontuoti baldus, ar ne. Dideliems projektams, kai reikia kelių sunkvežimių, suma lipa į tūkstančius, bet čia jau individualu. Verta prisiminti, kad degalai Vokietijoje brangesni, tad į kainą įeina ir nuvažiavimas atgal tuščiais.

Ar galima gauti tikslų įkainį iš karto?

Taip, jei turite tikslų daiktų sąrašą, bet dažniausiai klientai sako „turime keletą spintų ir stalų“, o kai atvykstame, pasirodo, kad dar yra sandėlys pilnas dėžių, apie kurias niekas nesakė. Todėl aš visada įkainiu atlieku stebėjimu (arba vizitu vietoje), kad nereikėtų vėliau ginčytis dėl padidėjusios sumos. Geriau praleisti valandą matuojant, nei gauti nemalonų skambutį keliasdešimt kilometrų toliau.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Įprastai patys veiksmai (pakavimas, krovimas, važiavimas, iškrovimas) užtrunka 1-3 dienas, priklausomai nuo atstumo – iki Berlyno ar Miuncheno skirtingai. Tačiau reikia numatyti laiko ir dokumentų tvarkymui, o jei tenka laukti išleidimo leidimo (Gutachten), gali užtrukti ir ilgiau. Vieną kartą teko laukti dieną, nes vokiečių darbuotojai tiesiog išėjo priešpiet, o mums liko stovėti kieme.

Ar galima sutaupyti renkantis pigesnę transporto firmą?

Galima, bet rizikuojate gauti vairuotoją be patirties arba be draudimo. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja, kad vairuotojas mokėtų bent minimaliai vokiškai arba suprastų instrukcijas, nes ne visur galima susikalbėti angliškai, ypač provincijoje. Pigių firmų vairuotojai dažnai neprisiregistruoja vietinėse savivaldybėse dėl iškrovimosi leidimų, ir tada gausite baudą, kurią teks mokėti jums.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Nuoma keltuvų (jei biure nėra lifto), pakavimo medžiagos (dėžės, burbuliukai), darbo rankos (krovėjai), bei galimybė patekti į miesto centrą (Umweltzone). Dažnai klientai pamiršta apie „Umweltplakette“ – ekologinę kortelę, be kurios negaliva važiuoti į daugelį Vokietijos miestų centrų. Jei jos nėra, gausite baudą, o mums teks važiuoti apipelkiaut.

Ar reikia mokėti už laukimą vietosje?

Taip, jei jūsų darbuotojai vėluoja su raktų perdavimu arba patalpose nėra paruoštos iškrovimui. Mano kompanija turi laukimo tarifą, pradedant skaičiuoti nuo pirmosios valandos, nes vairuotojo laikas – tai pinigai. Geriausia, jei vienas žmogus vietoje laukia ir vadovauja procesui, kad mums nereikėtų stovėti.

Baldų ir technikos paruošimas bei tvarkymas

Ar reikia išmontuoti visus biuro baldus?

Ne visus, bet didžiąją dalį – taip, ypač didelius konferencijinius stalus ar sekcijas. Vokiečių pastatai dažnai turi siaurus koridorius arba senus liftus, į kuriuos neįeina neišmontuotas stalas. Vieną kartą teko išmontuoti net didelę direktoriaus spintą, nes ji tiesiog nepraeidavo pro duris, nors klientas tvirtino, kad „jis ten įėjo“ (tikriausiai prieš 20 metų, ką ją įvežė).

Kaip elgtis su kompiuteriais ir jautria technika?

Viskas turi būti pakluota į originalią arba stiprią transportavimo dėžę. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai apima ir serverių perkėlimą, čia reikalingas ypatingas dėmesys. Aš visada patariu pažymėti kabelius nuotraukomis, kad vietinis IT specialistas greičiau viską pajungtų, kitaip mums gali tekti laukti, kol jie sužinos, kur kas buvo prijungta.

Ar jūsų komanda atsineša pakavimo medžiagas?

Taip, atsivežame viską: nuo mažų dėžių dokumentams iki specialių dangčių baldams. Kaina paprastai įskaičiuojama į bendrą sąskaitą, tačiau jei turite savo dėžių, galime jas panaudoti – taip šiek tiek sutaupysite. Svarbiausia, kad dėžės būtų tvirtos, nes kelias turi būti šiurkštus.

Kaip saugūs yra mano duomenys?

Mes neatsakome už duomenų saugumą techninėje prasmėje (nes mes ne IT specialistai), bet už fizinę saugumą – taip. Visus dokumentus rekomenduoju užrakinti spintoje arba pergabenti atskirai, mažame krovininiame automobilyje, kad jie neišsibarstytų. Vienas klientas buvo palikęs atvirą dėžę su sutartimis, ir, žinoma, vėjas viską išbarstė iškrovimo metu.

Ar galima pergabenti seifą?

Taip, bet reikia žinoti jo svorį ir matmenis. Jei seifas sunkesnis nei 300 kg, reikės specialių keltuvų arba papildomų žmonių. Beje, jei seifas yra kodinis arba biometrinis, prašome išjungti kodą arba palikti atvirą, nes jei bateriją išsikrauna pervežimo metu, jo nebeatsiversime (kažkas tai pamiršo prieš metus Hamburge).

Kas dėl augalų ir kitų „gyvų“ daiktų?

Augalus galima vežti, bet reikia tikrinti, ar nėra kenkėjų – Vokietijos fitosanitarinė kontrolė gali būti griežta, nors retai kada stabdo biuro perkraustymą dėl vieno fikuso. Tačiau žiūrėkite, kad jie neužšaltų žiemą – sunkvežimio krove yra nešildomas (nebent tai specialus automobilis).

Dokumentai, muitinė ir teisiniai niuansai

Ar reikia muitinės deklaracijos vykstant į Vokietiją?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES narės, formalios muitinės procedūros nėra, tačiau gali būti prekių apskaitos kontrolės. Jei vežate naują įrangą, kuri nėra įtraukta į inventoriaus sąrašą, gali kilti klausimų apie PVM mokėjimą arba kilmę. Visada turiu su savimi kelią kvitą (CMR) ir sąrašą, kad nekiltų nesusipratimų.

Kokius dokumentus turiu paruošti?

Reikalingas turtinės atsakomybės draudimas (jei norite apsaugoti brangius daiktus), inventoriaus sąrašas su apytikslėmis vertėmis ir asmens dokumentai atstovui, kuris priims prekes Vokietijoje. Be to, jei įmonė perka arba parduoda turtą, gali reikėti sutarties kopijos (nors tai retai, bet kartais prašo).

Ar reikia išduoti jokių specialių įgaliojimų?

Jei prekes priima ne tas žmogus, kuris pasirašė sutartį su mumis, o, tarkime, biuro administratorius, tuomet reikia notarinio arba paprasto raštiško įgaliojimo. Vokiškai tai vadinama „Vollmacht“. Be jo, vairuotojas gali atsisakyti išduoti krovinių, kadangi nebus įrodymų, kad jis perduoda juos teisėtam asmeniui.

Kas nutinka, jei prarasiu arba sugadinsiu dokumentus kelionės metu?

Tai būtų didelė bėda, beje. CMR kvitas yra pagrindinis dokumentas. Jei jį prarandame, turiu rašyti paaiškinimą policijai ir siuntėjui/gavėjui, kas labai prailgina procesą. Todėl visada daryju nuotraukas visiems dokumentams prieš išvykstant iš sandėlio.

Ar yra kokių nors apribojų dėl pavojingų medžiagų?

Biuruose dažnai būna valymo priemonių ar spausdintuvų kasečių. Tai nėra sunkios kategorijos, bet reikia jas uždaryti į hermetiškus indus, kad neišsilietų. Degalus arba aerozolius vežti draudžiama arba labai ribotai, todėl geriau juos išmesti arba pergabenti atskirai.

Ar teko susidurti su fraze „Gutachten“?

Taip, tai yra ekspertinė išvada, kai reikia įrodyti, kad krovinys atitinka tam tikrus standartus (pavyzdžiui, jei statote ant grindų, kurios negali laikyti didelio svorio). Kartais reikia parodyti, kad sunkvežimis su pilnu kroviniu neperžengins leistinos ašies apkrovos (nežinau, ar visada tiksliai žinojau, kaip tai skaičiuoja vokiečiai, bet mūsų technikai viską patikrina).

Logistika, prieiga ir vietinės specifikos

Kaip sprendžiate parkavimo problemas miestuose?

Tai viena didžiausių problemų, ypač Berlyne arba Frankfurte centre. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja išankstinio planavimo – mes paprašome kliento gauti specialų leidimą stovėjimui („Halteverbot“ arba „Anwohnerparken“). Jei to nepadarysite, automobilį gali nuvaryti, o tada teks mokėti baudą ir patalpinimo mokestį.

Ar sunkvežimis gali važiuoti į bet kurį kiemą?

Ne visada. Vokietijoje daug senų namų su žemais arkadais arba privažiavimais, kuriuose yra ženklai „Durchfahrt verboten“. Prieš išvykdami aš visada prašau nufotografuoti privažiavimą ir išmatuoti aukštį bei plotį, kad nereikėtų grįžti atgal (kaip tai buvo vieną kartą Štutgarte).

Ką daryti, jei nėra lifto arba jis per mažas?

Tada vežame liftus patys – t. y. keltuvus su hidraulika. Tai papildomai kainuoja, bet yra būtina, jei biuras yra 4 aukšte be lifto. Krovėjai neš daiktus rankomis tik tada, jei tai labai maži daiktai, nes sveikata brangesnė už kliento pinigus (nors kai kas to nesupranta).

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Dauguma mano vairuotojų moka pagrindinius žodžius („Links“, „Rechts“, „Stopp“), tačiau sudėtingesniems dalykams reikia vertėjo arba angliškai kalbančio kontakto. Jei reikia derėtis su vietininku arba sargu, geriau, kad vietoje būtų kas nors iš jūsų komandos, kuris moka kalbą.

Kaip elgiamės su šiukšlėmis (pakavimo medžiagomis)?

Paprasčiausiai jas susirenkame ir vežame su savimi atgal į Lietuvą arba išmetame į artimiausią šiukšliadėžę Vokietijoje (jei leidžia). Negalima tiesiog palikti dėžių kieme, nes tai bus laikoma šiukšlių mėtymu, o baudos ten didelės.

Ar galima pristatyti prekes vakare arba savaitgalį?

Galima, tai vadinama „Nacht- oder Wochenendzuschlag“. Vokietijoje darbuotojų apsauga yra griežta, todėl vairuotojų darbo laikas ribojamas, o už darbą ne darbo laiku reikia mokėti daugiau. Jei tai būtina, praneškite iš anksto, nes paskutinę minutę to neįvykdysime.

Problemos, draudimas ir nepageidaujami nenumatytumai

Kas nutinka, jei padaroma žala turtui?

Mes turime atsakomybės draudimą (CMR draudimas), kuris dengia žalą iki tam tikros sumos (paprastai 1,2 mln. SDR vienai siuntai, tačiau svarbu nurodyti tikrąją vertę sąraše). Jei laužiate stiklinę lentą, kurios vertė 5000 eurų, o sąraše parašėte „lenta – 50 eurų“, tiek ir gausite (tai labai dažnai nutinka, žmonės tingia rašyti tikras vertes).

Ar draudžiate įrangą nuo pavojų?

Standartinis draudimas nedengia „visko“, pavyzdžiui, jei dėl jūsų kaltės nebuvo užrakinta dėžė ir iškrito kompiuteris, draudimo kompanija gali atsisakyti mokėti. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti planuojamas atsakingai – užrakinkite viskas, kas turi raktus.

Ką daryti, jei vairuotojas susirgo arba sugedo automobilis?

Turiu atsarginius vairuotojus bei techninę pagalbą partnerių Vokietijoje. Jei kas nutinka, stengiuosi organizuoti pakaitinį automobilį per kelias valandas, tačiau kartais tai užtrunka ilgiau. Vieną kartą teko laukti 12 valandų, kol pakeitė padangą autostradoje (o ne, tai ne buvo mūsų klaida, o kelio būklės).

Ar buvote atvejų, kai klientas atsisakė priimti prekes?

Buvo, ir tai buvo siaubas. Vienas klientas Vokietijoje negavo leidimo iš savininko įsikurti biure (nuomininkas nesiderėjo su savininku), ir mums teko važiuoti su krovininiu atgal į Lietuvą. Tokiu atveju klientas turi sumokėti už vežimą į abi puses, nes mes atlikome savo darbą.

Kaip elgiamės su skundai?

Klausome ir tiriam. Jei mes kalti – taisome arba atsilyginame. Jei ne – aiškiname. Vieną kartą klientas skundėsi, kad viena dėžė sužalota, tačiau paaiškėjo, kad ji buvo tokia pažeista dar prieš užkraunant (mes tai užfiksavome vaizdo įraše). Todėl visada rekomenduoju daryti nuotraukas prieš ir po.

Ar reikia kažką pasirašyti po pristatymo?

Taip, vairuotojas duoda CMR kvitą pasirašyti, kad prekos buvo priimtos. Patikrinkite jas prieš pasirašant! Jei pastebite, kad dėžė sutrūkinėjusi, parašykite tai ant kvito („mit Vorbehalt“), kitaip vėliau neįrodysite, kad tai nutiko kelionės metu.

Ar verta rūpintis apsauga nuo vagysčių?

Sunkvežimiai turi signalizacijas, tačiau jei paliksite brangų krovinį neapsaugotame kieme per naktį, rizikuojate. Geriausia, jei krovinys iškraunamas iš karto po atvykimo. Jei reikia laikyti jį automobilyje, raskite saugią stovėjimo vietą (straitinė aikštelė).

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją gali būti be rūpesčių, jei viską suplanuojate iš anksto ir pasitikit su patikima komanda. Niekada nežinokite, kas gali nutikti kelyje – nuo padangos protrūkio iki užstrigęs sargo, bet su patirtimi viską įmanoma įveikti. Svarbiausia – būkite sąžiningi dėl savo turto kiekio ir reikalavimų, tada ir aš galėsiu padaryti savo darbą gerai. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje, ir tikimės, kad susitiksime tik džiaugsmingomis progomis.