Biuro perkraustymas į Vokietiją: Kaip sudėlioti detalų paslaugų planą ir neišprotėti

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir, pasiduodžia, mažai ką gali mane nustebinti. Tačiau, kai klientas suskamba ir sako, kad reikia organizuoti biuro perkraustymą į Vokietiją, visada įsitempiau. Tai ne tas patas kaip nupirkti bilietą lėktuvui. Čia susiduria tūkstančiai smulkmenų, biuro technikos, baldų ir, žinoma, žmonių, kurie nori, kad viskas veiktų dar jau rytoj. Vokietija – tai ne Lietuva, ten tvarka ir taisyklės yra šventos, todėl be gero plano tikrai neapsieisit. Šiame straipsnylyje pasistengsiu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių „marketinginių“ uždažų, tiesiog taip, kaip tai gyvenime ir būna – kartai tvarkingai, kartais su nesklandumais, tačiau visada siekiant tikslo.

Pradinis sumanymas ir planavimas (ir kur mes dažnai suklystame)

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkėlimą?

Tiesioginiai atsakymai čia neveikia, jei norite biuro perkraustymą į Vokietiją atlikti be skandalo. Pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš 3–4 mėnesius. Vokietija yra specifika dėl leidimų ir darbo laiko, todėl paskutinę minutę šokti į reikalą yra pavojinga. Esu matęs atvejus, kai imtasi viską spėti per savaitę, ir baigdavosi tuo, kad vairuotojai laukė pasienyje, o dokumentai nebuvo paruošti. Geriau anksti pradėti ir ramiai gyventi.

Ar tikrai reikalingas vizitas prieš perkraustymą (survey)?

Be abejo. Nors dabar yra visokie „virtualūs“ matavimai su telefonais, aš visada sakau – ateikite ir pažiūrėkite gyvai. Buvau vienoje firmoje Vilniuje, kur ant planų buvo parašyta, kad biuras 200 kv. m., o atėję paaiškėjo, kad dar yra pilnas archyvas rūsyje, kurio nė nėra planuose. Gyvas matavimas leidžia įvertinti, ar keltis lifts, ar nešit per rankoves, ir kiek tikrai reikės mašinų.

Kas turėtų užtikrinti, kad planas vykdomas?

Jūsų įmonėje turi būti atsakingas žmogus, kuris tiesiogiai bendrauja su vadybininku. Negali būti taip, kad „kas nors iš personalo“ nutaria dėl dalykų. Tarkime, vienas mano klientas pasirūpino viskuo, tik pamiršo pasakyti apie serverinę, kuri buvo užrakinta užrakintame kambaryje, ir raktą turėjo tik direktorius, kuris buvo atostogose. Planas be atsakomojo žmogaus – tai ne planas, o pageidavimų sąrašas.

Kaip susitarti dėl datos su Vokietijos puse?

Vokiškų įmonių logistika – tai griežtas grafikas. Jie mėgsta, kai viskas būna įrašyta ir patvirtinta raštu. Jei tardatės ir keičiate datas tris kartus per savaitę, galite prarasti gerą brėkštą. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja precizika, susitarkite dėl iškrovos valandos dar tada, kai dar esate Lietuvoje.

Ką daryti su tais dalykais, kurių nebepervežti?

Susidurau su tai visada. Prieš perkraunant biurą, turite susitarti dėl šiukšlių ivežimo. Seni stalai, sugedę kėdės – visą tai reikia išvežti dar prieš pakroviant mašinas. Vokietijoje šiukšlių ivežimas yra labai brangu, todėl geriau tai padaryti čia, arba įtraukti į sąmatą iš anksto. Niekada nekelkite šiukšlių į mašiną su baldais, vėliau bus per daug galvos su jomis.

Techniniai ir organizaciniai niuansai (kur klystame labiausiai)

Ar reikia išmontuoti visus baldus?

Visada, kai įmanoma. Yra baldų, kurie yra moduliniai, o yra tokių, kurie tiesiog sugenda, jei bandytum juos pervežti surinktus. Vokiški biurai dažnai turi labai siaurus koridorius, taigi jei stalas neužlenda į liftą (o tai labai dažna situacija), jį reikia išmontuoti čia, o ten surinkti iš naujo. Padarykite sąrašą statybinių baldų iš anksto.

Kaip pervežti IT ir serverius?

Tai pati jautriausia dalis. Serverius negalima tiesiog įkišti į dėžę su popieriumi. Juos reikia specialiai pakuoti, įstatyti į „fly cases“ dėžes. Dar geriau, jei IT specialistas lydi šį procesą. Kartais (kažkaip taip būna) vairuotojas pasako, kad „važiuoju švelniai“, bet tiesioginiame kelias yra duobė, ir tai gali pabaigti brangų serverį. Nebijokite kelti klausimus apie vibraciją.

Kiek laiko užtrunka pakavimas?

Tai priklauso nuo to, kiek daug knygų ir dokumentų turite. Standartinis 100 kv. m. biuras su 10-15 darbo vietų gali būti supakuotas per dieną, jei visi pasiruošę. Bet jei tų dokumentų yra šimtai dėžių, tai gali užtrukti ir ilgiau. Žodžiu, neskubėkite čia, supakuotas bagažas yra pusė sėkmės.

Ar reikia žymėti dėžes?

Būtina. Ne „1 vyras“, „2 vyras“, o konkrečiai: „Vadyba, stalas Nr. 5, stalčius 1“. Kitaip atvyksite į Vokietiją, o ten bus chaosas, nes vokiečiai neleidžia jums tiesiog barstyti dėžių koridoriuje ir aiškinti, kur kas eina. Žymėjimas taupo valandas iškrovos metu.

Kaip elgtis su augalais?

Tai visada problema. Vokietijoja griežta fitosanitarinė kontrolė, nors Europos Sąjungoje ir yra bendros taisyklės, bet geriau žinoti, kad augalai su žeme gali būti uždrausti įvežti be specialių leidimų. Paprasčiau juos palikti čia arba padovanoti kolegoms, o ten nusipirkti naujus, nei rizikuoti, kad sulaikys pasienyje ir privers išmesti.

Vokietijos specifika ir dokumentai (kur būna daugiausia nepasitenkinimo)

Kokius dokumentus reikia tur�ti su savimi?

Paprastai tai pakrovimo aktas, važtaraštis (CMR), ir, žinoma, draudimo polisas. Jei pervežate techniką, vertingus daiktus, reikia specifinio inventoriaus sąrašo su vertėmis. Vokietijoje muitinė (net ir tarp ES šalių gali būti patikrinimų, jei keliaujate per trečiąsias šalis arba turite specifinių daiktų) mėgsta tvarkingus popierius.

Ar sunku gauti leidimą stovėti prie namo (Anliegerfreiheit)?

Vienas didžiausių galvos skausmų. Jūs ne galite tiesiog sustoti „kur patogiau“ prie verslo centro Vokietijoje. Reikia ankstesniu laiku (priklausomai nuo miesto, nuo 2 savaičių iki 2 mėnesių) gauti leidimą nuo miesto savivaldybės užblokuoti vietą. Be šio popieriaus gausite baudą, o mašina negalės prisiartinti prie įėjimo.

Ką daryti, jei vokiečių pusėje nėra lifto?

O tai kažkas įprasto, ypač senesniuose miestuose, pavyzdžiui, Hamburgo ar Miuncheno centre. Tada reikia planuoti kėlimą per laiptus. Tai brangiau ir lėčiau. Patikrinkite iš anksto ar tarpukai (laiptų platumas) leis įvežti sofas ar didelį spintą. Buvau atvejų, kai reikėjo išmontuoti langą, kad įkištume biuro stalą. Tiesa, (tai jau buvo ekstremalus atvejas, ne visada taip būna).

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Visada patikrinkite šį dalyką. Jei vairuotojas nesikalba vokiškai ar angliškai, o vokiečių saugos darbuotojas arba administratorė nesikalba rusiškai ar lietuviškai, gali kilti nesusipratimų. Vieną kartą stovėjome 3 valandas, nes nepavyko susitarti dėl kur reikia nuvažiuoti.

Kaip su el. energija ir internetu?

Prieš atvykstant reikia tiksliai žinoti, ar naujame biure įjungta elektros įtampa, ar galima jungti serverius iš karto. Kartais (nors retai) reikia laukti techniko, kuris „paleidžia“ maitinimą. Be to, susisiekimas su interneto tiekėju Vokietijoje gali užtrukti, todėl pasirūpinkite mobiliuoju internetu (4G/5G routeriu) kaip atsarginiu variantu.

Kainos ir pinigai (ką dažnai nežinome iki galo)

Kaip formuojama kaina?

Paprastai tai pagal valandas arba pagal kubinius metrus (cbm). Atsisakykite nuo to, ar tai pilnas „krovimas-iškrovimas“, ar tik vežimas. Biuro perkraustymas į Vokietiją kainuos brangiau nei į Lenkiją, nes atstumas didesnis, o darbo rankos Vokietijoje brangesnės. Paprasčiau paklausti: „ką dar apima ši kaina?“.

Ar į kainą įskaičiuotos pakavimo medžiagos?

Kartais įmonės rašo „viskas įskaičiuota“, bet paskui pasirodo, kad specialios dėžės kompiuteriams ar „bubble wrap“ plėvelė kainuoja papildomai. Užklauskite dėl dėžių kiekio ir kainos. Negana to, (o štai ir dar vienas niuansas) kai kurios kompanijos paima pinigus už dėžių grąžinimą, jei jos grąžinamos sugadintos.

Koks yra depozitas?

Dauguma rimtų pervežimo įmonių prašo depozito (10–20 proc.), kad užtikrintų, kad klientas neatsisaks paskutine minutę. Tai normalu, tiesiog tikrinkite, ar jis grąžinamas iš karto po paslaugos atlikimo.

Ar kainuoja laukimas?

Taip, ir tai dažnai nenumanoma. Jei vairuotojas laukia 2 valandas, kol jums suranda raktus nuo sandėlio Vokietijoje, jis parašys laukimo aktą ir jums teks mokėti už tuos valandas. Vokietijoje darbo laikas labai griežtai kontroliuojamas, vairuotojai negali dirbti po 12 valandų be poilsio.

Ar galima susimokėti kortele?

Dauguma mažų pervežėjų nori grynųjų arba pervedimu į sąskaitą darbui pradedant. Vokietijoje vairuotojai retai turi kortelių terminalus su mokėjimų funkcija iš kitų šalių (dėl bankų mokesčių). Geriau susitarti dėl pervedimo iš anksto.

Rizikos ir realus gyvenimas (ką neišmoksite iš brošiūrų)

Kas nutinka, jei kažkas sugenda?

Turi būti draudimas. Bet problemos prasideda, kai reikia įrodyti, kad buvo sugadinta prieš tai. Fotografuokite viską prieš kraunant ir iš karto iškrovus. Turėjau atvejį, kai buvo įbrėžtas prestižinis darbo stalas, ir klientas norėjo pinigų, bet negalėjo įrodyti, kad taip nebuvo prieš tai. Nuotraukos – jūsų draugas.

Ar dažnai pasitaiko vėlavimų?

Geležinkeliečiai sako „truputį pavėluoja“, čia taip pat. Pasienio patikros, eismo įvykiai arba tiesiog blogas oras gali atidėti atvykimą valanda ar dvi. Nežadėkite savo vokiškiems partneriams, kad busite ten būtent 9:00 ryto. Sakykite „ryte“ arba „prieš pietus“.

Ką daryti su blogomis pervežimo firmomis?

Yra daug tokių, kurie pasiūlo kainą perpus mažesnę, o paskui dingsta su daiktais arba pareikalauja papildomų pinigų už iškrovą. Tikrinite atsiliepimus! Jei įmonė neturi tinklalapio arba joje nėra realaus adreso, vengkite. Biuro perkraustymas į Vokietiją per šąlyžnes gali baigtis tuo, kad rasite savo daiktus aptvarkomuosiuose namuose (kas nors jau matė tokią istoriją „Naujienose“).

Kaip elgtis su vairuotojais, kurie neleidžia padėti?

Kai kurie vairuotojai būna labai užsispyrę ir sako, kad tik jie gali liesti krovinius. Tai dažnai susiję su draudimu. Negeriau, jei padėsite „draugiškai“ nuleisti dėžę ir ją laužtumėte. Tarkime paprasčiau – susitarkite dėl to iš anksto arba leiskite jiems dirbti, jie tam gauna algą.

Ar verta pervežti senus biuro kėdes?

Nėra. Skaitykite, koks yra amortizacijos laikas. Jei kėdės kainavo 50 eurų prieš 5 metus, o pervežimas kainuos 30 eurų, tuomet pervežimas ekonominės prasmės neturi. Nusipirkite naujas iš Ikea arba vietinio tiekėjo Vokietijoje. Taip sumažinsite stresą ir kainas.

Kas dėl asmeninių daiktų darbuotojų stalų?

Tai labai svarbu. Jei darbuotojas paliks savo asmeninį daiktą stalyje, o jis dingsta, neabejotinai bus skundai. Užtikrinkite, kad visi asmeniniai daiktai (piniginės, telefonai, vaikiškos nuotraukos) yra paimami namo prieš perkraustymą. Mes neatsakome už jūsų darbuotojų kvailystes.

Ar reikia nupirkti ką nors vairuotojui (maistas, gėrimai)?

Etiketo reikalas. Nereikia šampano, bet vandens butelis arba kavos rūpestis yra gerai įvertinamas. Vokiška kultūra to laiko, nors ir neprivaloma. Tai gali padaryti vairuotoją labiau talkingu.

Kokios yros dažniausios klaidos pasiruošiant?

Didžiausia klaida – nepasiruošti dokumentų. Antra – neįvertinti vokiško „Ordnung“ (tvarkos) reikšmės. Trečia – tikėti, kad „kažkaip įsisuks“. Nebėra „kažkaip“, yra arba tvarkingai, arba brangiai.

Pabaigos darbai ir išvados

Po to, kai dėžės iškrautos, o baldai surinkti, dar viskas nebaigta. Reikia pasirašyti perdavimo aktus, susitvarkyti su pakuotės atliekomis (dėžės, plėvelės). Paprastai tai užtrunka porą valandų. Jei viskas gerai, susipažinkite su įmonės atstovu, palikite atsiliepimą (jei verta) ir galėkite ramiai dirbti naujoje vietoje.

Viso šio proceso biuro perkraustymas į Vokietiją yra sudėtingas, bet suvaldomas, jeigu turite patikimą partnerį ir detalią planą. Nepaliekite visko paskutinę minutę, nes tokiu atveju klaidų kaina perauga. Tikiuosi, šie patarimai padės išvengti tų bėdų, su kuriomis teko susidurti man per šiuos metus. Sėkmės pervežiant ir vokiškos kantrybės!