Biuro perkraustymas į Vokietiją: kaip išvengti šlamšto ir padaryti tai greitai

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada neįvyksta taip, kaip planuojate idealiai piešiniuose. Viskas dažniausiai baigiasi sėkmingai, tačiau kelias į tą tašką yra išmėtytas smulkių nesklandumų, nugaros skausmo ir tąso dokumentų. Vokiečiai yra disciplinuoti, bet jų biurokracija gali atimti norus gyventi, o mūsiškiai dažnai viską palieka paskutinę valandą. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja ne tik sunkvežimių, bet ir kantrybės. Štai trumpas vadovas, kaip tai padaryti be nervų išsižadinimo, remiantis mano patirtimi ir realiomis situacijomis.

Pradžia: kodėl biuro perkraustymas į Vokietiją kelia siaubą?

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas į Vokietiją?

Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir kur tiksliai Vokietijoje esate. Jei tai tik mažas kambaryks Berlyne, užtrunkame dieną pakrauti ir dieną iškrauti, o kelias užtrunka keletą valandų. Jei tai didelis sandėlis ar įmonės būstinė Miunchene, tai gali trukti ir savaitę. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tik vairavimas, tai ir pakavimas, ir dokumentų tvarkymas. Paprastai sakau klientams – skirkite savaitę laiko nuo pradžios iki galo, kad nebūtumėt stresuojantys paskutinę minutę.

Ar verta patiems dėti į dėžes?

Galite, jei norite sutaupyti, bet tada nebesiskųskite, kad pasibrėžė nugarą. Mūsų komanda atveža dėžes, įrašo ant jų, kas viduje yra, ir užkonservuoja baldus taip, kad jie nenukristų kelyje. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mūsų pagalba vyksta greičiau, nes mes žinome, kaip dėti things to maximize space. (tai yra daiktus, ne "things", atsiprašau už anglišką žodį, pavargau). Jei turite brangios technikos, geriau palikite tai profesionalams, o ne padėkite monitorių ant kėdės.

Kada pradėti planuoti biuro perkraustymą į Vokietiją?

Idealu – mėnesį prieš, o dar geriau – du. Reikia užsakyti sunkvežimius, susitarti dėl vietos parkavimo Vokietijoje (jie ten labai griežti dėl to) ir paruošti dokumentus. Buvo atvejis, kai klientas skambino trečią dieną ir norėjo važiuoti rytoj. Biuro perkraustymas į Vokietiją toks greitas nebūna, nebent jums pasisekė ir mūsų kalendoriuje yra laisvų vietų, kas retai nutinka sezono metu.

Kas daryti su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Tai dažna problema. Žmonės dažnai maišo įmonės turtą su savo kepurių ir augalų kolekcijomis. Biuro perkraustymas į Vokietiją apima įmonės turtą, o ne jūsų asmeninį archyvą namie. Pasakykite darbuotojams, kad turi paimti savo daiktus namo pats, arba mes juos įpakuos atskirai, bet tada tai kainuos papildomai. Nedarykite chaoso – jei dėžėje sumaišomi serveriai ir duonos riekelės, niekas nenori to vežti.

Dokumentai ir Vokietijos muitinės nuobogos

Kokius popierius reikia biuro perkraustymui į Vokietiją?

Baziniai dalykai yra krovininių gabenimų sutartis ir inventoriaus sąrašas. Be to, jei pervežate techniką, reikia serialinių numerių sąrašo, kitaip muitinė Vokietijoje gaišti laiką klausinėdama, kas čia per gėrybės. Biuro perkraustymas į Vokietiją be dokumentų – tai tiesiog bėdų receptas. Vokietijos pareigūnai mėgsta tvarką, tad jei parodysite gražiai surašytą Excel lentelę, jie bus žymiai maloniau nusiteikę nei kai mata maišus be etikečių.

Ar reikia eiti per muitinę?

Nors abi šalys yra ES, tai nereiškia, kad galima važiuoti kaip šiaurės elniai. Jei pervežate naują techniką, kuri nėra apmokestinama, arba dideles partijas prekių, gali tekti deklaruoti. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažniausiai yra įmonės turto perkėlimas, todėl reikia sugebėti įrodyti, kad tai neprekybinis siuntimas. Aš asmeniškai visada primirštu tą vieną formą, kurią reikia užpildyti, kai pervežame naujus kompiuterius, bet mūsų logistikos vadovas visada primena (jis tą darba atlieka geriau).

Kas su PVM mokesčiais?

Tai sudėtinga dalis. Jei pervežate turtą tarp savo padalinių, tai gali būti PVM išlyginimas. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali būti laikomas vidiniu perkėlimu. Aš čia neesmu ekspertas, tarkime tiesiog, jūsų buhalteris turėtų žinoti daugiau nei aš. Vieną kartą klientas bandė mums mokėti be PVM, o mes negalėjome išduoti sąskaitos be jo, nes tai nebuvo eksportas į trečiąją šalį. Buvo šiek tiek konflikto, kol visi supratome taisykles.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Jeigu tai yra jų nuosavybė ir jie važiuoja su savo daiktais, tai kita istorija. Bet jei įmonė perveža darbuotojo stalą ir kompiuterį kaip dovaną, tai gali būti apmokestinama kaip atlyginimas natūra. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti aiškiai fiksuotas sutartyje. Nerekomenduoju maišyti, nes jei sustatys vokiečiai ir pamatys, kad trys darbuotojai turi po po du monitorius savo "asmeniniuose" daiktuose, bus klausimų, kurių nenorėsite girdėti.

Vokietijos specifika: kur neturėtum važiuoti

Ar sunku rasti vietą sunkvežimiui?

Labai sunku, ypač miestuose centruose. Vokietijoje griežtai stebimi ribojimai sunkiasvorių transportui. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja išankstinio vietos rezervavimo gatvėje. Kartais reikia gauti specialų leidimą iš miesto savivaldybės arba pastato administracijos. Vieną kartą vairuotojas nuvažiavo į Miuncheną ir negalėjo priartėti prie įėjimo 200 metrų, teko viską nešti per peščiųjų perėją. Buvo linksma, nejaug.

Kas su šiukšlėmis iš biuro?

Negalima tiesiog užmesti visko į sunkvežimį ir pasakyti "vežkit šiukšles į Vokietiją". Ten taisyklės atliekų tvarkymui yra griežtesnės. Biuro perkraustymas į Vokietiją įtraukia ir senų baldų išvežimą, bet už tai reikia mokėti atliekų surinkimo punktams. Nekelkite savo šiukšlių į naująją patalpą, vokiečiai to neprikęs. Geriau išmesti čia, Lietuvoje, arba susitarti dėl konteinerio ten.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

Jei vairuotojas dirba pagal savaitės poilsio režimą, viskas tvarkoje. Jeigu reikia dirbti sekmadienį arba naktį, tai Vokietijoje reikia specialių leidimų, kurie kainuoja pinigus. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai vyksta darbo dienomis, kad būtų paprasčiau. Sekmadieniais ten tyčia niekas nebedirba, išskyrus kavinėse. Užsibrėžkite taisykles – jei norite įsikrauti šeštadienį, tai papildomai mokėsite už vairuotojo laiką ir galbūt baudą už pažeidimus.

Ką daryti su „Umweltplakette“?

Tai žalia kortelė automobiliui, leidžianti važiuoti į miesto centro zonas, kuriose ribojami teršalai. Be jos gausite didelę baudą. Biuro perkraustymas į Vokietiją be šios kortelės yra beprasmiškas, jeigu jūsų naujas biuras yra "žaliojoje zonoje". Mes visada patikriname, ar mūsų sunkvežimiai tai turi, bet jei nuomajatę mažesnį automobilį patys, tikrinkite dukart. Policija ten stovi ant kiekvieno kampo ir laukia tik to, kad kas nors pamirštų.

Kainos ir pinigai: kodėl brangu?

Kiek kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Nekalbu apie eurų sumas be žinios apie tūrį, bet galiu pasakyti – tai nėra pigu. Kaina priklauso nuo atstumo (pvz., į Berlyną arba į Hamburgą), nuo krovinio svorio ir nuo to, ar reikia pakavimo paslaugų. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali kainuoti nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų. Degalai Vokietijoje brangesni nei Lietuvoje, o užklausos mokesčiai keliais užsakymais taip pat suka ratą. Nedžiūkite tik į pigiausią pasiūlymą, jis gali baigtis prasta nuoma.

Kas jei kaina pasikeičia?

Tai nutinka dažnai. Jei pasakote, kad turite 10 dėžių, o jų išsitiesia 50, tai aš jums nebegaliu suteikti tos pačios kainos. Biuro perkraustymas į Vokietiją remiasi apytiksliais duomenimis pradžioje. Galutinė suma gali pasikeisti, jei reikia naudoti liftą su specialiu operatoriumi, jei reikia nešti laiptais (o tai brangu) arba jei užstringame rūke. Stengiamės įvertinti tiksliai, bet klientai dažnai nežino, kiek turi daiktų.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Mums jų nėra, mes kalbame tiesiai. Bet yra dalykų, kuriuos klientai nesuvokia. Pavyzdžiui, laukimas. Jei vairuotojas laukia 4 valandas, kol jums surandate raktus nuo sandėlio, tai laikas mokamas. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tik važiavimas, tai ir vairuotojo, kuris negali važiuoti toliau, laikas. Dar vienas dalykas – keltų mokestis, jei važiuojate per keltą (nors į Vokietiją dažniau važiuojame sausuma, bet viskas įmanoma).

Ar galima sutaupyti?

Galima, jei padarysite visą paruošiamąjį darbą patys. Pakuokite dėžes, pažymėkite jas, nuimkite duris nuo baldų. Biuro perkraustymas į Vokietiją tampa pigesnis, kai mums reikia tik užkrauti ir nuvežti. Tačiau rizikuojate, kad something bus subyrtą (kas yra – sugadinta). Jei sutaupysite 200 eurų, bet sugadinsite serverį už 5000 eurų, tai ar verta? Svarbiausia – nebandykite sutaupyti ant pakavimo medžiagų, senos dėžės iš parduotuvės gali nebeišlaikyti sunkių knygų.

Technika ir baldai: kaip nenusprogdinti serverį

Kaip vežti kompiuterius?

Jie turi būti išjungti, supakuoti į putų plastiką ir įstatyti į stiprias dėžes. Biuro perkraustymas Į Vokietiją su kompiuteriais reikalauja ypatingo dėmesio, nes vibracija gali sugadinti standžiuosius diskus (jei dar tokių turite). Neliesti monitorių ekrano, laikyti vertikaliai. Kartais klientai bando įdėti viską į mašinas be dėžių, sakydami "mes važiujam trumpai". Trumpas kelias taip pat gali baigtis tragiškai technikai.

Ar išmontuojate baldus?

Didelius spintas, stalus, sekcijas – taip, tai privaloma. Negalima įvežti sofos pro duris, jei ji nėra išmontuota. Biuro perkraustymas į Vokietiją įtraukia ir montavimą / išmontavimą. Mūsų meistrai turi savo įrankius, tačiau jei jūsų baldai yra kokių nors keistų, "Ikea" tipo konstrukcijų, kurios jau buvo tris kartus surinktos ir išardytos, gali būti, kad jos tiesiog sulūžs. Būkite tam nusiteikę.

Kas su serveriais?

Tai yra svarbiausias ir brangiausias dalykas. Serveriai turi būti transportuojami specialiuose užraktuose. Biuro perkraustymas į Vokietiją be IT specialisto palydėjimo yra rizikingas. Mes atvežame, bet įjungti ir prijungti turi jūsų žmogus. Kartais įvyksta situacija, kai atvyksta, o vadybininkas pamiršo, kad serveris turi būti išjungtas specialia procedūra, o ne tiesiog ištrauktus laidas iš sienos. Tuomet galiu užtikrinti, kad IT skyriaus viršininkas bus labai nusivylęs.

Ar draudžiate turtą?

Taip, mes turime atsakomybės draudimą, bet jis veikia tik tada, jei mes pakavome. Jei jūs pakavote daiktus, o jie susilūžo, mes neatsakome. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra draudžiamas pagal CMR konvenciją, tačiau yra draudimo limitai. Jei vežate brangų meną ar auksą, praneškite iš anksto, reikės papildomo draudimo. Nedarykite taip, kaip vienas klientas, kuris paslėpė brangų laikrodį tarp knygų ir vėliau teiravosi, kur jis dingo.

Ar galiu vežti augalus?

Galima, bet tik jei šaltas oras arba yra šilta mašina. Vokietijos fitosanitarinės kontrolės paprastai nebekelia problemų ES viduje, tačiau augalams gali būti šalta. Biuro perkraustymas į Vokietiją žiemą gali tapti jūsų fikusų mirtimi. Jei turite didelę palmę, reikės specialios dėžės. Ir nepamirškite, kad augalai reikalauja vandens, o kelionė gali trukti ilgiau nei planavote dėl eismo įvykių.

Gyvenimas tiesiogiai: realios situacijos

Kas nutinka, jei vairuotojas pavėluoja?

Buvo atvejis, kai vairuotojas užstrigo lenktynėse Formulė-1 (ne, tiesiog eismo įvykyje netoli Frankfurto) ir pavėlavo 4 valandas. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi rezervus laike, todėl nepanikuokite. Mes visada informuojame. Jei jums būtina išsinuomoti keltuvas tam tikru laiku, o mes pavėluojame, tuomet kyla problemų. Stengiamės nebraizgyti, bet kelyje viskas įmanoma.

O jei lyja?

Vokiečių oras yra neprognozuojamas. Jei lyja, mes turime pleistrus, bet jei būna liūtys, negalima nešti elektronikos po lietumi. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali būti sustabdytas valandai ar dviem, kol pasibaigs lietus. Tai ne mūsų kaltė, tai gamtos. Todėl visada turkite planą B – arba įsikraukite anksčiau, arba pasirūpinkite, kad krovinys būtų padengtas.

Ar reikia pirkti pietus vairuotojams?

Nebūtina, bet jei jums labai reikia, kad jie dirbtų greičiau arba geriau, štai mažas "priekabas" (kyšis) visada padeda. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra žmogiškas procesas. Vairuotojai dažnai tiesiog nori gero kavos puodelio ir duonos. Jei elgsitės kaip šefas su vergais, gali būti, kad jie nebežiūrės į tavo brangų paveikslą taip atsargiai kaip tu norėtum.

Kodėl kai kurios firmos pigesnės?

Nes jos naudoja senas mašinas, kurios gali sugesti kelyje, arba samdo bedarbius iš gatvės pakrovėjais. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti atliekamas patikimomis mašinomis. Nenorite, kad jūsų duomenys būtų prarasti kažkur Lenkijos autostradoje dėl variklio gedimo. Užtikrintumas kainuoja, tačiau tai sutaupo daugiau nervų. Ypač kai važiuojate į tokią šalį kaip Vokietija, kur technikos gedimas ant autostrados kainuoja šimtus eurų.

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Dėl draudimo priežasčių negalima sėdėti sunkvežimyje su krovininiu skyriumi, o kelyje be kelionės lapo – tai nelegalu. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra ekskursija. Jei norite savo automobiliu, važiuokite atskirai. Kartais klientai sako "važiuosiu su jumis, kad parodyčiau kelią", tačiau GPS dabar veikia geriau nei jūsų instrukcijos iš galvos, kai esate stresuje.

Kas daryti, jei naujieji patalpos dar nebaigtos?

Tai klasika. Atvykstame, o ten dar dažoma grindys arba nėra elektros. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti sinchronizuotas su remonto darbais. Jei patalpos nebaigtos, mes galime laukti (už papildomą mokestį) arba padėti daiktus laikinai sandėliuje. Geriausia pasitikrinti dar kartą prieš savaitę, o ne manyti, kad "viskas bus gerai", kaip sakė jūsų statybininkas.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra mokslas, bet jis reikalauja proto ir organizacijos. Nereikia bijoti klausti bjaurių klausimų, rūpintis smulmenimis ir pasitikėti patirtimi, o ne pigiausia kaina. Jei viską suplanuosite iš anksto, jei pasirūpinsite dokumentais ir neleisite vairuotojams laukti be reikalo, viskas vyks sklandžiai. O jei kas nors nepavyks – nenuvilkite, irgi buvome toje situacijoje. Sėkmės naujoje vietoje, vokiečiai visgi moka dirbti.