Biuro perkraustymas į Vokietiją: kada pradėti planuoti ir išvengti chaoso?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, o žmonės vis dar stebisi, kad biuro perkraustymas į Vokietiją nėra kaip nupirkti bilieto į kino. Tai sudėtingas procesas, kurį reikia pradėti galvoti ne prieš pat dieną, o gerokai anksčiau. Vokietija – tai ne Lietuva, ten tvarka kita, ir kainos gali apstulbinti, jei nesiruoši. Čia ne tik apie tai, kad užkrauti dėžes į sunkvežimį ir važiuoti, tai apie dokumentus, logistiką, eismus ir galybę smulkių detalių, kurios gali sugadinti jūsų nervingą sistemą. Tad, jei planuojate šį žingsnį, geriau pasidarykite kavos ir skaitykite toliau, nes aš jums pasakysiu taip, kaip yra iš tikrųjų – be jokių gražių brošiūrų.

Kada ir kaip geriausia susiplanuoti biuro perkraustymą į Vokietiją?

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka susiplanuoti viską?

Tiesiogiai sakant, pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš du ar tris mėnesius. Ne, aš neperašau, tiesiog taip yra. Reikia surasti laisvą datą, suderinti su vadybininkais, gauti pasiūlymus. Jei spėjate, padarysite pigiau ir ramiau. Paskutinę minutį viskas kainuoja dvigubai, o rizika, kad niekas nepriims darbo, didele. Geriau turėti laiko atsargas, nei skubėti paskutine diena.

Ar galima viską padaryti per savaitę?

Teoriškai – galima, jei jums pasiseks ir turite daug pinigų. Praktiškai – tai nusikalsta. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja organizacijos. Jei skambinate pirmadienį ir norite važiuoti penktadienį, greičiausiai gausite brangų pasiūlymą arba vairuotojus, kurie nežino, ką daro. Geriau nedarykite taip sau, nervų netenksite.

Ar svarbu metų laikas?

Žinoma, vasarą visi važiuoja atostogauti, todėl kainos šoka, o eismas Vokietijoje tiesiog baisus. Rudenį ar pavasarį, kai oras šiltesnis, bet ne karštas, būna geriau. Žiema taip pat tinka, jei tik nėra didelių prastovų, bet ten vėlgi – sniegas gali viską sužlugdyti, tai verta pagalvoti apie rezervą. Žiemos padangos vairuotojui turi būti, kitaip baudos didelės.

Kodėl visi sako, kad rugpjūtis blogas mėnuo?

Vokietijai rugpjūtis yra kaip mūsų rugsėjis, tik dar blogiau, nes visi grįžta iš atostogų. Darbuotojai užsuka į darbą, o reikia kelti biurą? Chaosas. Be to, dauguma įmonių tada pradeda naujus projektus, todėl sunku surasti laisvą sunkvežimį. Geriau palaukti spalio vidurio, jei galite. O jei negalite – ginkluokitės kantrybe.

Ar savaitės diena turi įtakos biuro perkraustymui į Vokietiją?

Nebegirskite pirmadieniais ir penktadieniais. Pirmadienį visi keliauja į Vokietiją, eismo spūstis (Stau) ilgiausios, ypač prie Hanoverio arba Miuncheno. Penktadienį vairuotojai nori namo, o jei užstringa, jie nervinasi. Geriausia – antradienis, trečiadienis arba ketvirtadienis. Tada eimas šiek tiek lengvesnis, ir visiems ramiau.

Ar reikia atvykti į vietą iš anksto?

Būtina. Negalite tikėtis, kad sunkvežimis suvažiuos į senamiestį, kur yra siauros gatvelės, ir viskas gerai pasibaigs. Išsiųskite vadybininką arba važiuokite patys pameniuoti. Pasirūpink vieta (ypač jei gatvė siaura). Jei užblokuosite eismą Vokietijoje, policija atvažiuos greičiau nei pervežėjai, o baudos... ne, nė nerašykite.

Biuro perkraustymas į Vokietiją: logistika ir techniniai niuansai

Kiek laiko užtrunka nuvažiuoti iki Berlyno?

Paprastai sakyčiau apie 10-12 valandų, tai yra viena diena su poilsio pertraukomis. Bet kas čia yra „paprastai“? Jei kelyje įvyko avarija arba statomas remontas, gali tekti važiuoti ir 14 valandų. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tikslus mokslas, todėl visada planuokite papildomą laiką nenumatytiems atvejams. Geriau vairuotojai atvyks anksčiau ir pails, nei skubs.

Ar reikia rūpintis vairuotojų vizais ar leidimais?

Jei turime Schengeną, vizų mums nereikia, bet dokumentai turi būti tvarkingi. Ypatingai jei vairuotojas ne iš ES. Tokiu atveju gali reikėti vizų ar leidimų, tai reikia pasitikrinti iš anksto. Negaliu pasakyti 100 procentų, ką tiksliai reikia kiekvienam piliečiui, tai geriau klauskite brokerio, kad nebūtų nemalonumų sienos perėjimo punkte. Teisiniai dalykai pasikeitė, reikia būti atsargiam.

Ką daryti, jei sunkvežimis netelpa į gatvę?

Tai klasika. Pasirūpink vieta (ypač jei gatvė siaura). Iš anksto nuvažiuokite arba pažiūrėkite Google Street View. Jei sunkvežimis netilps, teks krauti į mažesnį sunkvežimį (7.5 t) prie miesto ribų, o tai kainuos brangiau. Vokietai dėl to gali nurodyti policiją, jei užkelsite eismą. Geriau žinoti iš anksto, nei gaišti valandas stovėdami.

Ar reikia gauti leidimą stovėjimui Vokietijos miestuose?

Daugumoje vietų – taip. Negalima tiesiog pastatyti sunkvežimį ant „žalios“ zonos ar pėsčiųjų takelio. Reikia gauti specialų leidimą iš vietos savivaldybės (Straßengenehmigung). Tai užtrunka kelias savaites, tad pradėkite ruoštis laiku. Jei nesate tikri, klauskite pervežėjo, jie turėtų žinoti, ar toks reikalavimas galioja jūsų atveju.

Ar galima pervežti viską viena kelione?

Jei turite mažą biurą, tai įmanoma. Bet jei turite 50 darbo vietų, baldus ir archyvus, reikės didelio sunkvežimio (pvz., 90 m3). Kartais pigiau ir saugiau padalinti į dvi dalis, negaišti kraunant viską į vieną gigantą. Verta pasiskaičiuoti kubus, prieš tai klausiant pervežėjo. Dideli sunkvežimai miestuose – tai galvos skausmas.

Ką daryti, jei vairuotojui reikia poilsio?

Jis turi pristabdyti mašiną ir eiti ilsti. Tai ne jo kaltė, tai įstatymas. Negalima jį varyti 10 valandų be pertraukos. Jei jis sustoja pusiaukelėje, laukite. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra ilgas kelias, tad geriau, jei vairuotojai du – vienas važiuoja, kitas ilsisi. Taip greičiau ir saugiau. Negerai, jei vairuotojas mieguistas.

Įranga, baldai ir dokumentai: kaip viską susisteminti

Ar verta kelti senus biuro baldus?

Sąžiningai sakant, dažniausiai ne. Kaina tokių baldų pervežimo gali viršyti jų vertę. Vokietijoje naudoti baldai taip pat nebrangūs. Paskaičiuokite: jei sofa kainuoja 100 eurų, o pervežimas 50 eurų, galbūt verta pirkti naują. Išskyrus atvejus, kai tai brangūs dizainerio baldai ar turi sentimencinę vertę. Bet dažniausiai tai tiesiog šiukšlės.

Kaip tinkamai supakuoti kompiuterius?

Nenaudokite plastikinių pakų, aš prašau. Paimkite dėžes, įdėkite putplasčio arba burbuliuko. Monitoriai yra jautrūs. Geriausia, jei IT specialistas viską išjungia, pažymi kabelius, o tada mes supakuojame. Buvo atvejų, kai klientai padėjo monitorius ant vieno kito viename maiše – nuo to šaltas karštas. Gamyklinės dėžės yra geriausios, jei jas dar turite.

Ką daryti su serveriais?

Čia reikia ypatingo dėmesio. Serverius negalima tiesiog mesti į sunkvežimį, jie turi būti įmontuoti į specialius rėmus ir užfiksuoti. Be to, duomenys turi būti pasidaryti backup (atsarginė kopija). Jei serveris nukrenta pakrovimo metu, o kopijos nėra – tai katastrofa. Geriau pasikviesti IT specialistą, kuris juos išmontuoja ir paruošia. Nekreipkite rizikos, duomenys brangiau už baldus.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš vežant?

Stalus ir spinteles – taip, tikrai. Kitaip jie neužims tiek vietos, o rizika, kad jie sulūžtų, didelė. Didelės spintelės per duris nepraeis. Mūsų komanda tai daro greitai. Nereikia jaudintis, mes surinksime viską atgal, tik pasižymėkite detales, kad nieko nepridurtumėt per daug. Varžtus sudėkite į ziplock maišelį ir priklijuokite prie baldų.

Kur dėti smulkius daiktus, kad neprarastumėt?

Visus smulkius daiktus (pieštukus, knygeles, asmeninius daiktus) sudėkite į dėžes ir uždarykite. Nepalikite ant stalų. Vairuotojai gali tiesiog uždengti juos drobe, o tada viskas nukrenta ant grindų. Pasirūpinkite etiketėmis – „pirmas stalas“, „buhalterija“, taip bus lengviau surasti. Niekada nedėkite smulkių daiktų į baldus be uždarymo, iškris.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Juos geriausia vežti patys. Arba užrakinti dėžę ir pasiimti raktą sau. Nekreipkite vairuotojų dėmesio, kad ten yra svarbūs dokumantai (tai, dokumantai... gi dokumentai), tiesiog pasakykite, kad tai svarbi dėžė. Nereikia kelti rizikos, jei galite juos pasiimti su savimi mašina. Pasitikėjimas – tai geriausia apsauga.

Kainos, rizikos ir kaip išvengti sukčių

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Kainos svyruoja labai stipriai. Nuo 1000 eurų už mažą biurą iki 10 000 ir daugiau už didelius. Viskas priklauso nuo kiekio (m3), atstumo ir papildomų paslaugų (pakavimas, liftas). Neabejokit, jei gausite pasiūlymą 500 eurų, kuris atrodo per geras, tikriausiai jis toks ir yra – netikras. Geros kokybės darbas niekada nekainuoja kaip duonos kepalas.

Kodėl kaina gali padidėti poilsio dienomis?

Jei reikia krauti ar iškrauti šventadienį arba Vokietijos šventę, tai kainuos brangiau. Vairuotojai ir krovėjai turi būti apmokėti už viršvalandžius. Be to, Vokietijoje naktinis darbas ir šventadieniai yra griežtai reguliuojami, todėl tenka mokėti priedus. Planuokite darbo dienomis, taip sutaupysite nemažai. O ir parduotuvės uždarytos, jei kažko trūks.

Ar draudimas įeina į kainą?

Įprastai yra bazinis draudimas, bet jis padengia labai mažą sumą, pvz., 1-2 EUR už kg. Jei pervežiate techniką už 10 000 eurų, tai nieko negausite, jei ji sudužtų. Būtinai pasidarykite „All risk“ draudimą. Tai papildomai kainuos, bet suteiks ramybės. Geriau sumokėti 50 eurų daugiau nei prarasti tūkstančius. Neklauskite, kodėl taip, tiesiog taip yra.

Kaip atpažinti blogą pervežimo įmonę?

Jei jie neduoda sutarties, jei reikalauja visą sumą iš karto grynaisiais, jei neturi tinklalapio arba atsiliepimai yra įtartini – bėkite. Geros įmonės visada siūlo apžiūrą, rašo sutartis, ir imą nedidelį avansą, likčią – po atlikti darbo. Dirbu šioje srityje 20 metų ir mačiau daug tų, kurie pasivadino „pervežėjais“, o tiesiog pavogė daiktus. Pasidomėkite įmonės istorija.

Ar reikia maitinti vairuotojus?

Oficialiai – ne, tai įeina į jų atlyginimą. Bet jei duodate kavos arba užtikrinate pietus, jie dirbs greičiau ir su šypsena. Tai ne privalomas, bet geras dalykas. Ypač jei darbas trunka ilgiau nei planavote. Vairuotojai žmonės paprasti, jei su jais elgiatės gerai, jie padarys viską, kad padėtų jums. Nekykite ant jų, jei jie pavargę.

Ką daryti, jei kažkas sulūžta atvykus į vietą?

Nedelsdami susisiekite su vadovu ir užfiksuokite žalą (nuotraukos, aktas). Nesirašinėkite su vairuotoju, jis neatsakingas už draudimą. Parašykite pažymą apie žalą ir siųskite įmonės vadovui. Jei turite gerą draudimą, pinigus gausite atgal. Jei nėra draudimo... tada bus liūdna. Visada tikrinkite būklę iškrovimo metu, o ne po savaitės.

Galiniai patarimai ir išvados

Kas svarbiausia gale?

Patikrinkite, ar nieko nepalikote senajame biure, ir ar viskas veikia naujamejame. Dažnai paliekami kabeliai arba raktai. O ir dar, nepamirškite padėkoti komandai, jei gerai atliko darbą. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra stresas, bet jei viskas susitvarko, būna labai lengva. Ir vienas dalykas – nepamirškite palikti gero atsiliepimo, jei įmonė to verta.

Na, štai ir visa tiesa. Nėra jokių stebuklų, tik geras planavimas ir patikimi žmonės. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali būti skausmingas patyris, jei jį pradėsite planuoti paskutinę minutę, arba gali būti lyg paprasta išvyka, jei viską padarysite teisingai. Sėkmės jums su verslu Vokietijoje, tik nepaisykite mano patarimų apie eismus ir dokumentus, o geriau pasiklauskite. Geriau iš anksto pasirūpinti, nei vėliau gailėtis.