Biuro perkraustymas į Vokietiją: kaip išvengti chaoso su logistikos specialistų parama

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt metų, ir vadinamasis "biuro perkraustymas į Vokietiją" visada sukelia miglotas akis vadovams. Viskas atrodo paprasta: susirinkti dėžutes, pakrauti į sunkvežimį ir važiuoti. Bet realybėje? Ten yra muitinė, ADR draudimai, lenkti koridorai Vokietijos senosiose pilyse-korporacijose ir darbininkai, kurie tiesiog nenori dirbti. Štai kodėl logistikos specialistų parama čia nėra prabanga, o būtinybė, jei nenorite, kad kompanija stovėtų savaitę be kompiuterių. Štai kaip tai ištikrųjų veikia iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Kas išvis čia vyksta ir kodėl taip sudėtinga

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas į Vokietiją?

Visada klausiu: kiek daiktų turite? Jei tai 5 stalai, tai įvyksta per dieną. Bet jei verčiate 100 žmonių skyrių iš Vilniaus į Miuncheną... Tai čia ne viena diena. Paprastai planuojame 1-3 dienas kelionei, dar 1-2 dienas iškrovai. Yra vėlavimų – pavyzdžiui, vieną kartą, kai vežėme biurą į Hamburgą, vairuotojas užstrigo ant A10 dėl avarijos 6 valandas. Taigi, geriau turėkite atsarginę dieną. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tik važiavimas, tai ir laiko planavimas, o laikas Vokietijoje – tai pinigai.

Ar reikia iš anksto rezervuoti liftą Vokietijoje?

Žinoma, ir tai yra vienas dažniausių nusižengimų. Vokai yra itin griežti dėl tvarkaraščių. Jei atvyksite su 7 tonų sunkvežimiu prie namų, kuriuose liftas neveikia arba juos naudoja kiti, gausite baudą arba turėsite vežti daiktus 5 aukštus peščiomis. Buvo atvejis, kai klientas pamiršo tai padaryti Berlyne, ir mūsų vairuotojai turėjo laukti iki kitos dienos. Tai kainavo papildomus 400 eurų stovėjimo mokesčius. Logistikos specialistai visada patikrina šį dalyką prieš savaitę.

Ar galima tiesiog vežti savo jėgomis be dokumentų?

Negalima, jei norite, kad tai būtų legalu ir be rūpesčių. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja T1 eksporto dokumentų (jei keliates iš ne ES) arba prekių apyvros ataskaitų viduje ES. Be to, kiekvienas kompiuteris turi savo serijinį numerį, ir muitinė gali juos patikrinti. Vieną kartą vokiškieji muitininkai iškrautė visą sunkvežimį, nes jų sistema nebuvo atnaujinta. Geri specialistai tai sužino iš anksto.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis, pavyzdžiui, spausdintuvų kasetėmis?

Tai gana subtilus klausimas. Toneriai ir dažai yra pavojingi kroviniai (ADR), ir juos reikia deklaruoti. Negalima tiesiog mesti juos į dėžę su popieriumi. Jei apginsite ir užeisite kontrolę, baudos milžiniškos. (O dabar prisimenuu, kad vienas klientas bandė paslėpti chemiją tarp buities reikmenų... nieko gero iš to nebuvo). Mes visuomet dedame jas į atskiras, pažymėtas dėžes.

Ar reikia speciali draudimo polisas technikai?

Standartinis krovinių draudimas dažnai nedengia brangios elektronikos, jei ji nepakuošta pagal gamintojo reikalavimus. Biuro perkraustymas į Vokietiją su "Apple" technika – tai atsakomybė. Reikia "All Risk" tipo draudimo. Užtepkite šiek tiek daugiau, bet dėl to, kad vienas serveris nukrito įgręžiant vairuotoją, gausite atlyginimą. Be draudimo šitokia rizika būtų per didelė.

Dokumentai ir biurokratija (Vokiškas košmaras)

Kas tas "Ausfuhrkennzeichen"?

Tai laikina numerių lentelė, jei reikėtų nuvežti biuro automobilius ar sunkvežimius, kurie nėra registruoti Vokietijoje. Bet dažniausiai kalbame apie daiktus, ne transportą. Tačiau jei vežate įrangą, kuri bus naudojama komerciškai, tai gali būti laikoma prekyba, jei nėra teisingai užpildytas intrastate arba eksporto kvitas. Geriau patikrinti su buhalteriu, kad nedarytum klaidų.

Ar turiu būti fiziškai pasiruošęs muitinės patikrai?

Dažniausiai nereikia, jei pasiruošėte dokumentus. Jei tikslus biuro perkraustymas į Vokietiją, tai dažniausiai vyksta kaip turtos perkėlimas (turtas, o ne prekės). Muitinėje reikia parodyti, kad įranga buvo naudojama Lietuvoje ir toliau bus naudojama Vokietijoje tos pačios įmonės, o ne parduodama. Tuo atveju PVM mokėti nereikia. (Nebent klaidingai užpildysite dokumentus, tai tada gausite mokesčių sąskaitą).

Kodėl reikalingas inventoriaus sąrašas dviem kalbomis?

Muitininkai gali būti lietuviai, vokiečiai ar lenkai. Jei jie nemato, kas yra dėžėje, ji bus atidaryta. Inventoriaus sąrašas turi būti tikslus: ne "biuro reikmenys", o "2 stalai, 3 kėdės, 1 spausdintuvas Epson". Biuro perkraustymas į Vokietiją be detalaus sąrašo – tai kaip lošti rulete. Kai kurios firmos įtraukia šį sąrašą į savo paslaugų paketą, tad nebijokite klausti.

Kas nutinka, jei prarandu daiktą kelionės metu?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Jei pasirašėte važtaraštį (CMR) ir nenurodėte trūkstamų daiktų iš karto pakrovimo vietose, vėliau įrodyti bus beveik neįmanoma. Vokietijos vežėjai yra griežti. Vieną kartą klientas skambino po mėnesio ir sakė, kad dingęs projektorius. Bet jis niekur nebuvo užfiksuotas sąraše. Kas galiu padaryti? Be dokumentų – nieko.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų biuro siuntiniu?

Tai gana rizikinga. Biuro perkraustymas į Vokietiją skirtas įmonei, o ne žmonių asmeniniam turtui. Jei vairuotojui bus rasta asmeninės drabužių dėžė, gali kilti įtarimų dėl kontrabandos ar nelegalio darbo. Geriau pasakyti darbuotojams, kad parsiveža savo daiktus asmeniniu automobiliu. Nesižaiskime su muitine.

Materialiniai dalykai ir technika

Kaip supakuoti serverius?

Jei klausiate šito klausimo, jums tikrai reikia logistikos specialistų. Serverius negalima tiesiog įkišti į dėžę su putomis, jei norite, kad jis veiktų vėl. Reikia specialių "anti-static" (statinės elektros) maišų ir užrakinamų dėžių. Biuro perkraustymas į Vokietiją su IT infrastruktūra – atskira mokslo sritis. Paskutinis dalykas, kurį norite, yra sugadinti duomenų serverį dėl vibracijos kelyje.

Ar verti vežti senus biuro baldus?

Skaitykite, Vokietijoje atliekų surinkimo mokesčiai (Müllabfuhr) yra astronominiai. Jei atvežate senas, sulūžusias spintas, jas teks mokėti išmesti. Kartais pigiau nusipirkti naujas IKEA (jei tenka) Vokietijoje, negu mokėti už transportą šlamštui. (Nors žinoma, jei tai "Herman Miller" kėdės, tai jas reikia gelbėti). Vertinkite savo turtą realiai.

Kaip apsaugoti grindis Naujamąjame biure?

Kai kurie klientai apie tai visai pamiršta. Vokiečiai yra labai išrankūs dėl savo nuomos patalpų. Jei sunkvežimio rampos arba ratukai paliks įbrėžimas ant parketo, nuomininkas reikalaus atstatymo. Mes visada turime su savim apsauginius kilimus ir "carton boards". Biuro perkraustymas į Vokietiją baigiasi ne tik tobulai išdėliotais baldais, bet ir nepažeistomis grindimis.

Ar galima vežti augalus į ofisą?

Galima, bet yra ribojimai. Augalai gali nešti ligas ir kenkėjus, todėl fitosanitarinė kontrolė gali juos patikrinti. Be to, augalams reikia šviesos ir vandens, jie negali stovėti uždarytas dėžėse savaitę. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai palieka augalus kaip paskutinį prioritetą, ir jie tiesiog išdžiūsta. Geriau išdalinti juos darbuotojams dovanų.

Ką daryti su virtuvės įranga (kavos aparatais)?

Kavos aparatai yra sunkūs, sudėtingi ir pilni vandens. Prieš kraunant reikia išleisti vandenį (nuvalyti) ir pašalinti filtrus. Jei šalta naktis vanduo užšals, apparatus galėti suirti. Taip pat reikia atskirstyti puodus. Vieną kartą teko matyti, kaip viena didelė "Jura" mašina nukrito nuo pakėlėjo... vaizdas buvo liūdnas. Tikrai reikalinga logistika.

Rizikos, problemos ir "nepatogūs" dalykai

Kas daryti, jei vairuotojas sušaukia vokiškai ir nieko nesuprantu?

Tai tikrai reali problema. Beveik visi mūsų vairuotojai kalba bent truputį rusiškai ar angliškai, bet su vokiečiais kartais būna sunku. Jei nežinote kalbos, prašome, kad logistikos vadovas būtų reachable telefonu. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi savo kalbos barjerus, ir jei negalite susikalbėti su policijos pareigūnu ar sargo namuose, gausite baudą už neteisingą stovėjimą.

Ar tikrai reikia 3 vyrų komandos, ar užtenka 2?

Dviem vyrams pakanka mažam biurui. Bet jei turite didelius seifus arba serverius, reikia trečio rankų. Žmonės dažnai taupo štai čia, o paskui susižaloja nugarą. (Arba mes turime leisti papildomą vyrą vietinei kompanijai pagelbėti, ir tai kainauja dvigubai). Geriau pasakykite iš karto, kiek sunkių daiktų turite.

Kodėl kaina pasikeitė paskutinę minutę?

Tai patinka mažiausiai, bet kartais įvyksta. Pavyzdžiui, jei vietoje 10 kubinių metrų iš tiesų bus 15, arba jei reikės ilgesnio krovininio (paprastai 7.5t) vietiniam važiavimui Vokietijos miestuose (užtenka 3.5t). Taip pat gali būti parkavimo mokesčiai miesto centre. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi savo neplanuotų išlaidų sąrašą.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje per naktį?

Nerekomenduoju. Ypač jei sunkvežimis stovi miesto centre arba neapsaugotoje aikštelėje. Vokietijoje vagystės iš sunkvežimių nėra tokios dažnos kaip Prancūzijoje ar Italijoje, bet įvyksta. Geriau, jei būna galimybė iškrauti viską į laikiną sandėlį arba uždaryti sandėliuką pastate. (Nors aš asmeniškai vieną kartą palikau vairuotoją stovėti prie pat policijos nuovados, ir niekas nebuvo pavogta... bet tai buvo laimė).

Kas nutinka, jei sugadinamas nuomininko turtas?

Jei įrodysime, kad tai mūsų kaltė, mūsų atsakomybės draudimas tai padengs. Bet jei klientas pasakys "padėkite čia", o ten grindys buvo jau sugadintos? Biuro perkraustymas į Vokietiją prasideda nuo vaizdo įrašo ar foto fiksacijos "prieš" ir "po". Be to, fotografuokite patį procesą, jei įtariate klaidų.

Ar dirbate savaitgaliais?

Galime, bet už papildomą mokestį. Vokietijoje naktinių ir savaitgalių darbų taisyklės griežtesnės (Arbeitsschutzgesetz). Negalima tiesiog Veržti darbininkus 24 valandas be perstojo. Jei norite perkelti biurą sekmadienį, kad pirmadienį dirbtumėte, tai reikia planuoti savaitėm anksčiau. (Ir pasiruošti sąskaitai, kuri bus didesnė).

Kaina ir paslaugų pasirinkimas

Kodėl tokios didelės kainos skirtumos tarp firmų?

Nes vienos firmos tiesiog užsiprenumeruoja "krovikus" iš gatvės, o kitos turi nuolatines komandas. Taip pat įeina draudimas, technika, valiutos kursai. Jei kaina atrodo per gerai, kad būtų tiesa, greičiausiai jums nebus padarytas inventoriaus sąrašas arba bus naudojami seni sunkvežimiai. Biuro perkraustymas į Vokietiją – ne vieta taupyti ant krovėjų.

Ar į kainą įeina dėžių supakavimas?

Įprastai ne, tai yra papildoma paslauga. Klientai dažnai sako "mes jau susirinkome", o tada paaiškėja, kad viskas sumesta į maišus be etikečių. Supirkimas (Packing service) užima daugiau laiko negu pats vežimas. Jei norite ramybės, užsakykite pilną paslaugą. Mes turime savo dėžių, juos pristatome iš anksto.

Ar galima mokėti tik už vežimą, o krauti patiems?

Galima, mes vadiname tai "loading only" arba "unloading only". Bet tada mes neatsakome už tai, jei dėžė su serveriu nukrenta, nes jūs ją blogiai padėjote. (O tikėkitės, ji nukrenta, jei nepritvirtinsite). Mūsų atsakomybė prasideda tik tada, kai mes patys užkrauname įrenginį.

Kaip apskaičiuojama kaina? Pagal valandas ar pagal tonas?

Tai priklauso nuo atstumo. Biuro perkraustymas į Vokietiją paprastai yra fiksuota kaina (Fixed Price) pagal tūrį (m3) arba atstumą (km). Valandinis apmokėjimas tinka tik vietiniams perkraustymams mieste. Ilgose kelionėse negalima žaisti su valandomis, nes gali susidaryti situacija, ką girdėjau vienoje blogoje firmoje – jie laikė vairuotoją pas save, kad uždirbtų daugiau valandų.

Ar imate užstatą (deposit)?

Kartais imame, ypač jei tai didelis projektas ar jei klientas užsako specifines dėžes, kurias turi grąžinti. Tai užtikrina, kad dėžės nebus išmestos šalia konteinerių po to, kai biuras atidarytas. (Nors dažniausiai žmonės elgiasi sąžiningai, bet buvo atvejų...).

Ar galima atsiskaityti kortele Vokietijoje?

Už paslaugas Lietuvoje – taip. Jei reikia sumokėti vietiniam vokiškam subrangovui (pavyzdžiui, už kelių uždarymą arba kraną), jie dažniausiai priima tik grynaisiais arba banko pervedimu. Todėl reikia turėti grynųjų arba pasiruošti pavedimą iš anksto, kitaip neišvešite sunkvežimio iš aikštelės.

Kas nutinka su buitinėmis atliekomis (šlamštas)?

Jūs turite juos išmesti prieš vežant. Vairuotojas nesiims jūsų pilnų šiukšlių maišų į Vokietiją, tai yra nelegalu brangiai. Vienas klientas bandė paslėpti statybinių atliekų tarp baldų... sulaikė muitinė ir privertė grįžti atgal. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti "švarus".

Ar reikia gerti kavą su vairuotojais?

Joks būtinumas, bet tai gerai veikia santykius. (O dabar prisimenuu, kad vienas vokiškas sargas atidavė mums mums kavę, ir visa diena ėjo geriau). Žmonės yra žmonės. Jei elgsitės kaip su robotais, ir jums elgsis biurokratiškai.

Kokias garantijas duodate?

Rašomių garantijų nėra, nes mes ne gamintojai, bet mes turime atsakomybės draudimą ir sutartį. Jei mes sugadiname ką nors – atsilyginame. Jei vėluojame – priežastis turi būti pagrįsta (pvz., avarija kelyje, ne mūsų kaltė). Biuro perkraustymas į Vokietiją yra rizikingas verslas, ir mes dirbame taip, kad šios rizikos mažėtų.

Ar reikia jums duoti naujojo biuro numerį?

Žinoma, be jo niekur nenuvažiuosime. GPS kartais meluoja, o "navi" neleidžia važiuoti sunkvežimiais miesto centre. Reikalingas tikslus adresas, pašto kodas (PLZ) ir kontaktinis asmuo vietoje. Jei nieko nėra – sunkvežimis stovi ir laukia.

Pabaigos galvosūkiai

Ar galima sulyginti biuro perkraustymą į Vokietiją su namų perkraustymu?

Principai panašūs, o bet namų daiktai yra mažiau standartizuoti. Biure viskas vienoda – 20 vienodų stalų, 40 vienodų kėdžių. Tai leidžia geriau suplanuoti vietą sunkvežimyje. Namuose gali būti pianinas ar akvariumas, kuris reikalauja specialaus dėmesio. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra daugiau apie logistiką, o namų – apie emocijas.

Kas ypač nervina klientus?

Dauguma nervinasi dėl brangios technikos. Bet dažniausiai problemos kyla ne iš to, kad kažkas sugedo, o iš to, kad dingęs mažas dalykas – pavyzdžiui, adapteris ar specifinis kabelis. Todėl rekomenduoju visus smulkius daiktus dėti į vieną dėžę ir ją turėti pas save. (Arba bent jau pažymėti ją "VIP").

Ar verta kviesti konsultantą prieš perkraustymą?

Jei turite 500+ žmonių įmonę – absoliučiai taip. Mažesnėms firmoms pakanka gerų vadybininkų. Konsultantas padės suoptimizuoti procesą, kad nedarytumite dviejų važiavimų ten ir atgal. Biuro perkraustymas į Vokietiją brangesnis, nei jums atrodo, jei planuojate blogai.

Ką daryti, jei paskutinę minutę pasikeičia planai?

Praneškite kuo greičiau. Jei sunkvežimis jau važiuoja, sustabdyti jį gali būti brangu (užkalbėjimo mokestis), bet kartais pigiau nei važiuoti į niekur. Bendravimas – tai raktas. (Kartais klientai tiesiog neatsiliepia į telefonus, ir tada prasideda chaosas).

Ar jums patinka jūsų darbas?

Po 20 metų... kartais taip, kartais ne. Yra malonu pamatyti, kai viskas susideda kaip lego. Yra bjauru, kai teka spręsti ginčus dėl sulūžusių kojų. Bet biuro perkraustymas į Vokietiją yra gyvas procesas, kiekvienas kartas kitoks, ir tai daro jį įdomiu.

Kokia pagrindinė patirtis po šių metų?

Niekada nepasitikėkite žodžiu "mes jau pasiruošę". 90% atvejų, kai klientas sako "viskas padaryta", iš tiesų nėra padaryta nieko. Rengiatės iš anksto, padarykite sąrašą ir pasitikėkite profesionalais.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra kosminė technika, bet jis reikalauja kantrybės ir tikrų specialistų. Gerai, kad egzistuoja firmos, kurios užima šį rūpestį, nes bandyti tai padaryti patiems su "draugo sunkvežimiu" – tai tiesiog būdas prarasti nervus ir galbūt dalį turtro. Ruoškitės tiksliau, klauskite daugiau klausimų ir nedarykite prielaidų, kad Vokietijoje viskas vyksta taip pat kaip pas mus – ten viskas yra labai tvarkinga... kol kažkas neblogai. Sėkmės naujoje vietoje.