Biuro perkraustymas į Vokietiją: kaip užsakyti paslaugą ir neišprotėti nuo streso

Sveiki, draugai. Šiandien kalbėsim apie dalyką, kurį dažnai vengiame iki paskutinės akimirkos – biuro perkraustymą į Vokietiją. Esu šioje srityje jau gerą dvidešimt trylika metų, maždaug tiek pat, kiek trunka viena mazgo ratas sunkvežimyje. Per tą laiką mačiau viską: nuo idealiai suplanuotų pervežimų Berlyną, kur viskas vyko kaip pagrojęs orkestras, iki tokių "pragaro" scenarijų, kai vairuotojas dingdavo be žinios Hamburgerio mieste, o klientas kvietė policiją. Tiesą sakant, dažniausiai viskas vyksta kaip įprasta, bet tų nedidelių nukrypimų visada užtenka, kad pakiltų kraujospūdis. Todėl nusprendžiau papasakoti, kaip tai atrodo iš vidinio pusės, be jokių gražių brošiūrų ir tuščių pažadų. Jei ruošiatės judėti į Vokietiją ar tiesiog keitate adresą šioje šalyje, šis tekstas jums pravers.

Kiek tai viskas kainuoja ir kas daro įtaką galutinei sumai

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Tai klausimas, kurį girdžiu kiekvieną kartą, tiksus žmogui. Čia nėra vieno atsakymo, kaip parduotuvėje prie kainos etiketės. Viskas priklauso nuo tūrio, svorio ir atstumo. Pervežimas iš Vilniaus į Miuncheną bus brangiau nei į Štutiną, o jei turite daug sunkios technikos, reikės specialios technikos. Vidutiniškai galima žiūrėti į tūrio kubus – vienas kubinis metras keliauja už tam tikrą kainą, prie kurios pridedamas kelionės atstumas. Dar pridedame degalų priemoką, kuri, tiesą sakant, dabar džiugina mažai kas (nuožiūrėkite, kiek degalai stovi Vokietijoje, ten viskas kitaip). Taigi, jei norite konkretaus skaičiaus, reikia daryti apžiūrą.

Ką daro įtaką galutinei kainai be atstumo?

O čia prasideda įdomiau. Logiška, kad atstumas svarbu, bet kartais mažiausias biuras gali kainuoti brangiau nei didelis sandėlis. Kodėl? Nieko keisto – prieigos sąlygos. Vakar rašinėjau su viena kliente iti Kauno, kurios biuras buvo penktame aukšte be lifto su labai siaurais koridoriais. Viską teko nešti rankomis, tai užtruko dvigubai ilgiau, o vyrai pavargo kaip po maratono. Taigi, kainą daro įtaką lifto buvimas, atstumas nuo sunkvežimio iki durų ("nešimo kelias"), o taip pat tai, kaip daug reikia išardyti baldų. Jei biure stovi didelė L formos sofų grupė, kuri nenueina pro duris, tai uždirbs papildomų darbo valandų.

Ar kaina gali pasikeisti pervežimo metu?

Žinoma, ir dažnai pasikeičia, bet ne dėl to, kad mes nusprendžiame "uždirbti daugiau". Viskas remiasi pradiniu sąmatuoju, tačiau realybė stipriai pasikeičia, kai atvykstate į vietą. Pavyzdžiui, buvo atvejis, kai klientas pamirė pasakyti apie rūsį, pilną senų archyvų. Vairuotojai atvyko, pakrovė viską iš biuro, o tada žiūri – ir dar rūsys. Ką daryti? Neišvažiuoti gi. Tokiu atveju kaina didėja darbui. Taip pat, jei Vokietijos pusėje nėra leidimo stovėti sunkvežimiui arba reikia uždaryti gatvę (kas ten kaip brangu!), tai viską padengia klientas.

Ar verta rinktis brangesnę firmą, ar užtenka pigiausios?

Čia tikrai verta pagalvoti. Rinkosi pigią – gausite "stebuklus". Biuro perkraustymas į Vokietiją – rimtas reikalas, ne kėdžių pernešimas iš buto į butą. Jei firma pasiūlo kainą dvigubai mažesnę nei rinkos vidurkis, 99 proc., kad jie neturi draudimo, arba vairuotojai bus studentai savaitgaliais. Girdėjau istorijų, kai tokių "firmininkų" tiesiog iškrisdavo ryšius, kai jau būdavo Vokietijoje, nes buvę per daug užimti. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau už ramybę ir garantijas, nei po to ieškoti, kur dingo jūsų serveriai ar brangūs dokumentai.

Ar bankrai įeina į kainos sudėtį?

Dažnai žmonės many, kad "bankrai" yra kažkoks nematomas mokestis už "ačiū". Iš tiesų, jis įeina į darbuotojų užmokestį, tačiau kai kurios firmos jį išskiria atskirai sąskaitoje, kad kainos atrodytų mažesnės (gudruolių marketingas). Aš visada sakau savo klientams: duokite vyrams duonai ar kavos, jie dar bus darželiuose. Vokiškame krašte darbuotojai dirba pagal taisykles, tačiau žmogiškas požiūris visada suveikia. Jei jums nesvarbu, ar vairuotojas gers arbatą, tai jūsų reikalas, bet gerų santykių dėka dažnai įvykdomi papildomi malonumai be papildomo mokesčio.

Kokie yra mokesčiai už tolimus reisus?

Vokietijoje yra tam tikri mokesčiai keliaujant autostradomis (vokiškai Maut), tačiau jie įtraukti į mūsų išlaidas. Jums nereikia jų mokėti atskirai, nebent jei kalbame apie ypatingas trasas, kur reikia važiuoti per miesto zonas (pvz., "Umweltzone" – aplinkos zonas čia labai griežtai seka). Ten reikia specialių žaliųjų kortelių automobiliui. Jei mūsų sunkvežimis neturi tokios kortelės, gautume baudą, kurią, aišku, sumokėtume, bet emociai tai nėra malonu. Taigi, tikrinkite, ar įmonė tai apžiūrėjusi.

Pasiruošimas ir dėžių paslaptys: kaip išvengti chaoso

Kiek iš anksto reikia kreiptis į jus?

Kuo ankščiau, tuo geriau. Idealus variantas – bent 2-3 savaites iki planuojamos datos. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra kaip picos užsakymas. Reikia suderinti grafiką, parengti dokumentus, surasti vairuotojus. Jei skambinate šeštadienį ir prašyte važiuoti pirmadienį, greičiausiai gausite atsakymą "neįmanoma" arba "galima, bet už tris kartus brangiau". Vokietija labai mėgga planus, ir ten be suplanuoto laiko sunku įsileisti didelį sunkvežimį į logistikos centrą.

Ar turite parduoti dėžes ar reikia savų?

Mes visada siūlome dėžes – jos tvirtos, standartinio dydžio, lengvai sudėjomos ant vienos kitos. Žinoma, galite surinkti savų iš prekybos centrų, tačiau ten jos dažnai būna sujauktos, nešvarios arba netvirtos. Vieną kartą matęs, kad klientas bandė perkraustyti kompiuterius "Maxima" dėžėse su angliavandenilių pėdsakais – tai buvo šventė. Tad geriau pasiimkite mūsų, tikrai verta tiems penkiolikai eurų. O kai vėl sugrįžtate, jas galime pasiimti atgal (jei nenuspaudžiate sulankstomas).

Kaip supakuoti dokumentus?

Klasikinis klausimas. Geriausia viską susidėti į maišelius arba dėžes su užrašais "SVARBU". Negirdėkite to, kad "viskas į vieną krūvą". Jei vokiečiai sustabdys sunkvežimį ir reikės parodyti, kas vyksta, susimaišę dokumentai su kava ir spausdintuvais sukels didelių problemų. Aš visada patariu dokumentus nešiuti atskirai, netgi jei reikia juos vežti savo automobiliu. Ypač jei tai buhalterinės apyskaitos – šios svarbiausios.

Ar reikia išardyti visus baldus?

Ne visada, bet dažniausiai taip. Stalai, spintelės, didelios sekcijos – viskas turi eiti dalimis. Viena vertus, taip taupyti vietą (labai svarbu kainos požiūriu), kita vertus – sumažinama daužymo rizika. Yra vienas "taškas" – jei baldai yra seni, išardyti juos gali būti pavojinga, nes gali lūžti. Tą reikia pasakyti iš karto, kad mes turėtume galvoje, kad gali tekti nešti kaip yra (ir reikalauti platensnių koridorių). Na, o jei tai "IKEA" baldai, tai ten be problemų, jie mėgsta būti išardyti (nors taisymas vėliau – tai kita istorija).

Kaip elgtis su IT įranga, serveriais?

Tai ypatingas reikalas. Negalima tiesiog mesti serverių į dėžę su popieriumi. Juos reikia specialiai supakuoti, pabrėžti, o jei jums svarbu kas nors labai jautraus – reikia profesionalios supakavimo komandos. Kartais klientai nori, kad IT žmogus eitų kartu su jumis (kaip "palydovas"), tai galima. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai susijęs su duomenų saugumu, todėl tokie dalykai aptariami individualiai. Nenaudokite "bubble wrap" ant monitorių, jei nežinote, kaip juos nuimti – paliksite lipdukus visur.

Ar turite sudėlioti dėžes numeruotai?

Galima, bet ne privaloma. Jei norite, kad viskas būtų padėta tiksliai į vietas pažymėtomis patalpose, tuomet reikia "žingsnio po žingsnio" plano (angliškai šitai vadina inventory list). Be jo vyrai tiesiog padės viską tiesiogiai kaip patogiau. Žinoma, jei dėžėje parašyta "Vadovo kambarys", ją ten ir padės. Bet neįsivaizduokite, kad mes žinome, kur yra jūsų personalo skyrius, jei nepažymėjote. Vokiški biurai dažnai vienodi kaip degtukinės dėžės, ten be žymų būtų chaosas.

Ar reikia ištuštinti spintas ir stalus?

Absoliučiai taip. Negaliu pakęsti, kai žmonės bando uždaryti spintą pilną drabužių ir knygų. Vieni du – spinta pradės šluotą, o durys nuvirs. Ištuštinkite viską, išimkite stalų stiklus (jie ypač dažnai dužta pervežant). Darbo eiga turi būti tvarkinga, jei norite, kad viskas atvyktų sveika. Viena kartą teko matyti spintą, kurios viduje buvo knygų svoris maždaug kaip mažas automobilis, nuo to pats korpusus išvirto (nenuo knygų, o nuo to, kad nebuvo išimta) (iš tikrųjų knygų svoris tiesiog palaužė strypus).

Kelionės metu: kas vyksta kelyje ir Vokietijoje

Kiek laiko trunka kelionė iki Vokietijos?

Paprastai, važiuojant iš Lietuvos (pvz., iš Kauno ar Vilniaus) į vakarinę Vokietiją (į Frankfurto sritį ar netoliese), tai trunka apie 18-24 valandas su poilsiais. Tačiau prisiminkite – tai ne lenktynės. Vairuotojai turi poilsio režimus, jie negali važiuoti be sustojimo. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali užtrukti ilgiau, jei rūpinsi, kad krovimas baigiasi vėlai vakare. Tada važiuojame tik kitą dieną ryte. Taip pat žiūrėkite orus – žiemoje kalnai (Alpės jei ten važiuojate) gali sukelti eismus.

Ką daryti, jei savaitgalį reikia atvykti?

Vokietija labai griežta savaitgaliais. Niekas negali dirbti, nebent tai labai specifinė situacija (pvz., skubus pervežimas iš degalinės). Taigi, jei norite atvykti šeštadienį, reikia tarti iš anksto, o tai kainuos brangiau. Dažniausiai mes važiuojame per savaitę, iškrauname darbo laiku. Jei jūsų vokiečių partneriai (nuomotojai) negali priimti krovinių penktadienį po 16:00, tai reikia ieškoti sandėlio ar laikinoje vietos, o tai piniginėms vargsta.

Ar galite sekti, kur yra mano krovinys?

Taip, šiuolaikinėje logistikoje be GPS nebeišsiverčia. Mes galime perduoti jums nuorodą, kur matysite, kur yra mūsų sunkvežimis realiu laiku. Taip pat galite tiesiog skambinti vairuotojui, tačiau nepamirškite – jis negali kalbėtis, kai vairuoja (pavojinga ir nelegalu). Geriausia rašyti žinutes, jis perskaitys sustojęs. Kartais signalas Vokietijos kalnuose gali dingti, taigi nebesišokite, jei 20 minučių niekas nejuda.

Kas nutinka, jei pasibaigia degalai ar suyža sunkvežimis?

Tokia dalykėlis kartais nutinka, tai ne filmas. Jei suyža, mes kviečiame techninę pagalbą (visi turime draudimą). Jei degalų liko mažiau – užsistojome. Tai mūsų problemos, ne jūsų. Jums nereikia rūpintis mechaniniais gedimais, mums įprasta. Vieną kartą prieš Berlyną mums trūko 50 km iki degalinės, bet vairuotojas sugebėjo "užpulti". Klykdamas, bet sugebėjo. Tokios situacijos retos, bet įvyksta.

Ar saugu palikti krovinį sunkvežimyje naktį?

Turiu pripažinti, kad visada yra rizika. Vokietijoje vagysčių nėra tiek daug, kiek pietinėse Europos šalyse (pvz., Italijoje), tačiau jos yra. Mes stengiamės statyti mašinas saugiose aikštelėse, kuriose yra apsauga arba vaizdo kameros. Negaliu garantuoti 100 proc., kad niekas neįlips, bet mes darome viską, kad išvengtume. Aš niekada nepalikčiau brangių daiktų atvirame sunkvežimyje be priežiūros net ir mažame miestelyje.

Kas dėl plovyklos ir dezinfekcijos?

Vokietija labai griežta dėl švaros. Jei atvažiuojate su purvu sunkvežimi, gali būti bauda arba priverčia plauti vietoje. Mes tai visada žinome, tad prieš įvažiuodami į šalį, patikriname, ar transporto priemonė švari. Todėl kaina gali įtraukti ir nedidelį mokestį už automobilio plovimą po darbo (darbuotoj tai daro nemokamai paskutiniame punkte, bet kai reikia specialios chemikos... tai jau kita).

Dokumentai, muitinė ir būtinybės, apie kurias užmirštate

Kokie dokumentai reikalingi biuro perkraustymui į Vokietiją?

Nepakanka tik vairuotojo pažymėjimo. Reikės krovinių manifestą (prekių sąrašą), kurį parengiame mes. Jei pervežate naujas prekes (ne naudotas biuro inventorius), reikės PVM deklaracijos (Export Declaration). Taip pat svarbu turėti sutartį su vokiečių puse, kad krovinyje nėra draudžiamų daiktų (narkotikai, ginklai ir t.t.). Viskas turi būti "tvarkinga ant popieriaus", kitaip muitinė sustabdys ir lauks, kol išaiškinsite.

Ar turi rūpintis Muitinės deklaracija?

Kartais ne, kartais taip. Jei tai yra įmonės turto perkėlimas (perkėlimas tarp savo padalinių), tai dažnai galima naudoti "Intrastat" sistemą, bet tik tada, jei vertė viršija tam tikrą ribą. Tai sudėtinga, tiesiąu aš pats visada patariu kreiptis į buhalterį dėl to. Nes nusprendžiau save laikyti ekspertu (nors ir su daugiau kaip 20 metų patirtimi, bet taisyklės keičiasi kas mėnesį). Geriau leiskite profesionalams tai padaryti.

Kas būna, jei trūksta kokio nors dokumento?

Tuomet prasideda pyktis. Vokiečių pareigūnai nėra jokie "geri draugai", jie dirba pagal instrukcijas. Reikės siųsti trūkstamus dokumentus faksu (dar visi naudoja faksus! arba el. paštu). Tai gali atidėlioti iškrovą valandomis ar net dienomis. Todėl visada tikrinkite darytojas sąrašas. Patirtis rodo, kad dažniausiai trūksta tikslaus adreso recipiento arba kontakto telefono.

Ar gali būti problema su lietuviškais kalbomis ar etiketėmis?

Vokiškai kalbantys pareigūnai (bei pats vairuotojas) gali neįvertinti, jei ant dėžių rašote lietuviškai "Knygos" arba "Svarbu". Geriau ant dėžių naudoti standartinius žodžius "Dokumentai" (Dokumente), "Buhalterija" (Buchhaltung), arba angliškai "Office supplies". Tai sumažina nesusipratimų riziką. Per vieną perkraustymą ant dėžės buvo parašyta "Seni drabužiai", o viduje buvo brangūs serveriai – muitinės pareigūnas beveik neapkėlė.

Ar reikia draudimo polisos?

Beveik visada taip. Mes turime savo CMP draudimą (pervežimo atsakomybė), tačiau jis padengia tik apribotą sumą (dažniausiai iki 10 EUR/kg). Jei pervežate brangią techniką, reikia papildomo draudimo. Be to, vokiški draudikai yra griežti – jei įvyks įvykis, jie reikalauja dokumentų. Taigi, nereikia taupyti ant to. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra rizika, geriau apsisaugoti.

Kas dėl atsakomybės už dingusias prekes?

Jei dingsta, mes atsilyginame, bet tai priklauso nuo to, ar buvo pasirašyta "perdavimo aktas" (Ladeschein). Jeigu pažymėjote, kad viskas atvyko geras, o tada raste trūkstamų dalykų – sunkiai įrodysime. Todėl tiksliai patikrinkite viską, kol vairuotojas dar vietoje. Nenuleiskite akų, kai jis pasirašo dokumentą, o jūsų asistentas tik šoka prie tos.

Galutiniai nustatymai ir išvados: ką viską sužinojau

Ar reikia iš anksto sudaryti iškrovos grafiką Vokietijoje?

Taip, būtina. Vokietijoje viskas dirba pagal laikrodį. Jei jums pasakykite, kad atvyksite 9:00 ryte, o vairuotojas atvyks 9:15, vokiečiai gali būti nepatenkinti. Tam tikrose vietose, pvz., logistikos parkuose, yra griežti laiko langai ("Time slots"). Praleidote – važiuokite į eilę, ir tai gali trukti valandoms. Tai nėra mūsų kaltė, tačiau gali paversti jūsų dieną į chaosą.

Kas dėl šiukšlių išvežimo?

Jeigu nupirkote naujus baldus Vokietijoje, o senus norite išmesti, tai kainuoja. Ten nėra taip, kad tiesiog užmesi į kiemą. Reikia specialių konteinerių arba statybos atliekų surinkimo punktų. Mums tai taip pat kainuoja laiką (nešimas lauke), todėl tikrai šiukšlių išvežimas neįeina į standartinę kainą. Susitarkite iš anksto, ar reikia tai daryti.

Ar galima užsakyti papildomą darbuotoją iškrovai?

Žinoma. Kai kurie Vokietijos sandėliai neturi savo krovikų, arba jie uždirba tik kas 4 valandas. Tuomet reikia mūsų pagalbos. Už papildomą mokestį siunčiame dar vieną vyrą, kad greičiau iškrautume. Pačiam vairuotojui neįmanoma sukti tonų krovinių per vieną dieną, tai ne tik fiziškai sunku, bet ir pavojinga sveikatai.

Kas daryti, jei vokiškas adresas neatitinka Tik GPS koordinačių?

Tai dažnas nusiskundimas. Vokiečių miestuose gatvės dažnai veda į "uždarą" zonas (pvz., only residents). Viską tikrinau prieš išvykstant. Reikia perduoti ne tik adresą, bet ir "Lieferschein" (leidimą įvažiavimui), jei reikia. Be to, reikia susisiekti su asmeniu, kuris priims krovinį – jie turi būti vietos.

Ar galiu būti kartu su vairuotoju?

Tik tada, jei yra vietos. Sunkvežimyje dažniausiai būna du vietos: viena vairuotojui, kita keleiviui. Galima važiuoti, tačiau nepamirškite – tai ne lengvas automobilis, jis šoka, yra garsu, o vairuotojas dirba. Neįsivaizduokite, kad galėsite miegoti ir gerti kavą kaip kavinėje. Taip pat Vokietijoje reikia turėti asmens dokumentus su savimi.

Ar jums atsiunčiate nuotraukas prieš/po?

Jei pageidaujama, galime padaryti nuotraukas, kad įrodytume, kad viskas atvyko saugiai. Tai ypatingai aktualu, jei pervežate daug lengvų daiktų arba tarpininkaujate tarp dvių šalių ir nenorite problemų su vadybininkais. Biuro perkraustymas į Vokietiją tampa vis dažniau toks, kur reikia įrodymų.

Kurias Vokietijos miestus dažniausiai aplankote?

Dažniausiai tai Frankfurtas prie Maino, Miunchenas, Hamburgas, Berlynas ir Štutgartas. Tačiau važiuojame ir į mažesnius miestelius, tokius kaip Hanoveris ar Leipcigas. Svarbu tik nurodyti tikslų adresą. Kartais važiuojame net į "tamsiausius" kalnų kaimus, kur nėra GPS signalo (ten tik žemėlapiai ir vietinis vairuotojo žinojimas).

Kokią patirtį padėjote sau, kai dirbate pervežimus?

Manau, pati didžiausia pamoka – niekada nepasitikėk 100 procentų, kol viskas neįvyko. Net 20 metų patirtis negali apsaugoti nuo staigmenų, kaip pvz., kai vienas iš mūsų klientų pamiršo pasakyti, kad jų biure yra didelis akvariumas su žuvytėmis. Nuvyniojome vandens... O dabar tiesiog klauskite viską iš anksto, ir bus tvarka.

Taigi, svarbiausia yra ne rinktis pačią pigiausią kainą, o rinkti patikimą partnerį, kuris nešoks priešakinę dėžę su jumis kartu. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali būti paprastas ir greitas jeigu viskas suplanuojama teisingai, o ne paskutinę minute. Geriau pasilikti ramų ir žinoti, kad jūsų daiktai saugiai (vokiškai sicher) keliauja į naują vietą, nei nerimauti kiekvieną valandą. Sėkmės jūsų naujam verslui Vokietijoje!=