Biuro perkraustymas į Vokietiją – ką vertėtų žinoti

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir galiu pasakyti viena: biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nesuvyksta taip lygiai, kaip piešia PowerPoint prezentacijose. Viskas paprastai prasideda entuziastingai, baigiasi su prakaitu ir keliomis nutūžusiomis kavos aparatų dalimis. Vokietija – tai ne tik kelyje stovintys „Mercedesai“ ir idealus asfaltas, tai ir biurokratinė grandinė, kuri gali užstrigti mažiausiai detalėms nesutikus. Jei keliaujate iš Lietuvos, reikia žinoti ne tik tikslų atstumą kilometrais, bet ir tai, kaip vokiškas „Ordnung“ susiduria su mūsiškiu „kaip nors bus“. Čia nėra apie tai, kaip sudėti popierius į dėžę, o apie tai, kaip išvengti to, kad jūsų verslą stabdytų trys dienas Berlyno sustojimo dėl prasto vairojo vokiškų kalbos žinių. Sėkmingas biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja kantrybės ir, žinoma, gero plano.

Dokumentai, kurie vargina daugiausia nei baldai

Ar reikės kelių dienų tik tam, kad susitvarkyti su inventoriumi?

Žiūrėkime, paprastai pasakius, inventorius nėra nieko sudėtingo, jeigu jūs tiesiog perkeliate savo daiktus taip, sakykim, iš Vilniaus į Kauną. Bet kai kalbame apie biuro perkraustymas į Vokietiją, čia viskas pasikeičia, nes mes kalbame apie tarptautinius standartus. Reikės detalaus sąrašo, ne tik „20 stalų ir 10 kėdžių“. Vokiečiai mėgsta, kai viskas yra užrašyta, su numeriais, būklės aprašymu – jei padingsite lentelės kampo, ir tai užrašykite, kitaip bus problemų su draudimu. Taip, tai užtrunka dieną ar dvi, bet tikėkite, geriau praleisti laiką čia, nei vėliau aiškintis prie sienos.

Kokie dokumentai būtini muitinėje, jei keliaujame ES viduje?

Nors Lietuva ir Vokietija yra ES erdvėje, ir sienos formaliai nėra, vis tiek gali būti patrulių arba fiskalinių kontrolės punktų, ypač jei krovinys atrodo įtartai didelis. Turite turėti CMR sąskaitą-faktūrą ir knygą atsiskaitymams bei tarpininkinę paslaugą. Kai kada reikia TIR dokumento, nors tai daugiau taikoma didesniems, nei paprastam biuro perkraustymas į Vokietiją atvejui. Geriau jų neteikti, jei nežinai, kaip juos užpildyti, nes klaida kainuoja brangiai. Paprasčiausiai turi turėti su savimi visą techninę dokumentaciją apie transporto priemonę ir vairuotojo darbo laiko grafikus.

Ar reikia deklaruoti techniką, jei ji nebe nauja?

Technika daugeliu atvejų laikoma naudota turtu, todėl muitinės deklaravimo paprastai nereikia, jei tai ne didelė partija prekių pardavimui. Tačiau turi būti įrodymas, kad tai nebe pirmos rankos prekės, pavyzdžiui, seni serveriai ar kompiuteriai. Geriausia turėti pirkimo kvitus arba buhalterines apskaitas. Esu matęs situaciją, kai vokiškai pareigūnai bandė priversti mokėti PVM už senus spausdintuvus, nes vairuotojas negalėjo parodyti, kad juos įmonė jau naudojo. Taigi, pasiruoškite dokumentus, kitaip biuro perkraustymas į Vokietiją gali tapti brangus pramogas.

Kas daryti, jei trūksta kai kurių dokumentų iškrovos metu?

Nesijaudinkite, visi mes esame žmonės ir kartais pamirštame dalykus. Jei trūksta, sakykim, eksporto deklaracijos (nors viduje ES jos nebūtinos, bet dėl apskaitos reikalingos), reikia skambinti į savo buhalteriją ir prašyti išsiųsti skenuotą kopiją el. paštu. Vokiečiai yra griežti, bet supranta, jei problema sprendžiama greitai. Esu matęs, kaip viena įmonė praleido pusę dienos laukiant fakso, kuris niekada neėjo, todėl naudokite šiuolaikines technologijas. Geriau turėkite visų atsakingųjų telefonus pasiekiama.

Ar verta pasirūpinti vertimo paslaugomis iš anksto?

Jei visi jūsų dokumentai yra lietuviškai, o vairuotojas kalba tik lietuviškai ir rusiškai, tai gali sukelti nemažai problemų. Oficialūs dokumentai dažnai turi būti išversti į vokiečių arba anglų kalbą, ypač jei tai yra draudimo polisai ar specialios leidimai. Nereikia versti kiekvieno popieriaus, bet raktiniai dokumentai turi būti suprantami vietinių inspektorių. Nemanau, kad biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti stabdomas dėl to, kad niekas neperskaitė, ką rašo draudimo sąlygose apie atsakomybę.

Ar gali būti problemų su asmeniniais daiktais biuro krovinyje?

Tai gana dažnas dalykas. Žmonės dažnai užkrauna ir savo dėžutes su asmeniniais daiktais į tą pačią mašyną, norėdami sutaupyti. Techniškai tai negriežtai draudžiama, jei tai nėra prekės, bet gali kilti klausimų, jei muitinė nuspręs, kad tai gali būti nelegalaus prekybos dalis. Geriau tai išskirti arba aiškiai pažymėti inventoriaus sąraše kaip „asmeninis turtas, ne prekinis“. Vokiečiai tiksliai išskirs, kas yra kas. Nereikia jų galvos apievėlinėti.

Pinigai: kiek tai iš tikrųjų kainuoja

Ar kaina nustatoma pagal tonas arba kubinius metrus?

Dauguma įmonių dirba pagal kubinius metrus (m³), nes biuro baldai dažnai yra lengvi, bet dideli. Tačiau jeigu turite daug sunkios technikos, tarkime, didelių serverių spintų, gali būti taikoma kaina pagal svorį. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai yra mišrus variantas, todėl reikia klausti dėl svorio apribojimų. Kartais pigiau atrodo pasiimti didelį volumes, bet paskui pasirodo, kad kėlimo kaina už lūpų kyla, nes kėlimo kranas negali pakelti tiek daug. Visad tikrinkite abu kriterijus.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

O čia yra daugybė veiksnių. Nuotolis akivaizdžiai, bet taip pat ir vietinė sąlyga – ar galima privažiuoti tiesiai prie lifto, ar reikės nešti per pusę miesto. Dar vienas dalykas – diena. Pervežimas savaitgaliais arba švenčių dienomis Vokietijoje dažnai kainuoja brangiau, nes vairuotojų darbo laikas yra griežtai reglamentuojamas. Ir žinoma, kuras – jeigu benzino kyla, kyla ir kaina. Tad neverta stebėtis, jei pasiūlymas skiriasi per kelias savaites.

Ar verta imti „viskas įskaičiuota“ pasiūlymą?

Kartais taip, kartais ne. „Viskas įskaičiuota“ gali pasislėpti to, kad jums nereikės rūpintis nieku, bet gali būti, kad ten įskaičiuota ir tai, ko jums nereikia, pavyzdžiui, ypatingas pakavimas. Sakyčiau, biuro perkraustymas į Vokietiją geriau suplanuoti detaliai. Jei jūsų įmonė turi savo žmones, kurie gali padėti supakuoti, kodėl mokėti už tai pervežėjui? Geriau mokėti už transportą ir kėlimą, o ne už dėžių lipdukų klijavimą.

Kiek papildomai kainuoja speciali technika (keltuvai, kranai)?

Vokietijoje tai nėra pigu. Jei reikia sukurčiuoti specialų keltuvą į trečią aukštą be lifto, tai gali kainuoti nuo keleto šimtų iki tūkstančio eurų, priklausomai nuo sudėtingumo. Prisimenu vieną atvejį Miunchene, kai teko laukti dvi dienas, kol atvyko tinkamas kranas, nes buvome užsibrėžę blogą datą. Specialios technikos užsakymas reikalauja labai gero planavimo. Neskubėkite čia taupyti, sugriauti fasadą bus brangiau.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėjimo?

Dauguma įmonių pageidauja išankstinio apmokėjimo bent 50%, o likutį – gavus prekes. Tačiau jei turite ilgamečius santykius, galima derėtis. Esu matęs, kaip didelės korporacijos moka per 60 dienų po paslaugos suteikimo, bet mažesnėms firmoms tai ne visada pasiekiama. Geriau pasiruošite grynais arba paruoškite bankinį pavedimą iš anksto, kad neveltui biuro perkraustymas į Vokietiją neužstrigtų prieš pat vartus.

Ar yra užslėptų mokesčių, kurie pasirodo vėliau?

Deja, taip. Tai gali būti mokestis už „užstojimą“ (Stellplatz), jei sunkvežimis turi stovėti mieste ilgiau nei leidžiama, arba mokestis už kvietimą. Dar vienas dalykas – valiutos kursai. Jei sutartis buvo pasirašyta prieš pusę metų, o euras pajudo, kaina gali pasikeisti. Užsirašykite, kad kaina yra fiksuota. Niekas nenori staigmenų, kai biudžetas jau ir taip įtemptas.

Eiga: kaip visa tai vyksta iš tiesų

Kiek laiko užtrunka pakavimas?

Tai priklauso nuo to, kiek daugiau turite. Jei tai mažas biuras, 5- žmonių komanda gali susitvarkyti per dieną. Bet jei kalbame apie didelę korporaciją, tai gali trukti savaitę. Biuro perkraustymas į Vokietiją prasideda ne nuo to, kai atvažiuoja sunkvežimis, o nuo to, kai pradedama dėti dėžėse. Geriau pradėkti anksčiau, nei manote, nes visada pasirodo daugiau daiktų, nei tikėjotės. Archyvai! Tiek tų archyvų...

Kokia eiga: pirmiau stabiliai, ar pirmiau kėdės?

Logiška būtų padaryti stambius daiktus pirmiausia, bet praktiškai – padarykite tai, kas trukdo. Pirmiausia iškelkite tai, kas nėra būtina kasdieniam darbui, o paskui, išskyrus paskutinę dieną, perkelkite likusį. Vairuotojams daugiau patinka, kai dėžės yra standartinių dydžių, tada jas lengviau pakrauti į „europalletę“. Neštokyte tuščias kėdes jei jas galima sukrauti vieną ant kitos.

Ar reikia pažymėti dėžutes tiksliai?

Be abejo. Niekas nenori vėliau ieškoti svarbių sutarčių dėžėje, pažymėtoje „virtuvė“. Žymekite pagal skyrius ir, jei įmanoma, pagal prioritetus. Vokietijoje įmonės dažnai turi griežtas taisykles, kur daiktai turi būti padėti. Prisimenu, kaip vienas klientas pyko, nes dėžės su technika atvažiavo į sandėlį, o ne į biurą. Gerai, kad aš sugebėjau išsiaiškinti (pasižiūrėjau į sąrašą), kur reikėjo vežti. Žymėjimas užtikrina, kad biuro perkraustymas į Vokietiją bus mažiau chaotiškas.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa ties siena?

Tai nėra tokia reta situacija, kaip galiat atrodyti. Vokiečių miestuose gatvės dažnai siauros, o sunkvežimiai dideli. Jei vairuotojas negali privažiuoti, reikės skubiai ieškoti vietinio pervežėjo su mažesne mašyna, kuris pervežtų daiktus nuo didelės mašynos iki durų. Tai vadinamas „shuttle“ paslauga ir ji papildomai kainuoja. Geriau iš anksto nuvažiuoti pažiūrėti vietą arba pasitikėti vairuotojo patirtimi, jei jis ten važiavo ne pirmą kartą.

Ar vairuotojai padeda pakrauti/iškrauti?

Paprastai ne. Jų darbas yra vairuoti ir užtikrinti, kad krovinys nenukristų kelio. Pakavimas ir iškrovimas yra atskira paslauga (kroviniai). Kai kada, jeigu sutarta, vairuotojas gali padėti pašokti su keltuvu, bet nesižadu, kad jis ims nešti dėžes rankomis. Tai ne jų darbo pobūdis ir dėl draudimo jie dažnai negali to daryti. Užsirašykite „krautojų“ iš anksto.

Kaip vyksta perdavimas vietoje?

Atvykus į vietą, reikia patikrinti būklę. Vairuotojas ir gavėjas turi pasirašyti CMR protokolą. Jei kas nors nulūžo, turi būti užrašyta ten ir tuomet. Nebijokite traukti fotoaparatą. Yra buvę atvejų, kai dėžė atrodė gerai, o viduje buvęs sukrėstas monitorius. Patikrinkite kol vairuotojas dar čia nes, vėliau bus per vėlu ginti savo teises.

Vokietijos specifika: kas čia kitaip negu Lietuvoje

Ar sunku gauti leidimą stovėjimui miesto centre?

Gali būti labai sunku, ypač didžiuosiuose miestuose kaip Frankfurtas arba Hamburgas. Reikia kreiptis į vietos savivaldybę dėl laikino stovėjimo leidimo (Verkehrsschild). Tai daroma iš anksto, kartais kelias savaites. Negalima tikai sustoti ant raudonos linijos galvos. Biuro perkraustymas į Vokietiją be šių leidimų gali baigtis nemaloniais pokalbiais su policija, o tai uždelgs visą procesą.

Ar yra skirtumas tarp rytų ir vakarų Vokietijos logistikoje?

(aš asmeniškai manau, kad vakaruose viskas šiek tiek greičiau, bet galiu klysti)

Ypač kiek kalbame apie kelių būklę, tai vakarų dalis tikrai geriau prižiūrima. Taip pat ir vietinės pervežimo įmonės ten gali būti brangesnės, bet labiau specializuotos. Rytuose gali būti daugiau vietos, bet ir daugiau statybų, triukšmo. Nebūkite nustebę, jei kelias į Berlyną (rytai) bus užstrigęs labiau nei į Miuncheną (pietūs). (Tiksliau, Miunchenas yra pietuose, o ne vakaruose, bet esu įsitikinęs, kad skirtingose žemėse požiūris skiriasi).

Kaip su el. energija ir internetu naujoje vietoje?

Čia tikrai svarbu. Vokietijoje el. tinklą (Strom) ir internetą reikia užsakyti iš anksto, kartais mėnesiais iš anksto. Negalima tiesiog įsijungti rozetės, kaip mums čia dažnai atrodo. Jei biuras turi būti paruoštas darbui pirmadienį ryte, o elektra neįjungta, tai bėda. Užsirašykite kontakto asmenį Vokietijoje, kuris galėtų susitvarkyti šiuos klausimus.

Ar yra kokių nors ypatingų taisyklių dėl šiukšlių?

Taip, Vokietija yra garsėjanti savo atliekų rūšiavimu. Negalima tiesiog viską įmesti į vieną konteinerį. Pakavimo medžiagos (popierius, plastikas, polistirolas) turi būti išsiųstos į atitinkamas perdirbimo aikšteles. Kart tai kainuoja pinigus, kart tai nemokama, priklauso nuo rajono. Neužsišluostykite tų dėžių gatvėje, gausite baudą.

Ar reikia rašyti, kad mes atvykstame iš Lietuvos?

Ne, nebūtina rašyti ant mašinos, tačiau vairuotojas turi turėti savo įmonės dokumentus. Vokiškai pareigūnai visada prašo parodyti licenciją. Jeigu įmonė lietuviška, viskas tvarkoma pagal ES taisykles. Bet žinoma, jei matote vietinių įmonių mašinas, jos dažnai turi vietinių logotipų. Mums tai nebūtina, svarbiau, kad dokumentai būtų tvarkingi.

Rizikos ir blogiausi scenarijai

Kas nutinka, jei pasigeria sunkvežimis kelyje?

Tai blogiausias scenarijus. Nors biuro perkraustymas į Vokietiją yra trumpas kelias, gedimai įvyksta. Tada reikia skubiai ieškoti pagalbos. Dažniausiai pervežėjas turi draudimą, kuris apima ir krovinio išsigryninimą (iškrovą į kitą mašyną). Tai užtrunka laiko. Užsirašykite, kas atsakingas už tokią situaciją – dažniausiai pervežėjas, bet tikėkitės vėlavimo.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Nėra taip dažnai, kaip anksčiau, bet vis tik įvyksta. Ypač jei krovinys nėra uždarytas arba jei stovi per naktį neapsaugotoje aikštelėje. Vokiški „parkingai“ dažnai saugūs, bet niekas neduoda 100% garantijų. Vertybes – pinigus, brangius dokumentus – vežkite su savimi ne sunkvežimyje, o lengvajame automobilyje.

Ką daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai klasika. Atvykstate, o ten dar dažoma siena. Tada sunkvežimis turi stovėti ir laukti. Laukimo mokestis nėra pigus. Užtikrinkite, kad darbai baigti prieš atvykstant arba susitarkite dėl laikino sandėliavimo netoliese. Geriau palikti daiktus sandėlyje už 50 eurų, nei sumokėti 500 eurų už vairuotojo laukimą.

Ar įmanoma pervežti augalus per sieną?

Taip, bet jei tai yra daug, gali būti tikrinama dėl kenkėjų. Nedidelius augalus paprastai nebežiūri. Tačiau reikia juos apsaugoti nuo šalčiais kelyje ir nuo sudužimo. Nedėkite jų po sunkiais dėžėmis. Vokietija yra gana griežta dėl fitosanitarinių taisyklių, tačiau viduje ES tai daugiau formalumas, nebent tai yra specialios rūšys.

Kas daryti, jei vokiečių klientas (ar darbuotojas) atsisako priimti siuntą?

Tai reiškia, kad bus būtina grąžinti atgal arba sandėliuoti pas pervežėją. Abu variantai brangūs. Todėl labai svarbu suderinti laiką ir žmones. Vokietijoje žmonės labai laikosi grafikų – jei sakė „8:00 valandą“, o atvykstate „9:00“, gali būti, kad jų jau nebėra. Būnite tikslūs laiku.

Ar dažnai įvyksta incidentai dėl blogų kelių Lenkijoje?

Važiuodami per Lenkiją, kur dažnai vyniojasi keliai, gali būti problemų su prakiurusiomis pakabomis. Taip pat ten daug „maišeičių“ kontroliuojančių greitį. Nors tai ne Vokietija, bet tai kelias į ją. Planuokite maršrutą taip, kad vengtumėte blogiausių ruožų, jei įmanoma, nors kai kur nėra alternatyvos.

Kas su atsakomybe, jei palūžta kėdė sužaloja darbuotoją?

Čia jau įsikiša draudimas. Būtina, kad įmonė būtų apdraudžiusi civilinę atsakomybę. Tokios situacijos reti, bet įmanomos, ypač jei nešiojami nestandartiniai daiktai. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti ne tik saugus daiktams, bet ir saugus žmonėms. Nenaudokite patys kėlimo technikos, jei nesate apmokyti.

Išvada

Galiausiai, visa ši šventė baigiasi tobulu, kai paskutinis stalas atsiduria savo vietoje. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra mokslo sritis, tai daugiau kantrybės testas. Svarbiausia yra ne rinktis pigiausią pasiūlymą, o tą, kuris duoda ramybės. Pasirūpinkite dokumentais, pasitikėkite savo komanda ir būkite pasiruošę nukrypimams nuo plano. Niekas nevyksta idealiai, bet su gera nuostata viską įmanoma įveikti.