Biuro perkraustymas į Vokietiją: kaip suvaldyti procesą, kad neliktų plikų galvų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, per kuriuos mačiau viską – nuo prarastų seifų iki vairuotojų, kurie užstrigo sniege Varšuvoje su IT įranga. Kai klientai šaukia ir klauso, ką daryti, aš visada sakau vieną: neskubėkite. Biuro perkraustymas į Vokietiją tai ne fizinis daiktų pernešimas, o visiškas galvos skausmas, jeigu nenusistatote procesą iš anksto. Čia nėra apie tai, kad pakrauti dėžę į sunkvežimį, o apie tai, kad tą dėžę dar surastum vėliau tarp tūkstančio kitų Miuncheno sandėlyje.

Dokumentai ir muitinė (baisiausia dalis)

Kokius dokumentuos tikrai reikės turėti?

Aš visada sakau, kad geriau turėti per daug negu per mažai, bet pagrindas yra inventorius sąrašas ir pristatymo-vėzimo orderis (CMR). Be to, jei perkraustote įrangą, kuri buvo nupirkta ne Lietuvoje, gali prireikti PVM dokumentų, kad muitinė ne užstrigtų. Vokietijos muitininkai griežti, jei mata, kad čia komercinis siuntinys, o ne tik įmonės perkėlimas, reikės mokėti mokesčius, todėl reikia įrodymų, kad tai nuosavybė, kuri keliauja kartu su verslu.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius Vokietijoje?

Tikrai ne visada, bet dažnai klientai čia suklysta. Jei jūsų įmonė turi PVM mokėtojo kodą Vokietijoje arba perkraustote nuosavą naudotą turtą, dažniausiai taikoma atleidimo nuo PVM procedūra. Bet jei vežate naujas biuro kėdes, kurios dar nebuvo eksploatuotos, tai jau gali būti įprastas importas ir reikės sumokėti Vokietijos PVM. Aš visada patariu pasikalbėti su buhalteriu, nes aš esu vairuotojas, ne mokesčių ekspertas, ir noriu išvengti situacijų, kai mums sulaiko sunkvežimį pasienyje.

Ką daryti, jei trūksta sąskaitų už techniką?

Tai klasika. Vieną kartą vežėme serverių spintą, o klientas neįsivaizdavo, kad reikia originalios pirkimo sąskaitos. Muitinėje be jos buvo bėda. Dabar stengiamės gauti bent banko išrašus ar sutartis su tiekėjais, kurios rodo prekės kilmę. Jei dokumentų nėra, gali tekti mokėti garantinį įnašą, kurį vėliau galima gauti atgal, bet tai užtrunka mėnesį ar daugiau, o jūsų kompiuteriai tuo metu stovi sandėlyje kaip įkaitai.

Ar inventorius sąrašas turi būti vokiškai?

Neprivalomai, bet labai padeda. Vokietijos pareigūnai gali mėginti kalbėti angliškai, bet jei jie pavargę ir mata lietuvišką raštingą lapą, gali tiesiog nuspręsti padaryti detalią patikrą. Versti viską brangu, todėl dažnai padarome dvi kalbas – anglų ir vokišką paaiškinimus pagrindiniems punktaems. Tai sutaupo valandas pasienyje, o laikas, kaip žinote, yra pinigai, ypač kai vairuotojas laukia ir mato, kaip jo valandinas darbo laikas dega.

Kas su vertybiniais daiktais – menu ar brangia technika?

Jei turite brangų meno kūrinių ar senovinių baldų, tikrai apie tai praneškite iš anksto. Paprasta draudimo polisas dažnai nedengia tokių daiktų arba turi labai mažą limitą. Reikės atskiro vertinimo ir galbūt specialaus transporto su dėžėmis, kurios kontroliuoja temperatūrą ir drėgmę. Negaliu pasakyti, kiek kartą mačiau, kaip klientai padėdavo brangius paveikslus į paprastas dėžes su plastikiniu burbulu, o paskui stebėdami, kaip vėliau verkdami ieško kaltųjų.

Pakavimas ir chaosas (arba kaip neišsiųsti šiukšlių)

Ar geriau pakavoti paties ar pasitikėti jumis?

Žinau, kad visi nori taupyti, tačiau biuro perkraustymas į Vokietiją turi savo niuansų. Mūsų komanda žino, kaip sufixuoti serverius, kad jie neišsirtų kelio metu. Jei pakuosite patys, tikrinkite, ar dėžės iš tikrųjų atlaiko svorį. Viena kartą klientas įdėjo visus knygynus į senas prekybos centro dėžes, ir jos tiesiog išsprogo pakrovimo metu. Išgelbėjome knygas, bet buvo nemalonu.

Kiek dėžių reikės?

Tai kaip klausti, kiek vandens reikia jūrai. Viskas priklauso nuo to, kiek daug turite to "seno šlamšto", kurį niekas nebežiūrėjo penkerius metus. Paprastai vienam darbuotojui reikia maždaug 5-10 dėžių, jei tai standartinis biuras su kompiuteriu ir asmeniniais daiktais. Bet jei turite archyvą, tai skaičius išauga dvigubai. Geriau paimti per daug dėžių ir liktu tuščių, nei nebeužtektų paskutinę minutę.

Ar jums reikia išmontuoti baldus?

Taip, dažniausiai tai įeina į kainą, bet klausykite – jei turite kokį nors seną, sudėtingą sistemą, kuri buvo surinkta prieš 20 metų ir nuo to laiko niekas nepajudino, gali užtrukti. Mums reikia žinoti apie tai iš anksto. Kartais klientai sako "viskas paprasta", o paskui mes ten stovime su griftais ir žiūrime į stalą, kuris yra prikaltas prie sienos ir neina neišmontuoti be gręžtuvo.

Etiketės – ar jos tikrai svarbios?

Labai svarbios. Tarkime tiesiai – jei ant dėžės parašyta "Duomenys", o viduje yra viršėtuvės, tai nėra gerai. Mes stengiamės dėti numerius, kad galėtume sekti, kur dėžė pakliuvo. Vokiškuose biuruose viskas labai tvarkinga, ten neturi būti chaoso. Jei atvešite 200 dėžių be etikečių, vokiečių logistika tiesiog sustos, nes jie nenori "laužyti galvos" kur kas dėti. Etikuokite viską, net jei manote, kad atpažinsite savo dėžę.

Kas su IT įranga – serveriais ir kompiuteriais?

Čia yra rizikingiausia dalis. Serverius negali tiesiog mesti į sunkvežimį, jie turi būti įfiksuoti ant lentynų. Aš asmeniškai visada rekomenduoju išjungti viską prieš dieną, kad vėžiant oras į prietaisus nesusidarytų kondensatas. Prieš metus vienas klientas neleido mums išjungti pagrindinio serverio, manydamas, kad jis turi veikti visą kelionę. Žinoma, kelionės metu smūgis ir vibracija užbaigė jo gyvenimą. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja technikos "išjungimo" režimo.

Ar galima vežti chemiją ar maisto produktus?

Ribotai. Jei turite biuro virtuvėlę su aliejumi ar valymo priemonėmis, tai viskas turi būti uždaryta hermetiškai. Vokietija labai griežta dėl aplinkos apsaugos, jei kas nutekės, gausite milžinišką baudą. Mes nevežame degiųjų medžiagų ar aerozolių be specialių leidimų. Geriau išmesti senas sriubas ir aliejus čia, nei rizikuoti, kad mums uždarys sieną pasienyje dėl keisto skysčio, kuris deda rūkštus kvapą iš dėžės.

Kaina, laikas ir pinigai (viskas kas svarbu)

Kiek apytiksliai kainuoja toks reikalas?

Sakyčiau, kad tai nėra pigu. Kaina priklauso nuo tūkio, atstumo (Berlynas ne tas pats kas Miunchenas) ir darbo sąnaudų. Mažam biurui 50 kvm gali tekti nuo 2 iki 4 tūkstančių eurų, o dideliam – ir dešimtis tūkstančių. Žinoma, aš galiu meluotis, nes kainos kyla kaip duonos kaina, bet orientuotės į tai, kad kokybiškas biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nekainuoja tiek, kiek norėtų vadovas, kuris mat tik savo biudžetą.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Patys važiavimai trunka 1-2 dienas, bet visa organizacija – tai savaitės ar mėnesiai. Negaliu pakviesti vairuotojo rytoj, jei tu dar nesurengė dėžių. Paprastai planuojame 2 savaites iki išvykimo, kad suspėtume padaryti vizitą, įvertinti rizikas ir sudaryti grafiką. Kelionės metu gali būti nesusipratimų su muitine, tai gali pridėti dar dieną prie termino, todėl niekada nesakykite vadovui, kad viskas bus rytoj, nebent norite meluoti.

Ar galima užsisakyti ekspress reisą?

Galima, bet tai kainuoja du kartus brangiau. Ekspressas reiškia, kad mes skirtume sunkvežimį tik jums ir važiuotume be sustojimų. Jei jums reikia, kad serveriai būtų Miunchene rytoj ryte, tai įmanoma, bet reikės susimokėti už vairuotojo darbo laiką ir greitį. Tačiau dažnai klientai supranta, kad "skubėjimas" yra priešas, todėl geriau leisti mums eiti normaliu tempu, nei spausti ir rizikuoti dėl avarijos.

Kada reikia apmokėti paslaugas?

Standartiškai reikalaujame avanso, kad užblokuotume datą ir vairuotojus. Likusią dalį padengiame, kai krovinys yra pasiekęs vietą ir yra iškrautas. Nekreipkite dėmesio į tuos firmas, kurios prašo mokėti 100% iš karto – tai dažnai signalas, kad joms trūksta pinigų arba jos tiesiog nori uždirbti ir pasku dingti. Mes dirbame pagal sutartį, kurioje viskas aišku – avansas, pristatymas, galutinis atsiskaitymas.

Ar kainuoja papildomai nešimas laiptais?

Žinoma, jei nėra lifto arba liftas netelpa didelės spintos. Vairuotojai yra fiziškai stiprūs, bet jie ne robotai. Jei reikia nešti 50 kg spintą 4 aukštus laiptais, tai kainos. Prieš išvykstant mes klausame apie tai, bet kartais klientai pamiršta pasakyti, kad jų biure nėra lifto. Tada tenka mokėti "vėlinimosi mokestį" arba papildomą už darbą, kas visada sukelia pyktį, nors aš iš anksto įspėjau.

Ką daryti, jei biuras Vokietijoje dar nepasiruošęs?

Tai labai dažna problema. Mes atvykstame, o ten dar statybininkai lipia sienas. Tada turime dvi galimybes – laukti (už papildomą mokestį) arba vežti į sandėlį (taip pat už pinigus). Negalime tiesiog palikti dėžių gatvėje, nes mus suimtų policija. Todėl derinam grafikus, bet jei vokiečiai vėluoja su remontu, tai jūsų, ne mūsų kaltė, tačiau mokėti už laukimą teks jums.

Vokietijos niuansai (kai vairuotojai verkdaro)

Ar sunku gauti leidimą stovėti prie biuro?

Miunchene ar Frankfurte tai yra košmaras. Negali tiesiog sustoti sunkvežimiui "kur nors". Reikia gauti specialų leidimą (Verkehrszeichen), kuris leidžia užimti vietą gatvėje tam tikru laiku. Be to, reikia įrengti užtvaras. Jei to nepadarysite, gausite 50 eurų baudą, o mūsų vairuotojas gali būti nubaustas dar labiau. Mes dažnai padedame suorganizuoti tai, bet reikia laiko. Kalbėjau su vienu draugu Vokietijoje, jis sako, kad ten net poilsio laiką reikia planuoti.

Ar vokiečiai tikrai taip griežti su tvarka?

Taip, jie mėgsta tvarką. Jei atvešite dėžes ir paliksite jas ant šaligatvio be jokios tvarkos, gausite skundą iš kaimynų arba savivaldybės darbuotojų. Jie neturi humoras jausmo apie "chaosingą kūrybiškumą". Viskas turi būti tvarkingai surūšiuota ir iškrauta taip, kad netrukdytų eismui. Aš mačiau, kaip vienas vairuotojas padėjo vieną dėžę ant žolės, ir už tai gavo pranešimą, kad nelegalioje vietoje laikomas šiukšles.

Kas su atliekomis – pakuotėmis ir dėžėmis?

Vokietijoje atliekų tvarkymas yra religija. Negali tiesiog išmesti mūsų dėžių į juodą kibirą. Jos turi būti išrūšiuotos – popierius į mėlyną, plastikas į geltoną. Kartais klientai mūsų dėžes palieka šalia biuro, manydami, kad mes juos paimsime atgal. Ne, mes ne grįžtam po šiukšlių (išskyrus specialius susitarimus). Jums reikės susitvarkyti su tais tūkstančiais dėžių, kurios atsiranda po iškrovimo.

Ar reikia draudimo?

Be abejo. Tikrai ne tikėkite, kad niekas nenutiks. Kelyje gali būti avarija, gali būti gaisras (retai, bet būna), arba tiesiog kažkas nukrenta išrankos metu. Mūsų standartinis draudimas dengia 10 EUR už kg, bet tai gali būti per mažai brangioms technologijoms. Rekomenduoju papildomą draudimą "visos rizikos", kuris dengia viską, net jei vairuotojas užmiega ir užvažiuoja į duobę (nors mes to nedarytume).

Ką daryti, jei kažkas sulūžo kelionės metu?

Skubiai apie tai praneškite vairuotojui arba mums. Neįsivaizduoju, kodėl žmonės laukia, kol vairuotojas išvažiuoja, o pasku skambina. Tada sunku įrodyti, kas buvo sukruta. Jei matyti, kad dėžė sutrypta, mes užrašome tai į aktą. Draudimo kompanija reikalauja įrodymų, todėl nedelskite. Aš vieną kartą mačiau, kaip klientas rado sulaužytą vazą po savaitės, kai vairuotojas jau buvo Ispanijoje – nieko nebeįmanoma padaryti.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilnas "pilnas". Jei darbuotojas paslepia savo dviratį ar seną televizorių į biuro dėžę, tai yra muitinis pažeidimas. Mes neatsakome už tai. Jei norite vežti asmeninius daiktus, tai turi būti deklaruojama kaip asmeninis perkraustymas, o ne biuro turtas. Gali būti problema, jei pasienyje rastų drabužių tarp serverių – tai gali būti įvertinta kaip kontrabanda arba nelegali veikla, tad geriau to nedarykite.

Ar reikia kviesti techniką iš čia ar imti vokišką?

Dėl iškrovimo geriau imti vietinius, jei jūsų įmonė jau turi sandėlininkus ten. Bet jei ne, mūsų vairuotojai gali padėti, jei jų darbo laikas to leidžia. Vokiška technika (porters) yra labai brangi, jie dirba pagal griežtus grafikus ir turi daug poilsio pertraukų. Kartais pigiau ir lengviau susitarti, kad mūsų vyrai padės, jei tai nedidelis kiekis, bet įspėju – jie kalba tik lietuviškai (ir šiek tiek rusiškai), o ne vokiškai.

O jei aš pats noriu važiuoti su sunkvežimiu?

Techniškai galima, jei yra vieta (keleivio vieta), tačiau dauguma firmų to neleidžia dėl draudimo. Mūsų draudimas neleidžia vežti "keleivių", tik įgulą. Be to, 600 km kelionė sunkvežimiu nėra pramoga. Jis šluoja, vibravo, vairuotojai kalba apie muilus ir kainas degaline. Jums geriau skristi lėktuvu ir laukti prie biuro su kava, nei praleisti dieną kabinoje. Aš asmeniškai myliu tą kabina, bet suprantu, kad kiti ne.

Kaip elgtis su automobiliais – ar galima veži ir juos?

Kai kurie klientai nori pervesti ir savo firmos automobilius. Galima, bet tada reikia kitokio tipo sunkvežimio – su autovežio platforma arba įrengimu viduje. Negali tiesiog užvežti automobilio į biuro dėžių krūvą, jis bus sukratas ir pajuodus. Be to, automobiliams reikia numerių ir draudimo, kad galėtų važiuoti savo eiga, jei reikia. Susitarkime apie tai atskirai, nes tai keičia visą logistikos schemą.

Galutiniai nustatymai ir patarimai

Kada geriausia pradėti planuoti?

Kuo ankščiau, tuo geriau. Idealus variantas – mėnesis ar du prieš išvykimą. Tada turime laiko paruošti dokumentus, suderinti grafikus ir užtikrinti, kad vokiečiai leis stovėti prie jūsų namų (ar biuro). Jei skambinate man rytoj ir sakykite "reikia važiuoti poryt", aš tikrai padarysiu viską, kas įmanoma, bet kaina bus didelė, o stresas – milžiniškas.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Niekada. Perkraustymo srityje kaip ir visur – jei atrodo per pigu, tai kažką trūksta. Gali trūkti draudimo, gali būti, kad vairuotojas bus pats (be pagalbininkų), o gal tiesiog jie ims jūsų daiktus ir reikalauja pinigų, kad juos grąžintų (tokių atvejų buvo). Rinkitės patikimus žmones, nors ir kainuoja brangiau. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra investicija į jūsų taiką, ne vien į transportą.

Ar jums patinka dirbti su tokiais klientais?

Kai jie nekalba per galvą – taip. Kai jie bando sukti su kainomis ar slepia dėžes su alkoholiu – ne. Bet dauguma yra normalūs žmonės, kurie tiesiog bijo to proceso. Mūsų darbas yra juos nuraminti. Aš mačiau daugybę perkraustymų, ir visada geriausiai sekasi tada, kai yra pasitiki. Tikėkite manimi, aš turiu 20 metų patirties (ir dar šiek tiek pilkų plaukų), todėl žinau, ką darau.

Na, štai ir viskas pagrindas, ką turėjote omenyje. Sėkmingas biuro perkraustymas į Vokietiją nėra apie tai, kad rasti pigiausią vairuotoją, o apie tai, kad pasiruošti ir susitarti su žmonėmis, kurie žino tą šalį. Neklauskite kaimyno, kuris vežė sofas į Kauną, klauskite tų, kurie kasdien važinėja į Berlyną. Sėkmės, ir tikimės, kad jūsų serveriai nebus sukratyti (o jei bus – mes turiems draudimą).