Biuro perkraustymas į Vokietiją – ką verta žinoti

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nesvyruoja taip lygiai, kaip piešia brangūs konsultantai. Vieni klausia dėl kainų, kiti dėl dokumentų, o treti tiesiog bijo, kad jų serveriai nukris per kelionę per Kauną. Čia ne tik apie tai, kad pakelti dėžę į sunkvežimį. Vokietija – tai disciplina, o mes lietuviai mėgstame vartyti (kartais per daug), todėl ten susiduriame su realiomis problemomis, kurias reikia žinoti iš anksto, kad nereiktų mokėti baudų už važiavimą miesto centre arba laukti savaitę, kol muitinė atidarys krovinių skyrių. Sako, kad biuro perkraustymas į Vokietiją yra paprastas verslas, bet tikrai ne tada, kai pamiršote užsakyti liftą.

Pasiruošimas ir planavimas (Ar visada pagal planą?)

Kaip geriausia pradėti rengtis?

Pradėkite nuo inventoriaus, kitaip prarasite galvą. Turite tiksliai žinoti, kiek kėdžių, stalų ir tų dideliųjų serverių spintų turite. Be to, biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja, kad žinotumėte, ar naujose patalpose yra liftas, ar teks nešti per laiptus. Paskaičiuokite tūrį kubiniais metrais – tai pagrindas kainai nustatyti. Jei nemokate, padarykite apytikslę apskaitą, bet geriau pakvieskite specialistą pažiūrėti gyvai, nei vėliau ginsitės, kad dėžių buvo dvigubai daugiau.

Kiek laiko užtrunka supakuoti viską?

Įprastai reikia bent vienos dienos, o dideliam biurui – ir dar daugiau. Nereikia manyti, kad visus dokumentus susirinksite per valandą prieš pat išvykimą. Kartais vadybininkai bando sutaupyti ir pasako "mes supakuosime patys", bet paskui vairuotojas laukia tris valandas, o laikas eina. Geriau pradėkti supakuoti neįrenginius ir smulkius daiktus savaitės iki iki. Geriau palikti laiko atsargas, nei skubėti ir dėti viską į vieną didelę krepšį, kuris vėliau plyš.

Ar būtinas inventorinis sąrašas?

Absoliučiai taip, ypač jei vežate techniką ar brangius daiktus. Be jo, jei kažkas dingsta kelyje (o tai nutinka), draudimo kompanija tikrai nebus linkusi mokėti kompensacijos. Parašykite paprasčiausiai: "4 stalai, 10 kėdžių, 1 spinta". Nereikia rašyti romanų, bet numeruoti dėžes būtina. Vokietijoje muitinė arba pirkėjas gali paprašyti patvirtinti, kas ten buvo įkrauta. Pasirašytas sąrašas tai ir jūsų ramybė.

Ar vairuotojai padeda supakuoti?

Paprastai ne, nebent tai suderinta iš anksto. Vairuotojo užduotis – nuvežti taip, kad nenukristų. Jei reikia rankų, tai reikia užsakyti pakavimo komandą (pakintojus). Aš mačiau situaciją, kai vairuotojas, geras vyras, padėjo stumdyti spintą, bet paskui jo nugara skaudėjo dvi dienas, o darbdavys gailėjosi, kad nebuvo pasamdyęs keltuvų. Geriau neužkrauti vairuotojo geranoriškumo, jis turi atvažiuoti atgal.

Ką daryti su svarbiais dokumentais?

Jų geriausia nevežti kroviniuose su baltais spintomis. Paimkite juos su savimi į keleivinę mašiną arba lagaminą. Yra nemalonų istorijų, kai dėl techninių problemų sunkvežimis stovi pasienyje arba sandėlyje, o jums reikia sutarties rytoj. O jei dėžė su dokumentais pasislėpė po tona kitų dėžių? Gėda. Geriau saugokite brangiausius dalykus pas save.

Kainos ir sutartys (Kodėl taip brangu?)

Kiek kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Čia kaip su kainos klausančiu vaiku – neįmanoma pasakyti tiksliai be matavimų. Viska lemia tūris, svoris, ir tas, ar reikia įvežti daiktus į penktą aukštą be lifto. Jei kalbame apie standartinį mažą biurą apie 10-15 kubinių metrų, tai tai gali kainuoti nuo 1200 iki 2000 eurų, priklausomai nuo degalų kainos. Biuro perkraustymas į Vokietiją brangsta, jei reikia specialios technikos sunkiems seifams arba jei važiuojama į gilius Bavarijos kaimelius, kur sunkvežimis negali užvažiuoti. Geriausia paduoti tikslius matmenis, tuomet ir kaina bus reali.

Kas tiksliai įeina į kainą?

Įprastai tai kuro rūkalis, vairuotojo darbas ir keltuvų paslaugos, jei jos nurodytos. Bet žiūrėkite į sutartį arčiau – ar ten įskaičiuotos "keltuvinės" (lifto nuoma), jei jums jo trūksta? Ar įskaičiuotos dėžės? Kartos firmos įrašo "pradžios kainą", kuri atrodo puikiai, bet paskui prideda mokestį už kiekvieną laiptą arba už dėžės išnešimą. Užklauskite apie tai iš karto, kad nereikėtų ginčytis prieš pat užmokestį.

Ar kainuoja daugiau, jei tenka nešti laiptais?

Žinoma, kiekvienas laiptas tai papildomas darbas ir rizika. Vokietijoje darbo sąnaudos didelės, todėl jei ten nėra lifto, arba jis per mažas, galite tikėtis papildomo mokestio. Kartais jis skaičiuojamas pagal valandas, kartais – už laiptą aukštyn. Geriau iš anksto nufotografuoti tą vietą arba parodyti planą, tuomet pervežėjas galės įvertinti, ar reikės papildomų rankų. Neklauskite to jau vairuotojui atvykus, gali būti vėlu.

Ar reikia mokėti už stovėjimą Vokietijoje?

Tai gana trapus klausimas. Jei vairuotojas laukia, nes jūs veliate su raktais, tai paprastai laukimas apmokamas (po 2-3 valandos nemokamai). Tačiau jei dėl eismo įvykių arba policijos patikros jis pavėluoja, tai ne jūsų kaltė. Žinokite, kad miestuose kaip Miunchenas ar Frankfurtas sunkvežimiui labai sunku rasti vietą, todėl jei reikės stovėti mokamose aikštelėse, tai sumokėsite už bilietus. Geriau susitarti dėl "išleidimo zonos".

Ar avansas būtinas?

Didžioji dalis rimtų firmų tikrai prašo avanso, paprastai 30 procentų. Tai užtikrinimas, kad klientas "nenuklys". Esu matęs atvejų, kai klientas sutiko dėl kainos, o vairuotojui atvykus staiga pasigirdo, kad "pinigų nebus". Avansas apsaugo tiek pervežėją, tiek užtikrina, kad mašina bus rezervuota. Jei kas klauso 100 procentų iš karto – vengkite, tai įtartina. Bet ir be 10-20 procentų užsakymo niekas nedarys.

Kelionė ir techninės problemos (Kai kas nors ne taip eina)

Kiek trunka kelionė iki Vokietijos?

Priklausomai nuo to, kur važiuojate. į Berlyną arba Miuncheną tai apie 12-14 valandų važiavimo be ilgos pertraukos. Bet nepamirškite, kad vairuotojai turi poilsio režimus – jie negali vairuoti 4 paras be sustojimo. Taigi, jei išvyksta ryte, gali atvykti kitą dieną. Dar pridėkite iškrovimo laiką. Tad jei jums reikia, kad viskas būtų rytoj 8 valandą ryte, geriau suplanuokite išvykti dar prieš dieną arba dvi.

Kas nutinka, jei lūžta mašina kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes organizuojame kitą mašiną perkrauti (perkraustymas į kitą sunkvežimį), o tai gali užtrukti. Kartais tai padaryti neįmanoma vieną dieną. Svarbiausia yra draudimas – jei mašina techninės būklės kaltės nevežia, pervežėjas turi padengti nuostolius. Būkite kantrūs, mes irgi nenorime, kad sunkvežimiai stovėtų kažkur Lenkijos autostradoje su jūsų biuro baldais.

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Draudimas ir saugumo taisyklės dažniausiai draudžia keleivius kroviniuose, nebent tai yra specifinis ekspeditorius su sėdynėmis. Be to, vairuotojams reikia poilsio, o jie nebus patogūs, jei juos lydi šefas ir stebi kiekvieną jo judesį. Geriau susitikti ties vietos. O jei jums labai nori važiuoti... (čia aš neesu tikras, kaip tam tikslai atrodo jūsų draudimo polis, bet dažniausiai tai draudžiama).

Ką daryti su ta "Umweltzone" (taršos zona)?

Vokietijoje dauguma miestų tai žaliosios zonos, į kurias negali įvažiuoti sunkvežimis be specialios žaliosios kortelės. Jei mašina jos neturi – gausite didelę baudą, o mašina gali būti sustabdyta. Užtikrinkite, kad pervežėjas turi tą kortelę (Umweltplakette). Jei ne, reikės važiuoti apie miestą, kas brangiau ir užtrunkia. Nėra nieko keisčiau, nei stovėti prie miesto ribų su pilnu konteineriu ir nežinoti, ką daryti.

Ar galima vykti savaitgalį?

Galima, bet brangiau. Vairuotojai turi poilsio dienas, o jei jie dirba šeštadienį ar sekmadienį, tai reiškia viršvalandžius. Be to, Vokietijoje sekmadieniais viskas uždaryta – net degalinės (kažkurios). Jei atvyksite sekmadienį ir neturėsite raktų ar prieigos prie objekto, gali tekti laukti iki pirmadienio ryto. Geriau planuoti atvykimą darbo dieną.

Vokietijos specifika ir biurokratija (Popieriaus kalnas)

Ar reikia eiti į muitinę?

Jeigu judate tarp ES šalių (Lietuva-Vokietija), tai formaliai muitinės net nėra (tik regimoji riba). Bet jei vežate daug technikos ar daugiau nei tam tikrą vertę (paprastai virš 10 tūkst. eurų), reikia pateikti intrastatinę deklaraciją. Neteisingai užpildyta deklaracija gali baigtis baudomis. Nereikia bijoti, tai tik papildomas rašymas, bet reikia turėti visus duomenis apie krovinius. Kai kas bando slypti, tačiau riskuoti nereikia.

Kas tas VS 1 numeris ir kodėl jis svarbus?

Tai mokesčių dokumentas, jei perkeliate savo turtą iš vienos ES šalies į kitą ir išsijunginate vienoje bei atsidarote kitoje. Be jo, vokiečių finansų institucija (Finanzamt) gali manyti, kad pirkote naujus daiktus Vokietijoje ir reikalauti mokėti PVM (19%). Geriau užpildyti VS 1 formą iš anksto Lietuvoje ir pasiimti originalą su savimi. Tai apsaugo nuo nesklandumų su mokesčiais.

Ar vokiečiai tikrai taip griežti?

Griežti, bet teisingi. Jie mėgsta, kai viskas vyksta pagal taisykles ir laiką. Jei sakote, kad atvyksite 10:00, būkite ten 10:00, ne 10:15. Jei reikia uždengti grindis, kad nesuteptumėte – padarykite. Niekas neduoda "duotų". Aš mačiau, kaip mūsiškiai bandė prasibrauti pro šaligatvį, kur buvo įspėjimas, ir gavo baudą tiesiog iš karto. Geriau laikytis taisyklių, nei prašyti atleidimo.

Ar reikia stovėjimo leidimo mieste?

Be abejo. Berlyne ar Hampurge be specialaus leidimo (Anwohnerparken) sunkvežimis negali stovėti gatvėje net 10 minučių. Jums reikės šio leidimo užsisakyti iš savivaldybės (kai kada tai daro klientas, kai kada pervežėjas). Niekad nenešikite mašinos į gatvę be leidimo – gausite baudą, o mašina gali būti tempta. Geriau šią problemą išspręsti prieš kelionę.

Kaip su technika – serveriais ir kompiuteriais?

Serverius reikia išjungti ir, jei įmanoma, supakuoti į originalias dėžes. Jie ypač jautrūs vibracijai. Paprasčiausius kompiuterius galima įdėti į dėžes su putomis. Svarbu: užtikrinkite, kad vairuotojas žino, kur yra "brangūs dalykai". Jis nenori būti atsakingas už sugadintą IT infrastruktūrą, todėl geriau juos išskirti ir pažymėti.

Nepageidaujamos situacijos ir patarimai iš vidaus

Kas daryti, jei dingo daiktas?

Pirmiausia – dar kartą patikrinti mašiną. Kartais kažkas nukrenta tarp dėžių ar užkrenta už skyrių. Jei tikrai dingsta – skambinti į dispečerinę ir rašyti pretenziją draudimo kompanijai. Turi būti nuotraukos ir inventorius. Be to, ne visada vairuotojas kaltas – kartais "nusikirpo" įmonės sandėlyje prieš išvykstant. Būkite atsargūs, bet tiesūs.

Ar verta pasitikėti pigiausiais pasiūlymais?

Žinoma, kiekvienas nori sutaupyti, tačiau jei pasiūlymas yra 50 proc. pigesnis nei rinkos kaina – tai signalas. Esu girdėjęs istorijų apie "firmas", kurios pasiima avansą, o pasku išsijungia telefonai. Arba atvažiuoja senas "Scania" be galinės ašies, kurios važiuoti negali. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja patikimos technikos. Užsisakykite pas patikimus žmones, net jei brangiau. Sutaupyti galite ant kėdžių, bet ne ant pervežimo.

Ar draudimas apima viską?

Paprastai įeina CMR draudimas, tačiau jo ribos dažnai būna mažos (pvz., 8,33 SDR už kg). Jei vežate brangų serverį, kuris sverdo 10 kg, tai kompensacija bus menka. Tokiu atveju reikia papildomo draudimo (visavertės vertės). Pasidomėkite šiuo klausimu prieš pasirašant sutartį. Neklauskite "ar mes draudžiame", klausykite "kiek gausiu, jei sudegs".

Kas su pavojingomis medžiagomis (valymo priemonėmis)?

Negalima vežti degiųjų skysčių be specialios leidimų. Paprastus valiklius, jei jie nėra pavojingi, galima, bet geriau išsiųsti kurjeriu arba nusipirkti naujus Vokietijoje. Rizikuoti, kad sprogsta dėžė su chemija tarp biuro baldų... nėra verta. Vairuotojus tai baugina labai.

Ar reikia surinkti baldus atgal?

Tai papildoma paslauga, už kurią reikia mokėti. Dažnai klientai manyk, kad tai įeina į kainą, bet ne. Vairuotojas gali padėti pastatyti stalą ant kojų, bet jis ne meistras baldų surinkimui. Jei turite sudėtingų sistemų, užsisakykite surinkimo komandą atskirai. Kitu atveju gali gautis lūžęs elementas arba liekanantis komplektas.

Ką daryti su atliekomis?

Neužmeskite senų dėžių ir plastiko gatvėje Vokietijoje – tai baudžiama. Gali tekti vežti atgal į Lietuvą arba mokėti už šiukšlių ivežimą vietiniam pervežėjui. Sutvarkykite savo "šiukšles" patys, arba susitarkite su pervežėju, kad jis juos paima už papildomą mokestį. Vokiečiai labai laikosi ekologijos taisyklių.

Išvada

Viskas su tuo biuro perkraustymu į Vokietiją galiausiai suklus, jei pasiruošiate ne taip, kaip mokinys prieš egzaminą – iš nakties. Reikia suprasti, kad Vokietija neleidžia sau lengvų atsipalaidavimų, todėl dokumentai turi būti tvarkingi, o dėžės – uždarytos. Nenuvilkite visko ant vairuotojo, jis nori tik uždirbti ir grįžti namo, o ne spręsti jūsų problemų, kurias sukūrėte patys. Gerai suplanuotas biuro perkraustymas į Vokietiją pasigauna, kad po mėnesio jūsų komanda jau dirba naujame kambaryje, o ne ieško dingusių stalų Berlyno sandėliuose. Sėkmės.