Biuro perkraustymas į Vokietiją: kaip išvengti chaoso, nerealiausių rūpesčių ir paslėptų sąnaudų

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Vokietiją retai kada eina taip, kaip planuojame piešinyje. Vokiečiai yra žmonės, kur myli tvarką, bet kai susiduria mūsų, lietuvių, kūrybiškumu, tenka keipti planus skrydžio metu. Dažnai klientai klausia, kodėl kainos šoka arba dėl ko vėluoja vilkikas. Atsakymas paprastai būna tas pats – trūksta paruošimo. Čia ne tada, kai dėžės jau pakrautos, o mėnesius anksčiau. Štai trumpas vadovas, kaip iš tikrųjų atrodo šis procesas ir ką reikia žinoti, kad nenukristų nervai.

Pradžia: pasiruošimas ir biurokratinis siaubas

Kada reikia pradėti galvoti apie perkraustymą?

Nebijokite pradėti anksti. Mano patirtis rodo, kad idealus laikas yra mažiausiai trys mėnesiai iki D dienos. Yra buvę atvejų, kai klientai skambindavo savaitę prieš kelionę ir tikėjosi, kad biuro perkraustymas į Vokietiją įvyks stebuklingai. Tokiu atveju kainos šoka į dangų, nes tenka ieškoti laisvų vilkikų akimirksniu. Rašykite planą, suskirstykite prioritetus ir geriau užsirašykite, kas kur dėžėje eina. Pasitikėkite, vėliau padėkos.

Ar tikrai reikalingas inventorius?

Absoliučiai taip. Be gerai sudaryto inventoriaus sąrašo, biuro perkraustymas į Vokietiją gali tapti košmaru, ypač jei keliate brangią įrangą. Vokiečių klientai arba sandėlio vadovai neleis jums nieko įnešti be to, kad galėtų pažymėti kiekvieną dalykelį. Būna, kai dėžės numeriuotos ne iš eilės, tada prasideda "katinų koncertas". Užtruukite šiek tiek laiko ir užrašykite viską į Excel lentelę.

Kas daryti su slaptais dokumentais?

Tai labai svarbu. Negalima tiesiog įmesti įvairių sutarčių į bendrą dėžę su spausdintuvu. Turėtumėte turėti specialią, užrakintą dėžę, kurią galima nešti su savimi (jei tenka vykti ir vadovui) arba tiksliai užžymėti. Yra buvę situacijų, kai dėl prastos organizacijos dingdavo svarbūs pavedimai, o vėliau juos reikėdavo atkurti pusę dienos. Geriau pasidėkite šią dėžę atskirai.

Ar verta samdyti pakavimo paslaugas?

Jei leidžia biudžetas – taip. Profesionalai tai daro greičiau ir saugiau. Bet jei norite sutaupyti, galite pakęsti patys, tada tik atidžiai uždenkite visus kampus. Buvo kartą, kai viena firma taip taupo, kad pakraudama kompiuteriai buvo be dėžių, tiesiog supilti į krepšį. Negirdėjau, kad jie vėliau neperkašlėjo tai viską per veją.

Kaip parinkti tinkamą vilkiką?

Nepriklausomai nuo to, kiek daiktų turite, biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja tinkamo transporto. Mažai biuraiui užtenka 3.5 tonų sunkvežimio (jei nebūna daug baldų), tačiau didesniam reikės vilkiko su tentu. Svarbu atsižvelgti ne tik į tūrį, bet ir į svorį. Serverinės spintos sveria nerealų kiekį, o vairuotojas gali atsisakyti vežti, jei pamatys, kad peržengiame leistiną svorį.

Ar reikia draudimo?

Be abejo. Ypatingai kai kalbame apie techniką. Standartinis draudimas užtikrina tik minimalų atlyginimą už kilogramą, todėl patikrinkite, ar jis padengia biuro vertę. Esu matęs, kaip gaisro metu degė visas biuras, o firma gavo tik piniukus, kurie užteko tik naujų kėdžių pirkimui. Geriau pasidometkite „All Risk“ tipo draudimu.

Kuo Vokietija skiriasi nuo kitų šalių?

Vokiečiai turi griežtus taisykles dėl triukšmo ir darbo laiko. Galvojant apie biuro perkraustymas į Vokietiją, reikia žinoti, kad dauguma namų valdybų neleidžia krauti ar iškrauti šeštadieniais ar sekmadieniais. Taip pat, jei užimsite gatvę nelegaliai, gausite baudą, kurią greičiausiai teks mokėti jums (arba mums, jei nepranešote).

Kelionės eiga: ką tikrai reikia žinoti kelyje

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Paprastai tai trunka nuo 1 iki 3 dienų, priklausomai nuo to, kur Vokietijoje važiuojate. į Miuncheną ar Hamburgą nuvyksite ilgiau nei į Berlyną. Reikia atsižvelgti ir į galimas užkardas ant kelio A6 arba A9, kurios dažnai užstrigsta dėl avarijų. Paskaičiuokite taip: važiavimas + dvi valandos iškrovimui + dar valanda netikėtumams.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dažniausiai ne. Mūsų vairuotojai geriau kalba rusiškai ar angliškai, bet su vokiškais parašais (Anmeldung ir t.t.) gali būti problemų. Todėl labai svarbu, kad vienas iš jūsų darbuotojų būtų vietoje arba turėtumėte vertėją telefonu. Kitu atveju gali atsitikti situacija, kai vairuotojas sustoja prie sandėlio ir niekas nebevyksta valandą.

Kas nutinka, jei sužlugoma technika?

Tai realus scenarijus. Prieš metis vienas mūsų vilkikas sugedo netoli Frankfurto, tenka kvieti techninę pagalbą iš Vokietijos, kainuoja brangiai. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi apsidrausti ir nuo to. Jei jums skubu, gali tekti nuominti kitą automobilį vietoje, kad ikištuotumėte daiktus. Tai papildomi pinigai, kurie niekas neplanuoja.

Ar reikia susitarti dėl leidimo užimti gatvę?

Būtinai. Vokiškuose miestuose (ypač centre) negalima tiesiog sustoti su vilkiku. Reikia kreiptis į miesto tarnybas (Straßenverkehrsamt) dėl leidimo (Verkehrszeichen). Tai užtruukta keletą dienų, bet be to gausite baudą, o vairuotojas gali tiesiog nusivilioti ir važiuoti atgal. Geriau, kad tai padarytų vietinis partneris.

Kaip elgtis su įranga kelyje?

Jeigu vežate serverius ar brangią audiovizualinę įrangą, užtikrinkite, kad ji būtų užfiksuota kaip jautri krovinys. Vairuotojai retai kada žino, kas yra dėžėje „Servery“ – jiems tai paprastas krovinys. Jei truckas stipriai supurto į duobę, gali nukristi kietasis diskas. Patikrinkite, ar dėžės geros kokybės.

Ar galima vežti maistą ir alkoholį?

Taip, bet turi būti atskirta. Nėra draudžiama vežti firmos vaišes (vyną, šampaną), tačiau biuro perkraustymas į Vokietiją nėra prekybos operacija, todėl mokesčių nebus (jei tai ne tūkstančiai butelių). Tiesiog užrašykite inventoriuje „Maistas vadovams“ ar „Įmonės inventoriaus likučiai“, kad muitinė neturėtų klausimų (nors ES viduje tai nebėra taip svarbu).

Ką daryti su šiukšlėmis?

Nuvežti šiukšles atgal į Lietuvą beprotiška brangu. Susitarkite su vietinių šiukšlių ivežimo kompanija Vokietijoje arba paklauskite naujojo biuro administratoriaus, kur galima numesti statybines atliekas. Pavyzdžiui, „container“ nuoma Vokietijoje atsieina porą šimtų eurų, bet tai sutaupo nervų vilkiko vadovui.

Atvykimas ir iškrovimas: kur prasideda realus kaosas

Kas, jei liftas neužtenka didelis?

Tai klasika. Dėl to biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai užstringa prie pat pradžios. Vokiški pastatai gana seni, o liftai maži. Jei turite didelę sofą ar spintą, gali tekti juos įnešti rankomis pro langą (taip, buvo) arba išmontuoti. Pasirūpinkite, kad būtų žmogus su įrankiais, kuris gali išrinkti duris.

Ar reikia padėklių ar kėdžių?

Žinoma, vairuotojas paprastai turi vieną ar du, bet jei turite penkias aukštus, tai reikės daugiau. Pasiūlykite išsinuomoti papildomą techniką vietoje. Esu matęs, kaip keturi vyrai nešiojo katedras tris aukštus pėsčiomis – po valandos jie tiesiog atsisakė dirbti. Žmogiškosios energijos ribos yra.

Kas daryti su parkavimo kortele?

Kai vairuotojas atvyksta, jam reikės kur nors pastatyti mašiną, kad ją neužtrauktų. Paprastai mes (ar jūsų atstovas) turime užtikrinti vietą. Kai biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta intensyviai, policija gali užuoti ant vilkiko, jei jis užstoja dviračių taką. Būkit tikri, dėl to dėmesio.

Kaip susitvarkyti su „Hausverwaltung“?

Tai namų valdytojas Vokietijoje. Jis gali būti jūsų didžiausias priešas arba geriausias draugas. Jei jam nepatiko, kaip elgiatės su įėjimu ar palikote teptukus ant grindų, jis gali padaryti problemų. Geriau nupirkite vokišką kavą ir pasiduokite mandagumo (arba bent jau susitarkite apie iškrovimo laiką iš anksto).

Ar galima iškrovą atidėti vėlai?

Bloga mintis. Jei vairuotojas atvyksta 14:00 valandą, o jūs sakte, kad "galima rytoj?", jis gali tiesiog išvažiuoti. Laikas pinigais, ir jam reikia važiuoti toliau į kitą užsakymą (galbūt į Italiją). Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti sinchronizuotas su vairuotojo grafiku.

Kas su baldų surinkimu?

Vairuotojai gali iškrauti, bet jie ne meistrai dailidžiai. Jei turite sudėtingų baldų (pvz., „IKEA“ tipo sistemų), reikės specialistų juos surinkti. Geriau pasamdyti vietinę firmą Vokietijoje, kurie sužino, kur kas eina. Nemanau, kad jūsų IT vadovas norės rinkti lentynas tris valandas.

Ar tikrai reikia valyti po savęs?

Vokiškas etiketas reikalauja, kad paliktumete vietą švarią. Jei išvežiate daiktus iš seno biuro, ten turi likti dulkių. Biuro perkraustymas į Vokietiją neapsiriboja tik vežimu, tai ir dora. Užstatymas (Kaution) gali būti sulaikytas, jei paliksite chaosą.

Finansai ir sudėtingos situacijos

Kiek papildomai gali kainuoti laiptai?

Jei nėra lifto, kiekvienas laiptas gali būti mokamas. Paprastai tai užstatoma į kainą, bet jei laiptų daugiau nei įsivaizduota, gali tekti papildomai mokėti. Vieną kartą klientas nenorėjo mokėti už šešis aukštus (pėsčiomis), tai vairuotojas tiesiog paliko krovinį priešų. Nėra ką daryti – tai fizinis darbas.

Ar galima mokėti ką tik atvykus?

Geriau ne. Atsiskaitymą pagal sutartį (pavedimu) reikia atlikti iš anksto arba turi būti garantinis laiškas. Vairuotojams negalima duoti grynųjų dideliu kiekiu, jie ne turi tokios teisės juos priimti. (Nors kartais, jei maža suma, tai galima susitarti, bet aš to nerekomenduoju). Piniginiai pavedimai turi būti fiksuoti dokumentuose.

Ką daryti, jei something (kažkas) sužeidžiamas?

Jei vairuotojas užlipa ant kojos ar sugadina ranką, tai yra darbo apsaugos problemą. Vokiška medicininė parama brangi. Užtikrinkite, kad turite civilinės atsakomybės draudimą. Esu matęs, kaip vienas vyras nukrito nuo vežimo įrenginio – skambėjo sirenos, o sąskaitos buvo ilgesnės už bilietą į Honkongą.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Tai diskutuotina klausimas. Oficialiai biuro perkraustymas į Vokietiją yra komercinis vežimas, bet kas, jei darbuotojas nori vežti savo dviratį? Paprastai mes tai įrašome kaip „Asmeniniai daiktai darbuotojų“ inventoriuje. Jei tai ne komercinis kiekis, dažniausiai niekas nebeklausia.

Kodėl kainos skiriasi tarp firmų?

Nes kai kurios firmos tiesiog nurodo apatinę kainą, o paskui „pridės“ už viską: už pakavimą, už laiptus, už pietus. Mes stengiamės daryti aiškias sąskaitas, tačiau rinkoje yra ir tokių, kurie vos neišvagia klientą. Patikrinkite, ar į kainą įeina draudimas ir kuro mokesčiai.

Ar verta imti mažiau paslaugų ir daryti patys?

Jei turite daug laisvo laiko ir stipbių rankų – tikrai. Tačiau dažniausiai biuro vadovams trūksta tiek ir tiek. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra procesas, kuris perima visą dėmesį nuo pagrindinio darbo. Geriau mokėti už profesionalų ir užtikrinti, kad pirmą dieną jūsų komanda dirbs, o ne nešios dėžes.

Ar galima sutaupyti ant pakavimo medžiagų?

Galite susirasti dėžių iš parduotuvių, tačiau jų kokybė gali būti prasta. Vienintelis dalykas, kurį galiu pasakyti – nenaudokite senų, drėgnų dėžių. Kai ji atsidurs vilkiko gale ji gali sugriūti kartu su kompiuteriais.

Ką daryti po viso to?

Kada reikia atlikti galutinį patikrinimą?

Iš karto po to, kai paskutinė dėžė iškeliauta. Neleiskite vairuotojui važiuoti, kol nepasirašėte CMR konosmento (krovinio sąrašo su pastabomis). Jei pastebėjote, kad dėžė sutrūkinėjusi, užrašykite tai ant dokumento. Vėliau niekas nepatikės, kad tai ne buvo jūsų kaltė.

Ar reikia duoti arbatpinigių?

Vokiškoje kultūroje tai neprivaloma, tačiau geri vairuotojai visada vertina. Jei jie padarė darbą virš galvos, nešė devynetas aukštus ir nenuvylė, kelių dešimtų eurų arbatpinigiai gali padėti ateityje. Žmonės prisimena, kur juos vadino gerai.

Kaip susitvarkyti su seno biuro likučiais?

Kas liko senoje vietoje? Galbūt seni stalai? Jei juos išmetinėjate, susiraskite vietinį "Sperrmüll" paslaugų teikėją (didelių atliekų išvežimas). Tai pigiau nei vežti juos į Vokietiją (nors kartais atrodo keista, mes vežiame šiukšles į kitą šalį).

Ar reikia pranešti savo klientams apie move-in?

Žinoma, kadangi. Nėra nieko baisiau, kaip kai klientas atvažiuoja į jūsų seną adresą, o ten tuščia patalpa. Biuro perkraustymas į Vokietiją taip pat reiškia ir komunikacijos strategiją. Pakeiskite adresus svetainėje, išsiųskite pranešimus. Vienas mano klientas apie tai pamiršo ir dvi dienas neteko klientų.

Kur laikyti dokumentus po perkraustymo?

Visus dokumentus (sąskaitas, konosamentus, draudimo polisus) laikykite saugioje vietoje mažiausiai metus. Kartais įmonių auditai arba ginčai dėl pažeistos įrangos kyla vėliau (po mėnesio ar daugiau). Be dokumentų jūsų pozicija bus silpna.

Kas, jei viskas nepasisekė?

Nieko katastrofiško. Esu matęs prasčiausių atvejų – ugnis, vogimas, avarijos. Visada viskas išsprendžiama. Svarbiausia – išlaikyti šaltą galvą ir žinoti, kas pirmiausia reikia daryti (paskambinti draudikui arba policijai). Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra gyvybei pavojingas, tik biudžetui.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra būtinai košmaras, jeigu pasiruošiate tvarkingai. Naudokite patirtį, kurią suteikia profesionalai, ir nebūkite per daug taupyti (ypač ant draudimo). Vokiškas rinkas reikalauja disciplinos, tačiau atsiskaityma gali būti nuostabus efektyvumas. Sėkmės jūsų naujoje vietoje, tikimės, kad viskas atvyks sveika ir laiku.