Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai: kas tikrai svarbu

Sveiki, dirbu jau beveik dvidešimt penkerius metus pervežimų srityje ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai nėra lengvas įvykis, net jei taip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Dažnai klientai galvoja, kad tai tik pakrovės į sunkvežimį ir važiuojam, bet realybėje viskas kur kas sudėtingesnė, ypač kai kalbame apie techniką, serverius ir jautrius dokumentus. Esu matęs viską, nuo sugedusių kėdžių iki dingusių dėžių, todėl štai mano nuomonė, kaip tai padaryti be per didelių nervų suirimo ir be tuščių pažadų. Nepaisykite to, kad rašau šiek tiek chaotiškai – toks ir gyvenimas kelyje.

Kainos ir biudžeto planavimas

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Čia nėra vieno atsakymo, nes kainos svyruoja kaip vėjas lauke. Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir kur būtent Vokietijoje reikia važiuoti – ar tai Berlynas, ar kažkoks mažas kaimelis netoli Bavarijos. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai dažnai kainuoja nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų, todėl būtina tiksliai suskaičiuoti tūrius. Jei pasakysite "maždaug du sunkvežimiai", tai nieko nesuprasiu, reikia matmenų. Nustebina, kaip dažnai žmonės neturi nė menkiausio supratimo apie savo turimą turtą.

Ar galima kažkaip taupyti neprarandant kokybės?

Žinoma, galima, bet tai reikalauja kompromisų, kurių ne visi nori. Pavyzdžiui, galite rinktis dalinį krovinį, kai vairuotojas surenka keletą klientų viename automobilyje, tačiau tada laukimas gali užtrukti. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai įmanomas tik tuo atveju, jei jūs patys išsiruošiate pakavimo medžiagas arba sutinkate su lanksčiu pristatymo laiku. Kartais taupymas ant vairuotojo pietų arba degalų priemonių gali padaryti didelę įtaką galutinei sumai, tiesiog reikia drąsiai klausti apie tokią galimybę.

Kodėl kai kurios firmos siūlo kur kas pigiau?

Turiu pasakyti tiesą – jei kaina atrodo per gerai, kad būtų tiesa, tai paprastai taip ir yra. Yra firmų, kurios dirba "pilna juoda", be draudimo, be sutarčių, ir tada kai įvyksta avarija, klientas lieka su niekuo. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai negali būti pigesnis už degalus ir algas, nes tai fizikai neįmanoma. Esu matęs situaciją, kai toks "pigus" pervežėjas tiesiog iškraunė daiktus kieme ir pasakė, kad daugiau negali važiuoti, reikalaujant papildomo mokesčio.

Ar verta imti pačiam vežti smulkius daiktus?

Kartais tai išeina pigiau, ypač jei turite labai jautrių kompiuterių ar brangių duomenų laikmenų. Jei juos patys vežate savo automobiliu, sutaupote ne tik pinigus, bet ir nervus, nes jūs žinote, kur tie daiktai yra. Bet čia jau nebe biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai, o labiau savo iniciatyva, kuri gali būti efektyvi tik mažoms įmonėms. Didelėms korporacijoms tai tiesiog neapsimoka dėl laiko sąnaudų, nors aš asmeniškai visada rekomenduoju pasiimti asmeninius daiktus su savimi.

Kokias paslėptas išlaidas reikia tikėtis?

Daugelis pamiršta apie tai, kad Vokietijoje griežtai stebimi aplinkosaugos reikalavimai, todėl už šiukšlių ivežimą gali tekti mokėti atskirai. Taip pat, jei sunkvežimis negali privažiuoti prie pat durų dėl miesto taisyklių, reikės mokėti už keltuvus arba rankinį pernešimą. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai visada apima šias išlaidas, bet ne visos firmos apie tai kalba tiesiogiai. Viskas priklauso nuo paskutinio mylios (kilometro) problemos sprendimo.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti su savimi?

Būtina turėti sandorio sutartį, krovinių sąrašą (inventoriaus) ir asmens dokumentus, jei vykstate patys. Mums, pervežėjams, reikalingi visi muitinės dokumentai, ypač jei keliaujate iš ne ES šalių, bet Lietuva ir Vokietija yra ES, tai daug paprasčiau. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai prasideda ne nuo pakavimo, o nuo popierių tvarkos, kitaip gali užstrigti sienoje (nors vidinės sienos jau nėra, kontrolė vis egzistuoja).

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius?

Jei pervežate įmonės turtą iš vienos įmonės į kitą (t.y. B2B), tai dažniausiai taikoma 0 % PVM sąskaita-faktūra, jei abu subjektai yra mokesčių mokėtojai. Tačiau čia reikia būti labai atidžiam su numeriais, nes klaida gali kainuoti brangiai. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai reikalauja gero buhalterio, kuris supranta tarptautinę prekybą, o ne tik "pjaustymą". Aš asmeniškai tą dalį palieku specialistams, nes pats susipainiočiau su šiais kodais.

Kas dėl techninės įrangos ir serverių?

Tai yra pati jautriausia dalis, nes serveriai ne tik brangūs, bet ir turi jautrią duomenų informaciją. Rekomenduoju juos išjungti ir užfiksuoti jų būklę prieš išvežimą, kad vėliau ne kiltų klausimų dėl sugadinimo. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai čia reiškia specialų pakavimą – antivibracines dėžes, o ne tik paprastas kartonines. Kartais netgi reikia specialų vairuotoją, kuris yra įgudęs vairuoti su labai jautriu kroviniu, ir ne kiekvienas gali tai padaryti.

Ar sunku susitvarkyti su vokiškąja biurokratija?

Vokiečai yra žinomi dėl savo tvarkos, todėl jei trūksta kokio nors parašo ant deklaracijos, gali būti problemų. Kartais net mažos klaidos, pvz., neteisingai parašytas adresas, gali sustabdyti visą procesą valandoms. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai yra ne tik fizinis darbas, bet ir darbas su galva, užtikrinant, kad visi "punktyrai" ir "strichelės" būtų ten kur reikia. Esu matęs, kaip dėl blogai užpildytos formos krovinys buvo laikomas sandėlyje dvi dienas.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

Jeigu vairuotojas dirba pagal "cabotage" taisykles (t.y. atlieka keletą vežimų vienoje šalyje), tai reikia laikytis griežtų laiko apribojimų. Nors tai labiau techninė detalė, bet klientui verti tai žinoti, nes jei vairuotojas jas pažeidžia, automobilį gali sustabdyti inspektoriai. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai negali būti atliekamas pažeidžiant taisykles, nes baudos ten milžiniškos, jas moka pervežėjas, o o galiausiai – klientas.

Pakavimas, technika ir rizikos

Kas turi supakuoti daiktus – klientas ar pervežėjas?

Idealiausiai, jei tai daro pervežėjas, nes tada jis atsakingas už tai, kas yra viduje. Tačiau jei norite sutaupyti, galite supakuoti patys, bet tada prarasite dalį atsakomybės, jei kažkas susilaužys viduje. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai dažnai pasirenka kompromisą: klientas supako smulkius daiktus, o pervežėjas – didelius baldus ir techniką. Svarbiausia nenuimti senų etikečių iš dėžių, kad neatsirastų painiavos dėl turinio.

Ar saugu vežti senus baldus?

Vokiečiai yra labai atsargūs dėl senų daiktų, ypač jei tai gali būti laikomi šiukšlėmis. Jei vežate labai senus, suplyšusius biuro kėdes, gali būti problema su jų išmetimu. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai reiškia ir tai, kad reikia iš anksto pasirūpinti senų daiktų utilizavimu Lietuvoje, kitaip teks mokėti už šiukšlių konteinerius Vokietijoje, kur tai kainuoja šimtais eurų. Kartą teko matyti, kad klientas norėjo "pamesti" senus spintas gatvėje, tai baigėsi baudomis.

Kokias rizikas neša neprofesionalus pakavimas?

Didžiausia rizika – tai technikos sugadinimas. Kompiuteriai, monitoriai, serveriai turi būti uždengti, o ne tiesiog įmesti į krūvą. Esu matęs, kaip dėžė su monitoriais nukrito nuo vieno metro aukščio, nes nebuvo užfiksuota keltuve. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai neįmanomas be gerų pakavimo medžiagų – putų plastiko, burbulių plastiko, stiprių dėžių. Netaupykite ant lipdukų ir juostos, tai pigiausia draudimas.

Ar reikėtų drausti krovinius?

Be abejo, taip. Net jei vairuotojas yra patyręs, kelyje visada gali nutikti avarija, gaisras arba vagystė. Draudimas, kurį siūlo pervežėjas, dažnai yra minimalus, todėl verta patikrinti, ar jis padengia visą krovinio vertę. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai turi apimti ir visapusišką draudimą, kitaip rizikuojate prarasti verslą vienoje dienoje. Nepamirškite, kad standartinis CMR draudimas dažnai apmoka tik labai mažą sumą pagal kilogramus.

Kaip elgtis su labai jautria informacija?

Geriausia visus dokumentus ir duomenis nešti su savimi asmeniškai, o ne siųsti sunkvežimiu. Jei tenka siųsti, reikia užrakinti dėžes ir pasirašyti sąrašą, kas viduje yra. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai taip pat reiškia duomenų saugumą, nes nėra nieko blogiau nei prarasti konfidencialių sutarčių. Kartais žmonės įmeta svarbius dokumentus į vieną bendrą dėžę su spauda ir tada prasideda panika.

Organizacija ir laiko planavimas

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Įprastai nuo sutarties pasirašymo iki išvežimo praeina mažiausiai savaitė, o jei reikia sudėtingo planavimo, tai ir ilgiau. Patys vežimai į toliau esančias Vokietijos vietas, pvz., pietus, gali trukti dvi dienas. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai reikalauja, kad nebūtumėte skubinti, nes skubėjimas dažniausiai baigiasi klaidomis. Geriau planuoti su atsarga, nei vėluoti į susitikimą su klientais dėl to, kad sunkvežimis užstrigo urmu.

Ar reikia planuoti perkraustymą savaitgalį?

Savaitgalis gali būti geras pasirinkimas, kad neitrūktumėte darbo laiku, tačiau reikia atsiminti, kad Vokietijoje nemažai ribojimų sunkvežimiams sekmadieniais ir švenčių dienomis. Be to, vairuotojai taip pat nori ilsėtis. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai gali būti brangesnis savaitgalį, dėl viršvalandžių mokesčių. Aš visada stengiuosi derinti laiką taip, kad būtų geriau ir vairuotojui, ir klientui, nors tai ne visada lengva.

Kas daryti, jei vėluojame?

Dėl eismo urmo Vokietijoje (Autobahn) dažnai įvyksta uždelstumai, todėl reikia turėti atsarginį planą. Jei jums reikia pradėti dirbti pirmadienį ryte, geriau planuoti atvykti penktadienį arba šeštadienį. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai turi numatyti šias rizikas, kitaip jūsų darbuotojai gali likti be stalų ir kompiuterių pirmąją dieną. (Nors kartais juokinga stebėti, kaip žmonės dirba ant sulaužytų dėžių).

Ar galima sekti krovinių buvimo vietą?

Dauguma šiuolaikinių firmų siūlo GPS sekimą, todėl visada žinosite, kur yra jūsų turtas. Tai suteikia ramybės, ypač kai vežate brangius daiktus. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai šiais laikais be technologijų beveik neįsivaizduojamas, nes žmogus gali pamiršti paskambinti, o sistema ne. Naudokitės tuo, nes tai leidžia tiksliau planuoti savo laiką atvykus į naują biurą.

Ką daryti su automobilių stovėjimu Vokietijos miestuose?

Tai yra tikras košmaras, ypač miestuose kaip Miunchenas ar Hamburkas, kur reikia specialių leidimų sunkvežimiams stovėti. Reikia iš anksto susitarti dėl vietos arba rasti sandėlį užmiestyje, iš kur galima būtų išvežti daiktus mažesniais automobiliais. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai gali tapti labai brangus, jei gausite baudą už neteisingą stovėjimą. Vokiečių policija labai greitai atvyksta ir užrašo protokolą, net jei jūs tik išlindote į penkias minutes.

Būklė vietovėje ir vairuotojai

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Ne visada, dauguma kalba angliškai arba rusiškai, todėl jei vietiniai darbuotojai nesikalba angliškai, gali kilti沟通 problemų. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai reikalauja, kad bent viena pusė (jūsų arba pervežėjo)gebėtų susitarti su vietiniais budėtojais arba sandėlio darbuotojais. Aš visada rekomenduoju turėti kontaktinį asmenį vietoje, kuris moka bent tris žodžius vokiškai, tai labai padeda.

Kas daryti, jei sugenda sunkvežimis?

Tai retas atvejis, bet jis įvyksta. Tada reikia skubiai ieškoti pagalbos arba perkrauti krovinį į kitą automobilį. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai turi numatyti ir tokias ekstremalias situacijas, nors niekas nenori apie tai galvoti. Geriausia pasirinkti firmą, kuri turi techninę pagalbą Vokietijoje, o ne tik Lietuvoje, kitaip laukimas gali trukti ilgiau nei dieną.

Ar vokiški keliai tikrai tokie geri?

Daugeliu atveju taip, bet statybos darbai ten vyksta nuolatos, todėl urmai yra įprasti dalykas. Sunkvežimiams dažnai tenka važiuoti apkrautomis atšakomis. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai gali būti pavojingas blogomis oro sąlygomis, kai greičio ribos nėra, bet važiuoti negali. Vairuotojas turi būti labai atsargus, o klientas turi suprasti, kad vėlavimas dėl oro nėra jo kaltė.

Kaip elgtis su vietiniais kaimynais?

Vokiečiai yra labai disciplinuoti ir mėgsta ramybę, todėje triukšmingas perkraustymas vidurnaktį gali sukelti skundą policijai. Reikia planuoti iškrovimą darbo laiku arba gauti leidimą. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai taip pat reiškia gerus santykius su aplinkiniais, nes jūs tapsite jų kaimynu. Negerai, jei pirmąją dieną jūsų įmonė įsivaizduojama kaip triukšminga.

Ar reikia padėkoti vairuotojui?

Nebūtinai pinigais, bet gerai nuotaikai ir gero kavos puodelio visada padeda. Dirbti su žmonėmis, kurie jums nori padėti, visada lengviau nei su tais, kurie jaučiasi nelyginti. Biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai taip pat priklauso nuo žmogiškojo faktoriaus, o ne tik nuo technikos. Aš dažnai matau, kad klientas, kuris pasidūgia vairuotojui, gauna daugiau pastangų iš jo pusės, pavyzdžiui, padėti susidėti dėžes tiksliai ten, kur reikia.

Išvada

Galiausiai, norėčiau pasakyti, kad biuro perkraustymas į Vokietiją ekonomiškai ir patikimai yra įmanomas tik tada, kai pasitikite savo partneriais ir gerai suprantate procesą. Nesitikėkite, kad viskas klys lyg pagal knygą, būsite nustebę, kiek neplanotų situacijų gali atsirasti, tačiau su kantrybe ir gerais pasiruošimais viskas bus gerai. Sėkmės jūsų naujuose verslo ramsčiuose Vokietijoje, tik nepamirškite pasirūpinti alumi vairuotojams!