Biuro perkraustymas į Vokietiją: kas tikrai vyksta kelyje ir kaip išlikti protu

Gyvenu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir, turiu pripažinti, kiekvienas biuro perkraustymas į Vokietiją yra kaip mažas nematytas epas. Dažniausiai klientai sako: „tau tik tiek reikia padėti į vežimėlį ir nuvežti“, tačiau realybėje viskas atrodo kitaip. Viskas prasideda ne nuo pakrovimo, o nuo to, kad vadybininkai panikuoja dėl serverių, o kiemo vartų kodas kažkur dingsta. Dirbame su Lietuvos ir Vokietijos kryptimis, todėl tikrai mačau gerų ir blogų situacijų. Čia nėra tik apie dėžių nešiojimą, čia apie tai, kad verslas turi sustoti tik porą valandų, o ne tris dienas. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, reikia žinoti keletą niuansų, kurių niekas nepasakoja pirmame susirėmime.

Kaip viskas paprastai prasideda ir kodėl užtrunka

Kiek laiko užtrunka visa procesa?

Viskas labai priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir kaip gerai jie surūšiuoti. Mažam biurui, kuriame yra penki darbuotojai, biuro perkraustymas į Vokietiją gali užtrukti vieną dieną jei viskas supakuota. Tačiau jei kalbame apie didelę kompaniją su 50 žmonių, tai gali trukti net savaitę rengiantis ir dar dvi dienas kelyje. Pats važiavimas į Berlyną ar Miuncheną nėra toks ilgas, bet kraunasi lėtai, nes reikia būti atsargiam. Vieną kartą teko laukti puses dienos, kol klientas suras raktus nuo sandėlio, todėla laiko grafikas visada yra sąlyginis.

Ar reikia dėžių ar geriau susitvarkyti patys?

Geriau naudoti mūsų dėžes, jos tvirtesnės. Vos tik pamačiu, kad žmonės bando taupyti ir nešti dalykus iš Maxima paimtose krepšeliuose, turiu sakyti, kad taip daryti negalima. Supratau, kad biuro perkraustymas į Vokietiją tampa košmaru, kai dėžės sugenda po svorio puse kelio. Mūsų komanda atveža standartines dėžes, jas galima uždaryti ir ant viršaus padėti kitas, tad netenka galvoti, kas iškris posūkyje ties Kaunu.

Kas su kompiuteriais ir IT įranga?

IT įrangos nešiojimas yra atsakomybė. Mes ne pirkėjai, ne elektronikos meistrai, todėl rekomenduoju viską išjungti ir pasirašyti kabelius. Praėjusį kartą vienas vadybininkas liepė mums išjungti serverį, mes uždėjome spintelę ant sunkios rankenos... (tikiuosi, nieko nebuvo sugadinta). Turime specialias kėdes kompiuteriams, tad juos galima nešti saugiai, bet visada turiu omenyje, kad jei kas nors nutinka su duomenimis, tai ne mūsų kaltė, o jūsų IT specialisto.

Ar reikia išardyti biuro baldus?

Be abejo, dauguma baldų tenka išardyti. Didelios stalų viršaus netilps į liftą, o dar mažiau į vokišką „Transporter“. Atsinešame savo įrankius, tik reikia parūpinti instrukcijas, jei jos dar egzistuoja. Kartais būna, kad spintos yra taip senos, kad jų negalima išardyti be grėsmės sugriauti sieną. Tada biuro perkraustymas į Vokietiją tampa kūrybiška užduotimi.

Kaip elgtis su paštu ir dokumentais?

Dokumentus reikia susirūpinti patys, mes neįsivaizduojame, kur kas slepiasi. Jei turite banko dokumentus ar sutartis, geriau vežti juos su savimi mašinoje, o ne krauti į bendrą krovinių mašiną. Yra rizika, kad dėžė su svarbiais popieriais gali nukristi į apačią ir susigadinti, o tas niuansas Vokietijoje labai svarbus.

Pinigai, sutartys ir nemalonios kalbos

Kiek tai viskas kainuoja apytiksliai?

Kainos labai svyruoja. Jei tenka eiti į Berlyną, gali būti brangiau dėl ekologiškų zonų ir mokesčių už miesto centrą. Paprastai biuro perkraustymas į Vokietiją kainuoja nuo tūkstančio eurų, bet tai jei mažai daiktų. Dideliems projektams skaičiuojame pagal valandas arba kubinius metrus. Paskutiniu metu degalai brango, tai ir kainos kyla, nedarau aš nuo to nuolaidų.

Ar imate užstojamąjį?

Taip, įprasta praktika yra imti apie 30 procentų avanso. Tai užtikrina, kad mes laikomą laiką ir jus nebegyvate į kitą vietą. Vieną kartą gavau užstatą, o po to klientas dingo nepasakęs nieko trijų dienų... (nutylėjimas). Taip elgtis negalima, tad avansas yra būtinas kaip garantija.

Kas nutinka, jei aš atšaukiu?

Jei atšaukiate paskutinę minutę, avanso negrąžiname, nes mes jau atsisakėme kitų užsakymų. Suprantu, versle gali keistis planai, bet man reikia maitinti šeimą, o mašina stovėti negali. Geriau susitarti iš anksto, o ne skambinti ryte, kai reikėtų jau važiuoti.

Ar kainuoja papildomai iškrovimas Vokietijoje?

Jei nėra sunkių sąlygų (pvz., 5 aukštas be lifto), tai ne. Tačiau jei tenka nešti per 50 metrų nuo mašinos iki buto, tuomet gali būti taikomas mokestis už „ilgą nešimą“. Vokiški kiemai dažnai uždaryti kodais, ir tenka laukti, kol kas nors atvers vartus, o tai laikas.

Ar draudžiate krovinius?

Taip, turime standartinį draudimą, bet jis neapima visko. Tarkim, brangią juvelerinę verslo dovaną reikia deklaruoti atskirai. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra rizikingas reikalas, todėl visada siūlau pasidomėti savo draudimo sąlygomis. Jei sulaužote vitriną, tai mes ją suremontuojame arba kompensuojame, bet jei dingsta piniginė, tai ne mūsų problema.

Ar galima apmokėti pavedimu?

Žinoma, didžioji dalis klientų moka sąskaitą-faktūrą. Vokietijos klientams tai irgi lengva, turi savo bankus. Vieną kartą bandė mokėti grynaisiais pačiam kraustyme, tai buvo keista, nes vairuotojas sugebėjo prarasti tuos pinigus... (tikrai gėda). Geriau formalūs mokėjimai.

Vokietijos niuansai, kuriuos geriau žinoti

Ar sunku įvažiuoti į Vokietiją?

Tikrinimai pasienyje reti, kadangi ES erdvė, bet visada turi turėti CMR dokumentus. Vokietijos pareigūnai gali sustabdyti ir patikrinti, ar nevežate narkotikų ar nelegalių migrantų, jei mašina atrodo įtartai. Daržovių vežti nerekomenduoju be sertifikatų, nors tai retai pasitaiko biuro kontekste.

Ką daryti su parkavimu mieste?

Čia yra didžiausia bėda. Miuncheno ar Hamburgo centre negali tiesiog sustoti ant šaligatvio. Reikia iš anksto gauti leidimą stovėjimui (Verladezone). Tą dažniausiai išsireikalauja klientas iš savo miesto savivaldybės. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta be šio leidimo, gausite baudą, o mašiną gali nuvežti ant specialios aikštelės.

Ar žinote Vokietijos kalbą?

Vairuotojai dažniau moka angliškai arba šiek tiek vokiškai, pakanka suprasti „Links“ ir „Rechts“. Bet jei reikia sudėtingesnio bendravimo su namų valdyba (Hausverwaltung), geriau, kad Jūsų vokiškai kalbantis vadovas būtų pasiruošęs padėti. Mes daugiau kalbame „vežimo“ kalba.

Ar galima vežti alkoholį biuro reikmenimis?

Jei tai nedidelės dovanos verslo partneriams, tai paprastai nieko. Bet jei būsite bandę pervežti 500 butelių vodka, tai gali būti įvertinta kaip prekyba be licencijos. Geriau tokias idėjas palikti namie ir neliesti jų rengiant biuro perkraustymas į Vokietiją.

Kas, jei tenėjo šeštadienį?

Šeštadieniais Vokietijoje galima dirbti, bet yra ribojimai priimant garso (triukšmo). Jei reikia iškrauti biurą ramioje gyvenamajoj zonoje, gali būti problemų su kaimynais, kurie skambins policiją. Geriau planuoti darbo dienomis arba pranešti kaimynams iš anksto.

Ar ten laikosi laiko?

Vokiečiai labai tikslūs. Jei sakoma, kad atvažiuosime 10:00, būtinai būnam 09:55. Lietuvoje daromas „penkių minučių“ privalomas vėlavimas, o čia taip negali būti. Uždelsta valanda gali reikšti, kad visą dieną nebeįsileis.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Nesivežkite šiukšlių į Vokietiją, jos tenka brangios išvežti. Palikite visą nereikalingą čia, arba susitarkite dėl konteinerio išvežimo Lietuvoje. Bandėme kartą padėti klientui išmesti senus baldus Vokietijame, ir mums teko sumokėti daugiau už šiukšlių vežimą nei už krovinių pervežimą.

Techninės smulkmenos ir įrangos saugumas

Ar turite pakėlėjų lifts?

Turime, bet ne visada. Jei reikia kelti daiktus pro langą, tai tai papildomas mokestis ir reikia iš anksto pasakyti. Paprastai biuro perkraustymas į Vokietiją apsiverčia naudojant lifto sistemą tik tada, kai laiptai per siauri arba per aukšti.

Kaip pakruojame serverius?

Serverius reikia išjungti ir užfiksuoti, kad jie nejudės. Mes naudojame specialias putų dangas ir uždegimo grandines. Paskutinis dalykas, kurį norime, yra girdėti vadybininką šaukiantį, kad duomenų bazė nuliūdo.

Ar saugu vežti paveikslus ir meno kūrinius?

Paveikslus įrabiname į specialias dėžes su kartonu. Tačiau jei tai tūkstančių vertės kūriniai, rekomenduoju pasamdyti menų logistikos specialistus. Mūsų vairuotojai yra atsargūs, bet vienas staigus posūkis gali pakenkti, o mes neesme meno ekspertai.

Ką daryti su labai sunkiais seifais?

Seifus reikia žinoti iš anksto, nes juos negalima nešti įprastu liftu (jis gali neitikti). Kartais tenka iškviesti kraną. Vieną kartą teko nešti seifą žemyn laiptais, nes lifte neužsilenkė. Tai buvo sunku, bet nespėjom.

Ar galima vežti chemines medžiagas?

Valymo priemonės, spalvos ar toneriai turi būti sandariai uždaryti. Nėra vienas klientas nešė atidarytą dažų statinę, kuris nulėkė... (viskas buvo raudona). Tokiu atveju atsakomybės neimame.

Ar atvykstate su pakavimo medžiagomis?

Atvykstame su visa reikalinga amžiumi. Juostelės, burbuliukai, dėžės – viskas yra mūsų pasiruošimo. Jums nereikia nieko pirkti, tiesiog pasakykite, ką reikia supakuoti.

Finalas ir grįžimas atgal

Ar padėsite viską supakuoti vietose?

Taip, darome tai kasdien. Vokiški biurai dažnai turi griežtas taisykles, kaip turi atrodyti stalai, todėl atliekame galutinį švaros užbaigimą. Nors, turiu pripažinti, po mūsų visvien lieka dulkių, tobulumo nėra.

Kas nutinka po to, kai viską iškrauname?

Mes surenkame tuščias dėžes, jei jums nereikalingos. Kartais klientai sako, „palikite, reikės sandėlyje“, tačiau dažniau jas gabename atgal. Taip sutaupyti laiko, nebent biuro perkraustymas į Vokietiją įtraukia ir sandėlio įrengimą iš naujo.

Ar vairuotojas gali padėti su montavimu?

Paprasčiausius dalykus gali surinkti, pvz., stalus ar kėdes. Komplikuotas spintas geriau palikti meistrams, kad netyčia nesugriautum struktūros. Vairuotojų tikslas yra greitai iškrauti, o ne tapti baldų montuotoju.

Kaip elgtis, jei kažkas dingsta kelyje?

Tai retai nutinka, nes įrašome viską inventoriaus sąraše. Jei dėžės nėra, tikriname vaizdo įrašus iš mašinos kamerų. Vieną kartą dėžė su kava pasislėpė po vairuotojo sėdyne... (jie myli kavą). Bet rimtai, viskas yra uždrausta.

Ar galiu važiuoti kartu su mašina?

Galite, jei turite vietos. Tačiau ilgas kelias į Vokietiją su kroviniu gali būti nepatogus, vairuotojai dažnai klausia muzikos arba ilsisi po pavėsinių. Geriau susitikti ties paskirties tašku.

Kas su grįžimu tuščia?

Grįžtame tuščia, tai įeina į kainą. Nereikia mokėti už važiavimą atgal, nebent jums kažko reikia parsivežti iš Vokietijos atgal į Lietuvą. Tokiu atveju gali pasiūlyti nuolaidą.

Ką daryti, jei vokiški pareigūnai sustabdys?

Nejudėkite ir laukite. Mes užtikriname, kad visi dokumentai būtų tvarkingi. Paprastai jie tik susirenka vaizdo įrašus ir leidžia toliau važiuoti. Jokių bijonybių nereikia, tik ramumas.

Ar reikia gerti vairuotojui kavą?

Nebūtina, bet labai padeda. Vokiečių kava yra stipri, o lietuviška – šilta. Kelių taisyklių požiūriu tai nėra reikalavimas, bet žmogiškai – tai gerai priimama.

Apibendrinant

Visas šis procesas yra sudėtingas, bet su tinkama komanda viskas įmanoma. Nors aš dirbu jau daugiau nei 20 metų, vis dar stebiuosi, kaip viena maža detalė gali sugadoti dieną. Svarbiausia yra atvirumas ir supratimas, kad biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tik fizinis darbas, bet ir organizacinis iššūkis. Pasitarkite su mumis iš anksto, pasirūpinkite leidimais stovėjimui, ir viskas turėtų būti gerai. Sėkmės naujoje vietoje, tikrai reikia drąsos tokiam žingsniui.