Biuro perkraustymas į Vokietiją: kaip išlikti sveikas ir išsaugoti nervus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo trijų kėdžių pervežimo iki didžiulių korporacijų bazės iškėlimo. Sakykime tiesiai, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tas patys kas kelioms dėžėms su buto daiktais pas draugą nunešti. Čia susiduri su kita aplinka, kitais muitininkais ir, žinoma, vokišku preciziškumu, kuris kartais sukelia daugiau galvos skausmo nei lengvesnių lietuviškų „išsivers“ metodai. Dauguma klientų klysta tame, kad mano, jog tai tiesiog fizinis darbas, tačiau tai daugiau apie organizaciją ir dokumentus. Jei viską suplanuoti blogai, gali atsitikti taip, kad jūsų komanda pradės darbą Vokietijoje tuščiose patalpose be kompiuterių. Turiu pamatyti tą chaosą akimi daugybę kartų, todėl bandysiu papasakoti, kaip tai daroma realiai, be reklamos tekstų.

Pasiruošimas ir planavimas: kas nutinka iš anksto?

Kiek laiko reikia planuoti?

Niekada nereikia tai daryti paskutinę minutę. Idealus variantas – pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš mėnesį ar dvi. Girdėjau klientų, kurie skambino trečiadienį ir prašė viską nuvežti į Berlyną penktadienį. Tai yra nebe provokacija, o tiesiog nepagarba savo pačių laikui. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja rezervuoti mašinas, išrašyti kvitus ir suderinti terminus su kitos šalies komanda. Jei spėjote, geriau pradėkite ruošti inventorizą iš karto, o ne laukti, kol vairuotojas jau stovės kieme su varikliu įjungtu.

Ar verta daryti inventorizaciją?

Be abejo, taip. Nėra nieko blogiau nei pradėti krauti dėžes ir suprasti, kad nežinote, ką jose laikote. Vieną kartą vežėme firmą iš Kauno į Miuncheną, ir vadovas tikrai galvojo, kad žino kiek turi baldų. Kai atvažiavome, pasirodė, knygynų lentynos beveik dvigubai daugiau nei numatyta. Buvo baisu. Biuro perkraustymas į Vokietiją be sąrašo yra kaip važiuoti į mišką be žemėlapio. Rašykite viską, net tų senų spausdintuvų, kuriais ir nebenaudojate, bet vis tik juos vežiate.

Ką daryti su dokumentais?

Čia yra jautriausia vieta. Negalima tiesiog mesti į dėžę sutarčių, sąskaitų ir darbuotojų asmeninių duomenų. Vokietija labai griežtai žiūri į duomenų apsaugą, todėl rekomenduočia jas supakuoti į užrakstomas dėžes ir pažymėti kaip „Konfidencialu". Pats mažiau rizikuoju, todėl visada sakau klientams – vežkite brangiausius dokumentus su savimi asmeniniame automobilyje jei įmanoma. Nemanau, kad vairuotojas užgrobs tavo dėžę, bet ar nori rizikuoti, kad dėžė nukris ar praplyšk? O taip, dar viena dalyka – pasilikite kopijas lietuviškame biure arba debesij.

Ar reikia perspėti darbuotojus?

Žinoma, darbuotojai turi žinoti, kas vyksta. Buvau situacijoje, kurioje vadovas nežadino niekam pasakyti, o mes atvykome ir pradėjome išnešti stalus po kojomis žmonių, kurie dar bandė dirbti. Buvo nepaguodži scena. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra komandos darbas, o ne vieno žmogaus sprendimas. Pasakykite žmonėms, kad turi susirinkti asmeninius daiktus iš stalų prieš dieną. Kitaip bus nemandagu: vairuotojai gali tiesiog viską įmesti į dėžę, o po to darbuotojas ieškos savo dantų šepetėlio arba akinių Štutgarte.

Kas dėl IT infrastruktūros?

Serverius ir kompiuterius reikia išjungti ir žymėti. Nerekomenduoju juos krauti kaip paprastus stalus – gali subyraiti. Geriau, jei IT specialistas juos paruošia. Kartais klientai mano, kad mes, pervežėjai, turime išjungti serverius ir pajiungti vėl naujoje vietoje. Ne, mūsų darbas užtikrinti, kad tai nenukrito, o ne konfigūruoti tinklus. Biuro perkraustymas į Vokietiją sujungia ir techninę pusę, todėl nevaikščiojite po vairuotojus, jei nesuprantate skirtumo tarp maršrutoizatoriaus ir kompiuterio.

Kainos ir biudžeto planavimas

Kiek vidutiniškai kainuoja?

Negaliu pasakyti vieno skaičiaus, nes viskas priklauso nuo tūrio. Galima sakyti, kad mažas biuras, tarkime, 5-10 darbo vietų, kainuos nuo 1.5 tūkstančio euro iki 3 tūkstančių, priklausomai nuo to, kur būtent Vokietijoje važiuojame. Jei tai didelė firma, skaičiai šokteli į dešimtis tūkstančių. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra pigus malonumas, tačiau ir ne tokia astronomika kaip atrodo. Primenu, kad kaina įeina kuras, maitinimas vairuotojams ir kelių mokesčiai, kurie Vokietijoje nelengvi.

Kas įeina į kainą?

Įprastai tai darbo valandos, krovininės mašinos nuoma ir draudimas. Bet dažnai klientai stebisi, kad dėžės kainuoja papildomai. Taip, dėžės nėra dovana. Kartais į kainą įeina ir pakavimo medžiagos, bet tai reikia pasitarti iš anksto. Neklauskite vairuotojo ar dėžės nemokamos, kai jis jau pakrovė puse krovinio. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti įkainotas aiškiai sutartyje, kad nesusidarytų nesusipratimų apgalvose prieš pat išvykimą.

Ar gali brangti viksmas?

Taip, gali. Jei pasakote, kad turite 10 m3, o realiai yra 20, mums reikės kreiptis pagalbos arba daryti antrą kelionę. Anksčiau vežėme vieną firminą vadovą į Frankfurte, kuris paslėpė, kad turi milžinišką vitriną su rūkais. Ji netilpo. Teko skambinti išsinuomoti kitą mašiną vietos. Tas viksmas kainavo brangiau nei visas planuotas pervežimas. Biuro perkraustymas į Vokietiją mums nepatinka, kai klientai meluoja apie tūrį. Mes nežaidžiame spekuliacijų, mes tiesiog darom savo darbą.

Ar galima sutaupyti?

Galima, jei patys supakuosite mažus daiktus. Bet nepamirškite, kad jei dėžė subyrės ir sulūžtus jūsų taurės (jei dar tokių turite biure), mūsų nebus kaltės. Taip pat sutaupyti galite sujungiant datas su kitais klientais, bet tai labai sudėtinga logistiškai. Biuro perkraustymas į Vokietiją – tai ne tas atvejis, kur verta taupyti ant kiekvieno cento. Geriau sumokėti už profesionalų paslaugą, nei mokėti už naujus kompiuterius.

Kaip sudaroma sutartis?

Visada rašomi. Nėra tokio dalyko kaip žodinis susitarimas šioje srityje, kai kalbame apie tarptautinius maršrutus. Sutartyje turi būti aiškiai surašytas adresas, krovinio sąrašas ir kaina. Praėjusiais metais turėjau klientą, kuris norėjo „tiesiog važiuot", o paskui buvo nustebęs, kai pateikęm sąskaitą. Biuro perkraustymas į Vokietiją be popieriaus yra būdas įsiūliuoti sau galvą. Pasirašykite viską, net jei tai atrodo per daug biurokratiškai.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia turėti?

Būtinas yra TIR arba CMR kortelė (ta tarptautinė vežimo sąskaita). Taip pat reikia krovinio manifesto arba pakavimo sąrašo. Jei vežate naujas prekes, reikės Ex1 dokumentų ir muitinės deklaracijos. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažniausiai laikomas perkėlimu į kitą ES šalį, tačiau muitinė vis tiek gali sustabdyti tikrinti. Geriau turėti visus popierius paruoštas, nei stovėti pasienyje su įjungtu varikliu.

Ar reikia mokėti PVM Vokietijai?

Jei pervežate naudotus biuro daiktus iš vienos ES šalies į kitą ir tai nėra pardavimas (t. y. keičiate tik buvimo vietą), PVM mokėti nereikia. Tai vadinama vidaus prekyba. Bet čia yra vienas „bet". Jeigu pervežate naujas, neišpakuotas prekes, kurių niekas nenaudojo, tai gali būti traktuojama kaip tiekimas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su naujais baldais reikalauja labai aiškaus atsakymo kodėl juos vežate. Aš ne prie muitininkas, todėl patartina pasitarti su buhalteriu prieš kelionę.

Kas jei sustabdo muitinė?

Tai įvyksta. Reikėtų parodyti inventorizą. Jei sąraše parašyta „Biuro baldai", tai ir turi būti baldai, o ne asmeninis archyvas arba degalai kanistroje. Vieną kartą mus užlaikė pasienyje, nes vairuotojas rado pas save seną peilį, kurį pamirė iš ankstesnio reiso. Buvo nepatogu, bet išsisprendėm. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti „skystas", o tai reiškia, kad jokie draudžiami daiktai negali būti mašinoje. Muitininkai nemėgsta juokelių.

Ar reikia vokiškų vertimų?

Formaliai ne visada, tačiau labai padeda. Jei vairuotojui reikia kažką paaiškinti vietos pareigūnui arba saugos darbuotojui, anglų kalba ne visada užtenka. Ypač kai važiuojame į gilesnius Vokietijos regionus, ne į didelius miestus. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra lengvesnis, kai pakrovimo / iškrovimo lapai yra dvikalbiai. Nemanau, kad tai privaloma, bet taip yra daug profesionaliau.

Kas dėl draudimo poliso?

Turi būti pridėtas prie dokumentų. Draudimas turi dengti krovinio vertę visos kelionės metu. Dažnai klientai klausia, ar jų turtas apdraustas, kai jis stovi kieme laukiant pakrovimo. Žinote, tikrai neapsiginkink, teks pasitikrinti sąlygas. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra rizikingas procesas, todėl draudimas nėra vien tik formalumas. Jei mašina sudegs, be poliso liksite be nieko.

Pakavimo procesas ir technika

Kaip supakuoti kompiuterius?

Geriausia į originalią dėžę, jei jos dar likę. Jei ne, tai į stipcines dėžes su putomis. Niekada nedėkite monitoriaus ant viršaus be apsaugos. Vieną kartą gavau skambutį iš kliento, kuris sakė, kad visi monitoriai suskilę. Pasirodo, jie dėjo vieną ant kito tiesiai ant ekrano. Biuro perkraustymas į Vokietiją su elektronika reikalauja specialaus dėmesio. Vibracija kelyje daro savo, todėje tarp jų turi būti užpildas.

Ar duodate dėžes?

Taip, mes galime pristatyti dėžes iš anksto. TaiStandartinės praktika. Klientas jas užpildo, o mes ateiname pakrauti. Tačiau reikia susitarti dėl to, kiek jų reikia. Neužtenka vienos dešimties dėžių, jei jūsų biuras pilnas knygų. Biuro perkraustymas į Vokietiją prasideda ne nuo tada, kai atvažiuoja sunkvežimis, o nuo tada, kai pasirodo pirmos tuščios dėžės.

Kas dėl baldų disasembliavimo?

Didžiausia dalis baldų turi būti išardyta. Stalai, lentynos, seifai – viskas tai ima per daug vietos. Tačiau, tarkime tiesiai, jei neturite meistro, mes galime tai padaryti, bet tai užtrunka laiko. Biuro perkraustymas į Vokietiją brangsta, jei mums tenka išsukti šimtus varžtų. Jeigu galite padaryti tai patys iš anksto – padarykite. Tai sutaupys keletą valandų darbo, kurios yra apmokamos.

Ar galima veži augalus?

Galima, bet tai problema. Vokietija labai griežtai kontroliuoja augalų importą dėl kenkėjų. Jei turite didžiulę palmę gerbiename kambaryje, girdėjau, kad reikia fitosanitarinį pažymėjimą. Aš nebūčiau tikras, ar verta to vargo dėl vieno augalo. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai baigiasi taip, kad augalai pasilieka senoje vietoje arba yra dovanojami kaimynams. Neapsiginkink, jei drąsiai veži, tiesiog pasakyk vairuotojui, kad jie yra, kad jis jų užtepės ne ta vieta.

Kaip pažymėti dėžes?

Nu, parašykite ant viršaus, kas viduje ir į kurą keliauja. „Vadovo kambarys - į dešinę". Paprasta, tačiau dažnai žmonės užmiršta. Tada iškrovimo metu gauname chaosą – visos dėžės stovi vienoje krūvoje koridoriuje. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti organizuotas, kitaip iškrova užtruks dvigubai ilgiau. Nenaudokite baltų lapų be jokio užrašo, manau, kad suprantate kodėl.

Transportas ir vairuotojai

Kokias mašinas naudojate?

Priklauso nuo krovinio. Dažniausiai tai 3.5 tonos arba 7.5 tonos sunkvežimiai. Jei reikia didelio krovinio, tai ir 20 tonų vilkikas su puspriekabe. Biuro perkraustymas į Vokietiją centruose, pvz., Hamburge, gali būti sudėtingas dėl didelių mašinų apribojimų. Kartais tenka iškrauti į mažesnę mašiną (tai yra tarpinės pervežimo priemonės) pakraštyje. Tai kainuoja, bet kitaip neįmanoma privažiuoti prie įėjimo.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Pagrindiniai žodžius – taip, bet ne tikėkitės, kad jie kurs sudėtingas derybas su savininku pastato. Dažniausiai kalbame anglų kalba arba rankomis ir kojomis. Biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta sklandžiau, jei vienoje iš pusių yra kas nors, kas moka kalbą vokiškai. Jeigu jūsų komandos nėra, tikėkitės, kad vairuotojas susitiks su žmogumi, kuris moka bent truputį.

Kur jie nakvoja?

Jei kelionė trunka ilgiau nei viena diena, vairuotojai nakvoja mašinoje arba viešbutyje. Tai jūsų nekainuoja papildomai, jei kitaip nesusitarta. Tačiau jei reikia skubinti ir vairuotojas dirba viršvalandžius, tai gali būti papildoma mokestis. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra pavargstantis darbas, todėl nereikėtų spausti vairuotojo važiuoti 24 valandas be poilsio. Tai ne tik nelegalu, bet ir pavojinga.

Kas jei vairuotojas užstringa?

Tai nutinka. Nežinau kodėl, bet GPS kartai veda į vienaukščius kiemus, kur sunkvežimiui neįmanoma suktis. Vieną kartą užstrigome gatvėje Diuseldorfe, kurios buvo per siaura. Teko kviesti policiją. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja gerų maršrutų planavimų, bet ir geriausi planai gaišta kelyje. Tiesiog reikia kantrybės.

Rizikos, draudimas ir išvados

Kas nutinka jei kažkas sulūžta?

Jei tai mūsų kaltė, mes atsilyginame pagal draudimo sąlygas. Jei tai jūsų kaltė (blogai supakuota), tada nelabai ką padarysime. Vienas klientas supylė dėžę su stikliniais indais į vieną didelę dėžę be užpildo. Kas atsitiko? Sulyžo viskas. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra draudimas nuo visų nelaimių, jis tik sumažina pasekmes.

Ar draudžiate viską?

Draudžiame krovinį nuo praradimo arba pažeidimo transportavimo metu. Bet mes nedraudžiame jūsų duomenų praradimo, jei serveris nukrenta ir nebeįsijungia. Tai yra techninė rizika. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi apribotą atsakomybę. Už tai, kad jūsų verslas stovės dieną be kompiuterių, atsakingi jūs, o ne pervežėjas.

Problemos su liftu.

Dauguma biurų Vokietijoje yra aukštuose pastatuose. Jei liftas per mažas, arba užstringa, tai problema. Buvome atvejio Leipcige, kada liftu nebuvo leista vežti krovinio, nes jis buvo per sunkus. Teko nešti rankomis 5 aukštus. Biuro perkraustymas į Vokietiją be išankstinio patikrinimo pastato techninių galimybių yra lošimas. Užtikrinkite, kad liftas veikia ir jo talpa tinka.

Kada geriausia važiuoti?

Geriausia antradienį arba trečiadienį. Pirmadienis – visi grįžta iš kelionių, dideli spūstiai. Penktadienį – visi skuba baigti. Vokietijoje eismo sąlygos gali būti sunkios, ypač ties didžiaisiais miestais. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja ramumo, tad venkite šventinių dienų ir savaitgalių, nes dauguma pastatų tuomet uždaryta.

Ar verta rinktis brangesnes kompanijas?

Ne visada, tačiau labai pigios kompanijos dažnai nuvilia. Aš matęm kaip atvyksta „vairuotojas su furgonu" kuris neturi kelių. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra atsakomybingas procesas. Patirkite, ar jie turi licenciją ir apžiūrėkite mašinas, jei įmanoma. Jei atrodo, kad mašina gali subyrioti bet kuriuo momentu, geriau ieškokite kito.

Išvada

Galiausiai, viskas baigiasi tuo, kad kruopštumas sumuža laiką. Jei pasitikėsite profesionalais ir gerai suplanuosite, biuro perkraustymas į Vokietiją bus tiesiog darbo diena, o ne košmaras. Nereikia bijoti dokumentų ir reikalavimų, jie ten dėl jūsų saugumo. Mano patarimas – nepalikite nieko į paskutinę akimirką ir visuomet turkite atsarginį planą pinigams. Geriau uždaug mokėti už gerą paslaugą, nei išgelbėti savo verslą po pikto atsitikimo. Sėkmės kelyje.