Biuro perkraustymas į Vokietiją be papildomų trikdžių: praktiškas vadovas

Dirbu su krovinių pervežimu jau beveik ketvirtį amžiaus, todėl mačiau viską – nuo prarastų konteinerių iki sugriautų biurų prieš pat didžiausius susitikimus. Žmonės visada klauso, kaip padaryti, kad biuro perkraustymas į Vokietiją be papildomų trikdžių vyktų sklandžiai, be nervų sugriežinimo. Atsakymas paprastas: reikia tikrai gerai pasiruošti ir neitikti tiems, kurie žada "stebuklus" už tris centus. Vokietija – tai ne Lietuva, ten tikslumo reikalavimai didesni, o muitininkai, sakyčiau, nėra labai juokingi. Jei viską padarysite teisingai, tai tiesiog užsuksite mašiną ir iškrausite, o ne važiuosite po apylinkes ieškodami, kur dėti siuntas. Dažniausiai bėdų sukelia chaosas dokumentuose, o ne pats kelias.

Pagrindiniai dalykai, kuriuos reikia žinoti iš anksto

Kiek laiko reikia skirto planavimui?

Nekalbėkime apie metus, bet bent savaitę reikia. Žinote, kai žmonės skambina pirmadienį ir sako "reikia kelti rytoj"? Tai baisu. Normalus biuro perkraustymas į Vokietiją be papildomų trikdžių reikalauja laiko pasiruošti dėžėms, pažymėti kroviniui ir susitarti su vokiečiais. Jei spėjote, 5-7 dienų yra idealaus laikotarpis viskam suorganizuoti ramiai. Tada ir vairuotojas gali užsakyti vietą keltuve, o jūs neišsitepsite. Skubėjimas visada kainuoja brangiau, tiek nervais, tiek pinigais, o ko gero – ir draudimo išmokomis.

Kokius dokumentus tikrai reikia tur�ti su savimi?

Sąrašas nėra ilgas, bet būtinas. Jums reikės inventoriaus sąrašo su apytikslėmis vertėmis (geriau tiksliomis), sutarties su pervežėju ir asmens dokumentų, jei važiuojate su kroviniu. Kartais reikia galios rašto, jei ką nors perveža ne savininkas, tai dažnai pamirštama. Be šio dalyko Vokietijos muitinė gali sustabdyti mašiną ir laikyti ją iki pat ryto. Geriau turėkite visus popierius vienoje aplanke, kad nereikėtų ieškoti kišenėse arba bagaže, kai vokiečiai spaudžia.

Ar brangu kelti biurą į Vokietiją?

Branga sąvoka reliatyvi. Priklauso, kiek daiktų turite ir kur būtent važiuojate – į Miuncheną ar kažkur į gilumą, prie pat Lenkijos sienos. Vidutiniškai, jei kalbame apie standartinį biurą, kainos svyruoja, bet nebe taip kaip prieš penkerius metus, kai degalai buvo pigesni. Tiesa, kai kurios firmos siūlo "pigiai", bet tada gali tekti mokėti už "neplanuotas" paslaugas prieš pat išvykimą. Biuro perkraustymas į Vokietiją be papildomų trikdžių kainuoja tiek, kiek tikrai reikia, ne daugiau, jei nerasite niokių piratų.

Ar reikia mokėti muito ar PVM Vokietijoje?

Jei pervežate naudojamus biuro daiktus iš vienos įmonės filialo į kitą (t.y. tarp tų pačių savininkų), tai paprastai mokesčių nėra. Tai vadinama vidine ES prekyba. Bet jei parduodate arba tai yra nauja prekė, tada gali tekti mokėti Vokietijos PVM. Čia reikia labai tiksliai užpildyti transporto dokumentus. Jei parašysite neteisingą kodą, muitinė Vokietijoje padarys didelius akis. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš vežiant, o ne gaišti laiką sienoj. Muitinės taisyklės keičiasi dažnai, aš pats viską nebepastebiu.

Ką daryti jei kelyje pasitaiko problema su mašina?

Tai gyvenimas. Girdžiu, kad varikliai sprogia, padangos plyšta, o vairuotojai praranda ryšį. Jei dirbate su patikima kompanija, jie turi techninę pagalbą 24/7. Viską sutvarkome. Bet jei nuomavote "vilką" iš kaimyno be draudimo, tai gali būti problema. Svarbu turėti su savimi vairuotojo kontaktą, kuris nepuola panikai. Biuro perkraustymas į Vokietiją be papildomų trikdžių yra neįmanomas, jei technika sena ir be jokio draudimo. Užtikrinkite, kad pervežėjas tasią galvos ryšį.

Kainos ir paslėpti mokesčiai

Ar reikia mokėti avansą?

Priklauso nuo įmonės, bet aš visada rekomenduoju. Mes dažniausiai imame nedidelį avansą, kad užfiksuotume datą ir neleistume kitiems. Likutį – atlikus darbą. Yra firmų, kurios reikalauja 100% iš anksto. Aš asmeniškai nedariačiau to. Kas jei jie neatvyks? Kas jei sugadina viską ir jūs neturite jokių įrankių pasipriešinti? 30-50% avansas yra normalu. Likusi dalis gali būti pervedama grynaisiais vairuotojui (taip daroma dažnai Vokietijoje) arba pavedimu po išsiuntimo.

Kiek kainuoja vėlyvas atvykimas naktį?

Tai nėra pigu. Jei vairuotojas turi atvykti į Berlyną arba Frankurtą naktį, kai yra ribojimai sunkvežimiams, tai kainos dvigubai. Be to, reikia mokėti už vairuotojo laiką. Geriau planuokite atvykimą anksti ryte, 8:00 val. Tada ir vairuotojas pagyvens, ir jums pigiau išeis. Naktinis darbas Vokietijoje yra griežtai reglamentuotas, ir mes negalime tiesiog laužyti taisyklių, nors ir norėtume padėti klientui. Tai kainos klausimas.

Ar į kainą įeina iškrovimas?

Įvairiai. Kartais įeina, kartais ne. Standartiškai mes įkrauname Lietuvoje ir iškrauname Vokietijoje vietoje. Jei reikia nešti daiktus į trečią aukštą be lifto, tai papildomai mokama už kiekvieną laiptą. Arba už laiką. Vieną kartą teko nešti kompiuterius į pastatą be lifto, tai užtruko tris valandas, klientas nusteibo, kai gavo sąskaitą. Visada pasidomėkite, kas įeina į "pilną kainą", kad nebūtų nemalonumo pabaigoje.

Kodėl kainos skiriasi tarp skirtingų firmų?

Kai kurios firmos tiesiog perka užsakymus. Jos paima jūsų užsakymą ir duoda kitiems pigiau, užimdami tarpininko maržą. Mes turime savo techniką, tai mūsų kaina gali būti šiek tiek aukštesnė, bet užtikrinta. Taip pat įtakos turi kuras – jis dabar kaip niekad brangus. Jei kamuoja labai pigiai, tikrinkite, ar jie turi draudimą. Kartais "biuro perkraustymas į Vokietiją be papildomų trikdžių" pasirodo esąs labai brangus, jei pasirenkate nepatikimą partnerį.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo grynaisiais?

Taip, tai daroma dažnai. Vokiečiai mėgga grynusius pinigus, o mūsų vairuotojai taip pat nebus prieštarauja, jei padėsite bent kurį laiką sutaupyti PVM. Bet tikrai reikia gauti kvitą. Jei duodate grynaisius be dokumento – vėliau teigsite, kad nemokėjote. Aš visada įrašau į sutartį, kad grynaisiais galima mokėti prieš iškrovą, kai krovinis jūsų žiūrėjimo srityje. Tai apsaugo abi puses nuo nesąmonių.

Vokietijos specifika ir muitinė

Kaip elgtis su vokiečių muitininkais?

Jie griežti, bet sąžiningi, jei ir jūs esate sąžiningi. Jei turite visus dokumentus tvarkingai – jums nėra ką bijoti. Jei bandysite meluoti apie turimą techniką arba paslėpsite keletą dėžių su alkoholiu (kaip buvo viename atvejys), tai bus blogai. Jie turi skenerius, kurie mato viską viduje. Geriau sakykite tiesą. Jie nežaidžia vaidmenų, jiems reikia tik fakto – kas kelia, kiek verta ir kur eina.

Ar reikia specialių leidimų miestuose?

Absoliučiai taip. Vokietijoje negalima tiesiog sustoti sunkvežimių centre. Jums reikės "Verkehrsbeschränkung" pažymėjimo (leidimo užimti kelio dalį). Be to, namo valdytojas (Hausmeister) gali neleisti įvežti daiktų liftoje, jei neapsaugosite grindų. Geriau, kad vokiškas partneris ar biuro vadovas tai susitvarkytų prieš mūsų atvykimą. Mes negalime spręsti vietos problemų, mes tik vežame. Be leidimo gausite baudą, kuri bus didesnė už patį perkraustymą.

Ką daryti su pavojingais medžiagom (toneriai, chemija)?

Čia būna bėdų. Toneriai yra pavojingi, jei jų yra daug, reikia specialios deklaracijos ADR. Negalima tiesiog mesti į kampą. Vieną kartą klientas užkrovė pilną maišą senų dažų, kurios pradėjo tekėti per vokietijos muitinę. Mums teko mokėti baudą už teršimą. Jei turite tokių dalykų, pasakykite iš anksto. Mes turime specialias dėžes, tada biuro perkraustymas į Vokietiją be papildomų trikdžių įmanomas. Neslėpkite, bus blogiau.

Ar galima vežti maistą ar gėrimus biuro krovinyje?

Jei tai yra nedidelis kiekis konferencijai ar darbuotojams, tai paprastai nėra problema. Bet jei vežiate 200 litrų alaus ar maisto prekių parduotuvei, tai jau kita kategorija – maisto produktai. Reikia sanitario pažymėjimo ir šaltkrečių. Negerai kai maistas pradeda "kvepėti" tarp biuro stalų. Supakuokite tai atskirai. O ir vokiečių muitinė labai griežtai tikrina mėsą ir pieno produktus, net iš ES šalių gali būti papildomi patikrinimai.

Ar vokiečiai kalba angliškai?

Jaunesnieji – taip, senesnieji – ne visada. Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba angliškai arba rusiškai. Vokiškai - retai. Jei jūsų vokiškas biuras nemoka angliškai, tai bus linksmas teatras. Buvo atvejis, kai vairuotojas bandė paaiškinti rankomis, kad reikia pakelti keltuvas, o jie suprato, kad jis reikalauja pinigų. Nesusipratimas sukelia stresą. Pasirūpinkite vertėju arba bent žinokite pagrindinius žodžius, pvz., "Ausladen" (iškrauti).

Technika, baldai ir įranga

Kaip saugiai vežti kompiuterius ir serverius?

Čia yra pati jautriausia vieta. Serverius reikia išjungti tinkamai, o ne tiesiog ištraukti kištuką iš lizdo, kitaip duomenys gali nukentėti. Kompiuterius geriau supakuoti į originalią pakuotę, jei jos dar liko. Jei ne, tai į putas. Buvo atvejis, kai klientas uždėjo monitorius ant vieno kito ir viskas nulūžo per pirmąjį posūkį. Nekelkite technikos kaip bulvių maišų, ji brangi ir jautri. O dar vokiečiai gali paprašyti sertifikatų, jei technika sena.

Kas dėl baldų, kurie neina į duris?

Tai klasika. Vokietijose biuruose dažnai būna senos, angliško stiliaus durys, tiesiog siauros. Reikia iš anksto išmatuoti ne tik patalpą, bet ir praėvimą. Kartais teka išmontuoti baldą ar net išlaužti (viltis, kad ne). Geriau pasakykite mums iš anksto, kad reikia išmontuoti stalo kojas ar spintos duris. Tada mes paimame įrankius. Viena kartą teko laukti valandą, kol klientas ieškojo raktų nuo spintos, tai nepagerėja nuotaikos. Matmenys – tai pagrindas.

Ar reikia išpakuoti daiktus?

Tai papildoma paslauga. Standartiškai mes atvežame ir statome ant grindų arba ten, kur jūs pasakysite. Išpakuoti reiškia daugiau laiko, o laikas – pinigai. Jei turite daug dėžių, tai gali užtrukti visą dieną. Mums patinka, kai klientai tai patys padaro, nes jie žino, kur ką dėti. Bet jei užsisakote "pilną servisą", tai mūsų darbuotojai tai padarys. Tiesiog nustatykite tai iš anksto, kad nebūtų nesusipratimų.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai galima, bet... (čia reikia žinoti ribas). Negalima įkrauti pilnos biuro mašinos ir įkišti ten savo dviračio ir senų drabužių. Muitinė gali tai įvertinti kaip kontrabandą arba nelegalų prekybą, jei daug. Kelios knygos ar puodelis vairuotojui – tai viena, bet visas namų turtas – kita. Geriau to nedaryti, jei nenorite problemų su dokumentais. Biuro krovinių deklaravimo taisyklės yra griežtos, asmeniniams daiktams reikia kitos formos.

Ką daryti su grįžtamuoju kroviniu (tuščios dėžės)?

Dažnai klientai klausia, ar mes vežame tuščias dėžes atgal. Žinoma, jei jūs to norite. Bet kartais pigiau nupirkti naujas Vokietijoje nei vežti tuščias kartonas atgal kelią. Degalai kainuoja. Jei dėžės kokybiškos ir reikės kitam perkėlimui, vežkime. Jei tai vienkartinės – išmeskite ten (išrūšiuokite atliekas!). Vokietijoje atliekų tvarkymas griežtas, negalima mesti kur nori. Pažymėkite dėžes, kurias reikia gražinti.

Problemos ir sprendimai

Kas daryti jei daiktas sugenda pervežimo metu?

Pirmiausia – nefiksuokite nieko, nufotografuokite žalą. Parašykite pastabą į CMR dokumentą. Be šio įrašo draudimas nieko neatsiskaitys. Aš turiu vieną istoriją, kai klientas skambino tik po savaitės... tai jau buvo per vėlu. Viskas priklauso nuo to, kaip buvo supakuota. Jei mes supakavom – mes atsakome. Jei jūs – jūs. Nedelskite, praneškite iš karto. Bandymas "sugalvoti" vėliau paprastai nieko neduoda, nes draudimo įmonės turi ekspertus.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Nebūtų gera mintis. Jei mes stabdome poilsio aikštelėje, mašina užrakinta, tačiau vagystės vyksta. Yra gaujų, kurios seka krovinių mašinas. Jei kelionė ilga, stengiamės važiuoti iki saugomos aikštelės arba baigti iškrovą tą pačią dieną. Jei reikia palikti, įsitikinkite, kad draudimas dengia vagystes. Niekada nepalikite dokumentų ar labai brangių daiktų kabinoje. Geriau pasilikite su mašina, jei įmanoa.

Kaip sekti, kur yra krovinius?

Seniai nebebeidžiame po žemėlapius su kompasu. Dabar viskas yra GPS sistemoje. Jums gali būti duota nuoroda, kur matote, kur mašina stovi. Kartais signalas dingsta tuneliuose arba kalnuose, bet tai retai. Jei vairuotojas neatsiliepia prie valandos, nebijokite skambinti. Kartais jie tiesiog užmiega arba negali rasti adreso. Vokietijoje adresai dažnai sudėtingi, su "Hinterhof" (kiemeliu), kur reikia važiuoti pro arką. GPS kartais meluoja ten.

Ar vairuotojai moka padėti iškrauti?

Dažniausiai taip, bet tai turi būti susitarta iš anksto. Mes visada sakome klientams – jei reikia "rankų", tai praneškite. Kai kurie vairuotojai yra seni vilkai ir padės be problemų, kiti tiesiog atves ir saks "va mašina, man reikia važiuoti toliau". Tai priklauso nuo to, ką užsisakėte. Jei norite, kad viskas būtų padaryta už jūsų, reikia užsisakyti krovėjus. Nekelkite prielaidos, kad vairuotojas privalo nešti 30 kilogramų spausdintuvus, jis ne sportininkas.

Ar reikia apsaugoti grindis iškrovos metu?

Be abejo. Niekas nenori mokėti už naujus parketo lentas ar kilimus. Mūsų vairuotojai turi su savimi kilimėlius (įrankines), bet ne visada pakankamai didelius. Jei turite brangias grindis, pasirūpinkite apsauga patys arba pasakykite mums, kad reikia daugiau dangų. Vokietijose biuruose dažnai būna švelnios grindų dangos, jos lengvai įsibrėžia. Geriau saugu nei gaila, o vokiečiai dėl to gali būti labai pykūs.

Kiek laiko užtrunka iškrovimas Vokietijoje?

Priklauso nuo aukšto. Jei biuras pirmame aukšte ir yra liftas – tai valanda, dvi. Jei reikia nešti po laiptus trečią aukštą (be liftų ten daug senų pastatų, ypač Hamburge) – tai gali užtrukti visą dieną. Darbą apsunkina siauri koridoriai. Vieną kartą nešėme sofą pro langą, nes durys neėjo. Tai užtruko valandą. Planuokite, kad iškrovimas užims daugiau laiko nei įkrovimas Lietuvoje, nes ten daug griežtesni reikalavimai.

Ar galima susitarti dėl savaitgalio iškrovimo?

Galima, bet tai kainuoja. Vairuotojai turi poilsio laikus. Jei jis atvyks sekmadienį, tai reikės jam mokėti viršvalandžius, o Vokietijoje dirbti sekmadienį be leidimo yra draudžiama. Be to, muitinės ir biurai uždaryti, taigi negalėsite oficialiai įvežti krovinių (jei reikia deklaruoti). Geriau planuoti darbo dienomis. Jei labai reikia, reikia gauti leidimą, o tai yra didelis popierių karštis. Nereikia to, tiesiog palaukite iki pirmadienio.

Išvada

Na, kaip ir viskas, ką reikėjo žinoti. Biuro perkraustymas į Vokietiją be papildomų trikdžių nėra kokio nors aukštojo mokslo, bet reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms, kurios dažnai praleidžiamos. Pasitikėkite savo pervežėju, bet nedarykite "vokiškojo miego" – tikrinkite dokumentus ir būkite kontaktuose. Visada turėkite dokumentų kopijas ir drąsiai klauskite, jei kažką nesuprantate, nes aš ir pats kartais užmirštu, kokia taisyklė galioja šią savaitę. Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti vieną – geriau praleisti valandą planuojant, nei savaitę išspręstant problemas užsienyje. Sėkmės ir saugių kelių!