Biuro perkraustymas į Vokietiją – kainos, paslaptys ir realios situacijos

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, turiu pasakyti, biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nesvyrauja tiesiai taip, kaip mums visiems norėtųsi. Vieną dieną viskas vyksta kaip pagrobiais oksygeną, o kitą – užstrigsta sienos per pasienio kontrolę dėl kažkokio neaiškaus spaudinio. Klientai dažnai galvoja, kad tai tiesiog dėžių įkėlimas ir važiavimas taikiais keliais iš Vilniaus į Berlyną, bet realybė yra daug gludžesnė. Čia ne tik fizinis darbas, bet ir nervų valdymas, dokumentų chaosas bei vokiškas preciziškumas, kuris kartais sukelia juoką, o kartais – pilną paniką. Štai kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Kainos pinigai ir kas įeina į kainą

Kiek kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją apskritai?

Nėra vienos kainos, tai kaip paklausti, kiek kainuoja automobilis. Viskas prasideda nuo tūrio, jei kalbame apie biuro perkraustymą į Vokietiją, tada kubometrai lemia viską. Paprastai mažam biurui su keliais stalais ir kabinetu reikia skaičiuoti nuo 1,2 tūkstančio eurų, bet tai labai sąlyginė suma. Viskas priklauso nuo to, ar reikalingas pakavimas, ar ne. Jei tu pats viską sudėsi į dėžes, bus pigiau, jei mums reikės atlikti „pakuotojo“ darbą, tai kainos šoktelėja aukštyn. Dar pridėkite degalų kainą, kuri Vokietijoje dabar kažkokia ypatingai aukšta, ir išeina nemažai.

Kodėl kainos tokios skirtingos pas skirtingas firmas?

Čia yra gundantis klausimas. Vienos firmos dirba legaliai, moka mokesčius, turi draudimą ir tikrus vairuotojus, o kitos – tai tai, ką mes vadiname „maršrutkais“. Jas atvažiuoja du vyrai su nusišovusia „Gazelle“ (ar bent jau kažkuo panašiu) ir sako, kad viską nuvešs už pusę kainos. Jūs pasirašote sutartį, o jūsų baldai iškeliauja į nežinomą kryptį. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra atsakingas reikalas, todėl pigiausias pasiūlymas dažniausiai baigiasi teisme arba policijoje. Geri vairuotojai ir technika kaštuoja, o tas kainos skirtumas tai ir yra jūsų ramybės draudimas.

Ar reikia mokėti už sunkų krovinią ar aukštus aukštus?

Žinoma, reikia. Jei jūsų biuras yra penktame aukšte be lifto ar su labai siauru liftu, tai nebe standartinis darbas. Tada mums reikia ne tik papildomų rankų, bet ir virvės, galbūt kraninės sistemos ( nors retai ), arba tiesiog daugiau laiko. Vokietijoje dauguma biurų turi liftus, bet senose patalpose, pavyzdžiui, Hamburge, kartais prireikia nukelti viską rankomis. Už tokį „prabangą“ reikia mokėti papildomai, nes mūsų vaikinai po to poilsiauja tris dienas, o ne vieną.

Kas vyksta, jei pervežimo metu pasikeičia kaina?

Tai mano mėgstamiausia dalis. Kartais vykdome vertinimą vizualiai, o kai atvažiuojame įvėrėti dėžių, pasirodo, kad jų yra dvigubai daugiau. Tada tenka stoti tiesiais ir sakyti: „Draugas, čia jau nebe tas kubatūras“. Čia susiformuoja papildoma suma. Žmonės paprastai pyksta, bet kas padarysi? Negi paliksim pusę dalykų kieme? Geriausia iškarto pasakyti tiesą, kad dėžių yra daugiau, nei atrodė. Sutarčiame dažnai būna parašyta, kad jei kubatūra padidėja daugiau nei 10 proc., kaina keičiama.

Vokietijos niuansai ir dokumentai

Ar reikia eiti į muitinę, jei tai ne pirkimas ir pardavimas?

Daug kas mano, kad jei tai ne prekės, o tik turtas, tai muitinė neaktuali. Netiesa. Kai atliekame biuro perkraustymas į Vokietiją, mes turime pateikti inventorizacijos sąrašą. Vokietijos muitinės pareigūnai yra labai atidūs, jei mata, kad vežama kompiuterinė technika ar brandžios tabako prekės. Jei technika yra naudota ir ji priklauso įmonei, dažniausiai praeiname be rūpesčių, bet turi būti parašyta, kad tai ne nauja prekė pardavimui. Be CMR sąskaitos tenka nulipti ir paaiškinti.

Kas dėl PVM grąžinimo, kai vežame turtą?

Čia visada yra painiava. Jei įmonė veža savo turtą į filialą Vokietijoje, tai dažnai gali taikyti nulinio PVM tarifą, jei viskas tvarkingai suformuluota dokumentuose. Bet aš nėra mokesčių konsultantas, todėl visada patariu savo klientams pasikalbėti su buhalteriu prieš kelionę. Žinau tik tiek, kad mums, pervežėjams, reikia išrašyti sąskaitas faktūras tinkamai, kad vokiškas partneris negalėtų rasti priekaištų. Jei dokumentai neteisingi, vokiečius uždaro sieną.

Kas nutinka, jei trūksta kai kurių dokumentų?

Būna, kad važinėjate ir suprantate, kad pamiršote originalų sutartį ar techninės pasą. Viskas priklauso nuo pareigūno, kuris tą dieną stovi posto. Vienas praleis su šypsena, kitas privers kelti visą krovinį į šoną. Biuro perkraustymas į Vokietiją be dokumentų yra kaip važinėjimas be vairuotojo pažymėjimo – galima, bet rizikinga. Geriausia turi visą paketą su savimi, o dar geriau – kopijas nusiųsti mums iš anksto, kad mes patikrinsime.

Ar tikras CMR draudimas apsaugo mus visus?

CMR draudimas yra privalomas, bet jo sumos dažnai būna menkos. Standartiškai tai yra apie 8,33 SDR (specialių traukimo teisių) už kilogramą, kas yra labai mažai, jei vežate brangius serverius. Jei reikalaujate pilnos vertės draudimo, tai tai kainuoja papildomai, o draudimo kompanijos labai griežtai vertina, ką vežate. Esu matęs situaciją, kai įmonė neteko 50 tūkst. vertės įrangos, nes gavo tik 2 tūkstančių atlyginimą. Visada skaitykite smulkmenas.

Baldai, technika ir kaip tai vežti

Kaip elgtis su serveriais ir jautria technika?

Tai nervų valymo dalykas. Serverius negali tiesiog padėti į dėžę ir mesti į sunkvežimį. Juos reikia specialiai pakuoja, o geriausia – vežti specialioje transporto priemonėje su „air ride“ pakaba, kuri mažina vibraciją. Biuro perkraustymas į Vokietiją su IT įranga reikalauja, kad vairuotojas važiuotų taip, lyg vežtų indus su karštomis sriubomis. Kartais net samdome IT specialistą, kad viską išjungtų ir užrakintų tinkamai prieš išvežimą.

Ar sugebate išmontuoti sudėtingas itališkas sistemas?

Galiu pasakyti taip – mes esam praktikai. Jei sistemos turi aiškius varžtus, mes išmontuosime. Bet jei ten kažkokių „titaninių“ sujungimų ar klijų, kurie suko per dešimt metų, tai gali užtrukti. Vieną kartą bandėme išmontuoti stacionarią recepciją Miunchene ir vos nelaužėme visą konstrukciją. Kai kurias dalis geriau palikti surinktas ir apvynioti burbulu, nei bandyti išardyti rizikuojant ją sugadinti.

Ar archyvus reikia rūšiuoti?

Būtina. Negalima mesti visų popierių į vieną didelę dėžę, nes paskui tie vokiečiai (ar jūsų darbuotojai) praras protą ieškodant vieno sutarties. Mes patariame dėžes pažymėti: „Finansai 2023“, „Personalas“, „Sutartys“. Be to, popieriaus svoris didelis, jei dėžė per pilna, ji plyšta. Nėra nieko blogiau už išsiliejusias dėžes su svarbiais dokumentais viduje. Tai yra tas dalykas, kuris sukelia daugiausia keiksmų išpakavimo metu.

Ar saugu vežti stiklo pertvaras?

Stiklas – tai blogas sapnas kiekvienam pervežėjui. Ypač jei tai didelės ofiso pertvaros. Jas reikia įrėminti į medines rėmas, o ne tiesiog apvynioti plėvele. Vokiškose gamyklose labai griežtai reikalauja, kad stiklas būtų užtikrintas. Esu matęs, kaip viena toksia pertvara nukrito pasivijus vairuotoją, kai staiga stabdė prieš „raudoną šviesą“. Viskas buvo sužalota, išskyrus stiklą, kurį mes darome idealiai.

Laikas, maršrutai ir vairuotojai

Kiek laiko tikrai užtrunka kelionė į Vokietiją?

Jeigu sakome „penkios dienos“, tai reiškia keturios su puse, o jeigu sako „trys“, tikriausiai meluojame. Kelionė į Vokietiją priklauso nuo maršruto – į Miuncheną važiuojame ilgiau nei į Berlyną. Dar reikia įsivaizduoti apkrovos ir iškrovos laiką. Vokiškuose biuruose dažnai turi laukti, kol atvyks saugumo tarnyba, kad leistų įvežti sunkvežimį į kiemą. Taigi, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tik vairavimas, tai ir laukimas bei protokolas.

Ar galite atvykti savaitgalį ar naktį?

Galime, bet už tai reikia sumokėti. Vairuotojai taip pat žmonės (nors kartais atrodo robotai), ir jie turi poilsio režimus. Jei reikia krauti sekmadienį Vokietijoje, reikia gauti leidimą iš savivaldybės arba nuomoti patalpas, kur negirdėtų kaimynai. Tai brangu. Dažniausiai stengiamės viską daryti darbo laiku, nors žinau, kad kai kurie verslininkai nori viską padaryti naktį, kad neleistų darbo laiko, bet tai dažnai pasibaigia pavojingu vairavimu.

Kas daroma, jei lūžta sunkvežimis?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tuomet turime estafetinę sistemą – iškrauname krovinį į kitą mašiną. Kartais tai užtrunka dieną, dvi. Sunku paaiškinti klientui, kuris laukia savo stalo Vokietijoje, kodėl jo daiktai stovi kažkur Lenkijoje ar prie Kauno. Tokiu atveju viską padengia draudimas, bet laiko neatgausime. Turiu omenyje vieną atvejį prieš dešimt metų, kai mums teko vežti dėžes taksi, kai sunkvežimis užsidegė.

Estafetinis pervežimas – ar tai verta pinigų?

Jei jums labai skubu, taip. Estafetės kaina yra dvigubai, trigubai didesnė, nes vienas vairuotojas važiuoja, kitas lovioja greta. Taip galima nuvežti krovinį per 24 valandas į praktiškai bet kurį Vokietijos kampą. Bet ar jums tikrai reikia tų biuro kėdžių rytoj? Galima šiek tiek palaukti ir sutaupyti tūkstančius eurų. Manau, kad tai tinka tik tada, kai sustojo gamyba arba reikia atidaryti biurą rytoj, kitaip tai švaistymas.

Problemos, rizikos ir nepatogūs dalykai

Kas jei kažką sulaužo ar dingsta?

Nuspręskime vieną dalyką – mes ne kūdikiai, mes sulaužome dalykus. Jei įvyko žala, mes jąžmėgiame (užrašome) į defektų aktą. Jei mes to nepadarome, vėliau gali būti, kad ir nebuvo nieko. Gerai, kai klientas visą pakavimą stebi. Jei sulūžo kojelė nuo stalo, ją sutvarkome arba sumokame. Jei dingsta dėžė su svarbiaisiais dokumentais... tai tada prasideda didelės bėdos, kurias sprendžia draudikai ir teismai. Todėl vertingiausius dalykus neškite su savimi.

Ar dažnai įmonės meluoja apie terminus?

Meluoja. O, taip, kaip meluoja. Ypaik tarpininkai, kurie pažada, kad viskas bus rytoj. Jie tiesiog nori uždirbti užsakymą. Mes stengiamės būti sąžiningi, bet kartais ir mes klystame dėl techninių priežasčių. Jei jums sakoma, kad biuro perkraustymas į Vokietiją įvyks per dvi dienas be jokių sustojimų, tai arba jie važiuos kaip suhujoję (atsiprašau už išsireiškimą), arba meluoja. Pasitikėkite tomis firmomis, kurios duoda atsargų laiko.

Kokias bėdas su parkavimu tenka išgyventi?

Vokietijoje parkavimas yra košmaras. Ypač miestuose centruose. Net jei turi leidimą užeiti į pėsčiųjų zoną, vietiniai gyventojai gali būti agresyvūs. Vieną kartą mums užtūrė kelią savo „Porsche“ ir reikalavo važiuoti atgal, nors turėjome visus leidimus krauti. Reikia tikrai gerai išsireikšti ir turėti visus popierius ant stalo, kad policija nenuvarytų. Be to, aukštos baudos už neteisingą stovėjimą.

Ar reikia baimintis vagystės?

Vokietijoje vagysčių mažiau nei pietų Europoje, bet jos yra. Ypač pavojinga palikti įkrautą sunkvežimį be priežiūros prieš iškrovimą arba naktį neapsaugotoje aikštelėje. Jeigu vežate brangią techniką, reikia stebėjimo sistemų arba apsaugos. Nėra nieko blogiau nei atvykti į iškrovą vietą ir pamatyti tuščią sunkvežimį. Tai retas atvejis, bet apie jį reikia žinoti.

Smulkmenos, kurios keičia nuotaiką

Ar reikia klientui padėti dėžes?

Nebūtina, bet padeda greičiau. Jeigu jūs stovite viršuje ir rodote, ką dėti į kur dėžę, procesas eina dvigubai greičiau. Taip pat sumažėja rizika, kad kažkas nukryps ne ten. Tačiau kai kurie klientai tik trukdo, bando perduoti komandas, kurių nereikia. Geriausia pasakyti: „Šitą dėžę – į vadybos kabinetą, visus kitus į sandėlį“ ir eiti gerti kavos.

Kas su biuro augintiniais ar augalais?

Augalų įvežimas į Vokietiją reglamentuotas, ypač jei tai yra retos rūšys ar dauguma. Paprastai biuro kaktusai nekelia problemų, jei nėra žemės ant šaknų (bet kas iškas kaktusą?). Augintiniai – tai kita istorija. Jie turi būti su pasais, o ne tiesiog ant kelnių. Vairuotojai paprastai atsisako vežti gyvūnus, nebent tai yra smulkūs gyvūnai narveliuose. Atsakomybė per didelė.

Ar galima apmokėti eurais, ar tik reichsmarkomis (žodžiu juokauju)?

Žinoma, eurais. Mes esame ES erdvėje. Bet klausimas, kokia bus mokėjimo sąlyga – gauti iš anksto ar po atlikto darbo. Dauguma įmonių reikalauja avanso, kad neišvažiuotų tuščiomis. Patariu gerai pasižiūrėti į sutarties punktą apie mokėjimą. Jei atvyksime ir jūs nepajėgsite sumokėti, mes turime teisę nieko nebeiškrauti. Tai šaltas verslas, ne labdaros fondas.

Ką daryti su išmetamomis pakuočių atliekomis?

Tai ne mūsų problema, jei nenurodyta sutartyje. Dažnai vokiški klientai reikalauja, kad mes išvežtume visą šiukšlių maišus kartu su dėžėmis. Tai kainuoja. Lietuvoje mes tai padarome beveik nemokamai, bet Vokietijoje atliekų šalinimas yra brangus dalykas. Jei norite, kad mes viską surinktume ir išvežtume, tai pridėkite tai prie kainos.

Ar atvežate atgal palikimus (pakuotes)?

Taip, dažnai atvežame tuščias dėžes atgal, jeigu sutarta. Tai vadinamas „pakavimo medžiagų grąžinimas“. Bet neapsimokėtų vežti kelias dešimtis tuščių dėžių, jei jų nebūtina gražinti. Vokiškai partneriai dažnai tiesiog nupirka naujas dėžes vietose, nes mūsų grąžinimo kaina kartais viršija naujų kainą dėl degalų. Viskas priklauso nuo logistikos.

Ar turite patirties su lietuviškomis įmonėmis persikėlusiomis ten?

Turime daug. Lietuviai dažnai bando taupyti ant visko, ir tada gaunasi kažkas panašaus į tą istoriją su archyvais, kurie buvo supakuoti į maišus, o ne dėžes. Vokiškas partneris pamatė tai ir beveik neleido įeiti. Mokėkite už kokybę, kadangi ten dirba žmonės, kurie moka skaityti dokumentus ir reikalauja, kad viskas būtų tvarkingai. Patirtis yra, kad geriausiai vežti tų, kurie pasitiki mūsų ekspertize.

Ar galima gerti vairuotojui kavą?

Galima, netgi reikia. (Tik ne per daug stiprios, kad rankos nektų). Vairuotojai dirba pavargę, ir gera kava arbatos puodelis padeda susikurti gerą nuotaiką. Jei jūs elgsiatės draugiškai, jie padės jums sudėti tą sunkų stalą be jokių rūpesčių, o ne „pagal instrukciją“. Žmogiškas ryšys svarbiausias net šiandieninėje digitalizuotoje srityje.

Išvados

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tik apie kainą, tai apie jūsų verslo tęstinumą ir nervų išsaugojimą. Rinkitės tokius partnerius, kurie sako tiesą, net jei ji nemaloni, o ne tuos, kurie žada auksinius kalnus ir dingsta. Nėra tobulo pervežimo – visados bus pavėlavimas, gali nukristi viena dėžė arba užsikti ratus. Jei pasiruošę šioms nedidelėms nenumaldytoms aplinkybėms, visa kelionė įvyks gerai. Sėkmės jūsų naujame poste Vokietijoje ir tikimės, kad mums teks ten vežti darbą jums, o ne rinkti iššokusius dalykus iš kelio.