Biuro perkraustymas į Vokietiją ir atgal su logistikos ekspertais: kaip išvengti nervų griūties

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus (gal net daugiau, kažkaip praradąs skaičiuoti, kai pradėjau dar prieš Lietuvai įstojant į EU), taigi matęs esu viską – nuo sugriuvusių serverių iki dingusių vairuotojų pietų metu. Biuro perkraustymas į Vokietiją ir atgal yra tas darbas, kuris atrodo paprastas žemėlapyje, bet realybėje sukelia daugiau pilkų plaukų nei pirmoji vaikų vestuvės. Žmonės visada klausia to paties – kiek, kada ir ar saugu. Čia ne tik apie dėžių nešimą, tai apie sudėtingą logistiką, dokumentus, vokišką griežtumą ir mūsų, lietuvių, įprotis viską palikti „paskutinę minutę“. Pasakysiu jums tiesiogiai, kaip yra, be jokių marketingo uždauginų, todėl jei ieškote idealios paveikslėlyto paslaugos, tai turbūt ne šis straipsnis. Čia bus tiesa apie kelių dulkes, vokiškas baudas ir tai, kaip iš tiesų atrodo profesionalus biuro perkraustymas į Vokietiją ir atgal iš vidaus.

Pinigai, kuriuos visada stengiamės sutaupyti, ir kainos (kurių niekas nenori)

Kiek toks reikalas tikrai kainuoja?

Sunku pasakyti tiksliai be akies įvertinimo. Biuro perkraustymas į Vokietiją ir atback kainuoja labai nevienodai, priklauso nuo tūrio, atstumo ir darbo jėgos. Jei tai tik keletas stalų ir kompiuterių, galima susitvarkyti už keletą šimtų eurų, bet jei perkeliate visą įmonę su archyvais, tai skaičiai jau bus kiti. Viskas priklauso nuo to, ar reikia mums išmontuoti baldus, ar jus pasiruošę. Vokietijoje ir Lietuvoje kainos skiriasi, todėl reikia susitarti dėl fiksuotos sumos, kad nenuviltumėte (kaip taip būna dažnai). Geriau parašyti mums el. paštą ir nusiųst daiktų sąrašą, tada galėsiu pasakyti tiksliau. Be to, kuro kainos šokinėja kaip nori, tai irgi įtakoja galutinę sumą.

Ar galiu tikėtis nuolaidos, jei važiuoju abiem kryptimis?

Kartais pavyksta, bet nereikėtų per daug viliotis. Jei tą patį vairuotoją galima užtikrinti grįžtant tuščia arba su daliniu krovininiu, taip, biuro perkraustymas į Vokietiją ir atgal gali atsieiti pigiau. Tačiau logistika – tai ne loterija, vairuotojai turi savo grafikus, o krovinių poravimas (pavėžimas) yra sudėtingas dalykas. Esu matęs situacijų, kai klientai laukia savo krovinio savaitei, nes ieškojo pigesnio varianto su pavėžiu. Geriau susitarti dėl normalios kainos ir būti tikru, kad krovinys atvyks laiku. Pinigai sutaupyti galima, bet nervų atgal neįsigysi.

Ką daryti, jei biuras turi tik kelias dėžes, o sunkvežimis atrodo per didelis?

Tuomet neverta kviesti didelės furos, nebent jūsų dėžės yra iš aukso. Galima naudoti mažesnį transportą, pvz., „JUMBO“ tipo furgoną, kuris tilps į bet kurį kiemą. Tai yra labai paprastas sprendimas, tačiau dažnai žmonės galvoja, kad kuo didesnis mašina, tuo greičiau. Nėra. Didelė mašina Miuncheno centre užstrigs už šimto metrų, o vairuotojas pradės rinkti baudas. Jei turite tik kelias dėžes su dokumentais, galbūt verta pagalvoti apie kurjerių tarnybą, nors ir aš juos nemėgstu (per daug triukšmo dėl nieko).

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Yra, ir dažniausiai tai susiję su vokiška biurokratija. Pavyzdžiui, jei reikės užtikrinti specialų leidimą įvažiavimui į „ environmental zone“ (įvairios spalvos lipdukai), tai kainuoja. Taip pat, jei vairuotojas privalės laukti ilgai, dėl to gali būti paskaičiuojami laukimo valandiniai. Aš visada sakau klientams – pasiklauskite apie „Maut“ (priekabos mokestis) keliuose Vokietijoje, jei įsivažiuojate dideliu sunkvežimiu. Tai ne paslėptas mokesčio, bet dažnai apie jį pamirštama, kol neateina sąskaita.

Kodėl vienos firmos klausia labai mažai, o kitos daug?

Neklauskite manęs, kodėl kai kurios dirba nuostoliais (arba tiesiog apgaudinėja). Jei kaina atrodo per gera, kad būtų tiesa, tai paprastai taip yra. Gali būti, kad jie neturi draudimo, arba jų vairuotojai yra studentai, pirmą kartą sėdintys prie vairo. Esu matęs, kaip tokių „pigiausių“ firmų vairuotojai pradingdavo su kroviniais (turbūt pabuvojo Kazino). Mūsų filosofija paprasta – mokėkite už užtikrintą bei saugų biuro perkraustymas į Vokietiją ir atgal, o ne už loteriją.

Ar galima apmokėti tik tada, kai viskas atvyksta į vietą?

Standartiškai – ne. Be užstato arba išankstinio apmokėjimo (pvz., 50 proc.) retai kas sutiks vežti, ypač jei reikia išleisti vairuotojui kelias dienas kelyje. Yra buvę atvejų, kai klientas sugedo telefone ir nebeatsiliepė savaitę. Mes ne esame labdara. Tačiau galima susitarti dėl sąskaitos-faktūros apmokėjimo per 7 dienas, jei esate nuolatinis partneris. Bet pirmą kartą visada reikalaujame užtikrinimo.

Vokiškas tvarkas, dokumentus ir tai, kas erzina

Kokius dokumentuos būtinai reikia turėti su savimi?

Būtina CMR sąskaita (vežimo orderis), kuri užtikrina, kad krovinys yra apsaugotas. Be to, reikia pakvietimo (jei perkeliate oficialią įmonę) arba kitų dokumentų, patvirtinančių nuosavybės teisę, jei kyla abejonių sienos kontrolėje (nors EU viduje tai retkas atvejis). Jei vežate brangią techniką, būtinas inventorizacij sąrašas. Vieną kartą vairuotojas neturėjo CMR ir jo laikė pasienyje kelias valandas, kol išaiškino situaciją. Geriau padarykite viskas iš anksto.

Ar reikia mokėti muito ar mokesčių, kai vežame biuro įrangą?

Nereikia, jei abi šalys yra ES erdvėje (kaip Lietuva ir Vokietija) ir tai yra jūsų nuosavybė, kurią perkinate į kitą vietą. Tai nėra prekyba, todėl PVM ar muito nėra. Tačiau jei įranga labai nauja ir brangi, gali kilti klausimų, ar ją neperkate (parduodate). Tada reikės parodyti pirkimo dokumentus, kad įrodytumėte, kad tiesiog keičiate biuro vietą. Be to, biuro perkraustymas į Vokietiją ir atgal dažnai susijęs su technika, kurios serijiniai numeriai turi sutapti su dokumentais.

Kas yra tas CMR ir kodėl visi jo taip laikosi?

CMR – tai tarptautinis vežimo konvencijos dokumentas. Jis yra pagrindas, jei kas nors nueina ne taip. Jei vairuotojas praranda dėžę arba ją užgadina, CMR leidžia reikalauti atlyginimo. Be jo, tu tiesiog pažadai. Rašykit viską, ką kraunate. Esu matęs, kaip vienas verslininkas prarado visus archyvus, nes parašė „popieriaus dėžės“ be jokio aprašymo, kai dėžės drėgino. Teismas jam nieko nepriskyrė. Taigi, rašykite detaliai.

Ar griežtai tikrina vairuotojus Vokietijoje?

Vokiškas policija yra tikri mėgėjai (ir geri specialistai). Jei vairuotojas bus pavargęs, arba bus pažeidęs poilsio laiką, baudos milžiniškos. Taip pat labai dažnai tikrina, ar sunkvežimis yra įregistruotas teisingai ir ar mokami mokesčiai. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją ir atgal vyksta su „šluota“ (sena mašina), rizikuojate, kad jūsų krovinys gali būti nuimtas, o vairuotojas baudžiamas. Mes stengiamės naudoti tik patikrinimus praėjusius sunkvežimius, kad išvengtume tokių nep malonių pokalbių su „Autobahnpolizei“.

Kas daromi, jei sienoje sustabdo ir pradeda klausinėti?

Jei tikrai sustabdo (kas dabar retai, bet gali būti su random patikrinimais), reikia ramiai parodyti dokumentus. Jie dažniausiai domisi, ar nevežate nelegalių migrantų ar narkotikų. Jei vežate tik stalus ir kompiuterius, nėra ką slėpti. Vieną kartą mūsų vairuotoją uždaro porai valandų, nes buvo įtariamas, kad perveža brangų vagiamą elektroniką, bet viskas išsiaiškino, kai parodė CMR ir sutartį su jumis. Ramybė – pagrindas.

Ar sunku gauti leidimus važiuoti į miesto centrą (pvz., Berlynas)?

Gali būti labai sunku, jei nežinai taisyklių. Yra zonos, kur dideliems sunkvežimiams (virš 3,5 tonos) įvažiuoti draudžiama arba reikia specialaus leidimo. Be to, reikia žalią lipduką „Umweltplakette“. Jei jo nėra – bauda nuo 100 eurų (kažkokia tokia suma, gali būti pasikeitusi). Geriau iš anksto pasitikslinti maršrutą, nes vairuotojas gali tiesiog užstrikti prie pirmojo ženklo ir niekur neįvažiuoti.

Kelionės eiga, vairuotojų nuotaikos ir realus gyvenimas kelyje

Ar vairuotojas gali padėti iškrauti dėžes?

Gali, bet tai paprastai papildoma paslauga, jei nenurodyta sutartyje. Dauguma vairuotojų yra vairuotojai, ne krovėjai. Jie gali padėti nusistatyti prie rampos, bet dėžės nešioti per tris aukštus be lifto – ne jų darbas. (Nors esu geras vairuotojas, kuris padėdavo, kai klientas duodavo gerą kavą ir sumuštinį). Bet oficialiai – tik vežimas. Jei reikia krovėjų, tai reikia tartis iš anksto.

Kas nutinka, jei vairuotojas užšuks į spūstį ir pavėluos?

Tada jūs būsite nepatenkintas, o mes gausime pranešimą. Vokietijoje spūstys yra kasdienybė, ypač prie Hamburgo arba ties statybomis. Patirtis rodo, kad biuro perkraustymas į Vokietiją ir atgal užtrunka ilgiau, nei planuota, 50 proc. atvejų. Negalima tiksliai numatyti, kai kas nors sužlugš dydžių mašina. Stengiamės informuoti klientus, jei pavėluojame daugiau nei valandą.

Ar vairuotojai moka angliškai ar vokiškai?

Dauguma moka angliškai bent jau truputį (pakaks išsiaiškinti kelią), bet su vokiškai dažnai bėda. Vokiškai kalba tik tie, kas dažnai važinėja ten. Tačiau logistikoje kalba nėra tokia svarbi, jei visi dokumentai yra tvarkingi. Jei reikia tartis su vokiečiu saugotoju, gali tekti skambinti mums, o mes jums vertėsime.

Kiek laiko trunka tokia kelionė į vieną pusę?

Priklausomai nuo to, kur į Vokietiją važiuojame. į Berlyną arba Miuncheną tai gali būti apie 12–14 valandų važiavimo (nors vairuotojai turi poilsio taisykles). Taigi, dažniausiai tai išeina 1,5 dienos. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją ir atgal skubus, reikia planuoti, kad vairuotojui teks ilsėtis. Negalima važiuoti 20 valandų be sustojimo, tai nelegalu ir pavojinga. Nereikia spausti, jie ir taip važiuoja greitai, leidžiant.

Ar saugu palikti daiktus vairuotojui, jei jis niekur neina?

Paprastai taip, jei vairuotojas pasirašo už juos ir užrakina mašiną. Bet yra buvę keisčių atvejų. Vieną kartą vairuotojas nuėjo papietauti ir paliko atidarytas durelis iš galo (tikrai nežinau, ką jis galvojo), o kažkas pavogė dėžę su spausdintuvu. Dabar mes draugiame tai daryti. Visada užrakinkite mašiną, net jei tik už šimtą metrų nueinate.

Ar galima sekti mašiną realiu laiku?

Taip, dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS stebėjimo sistemas. Galiu atsiųsti jums nuorodą, kur matysite, kur yra jūsų krovinys. Tai padeda susiplanuoti, kada reikia būti naujame biure. Ypač naudinga, jei reikia derinti laiką su liftu arba saugotoju, kuris dirba tik iki 17 valandos.

Kaip elgiamės su blogu oru?

Vokiečių oras gali būti keistas – lietaus, sniego, vėjo viskas. Jei būna labai bloga, sustojame ir laukiame, nes saugumas svarbiau už šūksnį. Biuro perkraustymas į Vokietiją ir atgal žiemą gali tapti iššūkiu. Jūsų baldai gali sušalti arba sušlapti, jei mašina netraukia. Mes naudojame uždaras priekabas, bet jei reikia krauti/iškrauti lietuje, reikia pasirūpinti tentu arba dėžėmis, kad nesusilietų.

Pakavimas, techninės smulkmenos ir kaip nieko nesugadinti

Kaip geriausia supakuoti kompiuterius ir monitorius?

Būtinai į originalią dėžę, jei jos dar liko. Jei ne – reikia storo putos plastiko (pupų) arba specialių dėžių su skyrikliais. Monitoriai labai trapūs, jų negalima krauti vieną ant kito be tarpinės. Vieną kartą matęs, kaip vienas vadovas nusprendė krauti monitorius į kuprinę – tai baigėsi labai liūdnai. Geriau investuoti į gerą pakavimo medžiagą, nei į naują techniką. (Aš asmeniškai visada nurašau iš įrangos visus duomenis prieš vežimą, juk niekada nežinai).

Ar reikia išmontuoti stalus ir spinteles?

Didžiąją dalį – taip. Didelės spintelės arba L formos stalai tiesiog nepraeis pro duris ar ne tilps į liftą. Jei nėra patyrusių montuotojų, mums reikia tai žinoti, kad atsiųstume meistrus kartu su vairuotoju. Bandant išnešti neišmontuotą spintelę, galima sugadinti ir spintelę, ir grindų apdailą, ir vairuotojo nugarą.

Kokios dėžės geriausios tinka biuro daiktams?

Stiprios, dvigubos sienelės kartinės dėžės. Nenaudokite senų, sugedusių dėžių iš parduotuvės (jie susilpnėja). Knygoms reikia mažesnių dėžių, kad jos nebtų per sunkios nešti. Būna, kad klientas užpildo didelę dėžę knygomis, o vėliau niekas negali jos pakelti. Pakavimo taisyklės paprastos – sunkiausia į mažas dėžes, lengvesnė į didžiąsias.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Be abejo. Rašykite, kas viduje ir į kurį kabinetą eiti. „Vadyba“, „Buhalterija“, „Virtuvė“. Tai sutaupo laiko iškraunant. Jei visos dėžės vienodos, tai tampa chaosas. Esu matęs, kaip vienoje dėžėje buvo ir tualetinis popierius, ir svarbiausi sutartys. Nežinau, kas juos taip sudėjo, bet vadybininkai verkdavo ieškodami dokumentų. Žymėkime viską aiškiai.

Kaip vežti pavojingas medžiagas (pvz., valymo priemones)?

Jei tai tik dėžė su muilu – be problemų. Bet jei turite chemikalų, dažų ar degiųjų medžiagų, apie tai būtina pranešti iš anksto. Vokietijoje tam yra griežti reikalavimai (ADR). Negalima tiesiog mesti aerozolių į kuprinę ir įdėti į sunkvežimį. Galiu užtikrinti, kad jei mus informuosite, viskas bus vežama saugiai ir pagal taisykles.

Kas daryti su atliekomis (plėvėmis, dėžėmis) po iškrovimo?

Geriausia susitarti dėl išvežimo atliekų. Kai kuriems klientams tai įeina į paslaugą, kitiems reikia papildomai mokėti. Vokietijoje atliekų rūšiavimas yra beveik religija. Negalima tiesiog mesti visko į vieną konteinerį, jei nenorite gauti baudos iš namų savininkų (Hausverwaltung). Mes galime surinkti dėžes ir išvežti, bet tai užtrunka papildomo laiko.

Ar galima vežti asmeninius daiktus biuro Krovinio metu?

Galima, bet tai reikia aiškiai deklaruoti. Jei vairuotoją sustabdys sargas arba muitinė ir rasis asmeninį rūbą tarp serverių, gali kilti problemų. Geriau tuos daiktus užrašyti į sąrašą „Asmeniniai daiktai, neįeina į komercinį krovinį“. Taip pat nerekomenduoju vežti pinigų ar brangių juvelyrinių dirbinių tarp biuro kėdžių.

Ką daryti, jei sugadina kažką brangaus?

Tada kreipiatės į mus pagal draudimo sąlygas, jei tokios buvo. Mes pasirašome CMR, kuris yra draudžiamas. Bet, kad gautumėte kompensaciją, turite įrodyti, kad daiktas buvo sveikas prieš pakrovimą (nuotraukos, inventorizacija). Jei tiesiog sakinėte „buvo geras“, o vėliau pasirodo, kad jis buvo daužytas jūsų sandėlyje prieš metų, tai mes neatsakysime. Sąžiningumas – abipusis.

Vieniški dalykai ir pabaigos

Kaip susiplanuoti perkraustymą, kad nepertrauktum verslo?

Geriausia perkraustyti penktadienį arba šeštadienį, kad pirmadienį jau dirbtumėte naujai vietoje. Tačiau biuro perkraustymas į Vokietiją ir atgal reikalauja, kad naujasis biuras būtų paruoštas priimti krovinį (elektros instaliacija, internetas, raktai). Kartais žmonės pamiršta pasirūpinti liftu, ir vairuotojas laukia kieme kelias valandas. Planuokite visą procesą mažiausiai savaitę iš anksto.

Ar reikia daryti kažką ypatingo su duomenų serveriais?

Serveriai yra jautriausia dalis. Reikia ne tik juos supakuoti, bet ir (jei įmanoma) išjungti teisingai. Jei jums reikalingas IT specialistas, kuris viską išjungtų ir vėliau įjungtų, susitarkite su mumis. Mes ne esame IT ekspertai, mes juos tik vežame. Nenorėčiau, kad po kelionės serveris nebeužsuktų (dėl vibracijos gali nutikti keistų dalykų). Geriau pasikviesti žmogų, kuris juose supranta.

Kodėl verta rinktis jus, o ne „Mano draugas su furgonu“?

Nes mano draugas su furgonu neturi draudimo 100 tūkst. eurų, neturi CMR, ne žino Vokietijos taisyklių ir gali tiesiog dingti. Dirbu šioje srityje jau ilgai ir mūsų tikslas – kad jūsų daiktai atvyktų saugiai. Nors mes ir ne brangiausi rinkoje, tačiau mums rūpi reputacija. O „draugo“ reputacija gali baigtis vos tik pasirodys pirmos problemos.

Ar paskutine minute galima pakeisti planus?

Galima, bet tai kainuos. Jei vairuotojas jau važiuoja į jūsų adresą, o jūs sakinėte „nebevažiuokite“, turėsite sumokėti už nuostolius (kuras, laikas, grįžimas tuščia). Suprantu, versle viskas keičiasi, bet logistika – tai sunki mašina, ją sunku sustabdyti. Geriau praneškite bent prieš dieną.

Kaip elgtis su vokiškais klientais, jei jie stebi iškrovimą?

Būkite draugiški, bet tikslūs. Vokiečiai mėgsta tvarką. Jei jie mato, kad kraunate chaotiškai, ims neriminti. Mūsų vairuotojai yra mokyti dirbti tvarkingai. Jei kils nesusipratimų, skambinkite man, aš paaiškinsiu. Vieną kartą klientas pyko, kad dėžės ne vienos spalvos (kaip čia susiję, nežinau), bet mes viską išsiaiškinome ramiai.

Ką daryti, jei pasirodo, daiktų yra daugiau, nei planavote?

Tuomet reikės padaryti antrą reisą arba papildomą priekabą. Tai papildomai kainuos. Geriau iš anksto parodyti mums viską, ką planuojate vežti. Akių įvertinimas yra nemokamas (dažniausiai), todėl naudokitės juo. Nereikia stengtis „užspausti“ visko į mašiną, jei ten netelpa – sugadinsite daiktus.

Ar įmanoma vežti labai ilgas lasas (pvz., 5 metrus)?

Taip, bet reikia specialios transporto priemonės arba leidimo (jei viršija standartinius matmenis). Paprastai biuro perkraustymas tokių dalykų nereikalauja, neb tai kažkokia ypatinga paroda arba gamybos linija. Jei turite štai tokių nestandartinių krovinių, praneškite iš anksto, nes ne kiekviena mašina gali juos priglausti.

Ar galime susitarti dėl ilgos laikotarpio sutarties?

Žinoma, jei turite keletą padalinių ir dažnai judate, galime pasiūlyti fiksuotas kainas. Tai palengvina ir jums, ir mums planavimą. Ilgalaikiai klientai visada gauna prioritetą, ypač sezono metu (pavasarį/rudenį), kai visi nori perkraustyti. Verta pasikalbėti.

Kas yra svarbiausia gero perkraustymo sekretas?

Komunikacija. Jei pasakysite mums viską – apie kiemo nuolydį, apie tai, kad liftas nedirba, apie tai, kad raktų neturite iki 14 valandos – mes viską suorganizuosime. Jei slėpsite problemas, jos atsiras kelionės metu. Dirbu jau beveik 20 metų ir galiu pasakyti – dauguma problemų kyla ne iš blogų kelių, o iš to, kad kas kažką nepasakojo. Taigi, kalbėkime atvirai, ir biuro perkraustymas į Vokietiją ir atgal nueis sklandžiai.

Išvados

Viskas susiformuoja labai paprastai – norint perkraustyti biurą be nervų, reikia patikimo partnerio, o ne pigiausios paslaugos rinkoje. Biuro perkraustymas į Vokietiją ir atgal yra procesas, kurį reikia planuoti atsakingai, o ne tik „prieš pat“ šventes. Esu matęs daugybė sėkmingų projektų, kai klientai pasikliauja mūsų patirtimi, ir tiekraštiniai dalykai nueina lengvai. Nėra tokių sudėtingų maršrutų ar per didelių krovinių, kuriems mes negalėtume įveikti, svarbiausia – susitarti dėl detalių iš anksto. Jei ruošiaties judėti į Vokietiją ar grįžtate atgal, skambinkite, pasikalbėsim, o aš pasistengsiu duoti geriausius patarimus, kaip išvengti tų klaidų, kuriuos padariau prieš daug metų. Sėkmės kelyje ir tiek.