Biuro perkraustymas į Vokietiją garantuotai saugus ir tikslus: kas iš tikrųjų vyksta kelyje

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mažai kas gali mane nustebinti, tačiau klientai visada pasiduoda emocijoms. Biuro perkraustymas į Vokietiją garantuotai saugus ir tikslus – tai toks idealas, į kurį mes stengiamės žiūrėti, bet kasdienybėje viskas kas kitaip. Vokietija arti, tačiau jų kelių taisyklės, muitinės reikalavimai ir toks vokiškas tikslumas sukelia daugiau galvos skausmo nei atrodo iš pirmo žvilgsnio. Štai paprastas, be jokio lito, šiek tiek „sumaišytas“ vadovas, kaip tai vyksta iš vidaus, be reklamos šūkių.

Kainos ir organizaciniai chaosai

Kiek iš tikrųjų kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Visada klausiate apie kainą, ir tai suprantama. Viskas priklauso nuo to, kiek turite tos „biuro erdvės“ – ar tai tik kelios kėdės ir stalai, ar pilnas serverių stalas su archyvais. Paprastai skaičiuojame pagal kubinius metrus arba darbo valandas, jei tai nedidelis perkraustymas į Berlyną ar Miuncheną. Vokietijoje degalai brangūs, o vairuotojai turi gauti normalų atlyginimą, todėl už pusę tūkstančio eurų nėra neįmanoma nuvežti didelės įmonės, bet ir šimtui eurų niekas nevež. Reikėtų nurodyti tikslius matmenis, kad aš galėčiau pasakyti ne „nuo...“, o konkrečią sumą.

Ar biuro perkraustymas į Vokietiją garantuotai saugus ir tikslus įmanomas už mažą kainą?

Žiūrėkite, jei kas pasako, kad gali padaryti biuro perkraustymas į Vokietiją garantuotai saugus ir tikslus už pusę kainos, bėkite toliau. Tai patikimas būdas prarasti kompiuterius arba susidurti su vėluojančia vilkike, kurio vairuotojas nieko nesupranta. Pigiai reiškia, kad jie ims „studentus“ su vaziu, kurie neturi draudimo. Geriausia sumokėti šiek tiek daugiau, bet gauti garantą, kad jūsų stalai atvyks sveiki, o ne nušluoti ant kelio. Vokiškai kalbant – billig ist teuer (pigiai brangu).

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Nuo planavimo iki paskutinės dėžės iškraipymo? Gali užeiti savaitę, o gali ir mėnesį, jei neturite dokumentų. Patys vežimai į Vokietiją, pavyzdžiui, į Hamburgo ar Frankfurto apylinkes, trunka 1-2 dienas, priklausomai nuo rūsio (kas yra labai svarbu Vokietijoje). Bet jei reikia gauti leidimus arba suderinti laiką su sandėliu, tai užtrunka. Kartais vairuotojai užstringa pasienyje, nors dabar jis „tik“ tarp ES šalių, bet kontrolės vis dar yra, ypač jei keliaujate per Lenkiją.

Ar reikia mokėti už išankstinį užsakymą?

Dažniausiai taip, nes mes turime užsakytai vilkikę ir paruošti komandą. Mes negalime laukti, kol jūs apgalvosite, ar tikrai norite vykti rytoj. Jei atšaukiate paskutinę minutę, mes prarandame pinigus, todėl įmoka paprastai reikalaujama. Tačiau visada galime susitarti dėl sąlygų, jei kas nutiko nenumatyta, pavyzdžiui, pasikeitė sandėlio nuomos datos. Esu žmogus, ne robotas, ir galiu suprasti.

Kaip suskaičiuojate kubinius metrus?

Tai paprasčiau nei atrodo – aš arba mano vadybininkas einame pas jus arba prašome siųsti nuotraukas. Matuojame ilgio, pločio ir aukščio sandėliuoti daiktus. Darbuotojų stalai dažnai būna standartiniai, bet „lounge“ zonos sofos gali būti problemos. Jei jūsų apskaičiavai skiriasi nuo mūsų, tuomet vienas iš mūsų klysta (dažniausiai klientas, sakyčiau tiesiai). Geriau matuoti du kartus nei vėliau keisti vilkikę.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratija

Kokių dokumentų reikia pervežimui?

Būtinai reikia krovinių sąrašo (inventoriaus). Jis turi būti tikslus, kitaip Vokietijos muitinė (Zoll) gali uždelsti viską. Taip pat reikia sutarties su mumis ir galimos įgaliojimo formos, jei pervežimą tvarko buhalteris, o ne direktorius. Be to, jei pervežate techniką, reikės serialinių numerių (tai yra labai svarbu dėl mokesčių). Be šių popierių, biuro perkraustymas į Vokietiją garantuotai saugus ir tikslus neįmanomas tiesiog dėl teisinių nuostolių.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius Vokietijoje?

Tai sudėtinga klausimai, ir aš neesu buhalteris, tačiau paprastai, jei įmonė perkelia savo turtą iš vienos ES šalies į kitą, tai laikoma vidine įmonės sandėriu (Intra-Community Supply). PVM neturi būti mokamas, jei pateikiate teisingus PVM mokėtojo kodus. Bet jei tenka parduoti turtą Vokietijos įmonei, tada jie privalo apmokestinti. Geriausia pasiklauskite savo buhalterio, kadangi aš tik vežu, o jie moka mokesčius (ir moka už tai nemažai).

Kas daryti, jei dokumentai neteisingi?

Tuomet mes pradedame žaisti vaidmenų žaidimą su muitininkais. Vieną kartą turėjome klientą, kuris užmiršo paminėti brangų serverį sąraše, ir mes sėdėjome pasienyje šešias valandas. Vokietijos pareigūnai nėra linkę juokauti. Jei trūksta dokumentų, gali tekti grįžti atgal arba mokėti baudą. Todėl visada patikrinkite duomenis du kartus prieš mūsų atvykimą.

Ar reikia notaro patvirtinimo?

Retai, bet kartais, jei pervežate ypatingai brangų turtą arba kai kurie bankai reikalauja įrodymų. Įprastam biuro perkraustymui į Vokietiją garantuotai saugus ir tikslus procesui užtenka paprasto pasirašytos sutarties ir CMR konosamento. Neapsunkinkite savo gyvenimo, jei to tiesiog nereikia. Notaro paslaugos kainuoja, ir tai nėra būtina standartiniam logistikos procesui.

Ar galima pervežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Galima, bet tai reikia atskirai pažymėti sąraše. Negalima maišyti firmos ir asmeninio turto, nes muitinė to nemėgsta. Jei direktorius nusprendžia nuvežti ir savo dviratį, tai turi būti užrašyta kaip „asmeninis turtas, ne priklauso įmonei“. Taip pat draudimas neapsaugos asmeninių daiktų, jei jie nėra įtraukti į sutartį.

Techniniai niuansai ir pakavimas

Ar jūs supakuojate viską patys?

Taip, mes turime komandą, kuri atvyksta su dėžėmis, burbuliukine plėvele ir lipnia juosta. Supakuojame kompiuterius, monitorius, netgi tą tąvą stiklinę vazoną, kur stovi sekmadieniais. Bet jei turite kažką labai trapaus, pavyzdžiui, didelį 3D spausdintuvą, reikėtų apie tai pranešti iš anksto. Kartais klientai bando taupyti ir patys supakuoti, o tada keikia, kai dėžė subyra. Geriau palikite tai mums.

Kaip apsaugojate IT įrangą?

IT įranga – tai mūsų kasdienybė. Naudojame specialias dėžes su putomis (antistatic), o monitoriai dedami į minkštas dėžes. Prieš išjungiant viską, būtina padaryti duomenų atsarginę kopiją (backup), nes mes ne atsakome už programinę įrangą, tik fizinius įrenginius. Kartais vairuotojas gali staigiai stabdyti, ir kietasis diskas gali nukristi, bet jei viskas įdėta tvarkingai, nieko neįvyks.

Ar gabenate labai sunkius seifus ar stakles?

Taip, turime specialią techniką – keltuvus, vežimėlius, o kartais net ir krautuvus. Bet tai kainuoja papildomai. Jei turite tonos svorio seifą, mes negalime jį nešioti rankomis, tai nebe viduramžiai. Reikia žinoti iš anksto ar yra liftas ar platūs laiptai, nes kartais netelpa net su keltuvu. Vieną kartą teko išardyti laiptų rankeną, kad pralystume.

Ar reikia išardyti baldus?

Didesnę dalį baldų, kaip kad didelius stalus ar spinteles, išardome, kad jie tilptų į liftą arba į vilkikį. Tai įeina į kainą. Tačiau jei turite kokį nors seną, jau du kartus išardyto biuro komplektą, kuris griuva per liežuvius, gali užtrukti ilgiau. Mes nėra baldų meistrai, bet įprastus baldus sukomponuojame greitai.

Kas daroma su atliekomis ir dėžėmis?

Po to, kai viską iškrauname, dėžės susidedamos ir paimame atgal (jei sutarta). Jei norite jas palinkti sau, tai jūsų reikalas, bet paprastai mes jas pasiimame, kadangi tai mūsų inventorius. Atliekas, jei jos susikaupia, išvežame į artimiausią šiukšliadėžę, tačiau tai nėra įtraukta į pagrindinę kainą, jei kalbame apie statybinių atliekų išvežimą. Tik paprastos dėžės ir popierius.

Problemų ir nesklandumų pasaulyje (realybė)

Kas vyksta, jei vairuotojas užstringa kelio darbuose?

Vokietijoje visur kažkas statoma, ypač automagistralėse (Autobahn). Jei užstringame, skambiname jums ir pranešame. Negalime nieko padaryti – mes ne policija. Kartais vairuotojas gali būti užstrigęs valandą ar dvi. Tada viskas pavėluoja. Geriausia tur�ti šiek tiek atsargos laiko, jei planuojate atidaryti biurą rytoj 9:00 ryte. Neapsikraukite, jei atvyksite 10:30.

Ar buvote atvejų, kai dingo krovinių?

Per 20 metų buvo vienas ar du keisti atvejai su mažomis įmonėmis, kurios pasamdė „girtuoklius“ vairuotojus. Su mūsų komanda niekas nenuskendo. Turime GPS stebėjimą visose mašinose, todėl visada žinome, kur yra jūsų turtas. Jei kas nors dingsta, tai tik dėl to, kad pačios įmonės darbuotojai kažką pasiėmė ir užmiršo (taip irgi būna).

Ar biuro perkraustymas į Vokietiją garantuotai saugus ir tikslas, kai orai blogi?

Žiemos metu Vokietijoje būna šalta ir slyna. Mes vairuojame atsargiai, bet jei keliai užšąla, vilkikas gali prastabdyti. Saugumas yra svarbiau už laiką. Jei oras labai blogas, mes sustojame ir laukiame. Geriau atvykti diena vėliau su sveiku kroviniu nei su sudaužytais baldais. Taigi, oras gali įtakoti tą „garantuotą tikslumą“.

Kas jei naujasis biuras Vokietijoje nebuvo paruoštas laiku?

Tai klasika. Atvykstame, o raktų nėra, arba darbininkai dar tebebraižo grindis. Tuomet mes turime problemą, nes vairuotojas negali laukti nemokamai dieną. Jei laukimas užtrunka ilgiau nei 2 valandas, pradedama skaičiuoti stovėjimo mokestį. Todėl, prašau, pasitikrinkite, ar jūsų vokiečių partneris paruošė patalpas prieš mūsų atvykimą.

Ar susidūrėte su blogais klientais?

Žinoma, buvo tokių, kurie bandė mums pasakyti, kad spintelė buvo sulūžusi prieš mūsų atvykimą. Bet mes darome nuotraukas prieš kraunant (tiksliau – turiame padaryti). Vienas kartą klientas bandė mokėti vieną kainą, o po to reikalavo nuolaidos, neaišku kodėl. Su tokiais elgiames griežtai pagal sutartį. Asmeniniai santykiai nepainiojami su verslu.

Ar galima patikėti viską sekretorei?

Taip, dažniausiai sekretorės arba vadybininkai viską tvarko geriau nei direktoriai. Jie žino, kur stovi dėžės ir kurie dokumentai svarbūs. Vienintelis dalykas, dėl kurio reikia įsikišti vadovo – tai sutarties pasirašymas ir mokėjimas. Likusį chaosą palikite mums ir jūsų komandai, tiesiog būkite pasiekiami telefonu.

Vokietijos specifika ir vietiniai ypatumai

Ar sunku rasti parkavimą miesto centre, pavyzdžiui, Berlyne?

Labai sunka. Berlyno ar Miuncheno centruose vieta kainuoja pinigus. Jei jūsų biuras yra senose pastatuose, kur gatvės siauros, reikia gauti specialų leidimą stovėjimui (Halteverbot). Mes tai žinome ir padėsime tai sutvarkyti, bet tai reikalauja laiko. Negalima tiesiog sustoti raudonoje juostoje su 16 tonų vilkiku ir tikėtis, kad niekas nešauks policiją.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų supranta pagrindinius žodžius, bet jie ne filologai. Jei reikia kalbėtis su vietiniais saugotojais ar sandėlio vadovais, dažniausiai susitariame angliškai arba rusiškai (kai kuriose vietose). Jei reikia sudėtingų derybų vokiškai, geriau, kad būtų kas nors iš jūsų įmonės vietoje. Aš pats šiek tiek kalbu, bet su akcentu (kažkas mane supranta, kažkas ne).

Kuo skiriasi perkraustymas į Bavariją nuo Šiaurės Reino-Vestfalijos?

Niekuo ypatingu, tik keliai ir žmonės. Bavarijoje žmonės gali būti šiek tien lėtesni ir labiau laikosi taisyklių, o šiaurėje – daugiau hustle. Taip pat kalbos dialektai gali būti keisti. Logiškai, į Miuncheną važiuojame ilgiau negu į Hanoverį, taigi ir brangiau. Taip pat Bavarijoje griežtesni aplinkos apsaugos reikalavimai (Umweltzone), todėl reikia tikrinti, ar mūsų mašina atitinka „Euro 6“ standartą.

Ar reikia specialių leidimų sunkiasvoriams mašinams?

Taip, Vokietijoje yra griežti svorio apribojimai kai kuriose keliuose, ypač savaitgaliais ir naktimis. Mes planuojame maršrutą taip, kad išvengtume baudų. Jei jūsų biuras yra kažkur kur gali važiuoti tik 3,5 tonos mašina, mes tai sužinome iš anksto. Negalima važiuoti vilkiku per visą miestą, kaip norisi.

Kaip elgiamės su vietinėmis taisyklėmis (RUHR)?

Vokietija turi taisykles, regziančias darbo laiką ir poilsio laiką vairuotojams. Mes negalime priversti vairuotojo vairuoti 10 valandų be pertraukos, tai nelegalu. Todėl jei kelias užtrunka ilgiau, dėl poilsio laiko, tai tiesiog fizinis dalykas. Nereikia pykti į vairuotoją, kai jis sustoja prie poilsio aikštelės (Rasthof) gerti kavos.

Draudimas ir atsakomybė

Ar būtina apdrausti krovinius?

Mano nuomone, būtina. Nors mus stengiamės dirbti idealiai, bet aš esu tik žmogus. Vilkikas gali patekti į avariją (nors tai retai), o gėlės gali nukristi. Standartinis draudimas paprastai dengia tam tikrą sumą, bet jei pervežate brangų serverių parką, reikėtų padidinti apimtį. Be draudimo, biuro perkraustymas į Vokietiją garantuotai saugus ir tikslus yra tik frazė be jokios realios galios.

Ką daryti, jei kažkas sulūžta kelyje?

Skambinkite mums iš karto. Mes užpildome pažeidimo aktą (CMR protokolą) ir siunčiame draudimo kompanijai. Jei įvyko klaida mūsų pusėje, mes atlyginame nuostolius arba pakeičiame daiktą. Neslėpkite sugadintų dalykų ir nesakykite, kad jie buvo tokie jau iš pradžių. Matome viską.

Ar draudimas apima ir duomenų praradimą?

Ne, niekada. Draudimas apima tik fizinį įrangos pažeidimą. Jei jūsų kietasis diskas nukrenta ir duomenys dingsta, draudikas to nedengia. Todėl dar kartą pasakysiu – darykite backup. Tai ne mūsų atsakomybė, jei jūsų programinė įranga sugesta dėl vibracijų.

Kokios yra mūsų atsakomybės ribos?

Jos apibrėžtos sutartyje ir tarptautinėse konvencijose (CMR). Paprastai tai apie 8,33 SDR už kilogramą (toks dalykas). Tai nėra milijonai. Jei norite pilnos vertės draudimo, tai reikia tai papildomai susitarti. Dauguma klientų to neskaito ir tada nusteina, kai sužino, kad sulūžęs stalas už 1000 eurų bus atlyginamas tik dalį.

Ar galima atsisakyti draudimo ir taupyti?

Galima, bet tai labai kvaila. Užtenka vieno smūgio, kad prarastumite tūkstančius eurų. Už keletą dešimčių eurų galite miegoti ramiau. Aš visada patariu imti draudimą, net jei pervežame tik kelias senas kėdes. Tai kaip kaskadas, geriau turėt ir nereikėt, negu reikėt ir neturėt.

Finalinės paskatos ir išvados

Kada geriausia planuoti biuro perkraustymą?

Geriausia planuoti mažiausiai mėnesį iš anksto, o dar geriau – du. Vasarą ir prieš šventes (ypač Vokietijoje) mes labai užimti. Jei skambinate ryte ir norite važiuoti rytoj, mes tikriausiai nepajėgsime. Planuokite iš anksto, gaukite gerą kainą ir ramų miegą. Paskubėjimas sukelia klaidas, o klaidos kainuoja pinigus.

Ar pasiūlite išvadą arba patarimą pabaigai?

Nesistenkite daryti visko patys. Perleidžiate logistiką profesionalams, o ne kaimynui su priekaba. Biuro perkraustymas į Vokietiją garantuotai saugus ir tikslus yra įmanomas tik tada, kai abiejų pusiau yra pasitikėjimas ir komunikacija. Būkite nuoširdūs, pasakykite, kas jūsų neramina, ir mes ją išspręsime. Geros sėkmės jūsų naujuose namuose Vokietijoje, ir tikiuosi, kad matysime vėl (bet tik greitai pervežiant, o ne taisant klaidas).