Biuro perkraustymas į Vokietiją – ką reikia žinoti, kad verslas nestovėtų

Sveiki, gerbiami verslininkai ir administracijos vadovai. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas į Vokietiją visada yra kaip mažas šou. Vieną kartą viskas vyksta lyg pagal užduotį – vairuotojai atvyksta laiku, liftas veikia, o vokiečiai pasitinka su šypsenomis. Kita kartą gali būti, kad sulaiko muitinėje dėl vieno neteisingai užpildysto lapo, o kelyje Berlyne užstringa visas eismas. Čia ne tiesiog baldų vežimas, tai jūsų verslo nervai, todėl reikia žinoti, į ką įsitempti. Būna, kad klientai mano, jog tai įvyks per magiją, bet realybėje reikia gero plano ir kantrybės, ypač kai kalbame apie tarptautinius pervežimus ir didelius atstumus.

Pagrindiniai klausimai apie biuro perkraustymą į Vokietiją ir pasiruošimą

Kiek laiko užtrunka toks procesas iš Lietuvos?

Tai labai svyruoja, tai priklauso nuo to, kur tiksliai Vokietijoje esate. Jei važiuojame į Berlyną ar Miuncheną, tai gali užtrukti porą dienų su iškrovimu, bet jei į ką nors toliau į pietus, prie Bavarijos, tai laiko gali prireikti daugiau. Paprastai pasakyčiau, kad planuokit 2-3 dienas iki galutinio pristatymo, taip pat atsižvelkite į tai, kad vokiečiai labai mėgsta punktualumą, jei vėluosite su dokumentais, gali tekti laukti. Kartais dar kyla problemų su muitinės eilėmis, ypač prie sienos su Lenkija, jei ten vyksta patikros.

Ar brangu kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją tiesiogiai?

Nesakysiu, kad tai pigu, bet ir ne tokia astronomika kaip anksčiau. Kainos formuojasi pagal kubinius metrus, o jei daug technikos, tai ir pagal svorį. Degalai kainuoja, o Vokietijoje dar ir mokesčiai už keliais (vok. Maut), tai viska sudaro. Be to, jei reikia įrenginėjimo, tai tai papildomai. Geriausia kreiptis dėl išsamios konsultacijos, o ne spėlioti.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Techniškai galima, bet aš nerekomenduoju tai maišyti, nebent tai koks nedidelis lagaminukas vadovo. Muitinėje gali būti nepykant, jei tarp serverių ras žmonių drabužius ar maisto produktų. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti aiškiai deklaruojamas kaip komercinis krovinys arba įmonės turtas, o ne asmeninis bagažas, kad išvengtumėte nesusipratimų ir papildomų patikrų.

Kokias dėžes reikia naudoti kompiuteriams ir serveriams?

Būtina naudoti tvirtas, specialias dėžes su putomis arba burbuliukine plėvele. Negalima tiesiog mesti sisteminio bloko į paprastą kartoną, jis tiesiog susprogs kelio metu. Turime patirties, kad vienas klientas taip padarė ir vėliau verkdamas mums skambino, kad viskas sugedo. Geriau užsidėkite laiko įpakavimui, tai apsimoka.

Ar jūs atliekate ir išpakavimą vietoje?

Taip, tai mūsų paslaugos dalis, jei tai iš anksto suderinta. Vairuotojai gali nešti dėžes į nurodytas patalpas, o jei turime komandą Vokietijoje, galime ir surinkti baldus. Svarbiausia nepamiršti pasakyti, kurioje patalpoje kas turi stovėti, kitaip visą dieną gaišime perkėlinėjant stalus iš vienos pusės į kitą.

Kas nutinka jei vairuotojas užstrigs sienoje?

Tai retas atvejis su mūsų vairuotojais, nes jie žino dokumentus, bet kartais įvyksta nesklandumų su TIR knygelėmis arba krovinių deklaravimu. Tada skambinam brokeriams, visą išsiaiškinam. Gali užtrukti valandą, gali ir pusę dienos, bet tokia yra šio verslo dalis. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja kantrybės, todėl visuomet reikia turėti laiko rezervą.

Ar reikia apdrausti krovinius?

Be abejo, tai privaloma. Yra standartinis draudimas (CMR), bet jis dažnai padengia tik labai mažą sumą tonai. Jei vežate brangų serverį ar dizainerio biurą su brangia technika, verta pasidomėti papildomu draudimu. Gyvenime įvyksta viskas – gali nukristi dėžė iš sunkvežimio arba užeiti gili duobė (o jų Vokietijoje, tiesą sakant, daug, nors ir gero kelių būklės laikosi).

Kada geriausia planuoti tokį perkraustymą?

Geriausia ne vasarą, nes tada visi ilsisi, ir ne prieš šventes. Idealus laikas yra pavasarį arba rudens pradžioje, kai oras dar nėra per blogas, bet eismas mažesnis. Be to, Vokietijoje daugelis firmų turi savo "ferien" (atostogas) laikotarpius, tad reikia sužinoti, ar jūsų naujieji darbuotojai ten bus.

Ar galiu važiuoti savo automobiliu už sunkvežimio?

Ne, tai labai pavojinga ir daug kur net nelegalu. Sunkvežimio vairuotojas nemato to, kas yra tiesiogiai už jo, o jei stabdys, jūs paprasčiausiai įsirėksite į jį. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi vykti saugiai, todėl geriau susitarti dėl susitikimo vietos vietoje.

Ar paimatėte ir šiukšles?

Taip, jei tai susitarta, galime paimti ir išvežti senus baldus ar pakuočių atliekas į perdirbimo centrą Vokietijoje. ten labai griežtos taisyklės šiuo klausimu, negalima tiesiog mesti į mišką. Tam reikia specialių leidimų, bet mes su tuo susitvarkome.

Kaip elgtis su augalais biure?

Augalus vežti per sieną gali būti problemu dėl fitosanitarinių reikalavimų, ypač jei tai yra dideli medžiai ar retos rūšys. Mažus gėles į darbo stalą galima, bet didelį "ficusą" geriau palikti arba vežti atskirai, tikrina labai griežtai, kad neneščia ligų.

Ar reikia iš anksto apžiūrėti biurą į kurį kraustomės?

Labai praverčia. Buvę atvejų, kai atvyksta, o liftas per mažas arba net nėra, ir tekti nešti penkius aukštus per laiptus. Tai brangina paslaugą ir prailgina laiką. Jei galite, nufotografuokite laiptinę arba nusiųskite matavimus.

Dokumentai ir Vokietijos muitinės specifika

Kokius dokumentus reikia parengti?

Pagrindinis yra eksporto faktūra ir važtaraštis (CMR). Jei prekės yra naujos (nedėvėtos), gali reikėti PVM atstatymo dokumentų arba intrakomuninės prekybos deklaracijos, jei abi įmonės yra PVM mokėtojos ES. Biuro perkraustymas į Vokietiją be šių popierių gali baigtis dideliais baudais.

Kas dėl PVM mokesčio? (tiksliau, PVM atstatymo)

Jei vežate savo turtą iš vienos įmonės filialo į kitą, tai galima taikyti nulinį PVM tarifą, bet reikia įrodyti, kad turtas buvo naudojamas Lietuvoje ir bus toliau naudojamas Vokietijoje. Rašinėjimų daug, bet mes padedame susitvarkyti su tais dokumentais.

Ar tikrina kiekvieną sunkvežimį?

Ne, ne kiekvieną, tačiau rizika visada yra. Jei krovinys atrodo įtartai (pvz., uždengtas drobėmis ir nėra matyti kas viduje), gali sustabdyti. Tais atvejais svarbu, kad važtaraštis būtų tikslus, kas ten yra. Kai kada (ypač jei vairuotojas pavargęs) gali paprašyti ir vairuotojo pažymėjimo.

Kas jei prarandu važtaraštį?

Tai būtų didelė bėda, bet ne beviltiška. Tą reikia pranešti neilgai po to, kai pastebėjote praradimą, ir galima sudaryti pakartotinį dokumentą, tačiau tai kainuoja ir laiko. Geriau visus popierius daryti kopijas arba turėti elektronines versijas.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Muitininkai dažnai supranta angliškai arba net rusiškai, bet oficialūs dokumentai Vokietijoje dažnai reikalauja vokiško vertimo, ypač jei tai yra techninės specifikacijos arba brangios prekės. Žodžiu, geriau pasirūpinti iš anksto, kad nekiltų klausimų "kas čia per daiktas?".

Kas yra ATB važtaraštis ir ar jis mums reikalingas?

Tai tarptautinis krovinio važtaraštis, beveik tas pats kas CMR, bet dažniau naudojamas jungtinėse vežimo sutartyse. Mums dažniau užtenka CMR, nes jis standartinis visoje Europoje, bet kai kur didelės logistikos firmos reikalauja ATB. (Tiksliau, tai tas pats, bet skiriasi terminologija, bet jums tai tikrai svarbu nepamiršti pasiduoti).

Ar reikia gerti vokišką kavą pas muitininkus?

Žinoma, ne. Tai paprasčiausias būdas gauti baudą arba uždraustimą vežti. Vokietijos pareigūnai yra labai pareigingi ir nepriima kyšių ar smulkių dovanų. Geriausia tiesiog būti mandagus, turėti tvarkingus dokumentus ir nieko nebandyti "išsisukti" nelegaliai.

Kas jei prekių sąraše nurodyta kitaip nei yra realiai?

Tada gali būti įtarimas dėl mokesčių vengimo. Pavyzdžiui, rašote "biuro kėdės", o dėžėje stovi brangūs kompiuteriai. Tai gali baigtis ne tik bauda, bet ir krovinio konfiskavimu. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja 100% tikslumo.

Ar reikia specialių leidimų elektronikai?

Paprastai ne, jei tai ne radijo stotys arba specialus karinis įrenginys. Standartiniai kompiuteriai, spausdintuvai ir serveriai gali būti vežami laisvai kaip įmonės turtas. Tiesiog užtektų jų serijinių numerių sąrašo, kad būtų lengviau identifikuoti.

Ką daryti jei dokumentuose klaida?

Jeigu pastebite klaidą dar prieš sieną, skambinkite mums, mes pataisysime elektroninę sistemą. Jei jau esate pasienio punkte, gali tekti prašyti muitininko leidimo pataisyti vietoje, o tai kainuoja nervus ir laukimą. Todėl visada tikrinkite duomenis du kartus.

Techninės problemos ir logistika Vokietijoje

Ar sunku rasti vietą sunkvežimiui Miuncheno centre?

Labai sunku. Miunchenas, kaip ir Berlynas, turi griežtas zonas, kur sunkvežimai negali važiuoti arba gali važiuoti tik tam tikru laiku. Reikia iš anksto gauti leidimus (Erlaubnisschein) arba susitarti apie iškrovimą toliau nuo centro ir vežti mažesniais sunkvežimiais.

Kaip su el. pasirašymu dokumentų?

Dabar tai jau standartas. Mes galime išsiųsti važtaraštį el. paštu, jūs pasirašote su kvalifikuotu el. parašu arba tiesiog patvirtinate atgal. Tai greičiau negu laukti popieriaus paštu kuris gali eiti kelias dienas.

Ar gali būti problema su parkavimu biuro kieme?

Kartais kiemas yra peržemas sunkvežimiui, arba vartai per siauri. Būna, kad reikia krauti rankomis nuo gatvės, kas brangina. Geriau išmatuoti aukštį ir plotį anksčiau. Vokietijose dažnai kiemuose yra požeminiai vamzdžiai, kurių negalima apkrauti sunkia technika.

Ką daryti su IT infrastruktūra?

Jei turite didelius serverius, juos reikia išjungti ir paruošti. Mes nekompiuterininkai, todėl jūsų IT specialistas turi būti pasiruošęs viską išjungti ir vėliau įjungti. Mes tik atvežame ir padedame statyti į vietą, atsakomybė už duomenų išsaugojimą yra jūsų.

Ar atvežate ir montuojate vitrinas?

Taip, darome ir tai. Reikia tik tiksliai parodyti kur kas stovi. Vitrinos yra trapios, stiklas lengvai suyra, todėl tai darome ypatingai atsargiai. Vokietijos klientai mėgsta, kai visai tvarkingai ir be pirštų antėjų.

Kas jei pasikeičia adresas pervežimo metu?

Praneškite kuo greičiau. Jei vairuotojas jau važiuoja, gali tekti keisti maršrutą, kas brangina. Jei dar ne, tai problema mažesnė. Bet biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja, kad adresas būtų galutinis ir fiksuotas.

Ar dirbate savaitgaliais?

Galime, bet tai kainuoja brangiau. Vokietijoje taip pat yra darbo laiko apribojimų ir naktinio ramybės laiko (Nacht ruhe), kai negalima triukšmingai krauti. Geriausia planuoti darbo dienom.

Ką daryti jei dėžė su technika druskna?

Tai blogai. Turiu pripažinti, kartais nutinka, kad užtašo dėžės, ir tada vėliau technika nebeveikia. Todėl tokias dėžes reikia žymėti kaip "drėgnos" arba specialiai supakuoti. Mes patikrinsime, jei matys, kad dėžė drėgna.

Ar reikia mokėti už laukimą?

Jei jūsų darbuotojai vėluoja ir vairuotojas laukia valandą ar dvi, taip, tai mokama pagal standartinius tarifus. Vairuotojo laikas yra pinigai. Geriau susiderėti tikslų laiką ir laikytis jo.

Kaip elgtis su didele spinta, kuri neina per duris?

Kartais reikia išmontuoti. Mūsų komanda turi įrankių, todėl galima atsukti duris arba išimti vidines dalis. Tai užtrunka, bet taip išsaugome baldus nuo sulaužymo.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (pvz., dažus)?

Taip, bet tik tada, jei tai yra specialiai pažymėta ir deklaruota. Negalima tiesiog įmesti dažų į bendrą krovinį, nes jei išsipiltų, sugadinsime viską. Tam reikia specialių dėžių ir dokumentų (ADR).

Išvados ir praktiniai patarimai

Galiausiai noriu pasakyti, kad biuro perkraustymas į Vokietiją nėra kaip įprastas baldų vežimas kaimynui. Čia reikia tikslumo, gerų dokumentų ir supratimo, kad Vokietijoje taisyklės yra taisyklės. Nepadirbkite viską iki paskutinės sekundės, palikite laiko rezervo ir, svarbiausia, pasitikėkite savo pervežėju. Jei kas negerai – skambinkite, išspręsime.