Biuro perkraustymas į Vokietiją be streso ir laiko gaišimo

Sveiki, gerbiami verslininkai. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo idealiai organizuotų pervežimų iki tokių, kai norėjau susižaloti rankas (žodžiu, metau įkelti). Dažnai klientai klausia, kaip įgyvendinti biuro perkraustymą į Vokietiją be streso ir laiko gaišimo, ir atsakymas niekada nėra vienareikšmis. Viskas priklauso nuo to, kiek tiksliai norite patikėti profesionalams ir kiek patys esate pasiruošę tam chaosui, kuris neišvengiamai kyla kai keliaujame per sienas. Čia ne tik apie vartyklius ir dėžutes, tai visa filosofija. Tiesą sakant, jei viską suplanuosite teisingai, tai gali net būti malonu... arba bent jau ne taip skausmingai, kaip įsivaizduojate. Štai mano, gana šiurkštus, bet nuoširdus žinynas, kaip tai padaryti geriausia.

Kainos, laikas ir planavimas (ir kiek tai kainuoja iš tikrųjų)

Kiek maždaug kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Tai labai dažnas klausimas, bet atsakymo negaliu būti tikras iki tol, kol nepamatysiu, ką turite. Kainos svyruoja kaip temperatūra lauke – gali būti nuo kelių šimtų eurų, jei tai tik kelios dėžės su dokumentais, iki penkių tūkstančių, jei keliate visą „open space“ erdvę su didžiuliais stalais. Paprastai biuro perkraustymas į Vokietiją be streso ir laiko gaišimo kainuoja maždaug nuo 1,5 euro už kubinį metrą, jei tai dalinis krovinys, arba fiksuota suma už sunkvežimį. Taip pat prisidės kuras ir mokesčiai už užsakymo vykdymą Vokietijoje, kurie, tiesą sakant, šiuo metu yra ganiežti.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Jei kalbame apie patį važiavimą, tai priklauso nuo vietos – iš Vilniaus į Berlyną nueisite per dieną, į Miuncheną – ilgiau, reikės naktoti. Bet jei klausiate apie visą procesą nuo pasiūlymo gavimo iki paskutinės dėžės iškrovimo, tai užtrunka nuo savaitės iki dviejų. Viskas priklauso nuo to, kiek greitai susitarsime dėl datų ir ar spėsite suruošti dokumentus. Nesu tikras, ar žinojote, bet patys reikalai dažniausiai uždelst ne dėl vairuotojų, o dėl to, kad klientai nenuėjo į „Zoll“ (muitinę) laiku.

Ar reikia mokėti už apžiūrą?

Dažniausiai ne, jei esate didelis mieste, pavyzdžiui, Vilniuje ar Kaune. Aš pats važiuoju apžiūrėti, jei vertiname daugiau nei 3000 eurų vertės krovinį. Tačiau jei esate kaimo vietovėje ar turi labai daug smulkių daiktų, gali tekti sumokėti keliasdešimt eurų už degalus. Geriau tai padaryti iš karto, kadangi biuro perkraustymas į Vokietiją be streso ir laiko gaišimo prasideda būtent tikslia apžiūra. Kitu atveju rizikuojate, kad atvažiuos mažesnis sunkvežimis ir teks daryti antrą važiavimą, o tai jums kainaus dvigubai.

Kada geriausia keltis?

Stengkitės nekeliantis penktadieniais ar prieš šventes. Kodėl? Nes jei sunkvežimis suges ar atsiras problemų su muitine Vokietijoje (o jos ten gana griežtos), savaitgalis niekas nedirbs, ir jūsų biuras stovės tuščias. Pavasaris ir ruduo yra ramiausi laikai, o vasarą visi kuria namus, todėl kainos gali šoktelėti. Geriausia planuoti biuro perkraustymas į Vokietiją be streso ir laiko gaišimo vidurvasarį, kai oras gerai, bet ne per karštas vairuotojams.

Ar galima gauti nuolaidą?

Žinoma, jei sutinkate laukti, kai mes surinksime krovinią (t.y., dalinis krovinys). Tada kaina gali kristi iki 30 proc. Bet jei jums reikia ekspresso, kai vairuotojas važiuoja tik su jūsų daiktais, tai mokėsite pilną kainą. Kartais galiu pasiūlyti nuolaidą už tai, kad patys supakuojate dėžutes, tik tada privalu ženklinti kiekvieną dėžę, kitaip gali prapulti koks serveris ar monitorius.

Ką daryti, jei biuras dar nebaigtas remontuoti Vokietijoje?

Tai klasikinė problema. Vairuotojas negali laukti dieną prie paties įėjimo, jis turi kitus užsakymus. Turite susitarti dėl sandėliavimo Vokietijoje – tai papildoma išlaida, bet taip išvengsite streso. Biuro perkraustymas į Vokietiją be streso ir laiko gaišimo įmanomas tik tada, kai tiksliai žinome, kur krauti. Jei dar nėra grindų, tai reikia pasakyti iš karto, nes ne kiekvienas vairuotojas norės vežti daiktus per dulkes.

Viskas apie techninę pusę (ir vairuotojus)

Kokį sunkvežimį siūlote?

Daugeliui atvejų užtenka 3,5 tonų sunkvežimio su „kėbulu“ – jis talpiaus ir lengviau įvažiuoja į miesto centrus. Jei daug daugiau, reikės 7,5 tonų arba sunkvežimio su priekaba. Bet žinokite, Vokietijoje daug kur draudžiama važiuoti dideliais sunkvežimiais (Umweltzone), todėl reikia žaliąją kortelę. Biuro perkraustymas į Vokietiją be streso ir laiko gaišimo reikalauja, kad transportas būtų parinktas tiksliai pagal vietovę, kitaip gausite baudą.

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Ne visada, dažniausiai moka rusiškai ir angliškai, o vokiškai – tiek, kiek reikia suprasti muitininką arba pasakyti „Wo ist Toilette?“. Tačiau su mumis dirba patirti vadybininkai, kurie visada gali padėti telefonu. Vieną kartą vairuotojas neįsileido muitinės pareigūno į kabiną, nes nesuprato, ką tas šaukia (ne, tai buvo Lenkijoje, o ne Vokietijoje), taigi, kalbos barjeras kartais sukuria juokingų situacijų.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Būtina. Didelės spintos, stalai, sekcijos nepraeis pro duris, net jei jūs manote, kad praeis. Mūsų komanda atvyksta su įrankiais ir viską išmontuoja bei vėl surenka naujoje vietoje. Žinoma, tai užtrunka, todėl biuro perkraustymas į Vokietiją be streso ir laiko gaišimo reikalauja, kad darbuotojai turėtų pasiruošę dirbti be stalų bent dieną-dvi.

Kaip vežami kompiuteriai ir IT įranga?

Tai jautriausia dalis. Monitoriai turi būti supakuoti į specialias putlas arba originaliąje pakuotėje. Serverius reikia išjungti ir atjungti kabelius. Nesu IT specialistas, bet galiu pasakyti, kad vienas klientas neatsijungė serverio ir jis „užvirė“ kelionės metu, tad atidaryti biurą teko tik po trijų dienų. Geriau pasidūkite ir viską užrašykite, ką kurjungiate.

Ar įeina į kainą pakavimo medžiagos?

Įprastai į kainą įeina standartinės dėžės, o specialios (pavyzdžiui, drabužinės arba padėklai) – už papildomą mokestį. Pas mus galite nusipirkti visas dėžutes iš anksto, kad patys supakuotumėte smulkius daiktus. Tiesą sakant, tai pigiau nei mokėti už mūsų darbuotojų laiką, jei turite daug dokumentų. Biuro perkraustymas į Vokietiją be streso ir laiko gaišimo taip pat priklauso ir nuo to, kiek gerai pasiruošiate dėžėmis.

Kas daryti, jei kelyje sugenda sunkvežimis?

Tai retas atvejis, nes techniką keičiame reguliariai, bet gyvenimas yra gyvenimas. Mes turime draudimą ir pagalbos tarnybą, kuri atvyksta per 3-4 valandas. Tačiau jei reikia skubiai pristatyti dėžes su sutartimis, gali tekti skambinti kitiems pervežėjams ( nors tai kainuoja šakalės). Geriau turėti atsarginę planą, pvz., svarbius dokumentus vežti su savimi mašina.

Ar galima vežti pavojingus krovinius?

Chemikalus, dažus ar aerozolius vežti griežtai draudžiama be specialių leidimų. Vienas kartas bandėme vežti biuro valymo priemones be etikečių, ir muitinėje mus sustabdė valandoms. Jei turite tokių daiktų, geriau juos nusipirkti Vokietijoje – ten jų gausu. Negerai keliauti su sprogmenimis, net jei tai tik paprastas balzamas grindims.

Vokietijos niuansai ir dokumentai (kurie vargina visus)

Ar reikia muitinės deklaracijos?

Nuo kovo mėnesio (kai įsigaliojo NPK galiojimas), Lietuva ir Vokietija yra vienoje rinkoje, tačiau vis tiek reikia pateikti prekių apyvartos dokumentą (CMR). Jei krovinys vertesnis už 3000 eurų (arba 10 000 eurų per metus), gali tekti pildyti Intrastat deklaraciją. Aš asmeniškai visada patariu turėti sąrašą su prekių vertėmis, kadangi biuro perkraustymas į Vokietiją be streso ir laiko gaišimo gali baigtis muitinėje, jei negalėsite įrodyti, kad tai ne prekybinis krovinys.

Kas yra CMR ir kur jį gauti?

CMR tai tarptautinis vežimo dokumentas, kurį užpildo vairuotojas. Jis patvirtina, kad priėmėte krovinį ir jis bus pristatytas. Jūs gausite vieną kopiją, kurią reikia pasirašyti. Būkite atidūs – pasirašykite tik tada, kai tikrai patikrinsite, ar viskas sveika. Vienas klientas pasirašė „aklu“ vairuotojui, o vėliau teko ieškoti trūkstamo kompiuterio pusę metų.

Ar reikia „Anmeldung“ registracijos?

Tai ne mūsų darbas, tai jūsų (arba jūsų buhalterio) reikalas Vokietijoje. Mes tik vežame daiktus. Tačiau jei reikite patvirtinimo, kad gyvenate Vokietijoje (kad gautumėte numerius), galime pateikti sutartį. Dažnai klientai painioja šiuos dalykus, bet biuro perkraustymas į Vokietiją be streso ir laiko gaišimo reikalauja aiškios atsakomybės pasiskirstymo – mes vežame, jūs registruojatės.

Kaip su el. energijos vartotojais?

Jūs turite patys susitarti dėl elektros ir vandens atjungimo Lietuvoje ir prijungimo Vokietijoje. Mes negalime prijungti jūsų serverių, jei patalpose nėra šviesos. Vienas kartas atvykome į Miuncheną, o klientas pamiršo uždaryti duris (tai buvo ne durys, o vartai į sandėlį), ir viską apėjo katės. Na, bent jau niekas nepavogė, bet drėgmės buvo daug.

Ar reikia draudimo?

Be abejo. Mes turime standartinį draudimą, kuris dengia 10 SDR (Specialiųjų traukimo teisių) vienetai už kilogramą, tačiau tai labai mažai. Biuro technika brangi, todėl rekomenduoju papildomą draudimą „Viso rizika“. Tai gali padidinti kainą apie 2-3 proc., tačiau jei vairuotoja užkerta gatvėje ir sudaužo visus jūsų serverius, būsite ramus.

Kaip elgtis su parkingu Vokietijos miestuose?

Tai didelis galvos skausmas. Miestuose kaip Frankfurtas ar Hambūras labai sunku rasti vietos 20 metrų sunkvežimiui. Geriausia, jei jūsų administratorius iš anksto užsisakys vietą arba gaus leidimą stovėti ant šaligatvio. Jei ne, mes stovėsime artimiausioje parkavimo aikštelėje, o daiktus nešisime rankomis – o tai laikas ir pinigai. Biuro perkraustymas į Vokietiją be streso ir laiko gaišimo be gero parkingo planavimo yra beveik neįmanomas dideliuose miestuose.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Dokumentams nėra būtina (jei tai anglų arba vokiškai suprantami sąrašai), bet dėžėms – praverčia. Jei vairuotojas pamatys dėžę su užrašu „Būtina“ arba „Labai trapu“, jaus daugiau pagarbos. Vokiškai užrašyta „Vorsicht, zerbrechlich“ veikia geriau nei lietuviška „Stipriau laikykite“.

Kas gali nuvilti (ir blogos patirtys)

Ar gali būti, kad daiktai atkeliauja vėlai?

Taip, tikrai. Užstrigimas ties sienos (nors jų jau nėra oficialiai, bet kontrolės vyksta), eismo įvykiai arba blogas oras. Vokietijoje autobanus uždaro dažnai dėl vėjo. Jei jums reikia, kad viskas būtų ant stalo ryte 8:00 val., geriau prašykite mūsų atvykti diena anksčiau. Biuro perkraustymas į Vokietiją be streso ir laiko gaišimo reikalauja rezervo laiko.

Ką daryti, jei pažeidžiami daiktai?

Skubiai susisiekite su mumis. Nefotografuokite tik po to, kai viską išnešėte – reikia fotografuoti dar sunkvežimyje, prieš iškraunant. Turime CMR draudimą, bet be įrodymų jis neveikia. Kartais klientai kaltina mus, kad trūko kojos nuo stalo, nors ta koja buvo prilūžusi jau Lietuvoje. Sąžiningumas abiejomis pusėmis svarbiausias.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Niekada. Rinkoje yra „kišenių“ firmų, kurios pasiūlo 500 eurų mažiau, bet paskui reikalauja papildomai mokėti už liftą, už lipdukus, už laiptus. O jei jūsų daiktai dingsta? Nebegalėsite jų rasti. Aš mačiau, kaip viena firma išvežė visą biuro įrangą ir pradingbo. Geriau mokėti šiek tiek daugiau už patikimumą.

Kaip elgtis su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Tai dažna problema. Darbuotojai dažnai paslepia savo dėžutes su asmeniniais daiktais į bendrą krovinių masę. Reikia aiškiai pasakyti: arba mes juos vežame kaip biuro krovinius (ir tada gali būti problemų su muitine, jei ten bus alkoholis ar vaistai), arba jie turi vežti patys. Geriausia padaryti sąrašą „Asmeniniai daiktai“ ir juos atskirai supakuoti.

Ar galima pasitikėti visais pervežėjais?

Deja, ne. Yra firmų, kurios samdo atsitiktinius vairuotojus be patirties. Mes dirbame tik su savo arba patikimais partneriais. Patariu prieš pasirašant sutartį paklausti apie draudimą ir ilgametę patirtį. Biuro perkraustymas į Vokietiją be streso ir laiko gaišimo įmanomas tik su profesionalais, kurie nebijo atsakyti į sudėtingus klausimus.

Kas daryti, jei naujieji patalpos nepritaikyti?

Kartos atvykstate, o durys per siauros arba liftas per mažas. Tuomet reikia statyti laiptus arba kelti pro langus. Tai brangu ir lėta. Viską reikia išmatuoti iš anksto, ne tik akimis, bet ir liniuote. Siųskite mums nuotraukas su matmenimis, tai išvengsime nereikalingų nesusipratimų.

Ar galima atšaukti užsakymą?

Galima, bet tik ne prieš pat važiavimą. Jei atšaukiate 3 dienas iki kelionės, mes jau galime būti pasamdę vairuotoją. Tada grąžinsime dalį pinigų, bet ne visus. Suprantkite, mums taip pat reikia gyventi.

Ar reikia arbatos ir duonos vairuotojams?

Nebūtina, bet labai pagerina santykius. Vairuotojas, kuris geroje nuotaikoje, dirba greičiau ir atidžiau. Vokietijoje tai beveik tradicija – pasiūlyti kavos. Nemanau, kad tai kainuos daug, o padės užtikrinti, kad jūsų stovai nebus subraižyti.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Mes negalime jų vežti atgal į Lietuvą, tai brangu. Susitarkite dėl šiukšlių išvežimo vietiniame Vokietijos sandėlyje. Vienas kartas teko vežti pilną priekabą senų baldų atgal, nes klientas negalėjo jų išmesti. Negerai.

Ar visada reikia grynųjų pinigų Vokietijoje?

Daugiausia mokame sąskaitomis, bet kartais reikia sumokėti vairuotojui už „mažus išlaidas“ (pvz., už pietus arba parkavimo bilietą), jei tai nebuvo įtraukta į sutartį. Geriau turėti 50-100 eurų grynųjų atsarginiam fonui.

Kaip užtikrinti, kad niekas nepavogsta?

Užrakinkite biurą, kol vyksta kraunamas krovinys. Mes neatsakome už tai, kas dingsta iš jūsų patalpų, kol mes dar nepradėjame dirbti. Vienas kartas kažkas pavogė projektoriaus pultelį, kol mes buvome gėrinti vandens. Būkite atidūs.

Galite padėti su įrengimu?

Taip, galime sulipdyti lentas, pastatyti spintas, prijungti kompiuterius (jei turime instrukcijų). Tačiau mūsų pagrindinis darbas yra pervežimas. Už papildomą mokestį galime padaryti beveik viską, net nupirkti kavos aparato kapsules.

Kodėl kainos skiriasi tarp Lietuvos ir Vokietijos pervežėjų?

Vokietijos darbo jėga brangiau. Jei samdate vietinę firmą Vokietijoje, jie ims dvigubai daugiau už tą patį darbą. Mes esame Lietuvoje, todėl mūsų išlaikymo kaštai mažesni, o kokybė – tokia pat. Tiesiog reikia susitarti dėl vizitų.

Ką daryti, jei dingsta CMR dokumentas?

Skambinkite mums iš karto. Mes išsiųsime kopiją el. paštu. Be CMR negalite pademonstruoti, kad krovinys jūsų, todėl laikykite jį saugiai, kaip ir sutartį.

Ar turiu būti vietoje, kai atvyksta?

Neprivaloma, bet rekomenduoju. Kas nors atsakingas turi būti, kad pasirašytų dokumentus ir parodytų, kur ką dėti. Jei nieko nėra, vairuotojas gali tiesiog iškrauti viską koridoriuje, o jums teks nešti paties.

Ar galima susiplanuoti pervežimą naktį?

Galima, bet brangiau. Naktiniai darbai Vokietijoje ribojami (ramybų valandų taisyklės), todėl leidimai gali kainuoti. Geriau anksti ryte pradėti.

Kaip vežami seifai?

Jei tai mažas seifas, nešime rankomis. Jei didelis – reikia keltuvo. Būtinai ištuštinkite jį prieš vežimą, nes svoris bus baisus. Vienas kartas nebežinojome, ką daryti su tonos svorio seifu be rakto – teko laužti.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

Jei vairuotojas dirba pagal savaitinių poilsio taisykles, viskas tvarkoje. Jei jis viršija valandas, tai mūsų (ir jo) problema, ne jūsų. Mes stengiamės kad viskas būtų legaliai.

Ar galiu vežti augalus?

Galima, bet tik jei nėra žemės ant šaknų (kenkėjų rizika). Geriau juos supakuoti į dėžes, kad neišsižiotų kelyje.

Ką daryti, jei pasikeičia adresas?

Praneškite kuo anksčiau. Jei vairuotojas jau važiuoja į senąjį adresą, reikės mokėti už papildomus kilometrus. Biuro perkraustymas į Vokietiją be streso ir laiko gaišimo baigiasi tuomet, kai visi duomenys tikslūs.

Ar verta rūpintis draudimu „nuo triukšmo“?

Tai labai Vokietijos dalykas – kaimynai gali skųsti, jei per daug triukšminga. Mes stengiamės dirbti tyliai, bet ne visada įmanoma su baldais.

Galite padėti su inventoriumi?

Įrašome inventoriaus sąrašą į CMR. Taip pat galime padėti jį sudaryti iš anksto už papildomą mokestį. Tai padeda išvengti ginčų dėl dingusių daiktų.

Kodėl pas jus ilgai atsiliepiate?

Kartos esame kelyje arba dirbame su kitu klientu. Esame žmonės, ne botai. Jei skambinate, o neatsiliepiame, palikite pranešimą – išsiųsime SMS.

Kas vyksta, jei sutartyje nėra jokių sąlygų?

Tuomet galioja tarptautinės konvencijos (CMR). Bet mes visada rašome sutartis, kad aiškiai būtų žinoma, kas už ką atsakinga. Nerašyti sutarčių – tai kelias į problemų šaltinį.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro perkraustymas į Vokietiją be streso ir laiko gaišimo yra visiškai realus dalykas, jei pasitikite specialistais ir nedaroite viską paskutinę minutę. Nerašykite mums šeštadienį vakare ir neprašykite atvykti sekmadienį ryte – mes ne stebukladariai. Planuokite, klauskite, būkite sąžiningi apie tai, ką turite, ir viskas nueis sklandžiai. Turiu daug klientų, kurie grįžta po kelerių metų, kai vėl keičia vietą, o tai geriausias rekomendacija. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje ir tikimės, kad susitiksime kelyje.