Biuro perkraustymas į Vokietiją – greitos ir patogios paslaugos

Sveiki, čia kalba ne šviežias konsultantas iš marketingo skyriaus, o žmogus, kuris praėjo ugnį ir vandenį – tai jau beveik dvišimt ketveri metai, ką nuvažiavęs su krovinių mašinom. Gyvenimas su taisyklėmis ir be jų mokėjo mane viena – tiesą. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tas dalykas, kurį galima užpiltu saldainiu kaip kai kuriuos "turinio kūrėjai" rašo. Čia yra riebas purvas, kartais sulūžusi lifts kablys, o kartais ir vokiečių pareigūnų uždaras veidas. Matyta viską – nuo tada, kai teko suktis ratu prie Berlyno dėl paprasto popieriaus trūkumo, iki momentų, kai visa įranga keliavo be jokios problemos lyg peržiūros filme. Ne viskas priklauso nuo mūsų, bet stengiamės valdyti tai, ką galime.

Kiek tai viskas kainuoja ir kas daroma

Kiek kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Tai visada pirmasis klausimas, kurį girdžiu iš telefonų. Kainos šiuo metu nėra tos pačios, buvo prieš penkerius metus. Nors dyzelis brango, mes stengiamės laikytis ribose. Paprastai biuro perkraustymas į Vokietiją mažuose "Gazeliuose" tipo kabančiuose kėbuluose kainuoja nuo 400-600 eurų už kelionę viena kryptimi, priklausomai nuo tūrio. Dideliems sunkvežimiams, kurie telpa 20-30 europaletų, skaičiai jau eina į tūkstančius. Verta paskambinti ir pasakyti, kiek tiksliai turite daiktų, nes aš negaliu spėlioti – štai prieš savaitę kraustėme mažą architektų biurą į Miuncheną, tai mums užteko ir mažesnės mašinos.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Sakytų, kad įeina, bet... čia yra tas momentas, kada reikia skaityti smulkmenas. Jei jums reikia tiesiog kelti baldus, kurie jau supakuoti, tai tai kaina. Jei reikia supakuoti trisdešimt kompiuterių, serverius, dronas ir du tūkstančius knygų, tai tai kažkiek kainuos papildomai. Kartais duodame korteles ir dėžės nemokamai, jei sutartume apie didelį darbą, bet ne visada. Žinoma, biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti aiškus – geriau, kai pasakote "man reikia visko įskaitant pakavimą", tuomet aš galiu pasiūlyti "viskas įskaičiuota" variantą be jokio streso.

Kas daroma su elektronika ir serveriais?

Tai yra jautriausia vieta. Negaliu tiesiog padėti jūsų brangiausio serverio ant grindų kaip buvęs kartą su viena jauna įmone (joje viskas nulūžo, labai nepavyko). Mes naudojame specialias uždegimo (antistatines) dėžes, putą, vėliavėles. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja ypatingo dėmesio IT įrangai, nes vokiečiai labai griežtai žiūri į tai, kaip atvežama technika. Kai kuriems net padarome sąrašą su serijiniais numeriais, kad niekas nepadingtų kelyje. Ypač jei tai yra duomenų centrai ar klinikos – ten tikslumas turi būti 100 proc.

Ar galima pasinaudoti jūsų kroatų (krovininkų) pagalba?

Žinoma, mūsų vairuotojai nėra tik vairuotojai, jie moka krauti. Dažniausiai dirba po du, kartais tris, jei reikia nešti sunkius seifus ar metalines spintas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su savo žmonėmis yra pigiau negu samdyti atskirą krovikų brigadą Lietuvoje ir vežti juos su savimi. Jie tai daro kasdien, žino, ką ir kaip, o svarbiausia – jie neatsisako padėti paimti tos pačios kavinės stalo kojos, jei reikia. Tiesiog nepamirškite padėti jiems vandens ar kavos, darbas fizinis, o oras vasarą kartais būna šiūnų.

Ar kainuoja papildomai jei reikia išmontuoti baldus?

Paprastai taip. Niekas nemėgsta dirbti nemokamai, o mūsų vaikinai turi savo standartus. Jei turite paprastus stalus, tai jie juos išmontuos be problemų, greičiausiai tai įeis į darbo valandas. Bet jei ten yra sudėtingi sistemų baldai, kurių aš pats negaliu surinkti be instrukcijos, tai turėsime skirti daugiau laiko. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai užstringa ties tuo, kad klientai pamiršta pasakyti apie "Magic Corner" spintas ar sieninio lentynų tvirtinimus. Tai prailgina procesą, todėl geriau nufotografuoti tai, kas yra surinkta, kad vėliau būtų lengviau surinkti vokiečių pusėje.

Kaip apskaičiuojamas galutinis darbo laikas?

Stengiamės būti sąžiningi, bet niekas negali numatyti, kad lifte neveiks laikrodis ar kad kiemas bus užblokuotas sunkvežimiui. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi savo niuansų – pvz., Vokietijoje darbuotojai (krautojai) turi griežtas poilsio taisykles. Jei mūsų vairuotojai užstrigs spūstyje netoli Kauno, jie gali pavėluoti. Laikas skaičiuojamas nuo tada, kai mašina atvyksta iki to laiko, kai darbas baigtas. Jei reikia nukrauti visą daiktą į sandėlį (galbūt tam tikram laikui), tai taip pat užskaitoma.

Ar atvykstate peržiūrėti prieš kelionę?

Galime, jei esate Vilniaus ar Kauno centre, bet jei esate užmiestyje, tai gali kainuoti. Dažniausiai dabar viskas daromi nuotraukomis – jūs nusiunčiate vaizdo įrašą "WhatsApp" arba nuotraukas, mes matome, ką reikia vežti. Biuro perkraustymas į Vokietiją tampa vis labiau digitalizuotas, nereikia važiuoti gyvai, kad pamatytume tris dėžes ir vieną sofa. Tačiau jei ten yra labai sudėtinga technika ar ypatingai sunki įranga, asmeninė apžiūra praverčia, kad nenuvažiuotume per mažu "Gazeliu".

Kodėl kainos pas jus gali skirtis nuo kitų?

Kadangi aš dirbu jau ilgai, zinau, kad pigiau nereiškia geriau. Kai kurios firmos siūlo "fantastinę" kainą, o paskui už papildomus metrus ima pinigus kaip už auksą. Mūsų kaina yra vientisa. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra atsakomybingas reikalas, ir jei kas nors pasiūlo pusę pigiau nei rinkos kaina, tikėkitės, kad jūsų daiktai važiuos atvira priekaba lietuje (kaip buvo vieną kartą su mūsų konkurentais, deja, klientai sužinojo per vėlai). Mūsų kaina įskaito draudimą ir rūpestį.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratija

Kokius dokumentus reikia turėti kelyje?

Čia nėra taip paprasta kaip važiuoti į pavasario atostogas. Būtinas yra sandėliavimo sąrašas (packing list) – be jo nepraeisite net sienos, jei sustos patrulis. Taip pat reikia sutarties su mumis. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja "Leistungsnachweis" dokumento (jei atvežate prekės, o ne perkraustote įmonę), tai yra mokesčių patvirtinimas, kad operacija vyksta tarp ES šalių. Be šių popierių vokiečiams gali uždrausti įvežti daiktus arba priversti mokėti veryti (muitinės mokestį).

Ar reikia deklaruoti daiktus muitinėje?

Jeigu tai yra įmonės turtas, kuris keliauja į filialą arba naują būstinę, tai paprastai tai nėra importas, o vidaus perkėlimas (tarp ES šalių), tačiau reikia įrodymų. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali būti trukdomas, jei negalite parodyti, kad šis turtas priklauso jūsų įmonei. Reikia turėti įmonės registracijos dokumentus, o jei tai yra asmeninio naudojimo daiktai (pvz., darbuotojų), tai situacija kitokia. Geriausia visada klausti mūsų vadybininko, kad jis padarytų tinkamus "CMR" dokumentus su tinkamomis nuorodomis.

Kas daryti jei trūksta kokių nors popierių?

Nebijokite, mes esame seni vilkai, padėsime. Galime viską išspręsti telefonu arba el. paštu, jei tik vairuotojas turi ryšį. Kartais reikia išsiųsti sutartį skanuojamą versija iš karto. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai užstringa dėl mažų detalių, pvz., nepasirašyto pristatymo akto. Jei vokiečių klientas atsisako pasirašyti dokumentą, tai kyla problema, todėl visada instruktuojame vairuotojus padaryti nuotraukas, kad įrodytume, jog daiktai atvyko saugiai. Dokumentai – tai mūsų skydas.

Ar reikia mokėti PVM Vokietijai?

Tai jau sudėtingesnis klausimas. Jei jūsų įmonė yra užregistruota Lietuvoje ir mums atliekate paslaugą (mes pervežame jūsų turtą), tai PVM mokamas Lietuvoje. Tačiau jei įsijungta "Reverse Charge" procedūra (atvirkštinis apmokestinimas), tai gali būti kitaip. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti aiškiai suformuluotas sąskaitoje faktūroje. Aš asmeniškai nėra accountantas, bet mūsų buhalterė žino visus niuansus, tad sąskaitos visada pateikiamos teisingai. Jei jūsų vokiškas partneris reikalauja specifinio numerio, parašykite mums iš karto.

Kaip elgtis su draudimu, kas nutiko nelaimingo atveju?

Draudimas yra būtinas, bet skaitykite sąlygas. Standartinis draudimas dengia tik krovinius. Jei vairuotojas užkliūna ant jūsų brangaus paveikslo – tai nebus apmokėta, nebent turite specialų meninių kūrinių draudimą. Biuro perkraustymas į Vokietiją visada susijęs su rizika, todėl visada siūlome papildomą "All risk" draudimą. Jei kas nutinka, turite sukurti protokolą (šalutinį aktą) tiesiog vietoje. Be raštiško įrodymo draudimo bendrovė nieko nevmokės, tai aš jau sužinojau savo kailiu prieš 15 metų.

Ar reikia leidimų vairuotojams vairuoti Vokietijoje?

Mūsų vairuotojai turi visus reikiamus dokumentus – vairuotojo pažymėjimą, CEMT kortelę (jei reikia), tačiau Vokietijoje yra savo niuansų su darbo laiku. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra taip vadinamas "Cabotage" (kai veža tarp šalių), o taisyklės griežtos. Mes viską stebime per tachografus, taigi problemų neturėtų būti. Jei tikrai reikia specialių leidimų įsivažiuoti į miesto centrą (pvz., "Umweltplakette" - ekologinė ženklinė), mes pasirūpiname tuo iš anksto, tiesiog informuokite apie adresą.

Ar galima pasirašyti sutartį lietuviškai?

Žinoma, mūsų pagrindinė kalba yra lietuvių. Tačiau jei jūsų vokiškas partneris nori sutarties vokiškai, mes galime padaryti vertimą. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai vyksta tarptautiniu mastu, todėl svarbu, kad abi pusės suprastą, ką pasirašo. Bet visada pagrindinis teisinis dokumentas yra mūsų sąskaita ir sutartis lietuvių kalba, kurios pagrindu vykdomas darbas. Jei reikia, pridedame vokišką arba anglišką santrauką.

Kelionės eiga, vairuotojai and realios situacijos

Kiek laiko užtrunka kelionė iki Vokietijos?

Priklausomai nuo to, kur važiuojate. į Berlyną ar Hamburgą važiuojame apie 12-14 valandų (be sustojimų). Į Miuncheną - ilgiau, gal 16-18 valandų. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra lenktynės, mes negalima vairuotoją versti važiuoti 24 valandas be poilsio. Jei būna didelės spūstys prie Lenkijos ar Vokietijos sienos (kas nutinka dažnai prieš šventes), tai gali pavėluoti. Geriau planuokite atvykimą ne anksčiau kaip 1-2 dienas po užsakymo, jei norite būti tikri.

Ar galiu sekti savo krovinių kelyje?

Taip, mes naudojame GPS stebėjimo sistemas. Galiu atsiųsti nuorodą, kur matote, kur yra mašina realiu laiku. Biuro perkraustymas į Vokietiją tampa lengvesnis, kai žinai, kad vairuotojas jau pasiekė Frankfurto apskritį. Tačiau nepamirškite, kad vairuotojai turi poilsio laikus – kartais jie sustoja pietų ar nakvynėms, ir matysite, kad mašina stovi. Nesijaudinkite, jie ne pabėgo, tiesiog laikosi taisyklių.

Kas jei vairuotojas nekalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba anglų arba rusų kalbomis, o kai kurie supranta vokiškai pagal biurokratinius terminus. Bet problema dažniausiai ne iš kalbos, o iš to, kad vokiečių kalba labai griežta (kaip jie patys). Biuro perkraustymas į Vokietiją įvyksta ir be vokiškos kalbos – vairuotojas turi adresą, telefoną ir daugiau reikia tik susitarti dėl iškrovimo vietos. Jei reikia derybų, aš galiu pašnekėti su jūsų partneriu telefonu.

Ar vairuotojai gali padėti su išdėliojimu naujame biure?

Taip, tai įeina į jų pareigas, jei tai numatyta užsakyme. Jie ne tik iškrauna iš mašinos, bet gali ir atnešti į patalpas. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai baigiasi tuo, kad mūsų vaikinai suruošia biurą taip, kad kitą dieną galima dirbti. Tačiau jie nėra baldų surinkimo meistrai – sudės stalą, bet jei tai sudėtinga sisteminė sekcija, gali reikėti vietinio meistro pagalbos. Tiesiog pasakykite iš anksto, ką tiksliai reikia padaryti.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (chemija)?

Tai gali būti problema. Jei tai yra paprastos valymo priemonės, tai dažniausiai ne, tačiau jei tai yra degiosios medžiagos ar chemikalai, reikia specialaus leidimo (ADR). Biuro perkraustymas į Vokietiją su ADR kroviniu brangiau ir reikalauja specialios mašinos. Neužsidėkite į dėžę dažų likučių, nes jei išsiliejų, gali sugadinti viską aplinkui, o muitinėje gausite didelį baudą. Geriau tokias atliekas išmesti čia, arba pranešti mums.

Ar įmanoma atvežti daiktus į penktadienį vakare?

Galima, tačiau reikia aiškiai susitarti dėl laiko. Vokiečiai dirba tiksliai ir pabaigą darbo dienos dažnai laiko šventa (ypač kaimo vietovėse). Biuro perkraustymas į Vokietiją vėlai vakare gali reikšti, kad nieks nebus atidarytių durų. Mes važiuojame pagal tvarkaraštį, jei pasakote "atvykite 18:00", mes būnome, tačiau užtikrinkite, kad kas nors atidarys mums duris. Nebūkite tas klientas, kuris neatsiliepia į skambučius kai mašina jau stovi prie durų.

Kas daroma jei mašina sugenda kelyje?

Tai retoka, bet įvyksta. Tada mes skubiai siunčiame pagalbą arba keičiame mašiną. Esu turėjęs atvejį, kai "Volvo" variklis uždūžė netoli Hanoverio – tai buvo šturmas, bet daiktus perkėlėme per 4 valandas. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali būti pavojingas dėl techninių gedimų, todėl visada turime draudimą ir kitą mašina pasiryžusią. Nepanikuokite, mes sužinome apie tai pirmieji, nes vairuotojas turi GPS sekimą.

Ar galiu siųsti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Galima, bet nedidelius kiekius. Jei turite kelias dėžutes su knygomis ar drabužiais, mes įmesime. Bet jei tą patį biuro perkraustymą į Vokietiją bandysite paversti savo asmeninio turto gabenimu (pvz., dviračiais, skalbimo mašinomis), tai gali kilti problemų su draudimu, nes tai turi būti deklaruota kaip prekės. Geriau pasakykite tiesiai – mes suskaičiuosime papildomai vietą, bet saugiau nei slėpti.

Problemos, rizikos ir patarimai iš vidaus

Ar buvote atvejų, kai dingo daiktų?

Per dvidešimt metų buvo vienas ar du atvejai, kai dingdavo smulkių daiktų (klaviatūros, pelės), kai mašina stovėjo neapsaugota aikštelėje. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja, kad mašina būtų uždaryta ir užrakinta. Negarantuojame, kad kas nors neišlips pro ventiliaciją (juokiau), tačiau jei reikalaujate saugumo, mes galime pasiūlyti vairuotoją, kuris miega mašinoje, arba sekti GPS. Tiesiog neneškite pinigų ar brangiausios elektronikos atviruose dėžėse.

Ką daryti su šiukšlėmis, kurios lieka po iškrovimo?

Dažnai klientai prašo mūsų išvežti pakavimo medžiagas. Tai įmanoma, jei sutartame. Mes susirenkame visas dėžes, iškeliam į mašiną ir išvežame į artimiausią šiukšliadėžę (arba atgal į Lietuvą, jei ten turi sandėlį). Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti "nuo A iki Z", todėl nenuokite visų dėžių koridoriuje, nes vokiečiai gali supykti dėl netvarkos bendrose patalpose. Mums paprasčiau tai išvežti ten pat.

Ar galiu pasitikėti jūsų vairuotojais?

Dauguma dirba pas mane 5-10 metų. Tai ne kokia paslaptis, kad rinka yra nestabili, bet mes laikome savo žmones. Esu girdėjęs istorijų apie kitas firmas, kur pasamdavo kasą iš gatvės, o tą darydavo gėdingai. Biuro perkraustymas į Vokietiją su mano komanda yra saugus, mano vairuotojai yra drąsūs vyrai, nebijantys sunkaus darbo. Žinoma, visada gali būti bloga diena, bet bendrai – juos galima pasitikėti.

Kodėl negalima duoti tikslaus laiko pristatymo?

Kadangi mes nėra "DHL", kuris duoda valandas ir minutes. Mes esame logistika, o tai reiškia sienas, kelius, techninius patikrinimus. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra gyvas procesas. Galiu pasakyti: "Pirmadienio ryte" arba "Antradienio popietę". Būkite kantrūs, jei pavėluojame valandą ar dvi – tai dažnai ne mūsų kaltė. Jei reikalingas tiksli laikas (pvz., dėl lifto rezervacijos), reikia planuoti su atsarga.

Ką daryti jei naujas biuras dar nepasiruošęs?

Tai blogiausias scenarijus. Kai atvykstame su pilna mašina, o durys uždarytos, arba darbai vyksta. Biuro perkraustymas į Vokietiją tada tampa košmaru – vairuotojas laukia, laikas eina, kainos auga. Jei žinote, kad biuras nebus pasiruošęs, geriau susitarti dėl laikinojo sandėliavimo pas mus arba pas partnerius Vokietijoje. Mes galime iškrauti į mūsų sandėlį (pvz., Frankfurte) ir atvežti vėliau, tai bus pigiau negu laukti su mašina.

Ar verta rūpintis draudimu "Casco"?

Mašinos visada turi draudimą, o tai kas jose yra – kita istorija. Jei gabenate ypatingai brangų inventorių, apsvarstykite papildomą draudimą. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra rizikingas dalykas. Aš kažką turiu omenyje... prieš kokius penkerius metus vienas klientas nepranešė apie brangų tapybos darbą, kurį nešė kaip dovaną, jis nulūžo. Dabar visada klausu: "kas slepiasi dėžės gale?".

Kaip elgtis su didele spinta, kuri neįeina į liftą?

Tai sena problema. Vokietijos namai dažnai turi siaurus liftus arba jų visai nėra. Mes turime keltuvus su lipdukais (juostomis) ir turime patirtį nešti per laiptus. Biuro perkraustymas į Vokietiją be lifto - tai papildomas darbas, papildomos valandos. Jei žinote apie tai iš anksto, mes siunčiame daugiau žmonių, ne bandysime dviem vyrų nešti 200 kg spintą per 4 aukštus – tai tiesiog neįmanoma saugiai.

Ar galiu atšaukti užsakymą paskutinę minutę?

Galima, bet tai kainuos. Jei mašina jau paruošta ir vairuotojas priėmė užsakymą, mes turime susimokėti už paruošimo darbus. Biuro perkraustymas į Vokietiją – tai ne taksi, kurį galima paskambinti ir atšaukti po penkių minučių. Mes suprantame, kad planai keičiasi (pavyzdžiui, pasirašymo sutartis su patalpose vėluoja), bet prašome pranešti kuo anksčiau. Bus sąžiningiau.

Kokia pagrindinė patirtis po šių metų?

Pagrindinė tai – niekada nepasitikėkite 100 proc., nepamatysite savo akimis. Vienas klientas sakė "viskas sutvarkyta", o atvykę mes radojome, kad dar nebuvo išjungtas internetas ir darbuotojai vis dar sėdėjo, kai mums reikėjo išnešti stalus. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja komunikacijos. Būkite su mumis ryšyje, o mes padarysime, kad jūsų verslas nenukentėtų nuo persikėlimo streso. Ir vienas dalykas – duokite vairuotojams kavos, jie tikrai įvertins.

Išvados

Viskas pasakyta. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės ir patikimo partnerio. Po šių visų metų galiu pasakyti vieną – geriausiai, kai klientas yra sąžiningas. Jei pasakysite tiesą apie kiekį, sunkumus ir terminus, mes išvengsime 90 proc. rūpesčių. Nesijaudinkite smulkmenomis, mes pasirūpinsime. Sėkmės jūsų naujoje vietoje Vokietijoje, o jei reikės – tik skambinkite, mes čia ir esam.