Biuro perkraustymas į Vokietiją: kaip iš tikrųjų atrodo pristatymo terminų optimizavimas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo padidintų kėdžių, kurias reikėjo įvežti pro langą, iki serverių, kurie buvo sunkesni už patį sunkvežimį. Žmonės dažnai galvoja, jog biuro perkraustymas į Vokietiją yra paprastas veiksmas: užsakote, atvažiuoja mašina, pakrauna ir važiuoja. Realybėje tai yra sudėtingas mazgas, kur viena sekundės delay gali sukelti grandininę reakciją. Su pristatymo terminų optimizavimu viskas daraisyje sunkiau, nes keliuose yra tiek veiksnių, nuo kurių nepriklauso nei vairuotojas, nei logistikas. Čia nėra tikslaus mokslo, o daugiau patirties ir gebėjimo greitiai reaguoti į chaosą.

Pradiniai bugnavimai ir planavimas

Ar tiku, kad sugebėsite viską suplanuoti per savaitę?

Galbūt ir sugebtume, jei kalbame apie nedidelį kabinetą, bet įprastas biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja šiek tiek daugiau laiko. Viskas prasideda ne nuo to, kada atvažiuoja mašina, o nuo to, kai pradedate dėti dalykus į dėžes. Reikia sudaryti inventorinį sąrašą, nes vokiškai muitininkai gali būti labai išrankūs, jei pamatys chaosa. Geriau pradėti planuoti mažiau nei mėnesį iki išvykimo, kad išvengtumėte streso paskutinę minutę.

Ką daryti, jei klientas viską padaro paskutinę minutę?

Tai yra mūsų kasdienybė. Esu matęs situaciją, kai vadovas skambino pirmadienį ir sakė, kad jau trečiadienį visi turi būti darbe Berlyne. Tuomet tenka dirbti ekstremaliai. Parenkame papildomus vyrus, darome naktinius reisus. Tačiau biuro perkraustymas į Vokietiją tokiu režimu kainuoja brangiau ir visada lieka rizika, kad kažkas pamiršta namuose. Jeigu tik įmanoma, nedarykite mums ir sau tokių paslaugų – nervai brangiau.

Ar tikrai reikalingas brangus inventorius?

Kai kurie klientai mano, kad tai kažkokia bendrovės priemonia jums uždirbti pinigų. Tiesą sakant, inventorius jus taip pat gelbėja. Vokietijoje griežtai tikrinami kroviniai, ir jei turite sąrašą kuris tiksliai atitinka tai, kas yra mašinoje, sienos keliauja greičiau. Be to, jei dingsta dėžė (o tai, pasitikėkite, nutinka), žinosite kas joje buvo. Be inventoriaus tas viskas tampa loterija.

Ar reikia rūpintis dėžėmis patiems ar duodate jūs?

Galime duoti ir mūsų, tai nėra problema. Mums jos stovi sandėliuose. Bet jei norite sutaupyti, galite ir patys susirasti. Tik tada žiūrėkite, kad būtų tvirtos. Vakar matęs, kaip viena Firma norėjo perkraustyti kompiuterius mažmeninės prekybos parduotuvės krepšeliuose. Žinoma, mes to neleidom, nes jų neišlaikytų nei kilometras.

Kiek užtrunka dėlioti dalykus į mašiną?

Tai priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir ar pasiruošę. Jei viskas yra prie lifto ar prie įėjimo, eina greit. Bet jei reikia važiuoti į 5-ą aukštą be lifto su sunkiais spintomis... tai tai užtrunka. Turėkite omenyje, kad biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tas pats kas šiukšlių ivežimas. Reikia užtikrinti, kad niekas nesudužtų kelyje, o tai reiškia užpylimą, fiksavimą, tvirtinimą. Tai laikas.

Vokietijos specifika ir kelionės įvykiai

Kas vyksta sienoje, ypaš susidaro eilės?

Dabar, po "Šengeno" pokyčių (ar nesuprantat, aš turiu omeny vizualius patikrinimus), viskas darosi pavojingiau. Anksčiau tiesiog važiavom, dabar gali sustabdyti. Jei turite visus dokumentus (T2L, prekių deklaraciją), viskas gerai. Jei ne, gali prasidėti ilgi paaiškinimai. Dėl to ir svarbu tas terminų optimizavimas – niekad nežinai, kiek laiko prarasit sienoje.

Ar sutrinka greitis važiuojant per Vokietiją?

Teoriškai, autobana be greičio limito, bet praktikoje vis važiuojame statomais greičiais. Sunkvežimis turi ribotą 80 km/h, o ten kur 90 ar 100, vairuotojai vis vien važiuoja kaip gali. Dar tas visas darbo laiko reglamentas – tachografas. Jei vairuotojas pavargęs, turi sustoti. Jis negali būti kaip Formula 1 lenktynininkas. Tai sulėtina biuro perkraustymą į Vokietiją ir kartais sukelia vėlavimus, kurių niekas negalėjo numatyti.

Kaip elgiatės su miesto centra, pavyzdžiui, Miunchene?

Ah, Miunchenas... ten gyvenu. Ten yra kur kas sunkiau nei kažkur mažame miestelyje. Ten reikia ypatingų leidimų važiuoti į centrą, yra zonos, kur negalima stovėti. Anksčiau turėjau atvejį, kai vairuotojas įvažiavo į pėsčiųjų zoną nesupratęs ženklo (o ten vokiškai parašyta mažomis raidėmis) ir gavo didelį baudą. Dabar viską tikriname iš anksto su vietiniais partneriais, kad netyčia nepakenktume.

Ar yra skirtumai tarp Šiaurės ir Pietų Vokietijos?

Visiškai kitokie pasauliai. Šiaurėje, pavyzdžiui, Hamburgas ar tiesiog keliai link Lenkijos, viskas lygu ir tvarkingai. Pietuose, Bavarijoje, keliai gali būti vingiuotesni, o vienu miestelyje gali būti siauresnės gatvės. Dar tas kalbos akcentas... bet greičiau kalbu apie kelius. Taip, logistiškai Pietuose reikia daugiau laiko planuoti, nes yra daugiau kalnų ir kelių darbų.

Ką daryti, jei atsiranda techninė problema kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Sudegė siurblys arba sutrūko spyruoklė. Tada mes šaukiame pagalbą vietinėse aptarnavimo dirbtuvėse. Tai gali atidėlioti pristatymą. Gerai, jei turite planą "B", bet dažnai klientai nežino, kas vyksta, ir tiesiog laukia. Tokiu atveju stengiamės pranešti kuo greičiau, kad jums nereikėtų nerimauti be reikalo.

Ar labai varginantis vairuotojams tas kelias?

Labai. Viską kontroliuoja tachografai. Jie turi važiuoti tam tikrą laiką, tuomet pailsėti 45 minutes (tiksliau, taisyklės keičiasi, bet kažkas panšaus), o po to poilsis. Negali jie tiesiog nupirkti kavos ir važiuoti toliau. Jei pritrūksta laiko iki darbo pabaigos, jie privalo sustoti. Tai reiškia, kad jūsų biuro perkraustymas į Vokietiją gali pavėluoti, todėl mes visada planuojame su rezervu.

Dokumentai ir painiavos

Kurios dokumentos yra būtini, kad nemokėtumėte mokesčių?

Pagrindinis dalykas yra T2L dokumentas, kuris patvirtina, kad prekės buvo apmokestintos ES ir jos juda laisvai. Be to, reikia išrašyti prekių pervežimo sutartį (CMR) ir inventorių. Jei šitų dalykų nėra, muitinė gali uždelsti krovinį arba pradėti mokestinį procedūrą, o tai kainuoja pinigus ir laiką.

Ar dažnai klientai painioja dokumentus?

Visada. Kas antras klientas mano, kad inventras yra kažkoks formalumas. Tada stovi sienoje ir mėgina prisiminti, koks buvo to projektorius modelis. Būna juokingų situacijų, kai parašo "monitoriai" užsidega, ir turiim aiškinti, kad tai ne pavojingas krovinys. Dokumentai turi būti tiksliūs.

Kas nutinka, jei dokumentuose rašoma kitaip nei yra realybėje?

Tuomet prasideda problemos. Muitininkai turi akių kaip sakalai. Jei rašote 3 kompiuterius, o randa 4, jaus neapykantą. Gali tekti papildomai mokėti arba netgi grįžti atgal (nors tai retai). Geriau pasakyti tiesą iš karto, mums bus lengviau paaiškinti. Nesąžiningumas čia nėra geriausias draugas.

Ar sunku gauti leidimus apsilankyti tam tikrose vietose?

Ypač jei reikia važiuoti prie pat įmonės durų arba tarp miesto centro pastatų. Vokietijoje labai griežti tvarkos prižiūrėtojai. Jeigu nėra leidimo, gali uždurti kontrafaktą ant ratus. Mums tenka daryti daug "papiro darbo" (ne, tikrai raštinės darbo), kad gautume tuos leidimus. Tai užtrunka, bet privaloma.

Ar reikia vokiškai kalbančio žmogaus?

Nebūtinai mums, mes sutariame angliškai arba tiesiog savo logistikoje. Bet jums, kaip gavėjui, tikrai praverstų vokiškai kalbantis administratorius pastate. Jei sargas užkels užkardą ir nekalbos angliškai, mūsų vairuotojas tiesiog stovės ten laukdamas kol jis nuspręs ką daryti. (Dabar jau daugiausia visi kalba angliškai, bet seni sargai buvo sunkūs).

Terminų valdymas ir vėlavimai

Kaip tiksliai galima užtikrinti, kad atvyksite laiku?

Niekaip ne 100 %. Mes galime tik užtikrinti, kad išvažiuosime laiku. O ką bus kelyje – dievas žino. Tačiau, jeigu kalbame apie biuro perkraustymas į Vokietiją, stengiamės planuoti su marža. Sakome klientui, kad atvyksime ketvirtadienį, nors tikimasi trečiadienio. Taip turiame laiko rezervą.

Ką daryti, jei vėluojame o klientas jau susirūpinęs?

Skambinam ir sakome tiesą. Nežaidžiame žaidimų. Jei vairuotojas užstrigo spūstyje prie Hanoverio, sakome tiesiai. Klientai geriau vertina nuoširdumą nei paslėpimus. Kartais net padedame organizuoti tempinį sprendimą, jei kas nors labai skubu.

Ar žiemos sąlygos stipriai veikia terminus?

Žinoma. Vokietijoje žiemos kartais būna staiga, sniegas , ledas. Tada autobanose susidaro didžiulės eilės. Negalima važiuoti 80 km/h jei gali tik 20. Tokiu atveju biuro perkraustymas į Vokietiją gali pavėluoti parą ar dvi. Mes stengiamės sekti orų prognozes ir įspėti, bet gamta nusamdo savo taisykles.

O kodėl kartais atvyksta anksčiau nei buvo planuota?

Tai taip pat būna. Jei nėra eilių, keliai geri, vairuotojas nenuvargęs – jis važiuoja. Tuomet mes skambinam ir klausiam, ar galime atvykti anksčiau. Dažniausiai klientai džiaugiasi, bet kartais jų dar nėra vietose. Tuomet turime laukti mašinoje parkavimo aikštelėje kol pasiruošiate.

Ar įeina į kainą laukimas vietoje?

Paprastai į kainą įeina tam tikras laukimo laikas, pavyzdžiui, valanda po atvykimo. Jei jūs pradedaite iškrauti tik po 3 valandų, turi mokėti už vairuotojo laukimą. Jis niekur nedirba, tik sėdi ir laukia. Tai normali praktika, kai kalbame apie profesionalų transportą.

Kaip optimizuojate maršrutus, kad būtų greičiau?

Naudojamės GPS ir patirtimi. Žinome, kur dažnai sėda spūstys (pavyzdžiui, apie Frankfurto sankryžas) ir bandome jų vengti. Kartais nukeliame pro smulkius keliukus, nors tai ilgesnis maršrutas, bet greičiau, nes neprireš eiti. Tai tas biuro perkraustymas į Vokietiją, kur nėra tiesiog linijos tarp taško A ir B.

Pabaigos išvados ir patarimai

Ką daryti iš karto po iškrovimo?

Patikrinti, ar viskas sutampa su inventoriaus sąrašu. Jei kažkur trūksta dėžės arba buvo pažeista, tai reikia užfiksuoti CMR dokumente (tiek vairuotojas, tiek jūs). Negalima pasakyti "viskas gerai" o po to skambinti ir sakyti kad nėra stalo. Tada mes negalėsime nieko padaryti.

Ar galima užsisakyti ir iškrovą bei dėliojimą?

Žinoma, galime pasiūlyti ir iškrovos bei dėliojimo paslaugas vietos partnerių pagalba. Tai papildomai kainuoja, bet sutaupo jūsų darbuotojų nugarą. Ypač jei biuro perkraustymas į Vokietiją įvyko ne pats sklandžiausiai ir visi jau pavargo.

Kodėl verta rinktis patirtų vežėjus?

Nepatirti vežėjai gali pasiūlyti žemą kainą, bet jie nežino, ką daryti, kai kažkas nueina ne taip. Jie gali pamesti dokumentus, sugadinti techniką arba tiesiog dingti. Mes esame čia kuriam ilgam ir mums svarbu reputacija. Geras užmojis visada laimi prieš pigų, bet nepatikimą pasiūlymą.

Ar turi kokių nors patarimų ateityje?

Planuokite iš anksto. Nedarykite viso "vakare prieš išvykimą". Sulyginkite dokumentus ir būkite sąžiningi dėl krovinio. O svarbiausia – nepanikuokite, jei mes vėluojame valandą ar dvi. Mes dirbame, kad jūsų daiktai atvyktų saugiai, o ne kad nuristų finišą per galvą.

Kaip susisiekti su jumis, jei kiltų klausimų?

Tiesiog skambinkite mums arba rašykite. Mes neaiškūs robotai, mes žmonės. Ir jei nežinome atsakymo 100 % (kaip kad su kai kuriais naujais Vokietijos environmental ženklais), mes sakysime tai taip pat, o tada susirinksime informaciją. Geriau taip nei meluoti.

Visas šis procesas yra sudėtingas, bet kai jis suveikia, yra puiku.

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją yra nebe tik fizinis daiktų pernešimas, o strateginis žaidimas su laiku, dokumentais ir žmonėmis. Mes darysime viską, kad šis žaidimas būtų laimėtas jūsų naudai, tikėkimes, be per didelių sužeidimų. Sėkmės jūsų verslui naujoje vietoje!=