Biuro perkraustymas į Vokietiją be jokių kliūčių: kaip išvengti šurmulio

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas į Vokietiją visada yra kaip loterija. Kartai viskas vyksta taip sklandžiai, kad net netikiu, o kartai tas pats kelias į Miuncheną ar Hamburgą tampa tikru košmaru. Dauguma klientų mano, kad tai tik pakrovės, nuvykė ir iškrauvė, tačiau realybėje yra daugiau smulkiųjų detalių, kurios gali viską sugadinti. Štai kodėl nusprendžiau parašyti šią „žinutę“ – kad jums būtų aišku, ką tikrai reikia žinoti, renkantis pervežimo paslaugas ir planuojant judėjimą. Nereikia būti ekspertu, kad suprastum, kur gali slėpti pavojus.

Dokumentai, muitinė ir biurokratinės bėdos

Ar tikrai reikia muitinės deklaracijos, jei įmonė lietuviška?

Tikrai reikia, nors dažnai klientai galvoja, kad „prie ES tai nebeegu“. Biuro perkraustymas į Vokietiją vis tiek reikalauja oficialių dokumentų, net jei prekės keliauja tarp ES šalių. Vokietijos muitinė (Zoll) gali sustabdyti furgoną ir prašyti EX-1 arba T2L dokumentų, kad įsitikintų, jog tai ne prekyba, o įrangos perkėlimas. Vieną kartą mūsų vairuotojas buvo sulaikytas pasienyje dėl to, kad klientas neparuošė teisingų faktūrų, ir mes prarandom dieną. Geriau turėti viską paruošęs iš anksto, nei laukti, kol jie suras reikiamus popierius.

Ką daryti, jei trūksta originalių pirkimo dokumentų technikai?

Tai labai dažna problema, ypač jei įmonė veikia jau kurį laiką. Jei neturite originalų, reikės susidėlioti „verbalinę“ inventorizaciją, kurioje būtų nurodyta technikos vertė. Vokietai yra labai griežti dėl vertės, todėl nerašykite, kad senas kompiuteris kainuoja 1000 eurų, jei jo tikroji vertė penkiasdešimt. Gali būti dideli nemalonumai, jei bus įtariama mokesčių vengimu. Asmeniškai visada patariu daryti nuotraukas visų brangių daiktų prieš pakrovimą – tai padeda ir draudimo atveju, ir su muitininkais.

Kas dėl duomenų saugumo pervežiant serverius?

Čia esu labai atsargus. Biuro perkraustymas į Vokietiją įtraukia ir jautrių duomenų pervežimą, todėl serverius geriausia vežti specialioje, amortizuotoje dėžėje ir, jei įmanoma, ne išjungiant (arba įjungti iš karto po krovinio). Kartais klientai sako, „tiesiog įmeskite į kampą“, bet po to kyla pyktis, kai diskai atsiribija. Aš nebūčiau toks drąsus. Geriau pasamdyti žmones, kurie supranta IT techniką, nei pabandyti sutaupyti ir prarasti visus klientų duomenis.

Ar reikia verstis inventorizaciją į vokiečių kalbą?

Geriau taip ir padaryti. Nors dauguma vokiškai kalba, bet oficialiose situacijose (pavyzdžiui, jei įvyks avarija ar muitinės patikra), turėti sąrašą vokiškai labai palengvina gyvenimą. Nereikia laukti, kol atvyks vertėjas ar kuris nors „angliškai kalbantis“ vairuotojas. Tai nedidelis darbas, tačiau taip sutaupote valandas ar net dienas.

Kokios būna dažniausios klaidos su CMR draudimu?

CMR – tai ne tik popierius, kuris gulėja kabrioletėje. Dažniausia klaida yra ta, kad žmonės užpildo jį neteisingai: nurodo mažesnę vertę, kad sutaupyti draudimo (o tai kvaila), arba pamiršta nurodyti gavėjo adresą Vokietijoje. Vienas klientas parašė „Berlynas“ be gatvės, ir vairuotojas važiavo ratu pusę dienos. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja tikslumo, kitaip draudimo kompanija tiesiog neismokės kompensacijos.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biilo įranga?

Techniškai – ne, tai yra „mišrus krovinys“, kuriam gali reikėti papildomų leidimų. Bet realybėje? Visi taip daro. Jei darbuotojas nori nuvežti savo arbatinuką ar padangą, mes dažnai tiesiog užrašome tai į „buitinių reikmenų“ sąrašą. Tik žiūrėkite, kad nebūtų alkoholio ar tabako per dideliu kiekiu – tada tikrai bus bėdų.

Kaip elgtis su paštu ir registracija Vokietijoje?

Tai ne mano tiesioginė darbo sritis, bet galiu pasakyti, kad reikia turėti adresą iš karto. Biuro perkraustymas į Vokietiją baigiasi ne tada, kai iškraunate dėžes, o kai galite priimti paštą. Užsiregistruokite „Gewerbeanmeldung“ verslo registraciją kiek įmanoma greičiau, kitaip galite gauti baudas už vėlavimą.

Ar reikia specialių leidimų įvežti architektūrinius maketus ar brėžinius?

Brėžiniai, jei jie ne ypač slapti, dažnai laikomi paprastu popieriumi. Bet jei tai dideli, neįprasti formatai, gali reikėti specialios pakuotės, kad jie nesušluktų. Kadaš vežėm didelį stiklo maketą – bujuoti ant ratų – tai buvo nervuojantis patyrimas. Vokietai mėgsta tvarką, tad jei maketas atrodo kaip šiukšlės, gali neįleisti į sandėlį.

Kas daryti, jei krovinys pavogiamas arba dingsta?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Reikia turėti ne tik CMR, bet ir policijos pranešimą iš karto. Draudimas (jei jis buvo įsigytas) padės, bet procesas trunka mėnesius. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti planuojamas taip, kad brangiausia technika nebūtų pačioje priekyje furgone (taip vairuotojas lengviau ją pasiekia, bet ir vagiai taip pat). Čia reikia gero sąstato.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (tušus, lakai)?

Taip, bet tik tam tikru kiekvieniu ir su deklaracija. Negalima įmesti į furgoną dešimt dėžių su aerozoliais be žinios. Gaisro rizika per didelė, ir jei sulaikys, gali konfiskuoti visą furgoną. Geriau tuos daiktus išmesti ar vežti atskirai.

Ką daryti su senais baldais, kuriuos nebeplanuojame naudoti?

Vokietijoje labai griežta atliekų tvarka. Negalima tiesiog padėti senų stalų prie kiemo šiukšliadėžės. Reikia rasti „Sperrmüll“ išvežimo paslaugas arba susitarti dėl utilizavimo su mūsų kompanija iš anksto. Biuro perkraustymas į Vokietiją dažnai apima ir senių daiktų išvežimą, tai neįtraukta į standartinę kainą, už tai papildomai reikia sumokėti.

Ar reikia notaro patvirtinimo sandoriui?

Nebūtinai, jei tai tiesiog pervežimas tarp jūsų padalinių. Bet jei pervežate įrangą kitai įmonei (pavyzdžiui, pardavimo atveju), tai be notaro ar bent jau detalaus perdavimo – priėmimo akto (Übergabeprotokoll) nieko nevežsite. Vokietai mėgsta popierius.

Kaip susitarti dėl vietos sandėlyje, jei dar neužsipirko nuomos?

Tai klasikinė problema. Biuras jau uždarytas, o naujojo dar nėra. Tada jums reikės laikinojo sandėlio Vokietijoje. Mes dažnai padedame rasti vietą Frankfurte arba netoli Lenkijos sienos, kur pigiau, bet tada reikia planuoti papildomą pervežimą. Tai papildomi kaštai, kuriuos dažnai pamiršta įskaičiuoti.

Logistika, vairuotojai ir kelių realijos

Kiek laiko užtrunka kelionė į Berlyną ar Miuncheną?

Teoriškai į Berlyną važiuojama 10-12 valandų, tačiau su poilsiais ir darbo valandomis tai užtrunka maždaug dieną ir pusę. Į Miuncheną – dar ilgiau. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tik važiavimas, tai ir pakrovimas bei iškrovimas. Jei ten nėra keltuvo (ir dažnai senų pastatų kiemuose jo nėra), tai iškrovimas rankomis gali trukti dvi dienas. Neskubėkite su terminais, geriau sakykite 2-3 dienas nei pažadėkite vieną ir nepavyksite.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Ne visada. Turiu būti sąžiningas – dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai ar angliškai, o vokiškai moka tik „Hallo“ ir „Danke“. Jei jums reikia kalbėti su vietiniais saugos darbuotojais ar sandėlininkais, geriau siųskite savą žmogų arba vadovą. Negalima tikėtis, kad vairuotojas išsirinks su vokiečiu dėl kurso, kur reikia pastatyti furgoną.

Kas daryti, jei furgonas sužlūžta kelyje?

Tai įvyksta. Mes turime techninę pagalbą, bet jei sugenda Vokietijos autostradoje, tai reikalai eina lėtai. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali užstrigti dėl padangos plyšio. Kartais reikia perkrauti krovinį į kitą furgoną, o tai laiko ir pinigų reikalaujantis procesas. Visada turkite atsarginį planą bent dienai.

Ar galima važiuoti naktį?

Vokietijoje yra naktinio poilsio reikalavimai (tiek vairuotojams, tiek, jei važiuojama per miestą ir triukšmu uždaromose vietose). Negalima tiesiog rasti aikštelės ir miegoti bet kur – reikia specialių stovėjimo vietų. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti planuojamas atsižvelgiant į tai, kad vairuotojui reikia miego, o ne tik degalų.

Kokios problemos kyla su parkavimu miestuose?

Didžiulės. Vokietijos miestuose, ypač centruose, labai sunku pastatyti didelį furgoną (virš 3,5 tonos). Reikia iš anksto gauti leidimus arba rezervuoti vietą. Vieną kartą mus baigė uždaryti gatvę, nes furgonas blokavo išvažiavimą iš užeigos. Mokesčiai už neteisingą stovėjimą ten yra astronomiški.

Ar saugu palikti įrangą furgone per naktį?

Nerekomenduočia. Vokietijoje, kaip ir visur, yra vagių. Jei furgonas stovi neapsaugotoje aikštelėje, rizikuojate prarasti kompiuterius. Geriau rasti saugomą parkavimą arba sandėlį, net jei tai kainuoja. Biuro perkraustymas į Vokietiją neapsiriboja važiavimu, reikia galvoti apie saugumą.

Kaip vežami labai jautrūs daiktai, pvz., laboratorinė įranga?

Tai reikalauja specialių dėžių su „šokso davikliais“, kad matytume, ar buvo smūgių. Paprastos dėžės nepadės, jei vairuotojas staigiai stabdys. Tokiems dalykums reikia profesionalių logistikos partnerių, o ne paprastų „krovininiukų“.

Ar reikia manyti apie „Umweltplakette“ (ekologinę ženkliuką)?

Taip, be šios ženkliuką (žalia, geltona ar raudona) negalivažiuoti į daugelį Vokietijos miestų centrų („Umweltzone“). Jei furgonas neatitinka standartų, gausite baudą. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali baigtis dar prieš miesto ribas, jei pamiršite šią smulkmeną.

Ką daryti, jei vairuotojas susirgo arba negalima važiuoti?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Tada turiu rasti kitą vairuotoją tame pačiame regione, o tai brangu. Geriausia, jei kompanija turi atsarginę komandą, bet mažosios firmos to negali pasiūlyti.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dabar beveik visi furgonai turi GPS. Galiu siųsti nuorodą, kur matote, kur yra jūsų biuro perkraustymas į Vokietiją furgonas. Tai ramina klientus, ypač kai vežami brangūs serveriai.

Kaip elgtis su dideliais daiktais, kurie netilpi į liftą?

Vokietijose daug senų pastatų su siaurais laiptais arba be lifto visai. Tada reikia kelti per langą arba naudoti specialias kranines sistemas. Tai brangu ir reikalauja išankstinio matavimo. Negalima tiesiog atvažiuoti ir tikėtis, kad didelis sofa įeis pro duris.

Ar reikia vokiečiško draudimo vairuotojui?

Taip, vairuotojas turi turėti galiojantį draudimą („Versicherung“), kuris apimtų ir atsakomybę trečiesiems asmenims Vokietijoje. Mūsų firmos visada tai tikrina, bet jei samdote atskirą vairuotoją – patikrinkite.

Ką daryti, jei paskutinis kilometras uždaras (nuo sienos iki biuro)?

Kartais reikia mažesnio furgono (palydovinio), kad nukrautyti didelį furgoną už miesto ribų ir paskui įvežti į centrą. Tai papildomas žingsnis, tačiau Miuncheno ar Berlyno centre su 40 tonų sunkvežimiu neįmanoma važiuoti.

Kainos, paslėpti mokesčiai ir sutarčių niuansai

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Kainos svyruoja labai stipriai. Nuo 2 tūkst. eurų už mažą biurą iki 20 tūkst. už didelę korporaciją su serverine. Priklauso nuo tūkio (m3), atstumo ir darbo sąnaudų Vokietijoje (jie dirba brangiau). Neklauskite manęs „kiek be žiūrėjimo“, aš negaliu atsakyti. Reikia matuoti.

Kodėl kaina gali pasikeisti paskutinę minutę?

Dėl papildomų darbų. Pavyzdžiui, atvykstate, o durys per siauros, reikia išmontuoti stalą arba nebuvo pasakyta, kad trečias aukštas be lifto. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi fiksuotą kainą tik tada, kai viskas tiksliai išmatuota ir sudėta į sutartį. Kitu atveju – valandinis tarifas, ir jis būna aukštesnis.

Ar mokėti už pakavimo medžiagas?

Dažniausia taip, dėžės, lipdukai, burbuliukai – tai nėra nemokama. Kartais klientai sako, „mes turime savo dėžių“, bet jos būna sugadintos arba netinka sunkioms knygoms. Geriau pasirūpinti kokybiškomis dėžėmis, kad viskas neišsibytų kelyje.

Kas yra „valandinis laukimo mokestis“?

Jei vairuotojas laukia, nes jūs vėlate su raktais arba nesupratote iškrovimo vietos, laikas skaičiuojamas. Vokietijoje darbo laikas griežtai reglamentuojamas, todėl laukimas gali baigtis darbo dienai, ir tada reikės mokėti viršvalandžius.

Ar galima sumokėti po atvykimo?

Nerekomenduoja. Profesionalios firmos paprašo avanso (nuo 30 iki 50 proc.). Biuro perkraustymas į Vokietiją – brangi paslauga, ir jei po atvykimo klientas pasako „aš neturiu pinigų“, mes negalime grįžti atgal su kroviniu. Tai verslo rizika.

Kuo skiriasi kaina tarp savaitgalio ir darbo dienos?

Vokietijoje darbo dienomis (ypač šeštadieniais) dauguma sandėlių neveikia arba darbas brangesnis. Jei norite iškrauti sekmadienį, tai kainaus dvigubai. Geriau planuokite atvykti penktadienį arba pirmadienį ryte.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių už tiltus ar tunelius?

Vokietijoje nėra kelių mokesčių lengviesiems automobiliams, bet sunkvežimiams moka „Maut“. Tai įskaičiuota į mano kainą, tačiau jei reikia važiuoti per tam tikrus miesto tunelius arba uždaras zonas (pvz., „Low Emission Zone“ leidimas), tai gali kainuoti papildomai.

Kaip apskaičiuojama draudimo suma?

Paprasčiausiai – pagal inventoriaus vertę. Jei nurodote, kad viskas verta 10 tūkst., o iš tikrųjų 50 tūkst., ir viskas sudegė, gausite tik 10 tūkst. Būkite sąžiningi ir sumokėkite draudimo priemoką pagal tikrąją vertę.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Absoliučiai ne. Per pastaruosius 20 metų mačiau daugybę „pigiausių“ pervežėjų, kurie tiesiog dingdavo su kroviniais arba laužydavo daiktus. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti atliekamas patikimais žmonėmis. Sutaupyti 200 eurų dabar gali kainuoti tūkstančius vėliau.

Ar galima derėtis dėl kainos?

Visada galima pabandyti. Jei turite lankstų datų (pvz., galite laukti, kol aš turiu tuščią furgoną grįžtant iš Vokietijos), galiu padaryti nuolaidą. Bet jei skubate rytoj – tai kainuos pilną kainą.

Kokios mokėjimo priemonės priimamos?

Banko pavedimas yra standartas. Kai kurios firmos priima korteles, tačiau didelės sumos geriau pervesti, kad būtų įrodymas. Grynaisiais pinigais vairuotojui mokėti nerekomenduoju dėl saugumo.

Ar grąžinama pinigų dalis, jei darbo atlikta mažiau?

Jei sutartyje parašyta „mažiausiai 8 valandų“, o atlikome 5, tai už 8 sumokėsite. Tai yra standartinė praktika, nes vairuotojo laikas yra brangus resursas. Visada tikrinkite šį punktą sutartyje.

Ką daryti, jei gavau sąskaitą, kurios nesuprantu?

Skambinkite man. Aš paaiškinsiu. Kartais ten būna kodai, kurie neatrodo aiškūs. Gali būti, kad įeina ir kelių mokesčiai, ir PVM, ir papildoma įranga. Geriau klausti, nei manyti, kad tave apgavo.

Ar į kainą įeina baldų surinkimas Vokietijoje?

Įprastai ne, tai atskira paslauga. Mūsų komanda gali surinkti stalus ir kėdes, bet tai reikalauja laiko. Jei reikia surinkti sudėtingas sistemas, reikia šios informacijos iš anksto.

Kas vyksta, jei aš atšaukiu užsakymą paskutinę minutę?

Jeigu furgonas jau išvažiavo, turėsite sumokėti bent jau degalų ir vairuotojo laiko sąnaudas. Atšaukimas dieną prieš kelionę paprastai baudžiamas 30-50 proc. avanso.

Ar yra kokių nors nuolaidų nuolatiniams klientams?

Žinoma, jei pervežate ne tik biurą, bet ir darbuotojų daiktus arba darbą kartojate kas mėnesį. Verslas visada remiasi santykiais, tad ilgamečiai partneriai visada gauna geriausią kainą.

Ką daryti, jei radau pažeidimą po iškrovimo?

Reikia tai užfiksuoti (nuotrauka, pastaba) ir pranešti per 24 valandas. Negalima rašyti po savaitės, kad stalo koja sulūžo, kai pats ją užsitrenkėte. Biuro perkraustymas į Vokietiją baigiasi tik tada, kai pasirašote aktą, kad viskas tvarkoje.

Išvada

Galiausiai, viskas priklauso nuo to, kaip gerai pasiruošiate ir kokią komandą pasirenkate. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Nenuvilkite visko iki paskutinės akimirkos, geriau pradėkite planuoti bent mėnesį iki išvykimo, o tada viskas įvyks be didesnio streso. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikimės, kad jūsų kava Vokietijoje bus skani!