Biuro perkraustymas į Vokietiją – logistikos rodikliai ir kaina

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, ir galiu pasakyti vieną: biuro perkraustymas į Vokietiją – logistikos rodikliai ir kaina visada sukelia daugiau galvos skausmo nei atrodo iš pradžių. Klientai visada mano, kad tai tiesiog "pakuoti dėžes ir vežti", tačiau realybėje tai yra sudėtingas mechanizmas, kurį sudaro tūkstančiai mažų detalių. Vieniems svarbiausia yra kaina, kitiems – laikas, o trečiams tiesiog reikia, kad jų brangūs serveriai neišsirinktų kelyje. Be gero plano ir supratimo, kas vyksta užkulisiuose, biuro perkraustymas gali tapti tikru košmaru. Čia ne tik apie sunkvežimius, bet ir apie tai, kaip suvaldyti chaosą, kai įmonė persikėlia į kitą šalį. Būtina suprasti pagrindinius logistikos rodiklius, kad kainos ir terminai nebegąsdintų. Tad, jei ruošiatės judėti, geriau pasiruoškite ne tik dėžėms, bet ir kantrybei.

Kainos formavimas ir biudžeto planavimas

Kiek iš tikrųjų kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Tai paprasčiausias, bet ir sunkiausiai atsakomas klausimas. Biuro perkraustymas į Vokietiją – logistikos rodikliai ir kaina susideda ne tik iš to, kiek kuras kainuoja degalinėje. Viskas prasideda nuo tūrio, t. y., kiek tūrio jūsų baldai užima krovelyje. Jei turite daug stiklinių vitrinų ar specialios įrangos, kaina šoktels aukštyn, nes reikės papildomų medžiagų (pakavimo). Taip pat atsižvelgiame į atstumą – ar važiuojame į Miuncheną, ar į kažkoksą miestelį prie sienos su Lenkija. Beje, Vokietijoje kelių mokesčiai (mautai) yra ganie dideli, tai irgi įeina į galutinę sumą. Paprastai, jei kalbame apie nedidelį biurą 10-15 darbuotojų, kaina gali svyruoti nuo kelių tūkstančių eurų, bet viskas labai individualu.

Kas labiausiai padidina galutinę sąskaitą?

Dažniausiai klientai nustemba, kai sužino, kad ne daiktai, o sudėtingė brangiausia. Pavyzdžiui, jeigu jūsų buveinėje nėra keltuvo arba jei sunkvežimiui negalima privažiuoti tiesiai prie durų (kas Vokietijos senamiestyse dažnas reiškinys), reikės samdyti apkrovos techniką vietos. Taip pat, jei reikia išmontuoti ir vėl surinkti sudėtingus baldus, tai darbas vadybininkams, kuris taip pat kainuoja. Kartais būna taip, kad klientas pasako "viskas paprasta", o atvyksta, o ten – stogas, kurį reikia nuimti, arba per siauros laiptinės. Tokios netikėtumo situacijos ir verčia kelti kainą tiesiog vietoje.

Ar galima gauti tikslų įkainį be matavimo?

Galima, bet tikrai nerekomenduočiau. Kartais atsiunčiate sąrašą daiktų "kėdės 10 vnt., stalai 5 vnt.", bet realiai tos kėdės gali būti prabangios odinės, kurias reikia specialiai supakuoti, o stalai – milžiniški konferencijų stalai. Be vizualaus matavimo arba labai detalios inventoriaus knygos su nuotraukomis, biuro perkraustymas į Vokietiją – logistikos rodikliai ir kaina lieka tam tikra laisve. Mes visada stengiamės ateiti patikrinti, kad nenukryptume nuo realybės, nes jei pataisysime, bus vėlu. Geriau praleisti valandą dabar, nei pyktis vėliau dėl padidėjusios sąskaitos.

Kuo skiriasi kaina kelioms dienoms ir vienai dienai?

Jei norite, kad viskas įvyktų per vieną dieną, reikės daugiau žmonių ir galbūt didesnio transporto. Tai logiška – greitis kainuoja. Jei galime leisti sau vežti dvi dienas, galime planuoti maršrutą ekonomiškiau, sujungti su kitais krovinais (tai vadinama "daliniu krovininiu" reisu). Tačiau biuro perkraustymas į Vokietiją – logistikos rodikliai ir kaina taip pat priklauso nuo to, kada reikia iškrauti. Vokietijoje yra griežti darbo laiko apribojimai (naktinis poilsis, sekmadieniai), todėl jei norite įvežti daiktus šeštadienį arba sekmadienį, teks mokėti už "papildomų paslaugų" įtraukimą, nes vairuotojams tenka mokėti papildomai.

Ar kainuoja daugiau vežti į rytus ar į vakarus Vokietijos?

Šiaurė ar Pietės? Žiūrėkime, čia ne taip svarbu šalis, kiek kryptis. Jei važiuojame į Berlyną ar Hamburgą, kaina gali būti mažesnė, nes ten yra dideli hubai, į kuriuos važiuoja daug transporto. Jei reikia važiuoti gilyn į Bavarijos kaimus ar miškingus rajonus prie Reino, kur nėra greitųjų kelių, kils kuro ir laiko sąnaudos. Taip pat, jei tenka važiuoti per Alpių perėjas (kas retai, bet kartais būna vežant į pietus), tai irgi brangu. Vokietija yra didelė, todėl geografija čia svarbi tiek pat, kiek ir Lietuvoje.

Ar verta rinktis brangesnę firminę transporto priemonę?

Kartais taip, kartais ne. Jei turite labai jautrios įrangos, brangesnė, su pneumine pakaba mašina apsimoka, nes ji mažiau gąsdina daiktus kelio duobėse. Bet jei tai tik paprasti stalai ir kėdės, kodėl mokėti už prabangą? Biuro perkraustymas į Vokietiją – logistikos rodikliai ir kaina turi būti derinami protingai. Nereikia mokėti už "Mercedesą", jei "Volkswagenas" (tikiuosi, parašiau teisingai) atliks darbą taip pat gerai. Svarbiausia, kad mašina būtų techninėje būklėje, o ne ženklas kabinkelyje.

Ką daryti, jei biudžetas yra labai ribotas?

Tada reikia eiti į kompromisus. Galite patys supakuoti nebrangius daiktus ( dokumentus, asmenines daiktytes), palikti mums tik sunkius baldus. Taip pat galima derėtis dėl datų – jei mums tinka jūsų data, o mes turime tuščią mašiną grįžtant iš Vokietijos, gali pasiūlyti geresnį ratą. ( nors pats jau nebesimenu, kiek kartų tokiu būdu pavyko padėti klientams, bet būna). Taip pat reikia atsisakyti nereikalingų dalykų – neneškite senų, suplyšusių sofų, juos pigiau nusipirkti naujus Miunchene nei vežti per visą Europą.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Tiesioginių "paslėptų" mokesčių mums nėra, tačiau yra tokių, apie kuriuos klientai dažnai užmiršta. Pavyzdžiui, mokestis už užstatą jei reikia naudotis liftu su specialia apsauga, arba mokestis už vietą gatvėje, jei reikia užimti eismo juostą iškrovai. Vokietijoje vietinė valdžia (Ordnungsamt) labai greitiai užrašo baudas, jei mašina stovi ne ten kur reikia. Tas mokestis ateina klientui. Taigi, biuro perkraustymas į Vokietiją – logistikos rodikliai ir kaina apima ir tokius smulkius, bet nemalonius niuansus.

Ar nuoma dėžių įeina į kainą?

Paprastai ne, arba įeina tik dalis. Profesionalios perkraustymo dėžės (ypač didelės, ratuotos) brangios, todėl jas dažniausiai nuomojame atskirai. Jei jums reikia 50-100 dėžių, tai gali sukelti papildomą išlaidą, bet jos vertos, nes daiktai nelūžta. Galite naudoti ir savo senas "prekybos centrų" dėžes, bet tikrai nerekomenduočiau tų, kurios jau antrą kartą krenta išilgai – tokios tiesiog sugrūsta po svoriu.

Pasiruošimas ir organizaciniai niuansai

Kiek laiko iš anksto reikia pradėti planuoti?

Idealiai – mėnesį ar du, ypač jei planuojate biuro perkraustymas į Vokietiją – logistikos rodikliai ir kaina priklauso ir nuo sezono. Pavasarį ir rudenį visi veža, todėl gali būti sunku gauti gerą vairuotoją ar laisvą datą. Jei skubate, gali tekti mokėti "skubos mokestį". Be to, reikia laiko surašyti inventorių, susitarti dėl išjungimo interneto, elektros ir t.t. Per savaitę viską paprastai susitvarkyti įmanoma tik tada, kai biuras labai mažas, pvz., vieno asmens kambarys.

Kaip surašyti inventorių, kad nebūtų painiavos?

Gerai klausimas. Geriausia naudoti sistemą "kambarys po kambario". Nerašykite tiesiog "knygos", rašykite "3 dėžės knygų iš skyriaus vadovo". Pažymėkite dėžę numeriu ir užlipdykite ją iš visų pusių. Tada, kai atvyksime į Vokietiją, nebešoksime, kur dėti dėžę su vadovo asmeniniais daiktais. Buvo atvejis, kai klientas viską pažymėjo "biuro reikmenys", o viduje buvo ir kavinės aparatai, ir augalai – tai buvo nemažas siurprizas iškrovos metu.

Ar reikia išjungti visus kompiuterius pats?

Taip, būtinai. Negerai, kai vadybininkas turi atsiprašyti vairuotojui, kad jis nežino, kaip išjungti seną serverį, kuris suka garsą kaip sraigtasparnis. Visus techninius prietaisus reikia išjungti, ištraukti laidalus (nusifotografuoti, kur kas įjungta). Jei ne, riskuojate, kad įrengimas atvykus į vietą užtruks valandas. Pats nepamenu, kiek kartų teko žiūrėti į spalvotas gniūžtes laido gale ir spekuliuoti, kuris įeina į monitorių.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Geriausiai juos vežti su savimi, o ne duoti mums. Žinoma, mes esame pasitikėjimo verti, bet biuro perkraustymas į Vokietiją – logistikos rodikliai ir kaina nenumato dokumentų saugumo garantijų tiek, kiek norėtų teisininkai. Jei visgi reikia vežti krovele, užrakinkite dėžes su koda, o kodą pasilikite sau. Ir nepamirškite pasirašyti perdavimo aktą, kad tiksliai žinotume, kiek dėžių yra. Jei dings dėžė su svarbiais sutartimis, tai bus didžiausia bėda, už kurią mokėsime draudimas, bet laiko nebegrąžinsime.

Ar reikia išmontuoti visus baldus prieš atvykstant?

Ne visus, bet didelius dalį taip. Stalus, jei jie nenusisuka, reikia išardyti. Vitginas, spintas – taip pat. Kėdžių dažniausiai neverta, jas galima sukrauti viena ant kitos (jei jos nesudadėtos). Tačiau jei turiate labai seną, sunkią spintą, kuri nepraeina pro duris, mums reikės tai daryti vietoje. Vokietijos patalpos dažnai būna siauresnės nei lietuviškose, todėl reikia tikrinti matmenis. (Čia vieta kur suabejoju, ar visada įmanoma išmatuoti iš anksto, jei neturite brėžinių, bet geriau bandyti nei nebandyti).

Kaip supakuoti IT įrangą?

Jei tai paprasti monitoriai, tai įprastos dėžės su putomis tiks. Jei tai serveriai, jie turi būti įspecialūs dėžėse (antshock). Biuro perkraustymas į Vokietiją – logistikos rodikliai ir kaina IT srityje gali šokti dėl specialios įrangos nuomos. Negalima mesti monitorių į pilną dėžę su knygomis – tai taps lazdynu. Stengiamės padėti su pakavimu, mes turime savo medžiagų, bet jei turite originalią dėžę nuo kompiuterio – naudokite ją.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai problema. Augalai yra gyva medžiaga, jie reikalauja oro ir vandens. Žiema juos galima užšaldyti, o vasarą – išdžiūti. Be to, kelyje gali būti inspekcija, kuri tikrina, ar nevežate kenksmingų vabzdžių ar ligų. Mažus augalus galima paslėpti tarp dėžių (negirdėkite), bet didelius palmedes geriau vežti atskirai arba... palikti. Ilgai stovint dėžėje augalai gali pradėti pūti. Kartais tiesiog patartina nusipirkti naujus Miunchene, nei važiuoti su geltona palmę per visą Europą.

Ką daryti su biuro "šiukšlėmis"?

Neneškite jų! Prieš mūsų atvykimą atsisveikinkite su senais spausdintuvais, kurie neveikia jau 5 metus, arba su lūžusiomis lentynomis. Biuro perkraustymas į Vokietiją – logistikos rodikliai ir kaina apskaičiuojami pagal naudingą svorį, o ne šiukšles. Nuvežti toną metalo laužo į Vokietiją ir mokėti už tai pinigus – tai kvaila. Iškvieskite šiukšlių vežėjus čia, tai pigiau išeis. Aš visada sakau: jei to nenaudojote metus, tai tikriausiai nenaudosite ir Vokietijoje.

Ar reikia sekti, kas vyksta su krovininiu?

Dauguma mūsų klientų šiais laikais nori matyti, kur mašina yra realiu laiku. Mes turime GPS sistemą, galime siųsti nuorodą. Tačiau nereikia panikuoti, jei mašina stovi vietoje 2 valandas – gali būti eilė pas sieną arba vairuotojas privalomo poilsio. Vokietijoje eismas kartai sustoja visiškai dėl avarijų. Sekimas yra geras dalykas ramiai, bet nenukelia mašinos greičiau.

Kiek žmonių reikia komandoje?

Paprastai 3-4 žmonės. Vienas vairuotojas ir du trys krovėjai. Jei biuras didelis, gali reikėti dviejų komandų – viena krauna Lietuvoje, kita iškrauna Vokietijoje (tai vadinamas "susitikimas kelyje" variantas, tačiau jis brangesnis). Jei žmonių per mažai, biuro perkraustymas į Vokietiją – logistikos rodikliai ir kaina pablogės, nes terminai nusileis. Optimalus skaičius priklauso nuo to, ar turit liftą, ar ne. Be lifto reikia daugiau "jėgų".

Kelionės, muitinė ir Vokietijos specifika

Ar reikia eiti per muitinę, jei važiuojame į ES?

Nereikia, nes Lietuva ir Vokietija yra abu ES erdvėje. Tačiau gali tekti susidurti su fiskine policija arba technine apžiūra. Jei vežate alkoholio ar tabako dideliais kiekiais (nors kodėl būtų biuro reikmenys?), tai gali būti problema. Standartinis biuro turtas keliauja laisvai. Bet vis tiek reikia turėti tvarkingus dokumentus – CMR draudimas, perdavimo aktai, sąrašai. Jei sustos vokiečių pareigūnai, o jūs neturite sąrašo, gali būti nemalonumų.

Kaip sužinoti, ar Vokietijoje galima privažiuoti prie įėjimo?

Tai viena dažniausių problemų. Vokietijos miestuose yra daug "žaliųjų zonų", kur sunkvežimiams draudžiama važiuoti. Mes paprastai patikriname iš anksto, bet kartais klientas užmiršta pasakyti, kad prie pat durų yra takas dviračiams. Tada reikia gauti specialų leidimą (Ausnahmegenehmigung) vietinei savivaldybei. Tai užtrunka kelias dienas. Geriau tai sužinoti iš anksto, nei stovėti gatvėje su įjungtais švyturėliais ir laukti, kol atvyks "Verkehrsordnungsdienst".

Ką daryti, jei vokiečių pusėje nėra kelto ar liftų?

Tada tenka dirbti rankomis. Vokietijoje daug senų pastatų, kur aukštai yra tik 2 metrai, o laiptinės - vingiuotos. Kartais netgi teko įvežti sofas per langą, nes pro duris neėjo (nors tai dažniau būna filmuose, bet gyvenime taip pat nutinka). Jei žinote apie tai iš anksto, mes pasiimsime specialias nešiojimo juostas arba daugiau žmonių. Biuro perkraustymas į Vokietiją – logistikos rodikliai ir kaina priklauso ir nuo to, kiek ašarų nuplys krovėjams.

Ar drąsa daiktai kelyje?

Taip, mes turime privalomą draudimą (CMR), kuris dengia žalą iki 8,33 SDR vienam kilogramui (tai apie 10 eurų). Tačiau, jei vežate labai brangią istorinę muzikos plokštelę ar prabangų paveikslą, verta pasidomėti papildomu draudimu. Standartinis draudimas neatsiskaitys, jei sugrums įmonės brangiausias turtas. Svarbiausia – padarykite nuotraukas prieš pakavimą. Vieną kartą klientas skųsės, kad trūko vaizdo plokštė, bet vėliau paaiškėjo, kad ją padovanojo draugui prieš išvykdami. Tai ne mūsų kaltė.

Kaip vyksta atidavimas Vokietijoje?

Atvykstame, iškrauname, padedame surinkti tai, kas išmontuota. Tada klientas pasirašo perdavimo aktą. Būtinai patikrinkite, ar visos dėžės atvyko. Jei ko nors trūksta, nedelsdami rašykite į aktą. Vėliau gintis bus beveik neįmanoma. Buvo atvejis, kai dėžė su kava liko mūsų sandėlyje Vilniuje – vėl atvežėme kitą savaitę, bet jei butumėte pasakę, kad viskas gerai, turbūt gertumėte vandenį.

Ar vokiečiai yra griežtesni nei lietuviai?

Žinoma, ypač dėl tvarkos. Negalima pustineti cigaretę ant gatvės prieš pat įėjimą, negalima palikti dėžių ant takelio pėstiesiems. Jei padarysite šiukšlių, vietiniai gyventojai iškviels policiją. Mes esame įpratę, bet kartais klientai nusimano, kad "nieko nenepadarys". Vokietijoje tai baigiasi baudomis. Geriau elgtis tvarkingai ir viską surinkti į maišus.

Kas vyksta, jei sugenda sunkvežimis?

Tai blogiausias scenarijus. Tada mes kviečiame pagalbą iš artimiausios tarnybos. Jei krovinys skubus, gali tekti perkrauti į kitą mašiną (transshipment). Tai brangu ir ilga procedūra. Biuro perkraustymas į Vokietiją – logistikos rodikliai ir kaina numato tokių nesklandumų tikimybę, mes stengiamės naudoti naujas mašinas, kad tai nebūtų, bet technika yra technika. (Čia tikrai norėčiau pasakyti, kad mūsų mašinos neverkia, bet meluoti negaliu – viskas kartais suyla).

Ar galima susiplanuoti pietus pervežimo metu?

Žinoma, vairuotojai turi poilsio laiką. Kartais klientai kaltina, kad "jie stovi ir valgo", bet tai yra įstatymas. Negalima vairuoti 4,5 valandas be pertraukos. Todėl, jei kelionė trunka 10 valandų, bent viena pertrauka bus. Naudokitės šiuo laiku ir padarykite pietus patys, kad iškrovos metu nebūtumėti alkanis ir susierzinęs.

Ar reikia kalbėti vokiškai su vietiniais meistrais ar ūkininkais?

Labai padeda, bet nebūtina. Mūsų vadybininkai dažniausiai kalba angliškai arba rusiškai, kurį supranta dauguma Rytų Vokietijos vairuotojų. Tačiau jei reikia derėtis dėl leidimo stovėti, vokiškas žodis "Ausnahmegenemigung" gali būti labai naudingas. Aš asmeniškai moku tik "Guten Tag" ir "Danke", bet mūsų komandoje yra žmonių, kurie gali susikalbėti.

Ką daryti, jei naujos patalpos dar nebaigtos remontuoti?

Tai problema. Negalima iškrauti daiktų į dulkių debesį. Jei remontas vėluoja, gali tekti laikinai patalpinti daiktus sandėlyje Vokietijoje. Tai kainuoja pinigus (saugojimas, iškrovimas-įkrovimas). Geriausia derėtis su remonto meistrais, kad bent viena kambaryje baigtų. Biuro perkraustymas į Vokietiją – logistikos rodikliai ir kaina turi būti suderinti su statybos terminais, kitaip mokėsite dviejų pervežimų kainą.

Ar yra kokių nors specifinių taisyklių dėl elektros instaliacijos?

Mes nejungiamame jokių elektros instaliacijų, tai ne mūsų darbas. Mes tik padedame atvežti įrangą. Jei reikia pajungti serverius prie duomenų centro, kvieskite IT specialistą. Negalime rizikuoti prisijungti prie vokiškų elektros tinklų be leidimo, ypač kai kalbame apie aukštą įtampą. Mes esam logistika, ne elektrikai.

Išvados

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją – logistikos rodikliai ir kaina nėra tik skaičiai excelio lentelėje. Tai realus žmonių darbas, kuris susiduria su eismo spūstėmis, griežtais vokiečių įstatymais ir netikėtais techniniais gedimais. Sėkmės paslaptis yra ne tame, kad rasti pigiausią siuntą, o tame, kad rasti patikimą partnerį, kuris pasakys tiesą apie laikus ir rizikas. Pasiruoškite iš anksto, nešikite tik tai, kas jums reikalinga, ir būkite kantrūs – perkraustymas yra procesas, o ne vienas įvykis. Ir atsiminkite, kad net geriausias planas gali suirti, jei vairuotojas užmiegs arba užsikiš lėktuvas – tokių dalykų kontroliuoti negalime, bet galime juos suvaldyti.