Biuro perkraustymas į Vokietiją: kaip neišprotėti nuo dokumentų ir vairuotojų poilsio

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir pasakysiu tiesiai – biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tiesiog dėžių krautimas į sunkvežimį. Tai, kaip sakoma, "viskas kartu". Vieną dieną tu planuoji gražią logistiką, kitą dieną gaišti valandas pasienio punkte arba bandai išsiaiškinti, kodėl vairuotojas negali įvažiuoti į žaliąją zoną Miunchene. Dažnai klientai galvoja, kad tai paprasta, kaip perkelti kompiuterį iš stalčiaus ant stalo, tačiau realybėje susiduri su tonomis smulkmenų, kurios gali viską sugadinti. Štai kodėl reikalingas tvarkingas ( Bent jau mėginamas ) planas ir patikimas partneris, kuris nepradings pirmąją naktį.

Turiu pripažinti, kad kiekvienas toks projektas yra kaip loterija. Kartai viskas vyksta lyties pliku, kartai vėjas sugriauna dėžes prieš pat patalpą. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja ne tik fizinės jėgos, bet ir žinojimo, kur ką dėti, kad vėliau neieškotum to pačio kabelio tūkstančių dėžių krūvoje. Kalbėsime apie tai, kaip tai iš tikrųjų atroda iš vidaus, be šlifuotų pristatymų.

Pagrindiniai ir painūs klausimai apie procesą

Kiek laiko užtrunka visas biuro perkraustymas į Vokietiją?

Tai labai dažnas klausimas, bet atsakymo nėra vieno. Paprastai, jei kalbame apie nedidelę firmą, tai trunka nuo dviejų iki penkių dienų, įskaitant pakavimą ir kelionę. Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir kuriai Vokietijos daliai važiuojate. Jei reikia važiuoti į Berlyną, gali užtrukti ilgiau dėl didelių spūsčių. Kartais vairuotojai turi poilsio laiko reikalavimus, kurių negalima pažeisti. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali pavėluoti, jei prieš pat išvykimą paaiškėja, kad trūksta dėžių arba dokumentai neišrašyti. Geriau planuoti savaitę laiko rezervo.

Ar galite padėti suplanuoti viską iš arčiau?

Žinoma, tai mūsų darbas. Atvykstame pas jūsų įmonę, pažiūrime, ką reikia vežti, ir įvertiname apimtis. Biuro perkraustymas į Vokietiją be apžiūros yra kaip lošti rulete – gali pataikyti, gali ir ne. Mes patariame, kada geriau krauti, kada išvežti techniką. Kartais klientai nori viską nuvežti per vieną naktį, tačiau tai fiziškai neįmanoma saugiai. Planuojame grafikus, atsižvelgdami į darbo laiką Vokietijoje, nes ten žmonės labai griežtai laikosi taisyklių apie triukšmą ir iškrovimą.

Kas nutinka, jei pasienyje sustos?

Es štai to visi bijo. Nors Vokietija yra ES šalis, dokumentai vis tiek turi būti tvarkingi. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja CMR sąskaitos ir inventoriaus sąrašo. Jei vairuotojas neturi jų su savim, gali būti problema. (Nors dažnai tikrina tik greitį, bet geriau būti saugiam). Jei keliaujate ne iš ES, tuomet reikalingi muitinės dokumentai, bet mūsų atveju tai dažniausiai tik formalumas. Visgi, rekomenduoju visus kompiuterius pažymėti numeriais, kad neaiškintumės, kas kas yra.

Ar tai brangu? Kiek maždaug kainuoja?

Kainos kinta kaip oras. Biuro perkraustymas į Vokietiją kainuoja nuo 1.5 tūkst. eurų už mažą biurą, bet gali siekti dešimtis tūkstančių, jei tai didelė korporacija. Žinoma, kainą lemia atstumas (pvz., į Miuncheną toliau nei į Karlsruhė), kiek reikia vyrų pakavimui ir ar reikalingos specialios paslaugos. Degalai Vokietijoje brangesni nei Lietuvoje, tad tai taip pat įeina į kainą. Neklauskite manęs "kiek tiksliai", kol nepamačiau, kiek turite tos "senos" archyvinės medžiagos, kuri niekam nereikalinga, bet jūs nebegalite jos išmesti.

Ar galiu važiuoti savo sunkvežimiu?

Galite, tik ar verta? Biuro perkraustymas į Vokietiją savo jėgomis dažnai pasidaro brangiau dėl klaidų. Jei neturite patirties, vairuotojai gali užstrigti, o taisymai kainuoja. Be to, jei įvyksta avarija, be draudimo prarasite viską. Mes turime draudimą ir žinome, kaip elgtis gaisro atveju (kuris, deja, kartais nutinka, jei chemija ne taip pakyta). Geriau pasirūpinti, kad specialistas tai padarytų.

Ar atvežiate dėžes?

Taip, tai privaloma dalis. Biuro perkraustymas į Vokietiją be kokybiškų dėžių – tai siaubas. Turime skirtingų dydžių dėžių, stalčių dėklus, specialius kėdžių uždangalus. Kartą turėjau klientą, kuris norėjo pats susirasti dėžes iš parduotuvės, jos visos sugriožo po keliasdešimt kilometrų. Geriau imti mūsų siūlomas, jos stipresnės. Dėžių kaina paprastai įskaičiuojama į paslaugą, arba jas galima išsinuomoti.

Ką daryti su kompiuteriais ir serveriais?

Tai jautriausia dalis. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi apimti ir IT infrastruktūros perkeliamąjį. Nerekomenduoju juos krauti į paprastas dėžes. Reikia anti-statininių dėžių, o serveryje geriau išjungti diskus prieš judėjimą. Esu matęs, kaip nukrito vienas serveris po trumpos stabdymo – viskas viduje susigrūdo. Geriau, jei šią dalį pasitiki jūsų IT specialistas, o mes padedame fiziškai perkelti rėmus. Žinoma, mes juos užrašome ir specialiai žymime.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus?

Techniškai galima, bet juridiskai - ne. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti tik komercinis siuntos pobūdis. Jei vairuotojas rinks jūsų vaikišką dviratį ar seną sofą iš namų, tai gali būti laikoma kontrabanda arba neatitikančia sutarties. Vokietijos muitinė gali peržiūrėti siuntą. Jei turite ką nuvežti asmeniškai, derkite atskirai, o ne bandykite "prakišti" pro biuro siuntą. Gali baigtis baudomis.

Ar dirbate savaitgaliais?

Galime, bet su pastaba. Biuro perkraustymas į Vokietiją savaitgaliu yra brangesnis, nes vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus. Be to, Vokietijoje daug kur negalima triukšma kelti sekmadieniais. Jei norite išvengti streso, geriau planuoti įkrovą penktadienį, o iškrovą pirmadienio rytą. Taip sutaupysite naktinio darbo mokesčius.

Kainodaros ir dokumentų niuansai

Ką reiškia "valandinis darbas" ir kodėl jis brangus?

Daugelis klausia, kodėl tiek brangu už vyrą su rankena. Biuro perkraustymas į Vokietiją neapsieina be fizinio darbo. Jei reikia išardyti spintas, tai laiko. Valandinis darbas apima ne tik kėlimą, bet ir draudimą, mokesčius, kelionę į objektą. Jei vyras užtrunka 5 valandas, o kelias abiems pusėms užima 4 valandas, jums mokate už 9 valandas. Kartais klientams tai atrodo absoliuoti, tačiau tokia logistikos realybė. Negalima laukti, kad vairuotojas dirbs už duoną.

Ar reikia mokėti iš anksto?

Įprasta tvarka – 50 proc. apmokėjimas pradedant darbus, likę 50 proc. – pasiekus vietą. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra rizikingas užsakymas mums, nes jei klientas Vokietijoje atsisako priimti prekę, mes turime grįžti tuščia. Todėl užstatas būtinas. Jei darbas didelis, galima susitarti dėl sąskaitos faktūros apmokėjimo terminų, bet tik su papildoma garantine.

Kokius dokumentus reikia parengti?

Būtinas CMR kontramentas (kvitas) ir prekių transportavimo sutartis. Biuro perkraustymas į Vokietiją taip pat reikalauja inventoriaus sąrašo, kad jei dingsta kažkas, galėtume įrodyti, kad tai buvo. (Kartais mes patys jį darome, bet geriau, jei klientas turi savo excel lentelę). Be to, jei vežate specialią techniką, gali reikėti leidimų. Visa tai suorganizuojame mes, jei duodate duomenis laiku.

Ar įeina draudimas?

Draudimas yra, bet jis standartinis. Biuro perkraustymas į Vokietiją įprastai apdraudžamas pagal CMR konvenciją – apie 10-12 SDR vienetus už kilogramą. Tai reiškia, jei dingsta brangus serveris, atlyginimas gali neužtikrinti visos jo vertės. Rekomenduoju papildomai apdrausti brangius daiktus prieš išvykimą. Tai kainuoja nedaug, bet suteikia ramybės. Esu matęs, kaip dega sandėliai, tuo tikėtis niekas nenori.

Kas daryti, jei pamenų trūksta?

Neklyskite, pamenų dažniausiai neužtenka. Biuro perkraustymas į Vokietiją įvyksta ne tada, kai viskas supakuota, o kai sunkvežimis užpildytas. Jei likote be dėžių, mes galime atvežti dar, bet tai sustabdž procesą. Geriau paskaičiuoti: 1 darbuotojas = 3-4 dėžės. Pridėkite 20 proc. atsarginių dėžių (padas, šiukšlės, nepagalvotas daiktai). Niekada nepakanka taip, kaip planuojate.

Kodėl taip brangu "krovininio" paslauga?

"Krovininis" – tai didelė mašina su kranu, ne paprasta fura. Biuro perkraustymas į Vokietiją su kranu leidžia pakelti stiklinius vitrinas per langą, tačiau tokios paslaugos valanda kainuoja labai daug. Be to, reikia gauti leidimą iš miesto savivaldybės uždaryti gatvę. Jei tokios reikimybės nėra, geriau neapsipirkti kranu, nes tai tiesiog iššvaisto biudžetą.

Ar galima apmokėti kortele?

Įmonėms – taip, išrašome sąskaitą. Fiziniai asmenys dažniau moka grynaisiais arba pavedimu (prieš išvykimą). Biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta užsienyje, o vairuotojams reikia pinigų degalams ir maitinimui kelyje. Todėl jei mokate iš karto, užtikriname, kad procesas nebus stabdomas. Vokietijoje viskas mokama kortele, bet mūsų vadybininkai Lietuvoje.

Vokietijos realijos ir problemos

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Daugelis mūsų vairuotojų kalba rusiškai ir angliškai, o vokiškai – "ein bischen". Biuro perkraustymas į Vokietiją ne visada reikalauja vokiečių kalbos, nes kalbame su jūsų atstovu vietos biure. Tačiau jei reikia kalbėti su policija arba techninių problemų metu, angliškas dažniausiai užtenka. Jei jums būtina, kad vairuotojas kalbėtų vokiškai, tai reikia pranešti iš anksto, tai papildomas užsakymas.

Kas su techninių peržiūrą? (TÜ)

Mes ne techninės apžiūros specialistai, bet mašina turi būti tvarkinga. Biuro perkraustymas į Vokietiją kelyje gali būti sustabdytas. Jei sunkvežimis neturi galiojančio TÜ (techninės apžiūros liudijimo), gali būti uždraustas toliau važiuoti. Užtikrinkite, kad pasirinktas pervežėjas turi tinkamą parką, kitaip jūsų biuras gali užstrigti kažkur ties Hanoveriu.

Ar galima vaziuoti į bet kurią miesto dalį?

Ne. Vokietijos miestuose yra griežti "Umweltzone" (ekologinės zonos). Biuro perkraustymas į Vokietiją su mašina, kurios neturi žaliosios kortelės, tiesiog neįmanomas į centrą. Jei jūsų biuras yra Miuncheno centre, mums reikia iš anksto gauti leidimą arba iškrauti už miesto ribų ir vežti mažesnėmis mašinomis. Tai taip pat užtrunka ir kainuoja.

Ar reikia rūpintis vietine liudininkų kortele?

Nereikia, jei tai ES šalis. Biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta pagal tarptautines sutartis. (Tik turiu omenyje, kad jei vairuotojas dirba savaeigiškai, tai kita istorija, bet mes vežame kaip įmonė). Vairuotojai turi visus reikiamus pažymėjimus ir darbo laiko kontrolę (tachografą). Tai ne jūsų galvos skausmas, o mūsų atsakomybė užtikrinti, kad vairuotojas nepavargtų.

Kaip su maitinimu ir nakvyne?

Tai įeina į mūsų išlaidas. Biuro perkraustymas į Vokietiją trunka ilgiau, nei paprastas važiavimas. Vairuotojai turi poilsio laiką, jie nakvoja viešbučiuose arba mašinoje (jei turi snaudęs vietą). Jums nereikia maitinti vairuotojo, nors dažnai klientai duoda kavos ar sriubos – tai malonu, bet neprivaloma. Žinoma, jei norite, kad vairuotojas liktų padėti, galite jį prišerti.

Ar dažnai pasitaiko avarijų?

Labai retai, bet įvyksta. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra pavojingas dėl didelio svorio. Pastebėjau, kad dažniausiai avarijos įvyksta ne dėl vairuotojo kaltės, o dėl kitų vairuotojų ("varkalių"). Autobanai greiti. Mes visada turime draudimą, bet geriau saugoti savo duomenis. Dar kartą kartosiu – pasidarykite atsarginęs kopijas prieš išvykimą. Tai svarbiausia.

Kas daryti, jei Vokietijoje streikuja?

Tai realus dalykas. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali būti paveiktas transporto streikų (pvz., „Deutsche Post“ ar krovinių vežėjų). Jei mes įsikalbame į spūstį ar uždarytą kelią, pranešame jums. Negalime nieko padaryti su tokiomis jėgomis, bet galima pakeisti maršrutą pro Lenkiją arba Čekiją, nors tai ilgiau.

Smulkmenos, kurios erzina

Ar pakuojate augalus?

Galime, bet nerekomenduojame. Biuro perkraustymas į Vokietiją vasarą kyla temperatūros furoje, žiemą – šaltis. Augalai paprastai numirksta arba sušąla. (Kartas nuo karto kas nors pasiryža vežti didelį figmedį, bet poilsio vidury jį išmeta). Geriau dovanoti kaimynams arba vežti atskiru automobiliu.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Nevežkime šiukšlių. Biuro perkraustymas į Vokietiją kainuoja pagal svorį ir tūrį. Už kiekvieną metinio popieriaus lapą mokate tiek pat, kiek už serverį. Išmeskite nereikalingus dalykus prieš išvykimą. Jei reikia išvežti biulo šiukšles į deginimo aikštelę Vokietijoje, tai papildoma paslauga, kuri tenka brangi, nes ten griežtos ekologinės taisyklės.

Ar galima uždaryti biurą anksčiau laiko?

Galima, bet kas su darbuotojais? Biuro perkraustymas į Vokietiją reiškia, kad kelias dienas jūsų verslas nestovės. Reikia susitarti dėl "remote" darbo arba kelios dienų atostogų. Kartais klientai nori, kad mes viską padarytume per vieną naktį, kad rytoj jie būtų jau dirbę. Tai įmanoma tik su labai dideliu žmonių skaičiumi (10-15 vyrų), o tai kainuoja šimtus eurų valandai.

Kodėl negalima duoti adreso paskutinę minutę?

Todėl, kad reikia planuoti maršrutą. Biuro perkraustymas į Vokietiją su dideliu sunkvežmiu negali įvažiuoti į kiekvieną gatvę. Jei duodate adresą paskutinę minute, o ten yra žiedas arba tiltas, kurio aukštis per mažas, mes strandžiame. Tada reikia iškrauti į mažesnę mašiną, o tai laiko ir pinigų švaistymas. Duokite adresą savaitę iki išvykimo.

Ar vežate kokybiškus alkoholinius gėrimus?

Ne, mes nesame alkoholio pervežėjai. Jei biure bufoje yra brangių vynų, juos reikia specialiai apdrausti ir paskelbti. Biuro perkraustymas į Vokietiją su alkoholiu be licencijos gali baigtis didelėmis problemomis policijai. Geriau išgerti palydėjimo vakarėle arba vežti savo automobiliu. Nebent tai keletas butelių dovanų, tuomet nusistoviame juos atskirai.

Ar atsižvelgiate į feng shui?

Jūs juokitės, bet kartas nuo karto klausia. Biuro perkraustymas į Vokietiją mus domina tik saugumas ir greitis. Jei jums svarbu, kad stalas stovėtų į rytus, mes jį taip pastatysime. Tačiau negalime garantuoti, kad po to jūsų verslas įgaus "srautą", jei nebus interneto. Esu praktiškas žmogus, ne magas.

Kuo skiriasi pervežimas į Rūrą sritį palyginus su Biumenhofenu?

Geografija. Rūro sritis (Dortmundas, Esenas) yra tankiai apgyvendinta, daug pramonės, sunku važiuoti. Biuro perkraustymas į Vokietiją ten gali būti sudėtingesnis dėl gatvių. Biumenhofenas (arba panašios mažos vietovės) gali būti paprastesnis, bet toliau. Kelionės trukmė skiriasi, o tai tiesiogiai veikia kainą, nes vairuotojas praleidžia daugiau laiko kelyje.

Ar pas mus turite "geltonųjų vestų"?

Žinoma, be jų negalima. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja, kad darbuotojai būtų matomi. Tai nėra jokia mada, o saugumo reikalavimas. Be to, turime šalmus, pirštines ir batų apsaugas. Jei matote, kad pervežėjo darbuotojai dirba be šalmų, nebekreipkitės į juos – tai pavojinga.

Kas jei pasibaigia diena, o viskas neiškrauta?

Tada jūsų biuro stalai lieka furoje. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi griežtą tvarkarštį. Jei vairuotojui nėra leidžta dirbti naktį (o dažnai Vokietijoje negalima triukšma kelti po 20:00 ar 22:00 valandos), jis turi važiuoti į viešbutį. Tada reikia tartis kitą dieną. Neapsibrokite su planais, užsiskrinkite dieną atsarginę.

Ar galima užsisakyti tik dėžes be pervežimo?

Galima, bet keista. Biuro perkraustymas į Vokietiją be mašinos nėra mūsų specializacija. Galime atvežti dėžes už fiksuotą kainą, tada jas susigrąžinsime (jei nenuvežėte). Paprasčiau jas nusipirkti patys, tačiau mūsų dėžės tvirtesnės. Bet jei tik norite dėžių, paskambinkite, tartis galima.

Ką daryti su raktų perdavimu?

Visada turite turėti atsarginius raktus. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali baigtis taip, kad vairuotojas netyčia užrakins duris su raktais viduje (tai nutiko su vienu klientą Francfurte). Jis turėjo laužti spyną. Jei turite kodus, duokite mums, bet geriau, kad ką nors lauktų vietoje, kad nedarytume klaidų.

Kodėl reikia tiek daug klausimų prieš pradžią?

Kadangi nenorime, kad jūsų duomenys dingtų. Biuro perkraustymas į Vokietiją – tai ne tik fizinis darbas, tai logistika. Mes klausime apie liftus, laiptus, apsaugą, automobilių stovėjimą, kad nenuvyltume. Kuo daugiau žinome iš anksto, tuo mažiau streso bus pačioje pabaigoje.

Ar pasirašote dokumentus iškrovimo metu?

Taip, tai privaloma. Biuro perkraustymas į Vokietiją baigiasi tada, kai abiejų šalių atstovai pasirašo perdavimo aktą. Tada mes nebesame atsakingi už jūsų daiktus. Jei pastebėjote trūkumą, parašykite juos tame dokumente (protokole). Po to skųstis bus beveik neįmanoma. Pažiūrėkite pro akis ir paskambinkite mums, jei kas ne taip.

Kas jei reikia laikinai sandėliuoti?

Sandėliavimui naudojame Lietuvos arba Vokietijos sandėlius. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali būti sustabdytas, jei naujieji patalpai nėra paruošti. Tada kaina didėja, nes reikia iškrauti, laikyti, vėl pakrauti. Tai standartinė paslauga, bet reikia apie tai kalbėti ne tada, kai fura stovi prie durų.

Ar jums reikalingas vadybininkas vietoje?

Labai padeda. Biuro perkraustymas į Vokietiją su vadybininku, kuris kalba vokiškai ir žino, kur kas eina, yra kur kas sklandesnis. Jei jūsų atstovas tik stovi ir žiūri, gali kilti nesusipratimų. Geriausia, kai yra kontaktinis asmuas, kuris gali sprendžiant problemas vietoje (pvz., su apsauga arba kaimynais).

Ką daryti su seifais?

Seifus reikia ištuštinti prieš pervežimą. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu seifu yra pavojingas svorio požiūriu. Be to, jei seifas nebegali atsidaryti, neįsivaizduoju, kaip jį atidarysime naujoje vietoje. Jei seifas fiksuotas prie grindų, reikia specialisto, kuris jį atskiria. Tai papildomas darbas.

Trumpa išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją yra sudėtingas procesas, kurį geriau patikėti profesionalams, nei bandyti daryti pačiam su draugais. Nors kaina gali atrodyti didelė, tačiau taupomas laikas ir nervai yra vertesni. Svarbiausia – viską iš anksto suplanuoti, padaryti inventorių ir pasirūpinti draudimu. Jei viskas padaryta teisingai, jūsų įmonė gali dirbti be ilgos pertraukos. O jei ne – pasiruošite dideliems nuostoliams. Tad kviečiu susitarti ir nemiegoti prieš išvykimą.