Biuro perkraustymas į Vokietiją – greitai ir profesionaliai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nevyksta taip, kaip piešia vadovai. Viskas paprastai atrodo gražiuose PowerPoint skaidrėse: dėžės surašytos, vairuotojai šypseningi, o kelias lygus. Realybėje? Pasitaiko, kad vairuotojas užstringa kažkur netoli Berlyno dėl stabdžių gedimo, o klientas pamiršo pasakyti, jog jų serverinė yra 3 aukšte be lifto. Tačiau ne viskas taip blogai. Tiesiog reikia žinoti, į ką įsijausti. Esu matęs viską – nuo idealiai sureguluotų logistikos grandinių iki tokių chaoso scenarijų, kai tekdavo ieškoti vietinio „kaimyno“ su traktoriumi, kad ištrauktume sunkvežimį iš duobės. Štai kaip tai iš tikrųjų atrodo iš vidaus.

Bendri klausimai ir procesas

Kiek laiko užtrunka toks biuro perkraustymas į Vokietiją?

Viskas priklauso nuo to, kiek daug turite daiktų ir kur būtent Vokietijoje važiuojame. Jei tai mažas kontorinis biuras Kaune ir keliaujame į Miuncheną, tai galime susitvarkyti per vieną-dvi dienas, įskaitant pakavimą. Tačiau jei tai didelė įmonė su šimtais dėžių ir sunkia technika, tai gali užtrukti ir savaitę. Be to, labai svarbu yra patys vairuotojai – jei jie gerai išrestavę kelią, tai viskas vyksta greitai. Kartais pasitaiko nesklandumų su muitinės patikra, tačiau Europos Sąjungoje tai dažniau formalumas, nekad ilgas procesas.

Ar jums patys reikia pakti dėžes?

Galite pakti, bet geriau, jei tai padarys mūsų komanda, nes žinome, kaip dėžes padėti, kad jos neišsirinktų kelionės metu. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja atsakomybės – jei dėžė su svarbiais dokumentais nukris ir drėgnės, bus nemalonu. Mes turime specialias tvirtas dėžes, kurios tinka knygoms, technikai ir netgi kanceliarijos prekėms. Vienas klientas bandė taupyti ir dėjo kompiuterius į paprastas „muilo“ dėžes – žinote, kas nutiko pirmajame posūkyje ties Varšuvos aplinkkeliu? Geriau mums patikėti.

Kokia yra vidutinė tokio pervežimo kaina?

Nekantrijuosiu ir pasakysiu – nėra vienos kainos. Tai priklauso nuo tūrio kubiniais metrais, atstumo, taip pat nuo to, ar reikia išmontuoti/montuoti baldus. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali kainuoti nuo kelių šimtų eurų iki kelių tūkstančių. Pavyzdžiui, jei vežate tik kelias stalines ir kėdes į Düseldorfą, tai bus pigiau. Jei reikia vežti didelius seifus, kurie sveria po pusę tonos, tai reikės specialios technikos, o tai brangiau. Visada rekomenduoju atsiųsti daiktų sąrašą ar nuotras, kad galėčiau tiksliai įvertinti.

Ar dirbate savaitgaliais arba naktimis?

Taip, dirbame. Dažnai klientai nori, kad biuras neveiktų, todėl perkraustymą planuoja savaitgalį. Biuro perkraustymas į Vokietiją naktimis yra gana įprastas dalykas, ypač jei važiuojame į didelius miestus, kur dieną sunku privažiuoti prie pat įėjimo. Tačiau turėkite omenyje, kad Vokietijoje yra griežti triukšmo reguliavimai (Ruhezeit), todėl naktimis negalima triukšmingai vežti kai kuriuose gyvenamuosiuose rajonuose. Visada iš anksto patikriname vietos taisykles, kad mums neįrašytų baudų.

Ką daryti, jei vairuotojas pavėluoja?

Tai nutinka. Geležinkelio perėjose, griuvėsiuose ties A9 magistrale arba tiesiag eismo įvykiai. Mes stengiamės sekti vairuotojus per GPS, bet kartais jie tiesiog prarado ryšį (pavyzdžiui, kažkur Bavarijos kalnuose). Biuro perkraustymas į Vokietiją yra procesas, kurį veikia orai ir kiti vairuotojai kelyje. Jei žinote, kad pavėluosime, iš karto skambinu klientui. Nereikėtų panikuoti – paprastai mes įveikiame atsilikimą, tačiau jei tai būtina, praleidžiame poilsio laiką vėliau.

Ar galite susitvarkyti su IT įranga?

Žinoma, bet mes ne esame IT specialistai. Mes galime perkelti serverius, kompiuterius, monitorius, tačiau atjungti kabelius ir juos vėl prijungti teks jūsų žmonėms. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai apima ir jautrią techniką, todėl naudojame specialią pripučiamą apsauginę medžiagą (bubble wrap) ir fiksavimo juostas. Vieną kartą teko vežti labai brangų serverinės įrangą, ir klientas pareikalavo, kad vairuotojas nevažiuotų greičiau nei 80 km/val. Gerbime tokius reikalavimus, nors tai prailgina kelionę.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia turėti išvykstant?

Kadangi Vokietija yra ES šalis, formalumų nėra daug. Biuro perkraustymas į Vokietiją nereikalauja deklaravimo muitinėje, jei tai ne prekybinis siuntimas, o įmonės turto perkelimas. Reikia turėti TIR carneta arba CMR kvitą, kuriame išvardintas krovinys. Taip pat patartina turėti inventorizacijos sąrašą su vertėmis, jei sulaiko muitinė. Vokietijos pareigūnai gali būti labai išsamūs, todėl geriau turėti viską suporuota.

Ar reikia mokėti mokesčius Vokietijoje?

Tiesiogiai jums – nereikia, jei tai ne pirkimas-pardavimas. Mums, kaip vežėjams, tenka mokėti kelių mokesčius (Maut) ir ekologinius mokesčius. Biuro perkraustymas į Vokietiją kainoje jau tai įskaičiuota. Tačiau jei reikės specialių leidimų patekti į žalą (Umweltzone) miesto centre, o mūsų sunkvežimis netenkina standartų, tai gali kilti problemų. Todėl visada tikriname, ar mūsų transportas atitinka Euro standartus.

Kaip elgtis su vairuotojų darbo laiku?

Vokietijoja labai griežtai stebima vairuotojų poilsio laiko (tachografai). Biuro perkraustymas į Vokietiją gali būti sustabdytas, jei vairuotojas viršija leistiną valandų normą. Mes planuojame maršrutus taip, kad vairuotojai spėtų atsipalaiduoti, bet jei įvyksta eismo įvykis ir stovėjimas truksta valandas, tai gali perkelti iškrovimą kitą dieną. Nereikės pykti į vairuotoją – jis tiesiog negali važiuoti, jam gresia didelė bauda.

Ar reikia vertimo dokumentams?

Paprastai ne, jei dokumentai yra lietuviškai ar angliškai. Vokiškai nereikia, nebent tai yra labai specifiniai techniniai ar cheminiai dokumentai pavojingiems kroviniams. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažniausiai vyksta su standartiniu CMR dokumentu, kuris yra dvikalbis. Vieną kartą turėjome problemų, nes klientas parašė krovinio aprašymą tik lietuviškai su rašytinės rankos užrašais, ir muitininkai ilgai galvojo, kas ten parašyta. Geriau rašyti aiškiai.

Ar galima veži alkoholį ar maisto produktus iš biuro?

Jeigu tai yra nedidelės dovanėlės klientams ar bufeto likučiai, tai paprastai ne problema. Tačiau biuro perkraustymas į Vokietiją nėra skirtas prekybai, todėl jei vežite 500 degtinės butelių, tai gali būti įvertinta kaip prekybinis krovinys ir reikės mokėti akcizus. Maisto produktai turi būti supakuoti, kad neišsilietų, kitaip gali sugadinti visą kitą krovinį, o tada bus daug nekantrybės.

Ką daryti, jei įmonė Vokietijoje dar neįsirengusi?

Tai klasikinė situacija. Mes atvežame dėžes į sandėlį arba laikiną patalpą, o jūsų vokiečių partneris turi pasirūpinti iškrovimu. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali apimti ir laikiną sandėliavimą, jei objekte dar daromi remonto darbai. Turiu omenyje, kad laikinas sandėliavimas papildomai kainuoja, todėl geriau tiksliai suderinti grafiką. Kartais vairuotojas tiesiog palieka sunkvežimį prie fasinės ir laukia, kol išsprendžiate problemas su raktų gavimu.

Pakavimo ir įrangos niuansai

Ar pakuojate baldus į foliją (stretch)?

Be abejo. Nėra nieko blogiau, nei atvežti brangų biuro stalą su įbrėžimu nuožingsnyje. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra ilgas kelias, ir kelyje viskas ima judėti. Mes užlenkiame visus baldus storu plastiku, o ypač jautrias vietas užklojame kartonu. Tai užtrunka papildomai laiko, tačiau tai sutaupo pinigų remontui. Kartais klientai sako: „Ne, nereikia, mes patys užklijuosime“. Po to vėl skambina ir klauso, ar galime atvykti su dėžėmis, nes viskas subraižyta.

Kaip vežti pavojingus krovinius (tusinukus, chemiją)?

Tai labai svarbu. Jei turite daug spausdintuvų tusinukų, valymo priemonių ar kitos chemijos, tai turi būti deklaruota. Biuro perkraustymas į Vokietiją su tokia įranga reikalauja specialių ženklų (ADR), jei kiekis viršija leistiną. Negalima tiesiog mesti visko į vieną dėžę. Jei kas nors nutekės ir užsidegs arba sugadins kitus daiktus, mes neprisiimsime atsakomybės, jei nepasakėte iš anksto. Būkite sąžiningi, kai pildote inventoriaus sąrašą.

Ar išmontuojate ir montuojate baldus?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugas. Tiesiog reikia nurodyti, kurie baldai turi būti išmontuoti. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai reiškia, kad dideli conferencijos stalai, spintos sekcijos turi būti išardytos, kad tilptų į liftą arba sunkvežimį. Vokietijoje dažnai būna seni pastatai su siaurais koridoriais, todėl ten montavimas gali būti sudėtingesnis nei čia. Užtikrinkite, kad jūsų darbuotojai iš anksto paruoš visus raktus nuo baldų.

Ar turite „liftą“ (nešikėlius)?

Taip, turime komandą, kuri fiziškai neša dėžes, kai nėra keltuvo. Tačiau biuro perkraustymas į Vokietiją su nešikėliais brangiau nei su keltuvu. Jei objekte yra liftas, tai puiku – taupo laiką ir pinigus. Jei ne, tai mūsų vyrai neša rankomis. Vienas kartas teko nešti 30 kilogramų spausdintuvus į 4 aukštą be lifto, nes vokiečiai nepasirašė dokumentų laiku. Nusižmogė, bet atvežėme viską sveiką.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtina. Rašykite, kas yra viduje ir į kurį kambarį tai keliauja. Biuro perkraustymas į Vokietiją tampa košmaru, jei visos dėžės vienodos, o viduje sumaišyti kompiuteriai su viršeliais ir asmeniniais daiktais. Vokietijoje vietiniai darbuotojai (jei jau ten dirbate) nedės dėžių į vietas – jie tik laukia, kad viskas atsirastų vietose. Geriau naudoti skirtingas spalvas ar numerius.

Ką daryti su archyvu (popieriais)?

Popierius labai sunkus. Jei turite daug senų dokumentų, biuro perkraustymas į Vokietiją gali tapti brangus dėl svorio. Prieš vežant patartina peržiūrėti, ar tikrai visi tie dokumentai reikalingi, ar juos galima sunaikinti čia. Jei nešami archyvai, mes juos krauname į specialias dėžes, kurios neprilūžta po svorio. Nešant 50 dėžių su popieriais į 3 aukštą, vairuotojai gali būti nepatenkinti, tačiau tai darbas.

Kainos ir mokėjimai

Kaip susiformuoja galutinė kaina?

Paprastai tai fiksuota kaina, kurią susitarome iš anksto. Biuro perkraustymas į Vokietiją vertinamas pagal: kiek reikia mašinų, kiek darbuotojų, kiek atstumo. Jei kelionės metu nepasikeičia sąlygos (pavyzdžiui, neprisireikia papildomo darbuotojo arba neįvyksta jokių neprognozuojamų uždaruolių), kaina lieka tokia pati. Stengiamės be jokių staigmenų pabaigoje, nors kartais klientai paprašo padėti dar vieną sofą, kuri nebuvo sąraše.

Ar imate užstato mokestį (deposit)?

Taip, standartiškai imame mažą užstatą (10-20%), kad užtikrintume, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja planavimo – mes rezervuojame mašinas ir vairuotojus. Jei jūs atšaukiate pervežimą išvakarės, mes prarandame uždarbį. Užstatas grąžinamas arba atskačiuojamas nuo galutinės sumos.

Kokia mokėjimo forma?

Dažniausiai sutinkame įmoką grynaisiais (prieš išvykstant) arba pavedimu. Biuro perkraustymas į Vokietiją – tai tarptautinė operacija, todėl SEPA pavedimas yra patogiausias. Kartais, ypač su mažomis įmonėmis, sutinkame ir grynaisiais vairuotojui, tačiau tai nerekomenduojama dėl saugumo. Geriau, kad viskas būtų oficialiai, tada yra ir sąskaita-faktūra, ir garantijos.

Ar kainuoja papildomai laukimas?

Taip, jei mes atvykstame į vietą, o objektas dar nepasiruošęs (nėra raktų, neįleisia saugos), laukimas laikomas. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra brangus resursas – valanda sunkvežimio su vairuotoju kainuoja. Paprastai suteikiame 30-60 minučių nemokamo laukimo, bet jei tenka stovėti 3 valandas, kol ieškote sandėlio savininko, tai bus apskaičiuota. Planuokite laiką atsargiai.

Ar galima gauti sąskaitą-faktūrą be PVM?

Jeigu esate registruota įmonė ir vežate savo turtą, taip, galime išduoti sąskaitą be PVM (pavojingi pervežimai tarptautiniais maršrutais tam tikrais atvejais leidžia tokią nuolaidą, bet čia teisiniai niuansai). Biuro perkraustymas į Vokietiją dažniausiai apmokestinamas pagal standartines taisykles. Geriau pasikalbėti su buhalteriu prieš sutikdami sutartį, kad nebūtų nesusipratimų dėl mokesčių.

Kas nutinka, jei sugadinamas daiktas?

Mes turime atsakomybės draudimą. Jei dėl mūsų kaltės sulūžta stalas, mes atlyginame žalą. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra apdraudžiamas pagal CMR konvenciją, tačiau ten yra ribojimai (pavyzdžiui, svorio riba). Jei turite ypatingai brangų krovinių, rekomenduoju papildomą draudimą. Vieną kartą klientas skundėsi, kad sutrūkinėjo jo senas monitorius – matyt, jis jau buvo „prieš mirtį“, nes mes jį užklijuojame kaip reikiant.

Problemos ir realybė (be gaiviųjų gėrimų)

Kas daryti, jei sunkvežimis neužsilenkia į kiemą?

Vokietijoje daug senų miestų su siaurais gatvelėmis. Kartais biuro perkraustymas į Vokietiją baigiasi tuo, kad sunkvežimis stovi gatvėje, o krovinys nešamas 100 metrų rankomis. Tai papildomai brangina laiką. Kartais tenka išsinuomoti mažesnę mašiną („pikapą“) ir pervežti dalimis. Jei žinote, kad prie jūsų biuro prieina tik „Volkswagen Golf“, pasakykite mums iš anksto, ne paskutinę minutę.

Ar dažnai pasitaiko vairuotojų kalbų barjerasų?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai arba rusiškai, vokiškai – pagrindinės frazės. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali būti sudėtingas, jei vietinis sandėlininkas kalba tik vietiniu dialektu ir nieko nesupranta. Tada susitvarkome rankų gestais arba skambinu aš. Tačiau techniniai dalykai (kraunamas, nekraunamas) visada suprantami. Nereikia bijoti, mes ne pirmą kartą ten važiuojame.

Ką daryti, jei dingo dėžė?

Tai pasitaiko retai, bet įvyksta. Dažniausiai dėžė nenukrenta, o tiesiog užmirštama kitoje vietoje arba sumaišoma su kitu krovininiu. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja griežtos inventorizacijos. Kiekviena dėžė numeruojama. Jei trūksta vienos, pradedame ieškoti – skambome vairuotojui, tikriname galą. Jei dingo dėžė su svarbiais dokumentais – tai katastrofa, todėl brangiausius dalykus visada vežame su savimi (kabinoje).

Ar klientas gali važiuoti kartu su vairuotoju?

Techniškai ne, jei tai yra krovininis sunkvežimis (virš 3,5 t), draudžiasi keleivių vežimas be specialių leidimų. Biuro perkraustymas į Vokietiją – tai ne ekskursija. Be to, vairuotojui reikia poilsio, o jis nebus gali kalbėti visą kelionę. Geriau susitikti tiesiog prie tikslo. Kartais darbuotojai bando „užlipti“ paskutinę minutę, kad nereikėtų skraidyti lėktuvu, bet mes turime atsisakyti, nes gausime baudą.

Kaip elgtis su nepageidaujamais daiktais (šiukšlėmis)?

Jeigu reikia išvežti senus baldus ar šiukšles iš biuro prieš perkraustant, tai darome. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti „švarus“ – neatvežiame senų suoliukų į naująją patalpą. Tačiau šiukšlių ivežimas Vokietijoje kainuoja brangiau nei Lietuvoje (dėl griežtų atliekų tvarkymo taisyklių). Užtikrinkite, kad žinote, kur išmesime tuos daiktus, arba išmeskite čia.

O dėl to, kad vairuotojas yra... na, „charakteringas“?

Žmonės yra skirtingi. Mes dirbame su patikimais vyrais, bet po 12 valandų vairo jie gali būti pavargę ir nenuotaikingi. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra stresinis ir jiems. Jei vairuotojas pasako kažką stačiai, neįsiimkite į širdį – jis tik nori baigti darbą ir grįžti namo. Jei kas tikrai esmingai trukdo, skambinkite man, aš pašalinsiu problemą. (Nors tikrai retai kada tenka skambinti, dažniau klientai per daug reikalauja).

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra rocket science, bet ir ne paprasta kelionė prie jūros. Sėkmė priklauso nuo planavimo ir nuo to, kad nebandysite užsisukti ant ausų pervežėjui. Pasitikėkite profesionale, bet ir pats būkite ant budumo. Jei viskas padaryta protingai, jūsų įmonė dirbs jau naujuose biuruose Vokietijoje jau po kelių dienų be jokio streso. Ir vienas patarimas iš patirties – geriau duoti vairuotojui geros kavos ar sriubos, nei stebėti kiekvieną jo judesį. Tai nulemia nuotaiką.