Biuro perkraustymas į Vokietiją: kaip išvengti chaoso, kai viskas klysta?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus, ir galiu pasakyti viena – niekada neįsivaizdavau, kad biuro perkraustymas į Vokietiją gali būti toks galvos skausmas. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tiesiog parvežti keletą dėžių ir kompiuterių, bet realybėje, ypač kai keliama per sienas, viskas yra daug sudėtingiau. Esu matęs viską – nuo pasimetusius vairuotojus, kurie negali rasti sandėlio Miunchene, iki klientų, kurie pamiršta pasakyti apie serverius, sveriančius toną. Čia ne tik apie vairą pasukimą, čia apie procesų valdymą, kuris, tiesa sakant, dažnai byra į šonus kaip nepakrautas krovinys. Štai kaip tai atrodo iš vidaus, be jokio „marketinio cukraus“.

Kainos, pinigai ir biudžeto nustatymas

Kiek viskas iš tikrųjų kainuoja?

Tai klausimas, kurį girdžiu kiekvieną kartą. Žinoma, atsakymas niekada nėra paprastas „X eurų“. Biuro perkraustymas į Vokietiją kainuoja priklausomai nuo tūkstančių dalykų – nuo to, kiek kvadratinių metrų turite, iki to, ar reikia specialių kėlimo kranų. Paprastai pradedama nuo 2-3 tūkstančių eurų už mažas įmones, bet didesniems projektams kaina šuoliais didėja. Viska apskaičiuoti individualiai, kitaip tiesiog meluosiu.

Ar galima sutaupyti renkantis pigiausią pasiūlymą?

Sutaupyti galima visada, bet ar verta? Turiu omenyje vieną atveją Kaune, kai firma pasirinko pigiausius „jegulių“ ir jiems tiesiog dingo pusė baldų kelyje. Vokietijoje standartai kiti, ir jei pasiūlymas atrodo per geras būti tiesa, jis tikriausiai toks ir yra. Geriau sumokėti už draudimą ir patikimą žmones, nei vėliau ieškoti dingusių dokumentų.

Kokios yra papildomos išlaidos, apie kurias niekas nesako?

O čia prasideda tas „smagus“ dalykas. Muitinės procedūros, jei ne visi dokumentai tvarkingi, galutinio krovinio iškrovimas be lifto (jei vokiškas pastatas neturi lifto, o tai nutinka dažnai senesniuose rajonuose), arba laukimas, kol vairuotojas ilsisi. Tai visi pridėtiniai dydžiai, kurie užklijuoja prie galinės sumos.

Ar kaina keičiasi, jei reikia vežti brangią techniką?

Žinoma, jei vežate serverius ar brangų medicininį įrangą, draudimo kaina pakyla. Biuro perkraustymas į Vokietiją su jautria įranga reikalauja specialių dėžių ir perhaps (galvojau anglų kalba, netaisyklingai)... turiu omenyje specialios priežiūros. Negaliu tiksliai pasakyti, kiek procentų, bet tai tikrai ne tas pats, kas vežti stalus.

Kaip mokėti – iš karto ar po atliktų darbų?

Dauguma profesionalių firmų prašo avanso, kad padengtų degalų ir kelių mokesčių išlaidas. Likusią dalį dažniausiai mokate, kai daiktai jau saugiai pasiekia paskirties vietą. Būkite atidūs sutartyje – kai kurie gali prašyti 100% iš karto, ir tai yra didelis raudonos vėliavėlės signalas.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos reikalavimai

Kokių dokumentų reikia?

Pagrindinis dalykas – krovininė deklaracija (CMR), pakavimo sąrašas (packing list) ir sandorio sutartis. Be šių trijų daiktų per sieną nepraeisite net jei ir prašytum. Ir svarbiausia – visi dokumentai turi būti anglų ar vokiškai kalba, kitaip muitininkas tiesiog nusivers ir paliks jus stovėti pasienio punkte.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius?

Jei esate įmonė, vežanti savo turtą iš vienos ES šalies į kitą, tai paprastai yra PVM išlyginimo atveju (intra-community supply). Bet čia reikia labai gališkai užpildyti Sąskaitą-faktūrą. Jei padarysite klaidą, vokiečiai parašys didelę baudą, o jie moka baudas mėgsta.

Kas daryti, jei dokumentuose trūksta informacijos?

Tada prasideda nervai. Vieną kartą teko laukti tris dienas Lenkijos-Vokietijos pasienyje, nes klientas nurodė „baldai“ vietoje to, kad parašytų „biuro stalai 4 vnt.“. Muitinėje to niekas nemėgsta. Geriau parašyti per daug, nei per mažai.

Ar reikia specialių leidimų elektronikai?

Jeigu vežate standartinius kompiuterius, nėra. Bet jei turite specialią įrangą, pavyzdžiui, duomenų serverius su kriptografija ar labai galingą radijo įrangą, gali reikėti specialių leidimų. Aš pats čia 100% tikras nebūčiau (geriau pasikonsultuoti su muitinės brokeriu), bet kartais tai būna reikalinga.

Kokios būna dažniausios klaidos dokumentuose?

Dažniausiai žmonės sužaidžia su svoriais. Parašo, kad dėžė sveria 10 kg, o ji sveria 50. Vokietijoje sustabdžia ir sveria kiekvieną dėžę, jei atrodo įtartai. Pasitikėkite manimi, jie turi akis kaip sakalai.

Logistika, transportas ir laikas

Kiek laiko užtrunka整个过程 (visas procesas)?

Tai priklauso nuo to, kur išvykstate. Iš Vilniaus iki Berlyno galima nuvažiuoti per dieną, jei vairuotojas nebus pavargęs. Biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu iškrovimu ir įkrovimą trunka paprastai 2-3 dienas. Bet jei keliame didelę įmonę, tai gali užtrukti ir savaitę.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dabar beveik visi turi GPS trackerius. Bet nereikėtų tikėtis, kad matysite kiekvieną vairuotojo žingsnį. Kartais signalas dingsta tarp kalnų arba vairuotojas tiesiog užmiršta įjungti įrangą (kas nutinka dažniau nei manote).

Kokiu transportu geriausia vežti?

Tiesioginiai krovininiai sunkvežimiai (vadinami „tentais“) yra geriausiai. Jie apsaugo nuo lietaus ir vagių. Jei daiktų maža, gali tekti eiti daliniu krovininiu (part load), bet tada rizikuojate, kad jūsų dėžės bus pamestos apačioje, o viršuj bus kokio nors lenko statybinės atliekos.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda?

Tai blogiausias scenarijus. Turiu omenyje situaciją, kai mums sugedo variklis netoli Hanoverio. Teko skubiai kviesti kitą atsarginį sunkvežimį ir perkrauti viską. Tai užtruko dar porą dienų. Tokie dalykai nutinka, ir juos reikia numatyti savo grafike.

Ar reikia rezervuoti vietą prieš keliones metus?

Ne metus, bet savaitę ar dvi prieš tai – būtina. Ypač jei keliatės vasarą ar prieš šventes. Geri vairuotojai yra užimti, ir jei laukiate paskutinę minutę, gali tekti imti kasdieninę „paskutinio kvietimo“ kainą.

Ar reikia vairuotojo pagalbininko iškvietimui Vokietijoje?

Jei jūsų biure nėra lifto arba reikia nešti daug daiktų į aukštą, taip. Vokiški statybos standartai gali būti griežti dėl koridorių pločio, tad vienas vairuotojas tiesiog fiziškai nepajėgs. Geriau tai susitarti iš anksto, nei tada, kai sunkvežimis jau stovi gatvėje.

Rizikos, draudimas ir „gyvas“ incidentai

Ar dažnai dingsta daiktai?

Sakyčiau, ne visada, bet nutinka. Ypač jei ne uždėjote antivagių spynų ant dėžių arba palikote sunkvežimį be apsaugos naktį mažame miestelyje. Vokietija yra saugi, bet vagys yra visur.

Ką daryti, jei buvo padaryta žala?

Pirmiausia – nufotografuokite vietą. Nedarykite jokių pakeitimų prieš tai. CMR dokumente turi būti užrašyta „už pažeidimus neatsakome“ arba priešingai – detaliai aprašyta žala. Be to, draudimo kompanija be nuotraukų nieko nekompensuos.

Ar draudimas apima viską?

Dauguma standartinių draudimų apima tik 10 eurų už kilogramą. Tai reiškia, jei dingsta 1000 kg svarbių serverių, gausite tik 10 tūkstančių, nors jie gali būti verti 100 tūkstančių. Biuro perkraustymas į Vokietiją su brangia technika reikalauja specialios „All Risk“ draudimo polisos.

Kokios yra dažniausios problemos su vairuotojais?

Kalbos barjeras ir alkoholis. (Nebūkite nustebę, kartais nutinka). Taip pat, kai kurie vairuotojai tiesiog nežino, kaip elgtis su pačiais jautriausiais daiktais ir juos meta. Reikia stebėti procesą arba pasitikėti vadovu, kuris vyksta su sunkvežimiu.

Ar būna, kad klientas meluoja apie turimą daiktų kiekį?

O, taip! Tai kasdienybė. Klientas sako „turime tris dėžes“, o atvažiavęs matai tris pilnus sunkvežimius. Tada prasideda ginčai dėl kainos ir vietos. Geriausia, kai darbuotojas eina ir fiziškai patikrina, ką reikia vežti, prieš pasirašant sutartį.

Kas nutinka su atliekomis?

Dėžės, popierius, plastikas – visa tai lieka Vokietijoje. Jūs turite susitarti dėl šiukšlių išvežimo arba dėžių išsiuntimo atgal. Vokiečiai labai griežti dėl atliekų rūšiavimo, tad tiesiog nepalikite viso gyvenamojo kvartalo kieme.

Specifiniai dalykai: IT, baldai ir smulkmenos

Kaip saugiai vežti IT įrangą?

Viskas turi būti išjungta (aišku), o monitoriai ir kompiuteriai supakuoti į putų plastiką arba specialias dėžes. Negalima jų mesti ant grindų. Biuro perkraustymas į Vokietiją be IT įrangos sugadinimo yra beveik neįmanomas, jei nenuominu profesionalių pakuotojų.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalai, spintos, sekcijos – visa tai turi būti išrąstyta. Kitaip jie nepraeis pro duris arba sugers pervežimo metu. Vokiški biurai dažnai turi standartinius dydžius, bet jūsų senasis „prezidento“ stalas gali netilpti į liftą.

Kaip elgtis su archyvais ir dokumentais?

Dokumentai turi būti supakuoti į dėžes su dangteliais. Negalima, kad popieriai drėgtų. Jei turite slaptų duomenų, gali reikėti specialios transporto priemonės su užraktu. Aš asmeniškai visada rekomenduoju vežti svarbiausius dokumentus su savimi mašinoje, o ne krovinyje.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai problema. Ilgas kelias be oro gali juos užmušti. Be to, Vokietija turi griežtas fitosanitarines taisykles, jei augalai yra žemės. Geriausia juos duoti darbuotojams dovanai ir nusipirkti naujus Berlyne.

Kas daryti su asmeninėmis darbuotojų daiktais?

Kiekvienas darbuotojas turi susirinkti savus daiktus į atskiras dėžes ir pasirašyti sąrašą. Negalima visko mesti į vieną krūvą ir aiškinti vokiškai muitininkui, kad tai „visiškai nieko“. Tai sukuria įtarimą.

Ar reikia organizuoti naujo biulo paruošimą?

Taip, idealiai atvykčiai turi būti paruoštos grindys ir lubos, o vietos pažymėtos lipdukais. Prieš tai vieną kartą teko nešti stalus trečia kartą, nes klientas nenumatė, kur jiems stovės. Tai laiko švaistymas.

Bendros klausimai ir patarimai

Kada geriausia planuoti perkraustymą?

Ruduo ir pavasaris yra geriausi metai. Vasarą per karšta, o vairuotojai pavargsta greičiau. Žiema gali būti problemų dėl sniego, bet tai jau kita istorija. Planuokite mažiausiai mėnesį iš anksto.

Ar verta kviesti logistikos konsultantą?

Jei turite didelę įmonę (virš 50 žmonių), tai būtinai. Jis padės suorganizuoti procesą taip, kad verslas ne sustotų. Nemanau, kad mažai firmai tai verta, ten pakanka geros vadybininkės.

Kokios yra didžiausios klaidos, kurias daro klientai?

Pagrindinė klaida – pradėti rinkti dėžes pačiam išvakarės. Tai sukelia stresą ir chaosą. Kitas dalykas – nepasakyti apie tai, kad iš tikrųjų reikia vežti ne į Berlyną, o į jo priemiestį, kur sunkvežimiams važiuoti draudžiama.

Kaip pasirinkti patikimą pervežėją?

Žiūrėkite ne tik į kainą. Skaitykite atsiliepimus (tikrus, ne pirktus), paklauskite draugų. Patikimas pervežėjas niekada nesakys „mes vežame viską už 50 eurų“. Jis pasakys „pirmiausia reikia pamatyti, ką turime“.

Ar galima sutaupyti darydamas viską pats?

Galima, bet kaina bus jūsų nervai. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tas dalykas, kurį verta daryti savaitgali su draugais ir alumi. Pervežti vieną stalą – lengva, bet perkelti visą įmonę be išlaikymo nuostolių – menas.

Ar yra kokių nors „uždarų durų“ paslapčių?

Gal maždaž tokių... Vokiški keltėjai (porters) dirba labai greitai, bet jie gali būti labai brangūs, jei juos kviečiate per vietines agentūros. Geriau susitarti dėl fiksuotos kainos su jūsų Lietuvos pervežėju, kuris jau turi savo žmones ten.

Kas daryti, jei pasiekei vietą, o raktų nėra?

Tai klasika. Viskas atvyksta, o vokiškas brokerius ar nuomininkas nėra atėjęs duoti raktų. Reikia turėti kontaktinį telefono numerį, kurį galima paskambinti bet kuriuo paros metu. Ne tik el. paštą.

Ar reikia persiųsti automobilius taip pat?

Taip, dauguma klientų nori, kad ir jų įmonės automobiliai būtų nuvežti. Tai daroma atskirais autovežiais. Tai nebrangu, bet užtrunka ilgiau, nes reikia surinkti pilną autovežį.

Kokios yra Vokietijos specifinės taisyklės biuruose?

Triukšmo lygis. Negalima triukšmingai krauti daiktų sekmadienį ryte arba vėlai vakare. Vokiečai labai gerbia savo poilsį, ir jei kelsite garsiai baldus sekmadienį, gali būti iškviesta policija.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra mokslas, bet tai tikrai nėra vaikų žaidimas. Reikia kantrybės, gerų partnerių ir, svarbiausia, realaus vertinimo savo galimybių. Nereikia būti idealiam viską suplanuoti, nes kažkas visada klys – sunkvežimis gali vėluoti, arba dėžė gali atsitrenkti į duris. Svarbiausia yra tai, kaip greitai ir efektyviai sugebate spręsti šias problemas. Pasitikėkite savo intuicija, bet klausykite profesionalų. Sėkmės kelyje, ir tikimės, kad jūsų kava Vokietijoje bus skanesnė nei čia.