Biuro perkraustymas į Vokietiją atsakingai ir greitai

Sveiki, ponai ir ponios, arba tiesiog tie, kurie dabar gyvena didžiausią stresą savo gyvenime. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, mačiau viską – nuo pasidaręs rūkančių vokiškų furgonų iki klientų, kurie bandė susivertinti serverius į kelnes, kad taupyti vietą. Biuro perkraustymas į Vokietiją atsakingai ir greitai nėra tas pats, kas nupirkti bilietą į lėktuvą. Čia sudėtingas logistinis mozaika, kur vienas trūkstantis detalė gali viską sustabdyti prie Kauno arba Berlyno tilto. Vokietija – šalis, kur tvarka yra religija, bet keliuose visada vyksta chaosas, tad reikia pasiruošti viskam, o ne tik tai, kas parašyta sutartyje.

Kiek tai viskas kainuoja ir kodėl laikas taip svarbus

Ar galite pasakyti kainą iš karto?

Žinoma, galiu pasakyti, bet ji bus neteisinga. Biuro perkraustymas į Vokietiją atsakingai ir greitai nebus pigus, jeigu jūs tikėjotės, kad paimsime vos už šimtą eurų. Kaina priklauso nuo tūkstančio dalykų – kiek yra dėžių, ar reikia išmontuoti lentynas, ar keliamas penktas aukštas be lifto. Paprastai stendu up kainuoja apie 30–50 eurų už kubinį metrą, bet tai gali šokti, jeigu reikia specialios technikos. Geriau visada parodykite sąrašą, tada aš žinosiu, ką kalbėti.

Kiek laiko užtruks kompleksinis biuro perkėlimas?

Jei turite mažą biurą, tai gali įvykti per dieną. Bet jei tai didelė kontoros dalis, tuomet biuro perkraustymas į Vokietiją atsakingai ir greitai ims tris dienas – pakavimas, krovimas ir pats važiavimas. Neįsivaizduokite, kad išeisite pietų metu, o vakare jau gersite alų Vokietijoje. Ribojančiai veiksnys yra ne greitis, o tai, kad keliaujame per užstatytus kraštus, kuriose spūstys būna net ir antradieniais.

Ar galima perkelti biurą savaitgaliu?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vokiečiai moka už poilsį, tad vairuotojai taip pat. Jeigu jums būtina, kad viskas įvyktų šeštadienį, reikia tai aptarti iš anksto, o ne skambinti penktadienį vakare po septynių. Tada kaina gali padidėti iki 20–30 proc., nes tai viršvalandžiai ir sudėtingesnis organizavimas.

Ką daryti, jeigu gaisrinė neleidžia stovėti sunkvežimio?

Tai realus problema, ypatingai Miunchene arba Frankfurte senamiestyje. Gali tekti nuominti mažesnį furgoną ir daryti kelis važiavimus. Tai užtrunka ilgiau ir brangiau, bet geresnio sprendimo nėra. Kartais netgi tenka įvežti dalykus rankomis per kelis šimtus metrų, jeigu sunkvežimiui draudžiama važiuoti į žalią zoną.

Dokumentai, muitinė ir vokiečių biurokratija

Ar reikia eiti į muitinę, kai pervežame biurą į Vokietiją?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES, fiziniai patikrinimai dažnai nevyksta, tačiau dokumentus reikia turėti tvarkingai. Reikia TSL (transporto prekių schemos) sąrašo, patvirtinusio, kad tai nėra prekyba, o tik įmonės turto perkėlimas. Be to, biuro inventorius turi būti užrašytas jūsų apskaitos dokumentuose, kitaip gali būti problemų.

Kas nutinka, jeigu prarasime dokumentą kelyje?

Būna ir taip, vairuotojai yra žmonės. Jeigu dingsta TSL, tenka rašyti paaiškinimą muitinės postui, o tai gali užtrukti valandas. Geriau padaryti kopijas ir laikyti vieną furgone, kitą pas vadovą. Niekada nežinai, kur sustoti patruliai, ypač netoli Lenkijos sienos, kur jie mėgsta tikrinti viską labai detaliai.

Ar mums reikia išankstinio pranešimo Vokietijos institucijoms?

Paprastai ne, jeigu tai ne reguliarus prekių pervežimas. Bet jeigu biuro perkraustymas į Vokietiją atsakingai ir greitai vyksta su specialia įranga, pvz., laboratoriniais prietaisais, gali tekti gauti leidimus. Nerašiau čia tikslų institucijų pavadinimų, nes viskas priklauso nuo to, ką tiksliai pervežate, bet geriau pasiklausti brokerio.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Saugu tikrai, jeigu juos supakuojate į užrakstomas dėžes ir pasirašote sąrašą. Vairuotojas neįsivaizduoja, kas viduje, jam tai tik knygos. Bet aš visada patariu – brangiausius sutartis ir hard diskus geriau vežti su savimi mašina, o ne krovečių furgone. Niekada nežinai, kas gali nutikti autostradoje.

Pakavimas, technika ir įranga

Kas turėtų supakuoti dalykus – mes ar jūsų darbuotojai?

Geriausiai tai daro jūsų žmonės, nes jie žino, kur kas yra. Mes galiame atsiųti dėžes, o jūs užpildote. Jeigu reikia mūsų pagalbos, mes darome, bet tai už papildomą mokestį. Nerekomenduoju leisti kitiems dėlioti asmeninius daiktus, po to visada gaunasi, kad „dingo“ ausinės arba pomidorų sultys.

Kaip supakuoti kompiuterius ir serverius?

Serveriai yra jautrūs įranga. Jie turi būti išjungti (iškabeliuoti) ir sudėti į originalią pakuotę, jeigu išliko. Jeigu ne, reikia uždėti daug putplasčio. Biuro perkraustymas į Vokietiją atsakingai ir greitai reiškia, kad serverius reikia vežti atskirai, ne su kėdėmis ir stalais, kad niekas ant jų nenukristų.

Ar paimate ir atliekame įrangos montavimą vietoje?

Taip, tai mūsų darbas. Atvežame, išpakuojame, pastatome ant stalų, prijungiame kabelius. Bet vėl gi – reikia tiksliai žinoti, kur kas stovėjo. Jeigu ankstesnysis vadovas nepadarė schemos, tai mums gali tekti spėlionauti, kas užtrunka. Už montavimą imama atskirai, pagal valandas.

Ką daryti su dideliais seifais?

Seifus reikia tuščia vežti. Nes juos neįmanoma pakelti su kėdėmis. Be to, jeigu seifas sveria 500 kg, reikia specialių keltuvų. Vokietijoje dažnai būna seni pastatai, kur grindų apkrova ribota, tad seifo įnešimas gali būti tikras galvos skausmas ir reikalauti statybinės technikos.

Problemų scenarijai ir nenumatyti situacijos

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa pasienyje?

Tai įvyko tik praėjusią mėnesį su vienu klientu, kuris neįsidėjo į grafikus. Užstrigome dėl techninio trikdžio vokiškame terminale. Gaila, bet tai laikomas ne mūsų kaltė, o jėgos maior. Klientas teko laukti iki ryto. Tokiu atveju mes padedome kiek galime, bet laiko grąžinti negalime.

Kas daryti, jei subyrėja grindys įleidžiant spintą?

Yra rizika. Jeigu grindys senos, o spunta sunki, gali nulūžti. Jeigu tai mūsų kaltė, mes atsilyginame. Bet jeigu jūsų vadovas nurodė neigti riziką ir pasirašė atleidimo nuo atsakomybės lapą... tada gaila. Rekomenduoju prieš krovimą nufotografuoti grindas, kad nebūtų ginčų vėliau (ypač Kai serveryje užsidega ventiliatorius).

O jeigu lietus? Ar dalykai sušlaps?

Profesionalios transporto kompanijos naudoja tentus, kurie apsaugo nuo lietaus. Bet jeigu kraunate į atvirą platformą traktoriumi, tai tada gi natūralu, kad sušlaps. Vokietijoje oras keičiasi kaip savo dukterį, vieną minutę degina saulė, kitą - ledas.

Ar pasitiki savo vairuotojais su brangia technika?

Dvidešimt metų dirbu, turiu savo vairuotojus, kuriuos pažinu nuo laikų, kai dar buvo jauni. Pasitikiu. Bet jeigu biuro perkraustymas į Vokietiją atsakingai ir greitai turi būti atliekamas subkontraktoriais, tada aš pats stoviu uoste ir tikrinu viską. Negaliu leisti niekam pasakyti, kad neatnešiau.

Specifiniai Vokietijos reikalavimai ir papildomos paslaugos

Ar galime numesti brukią (Pfand) butelių į Vokietiją?

Tai keistas klausimas, bet buvo. Vokiečiai turi Pfand sistemą. Jeigu vežate pilnus butelius su savimi, tai jūsų reikalas, bet jums teks juos supakuoti labai gerai, kad neproplyštų. O jeigu norite išvežti tuščius butelius, kad gauti pinigus atgal... tai, tiesiog pasakykite, kad neverta to laiko.

Ar reikia rūpintis parkavimo leidimais?

Būtinai. Be to, užsidarykite vietą prie pat įėjimo. Vokietijos policija nedrįsina, jeigu furgonas stovi be leidimo, ir gali jį nuvežti į aikštelę. Tada jums teks mokėti baudą ir stovėjimo mokesčius. Geriau iš anksto susitarti su miesto savivaldybe arba pastato administratoriumi.

Kaip elgtis su šiukšlėmis? Ar galima viską užmesti į furgoną?

Negalima. Mes ne šiukšliavežiai. Biuro perkraustymas į Vokietiją atsakingai ir greitai nėra susijęs su senų stalų arba dokumentų išvežimu į deginimą. Tai papildoma paslauga, kurią reikia aptarti. Vokietijoje atliekų rūšiavimas yra labai griežtas, tad negali tiesiog numesti visko į vieną krūvą.

Ar teikiate draudimą?

Taip, visada turiume transporto draudimą. Jis apmaudo daiktus pačiame kelyje. Bet jis neapmaudo jūsų duomenų praradimo arba to, kad kompiuterius neįjungėte. Draudimas yra pagal CMR konvenciją, ir dažniausiai ji apmoka tik iki kelių eurų už kilogramą, jeigu nenurodote tikslios vertės.

Ką daryti, jei reikia padaryti sustojimą kelyje?

Galima, bet tai kainuoja. Vairuotojas turi laikyti poilsio režimą. Jeigu jums reikia užeiti į Sandėlį Lenkijoje paimti kažko, planuokite tai į grafiką. Sustojimas autostradoje degalams yra nemokamas (jeigu nusipirkote kavą), bet ilgesnė laukimo valanda jau yra apmokestinama.

Logistikos smulkmenos ir patarimai

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų furgonų turi GPS stebėjimą. Galiu jums atsiųsti nuorodą. Bet nevisada tikslus, kartais signalas dingsta miesto centruose arba vokiškuose miškuose. Vairuotojas gali ir neatsiliepti į telefoną, jeigu vairuoja. Skambinkite man, aš susisieksių su juo, kai sustos.

Kokie yra mokėjimo terminai?

Standartiškai – 50 proc. avanso, likusi dalį atiduodate, kai viskas yra iškrauta ir sudėliota vietose. Jeigu esate didelė, patikima įmonė, su kuria dirbame ne pirmą kartą, galim derėtis ir su sąskaita-faktūra po 14 dienų. Bet mažoms firmoms aš to nebedarau po to, kai vieną kartą mane apgavo.

Ar pervežiate ir augalus?

Taip, galima, bet nesu atsakingas, jei jie nudžiūva. Žiema furgone gali būti šalta, o vasarą per karšta, jeigu sustojame eilėse. Geriau augalus duoti darbuotojams dovanai, nei juos tempti per pusę Europos. O jei labai brangūs, tuomet reikia specialios temperatūros kontrolės.

Kas daryti su raktais?

Visi raktai turi būti vienoje vietoje, uždėti į raktinę su etikete. Negalima jų mesti į dėžę su popieriais, o po to klausyti, kur jie. Vokietijoje raktų gamyba brangu, o jei užrakinsite biurą su savo raktais viduje... tai bus didelė problema.

Ar priimate kredito korteles?

Taip, turime terminalą. Bet vairuotojai dažniau mėgsta grynaisiais arba pavedimu, nes terminalai kartais neveikia užsienyje dėl ryšio problemų. Geriausia pervesti avansą, o likutį sumokėti pavedimu.

Ką daryti, jeigu naujieji patalpos nėra paruoštos?

Tai būna dažnai. Darbininkai dar nedažė sienų, o jūs jau įvežiate stalus. Reikia sutarti su savininku, kad galėtume dėti dėžes į kampą ir uždengti juos drobe. Negaliu palikti dalykų gatvėje, tai nelegalu.

Kodėl pas jus brangiau nei pas kitus?

Gal todėl, kad aš atsakau į telefonus vidurnaktį? O gal todėl, kad turiu savus krovėjus, o ne samdomus prie parduotuvės? Biuro perkraustymas į Vokietiją atsakingai ir greitai turi savo kainą, o pigu dažniausiai būna tik iš karto. Vėliau išeita brangiau ištaisyti klaidas.

Ar padedate su išsikraustymu iš seno biuro?

Taip, tai įeina į kompleksą. Išmontuojame, užrašome, pažymime dėžes. Svarbiausia – nepainioti dėžių su „pirmojo aukšto“ ir „antrajo aukšto“ užrašais. Jeigu supainiosite, vokiečių montuotojai (jeigu juos samdote) galės labai nusivilti.

Kur geriausia pradėti planuotum?

Pradėkite nuo sąrašo. Susirašykite, ką tikrai norite vežti, o ką išmesti. Tada paskambink man. Negerai, kai aš atvažiuoju su 20 tonų mašina, o jums reikia pervesti tik vieną stalą ir tris kėdes. Tada būna negerai.

Ar pervežiate chemines medžiagas?

Tik jeigu turite atitinkamus sertifikatus ir pakuotę. Negaliu vežti degių skysčių be specialaus leidimo, nes mane gali sulaikyti ir savaime sudeginti mašina. Būkite sąžiningi dėl to, kas yra dėžėse.

Kaip elgtis su personalo pavėžėjimu?

Tai ne mūsų profilis. Mes pervežame biurą, o ne žmones. Vairuotojas ne taksistas. Jeigu reikia pavėžėti vadovą, tai tik jeigu jis sėdi šalia jo kabinoje ir turi sėdimąją vietą, bet už tai neatsakingi.

Kodėl svarbu nurodyti tikslią adresą?

Kartai adresai Vokietijoje būna keisti, pvz., „Hauptstraße 12“ gali būti ir šone, ir gale. GPS meta koordinates, bet fizinis įvažiavimas gali būti už užtvarų. Būtinai nurodykite, ar yra vartai kodu, ar reikia belso prieš tai.

Ką daryti, jei dingsta dėžė?

Tai įvyksta retai, bet įvyksta. Jeigu viską buvote užrašę ir dėžės buvinėtos, mes ieškome. Jeigu ne, tai... tada gaila. todėl sakau, rašykite viską ant dėžių, o ne tiesiog „biuras“.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos?

Taip, po apžiūros. Aš atvažiuoju, pažiūriu, ką reikia vežti, ir turiu galvoj apskaičiuoti. Jeigu sakote per telefoną „turime keletą dalykų“, o atvažiuoju užpildytą sandėlį, tai kaniau važiuoju namo.

Kodėl reikia rezervuoti datą iš anksto?

Ypač vasarą. Rugpjūtis ir spalis yra „karšti“ mėnesiai. Jeigu skambinate pirmadienį ir norite važiuoti trečiadienį, gali būti, kad laisvų mašinų neliks. Geriau planuoti bent savaitę prieš, o dar geriau – mėnesį.

Išvada

Galiausiai, biuro perkraustymas į Vokietiją atsakingai ir greitai yra ne fizinis darbas tik, o ir organizacinis iššūkis. Nereikia bijoti klausti bjaurių klausimų arba priekaištų, nes geriau išsiaiškinti dabar, negu verkšlenti prie užrakstų durų Berlyne. Raskite patikimą partnerį, ne tik pigiausią pasiūlymį portale. Turto pervežimas per sienas – tai pavojinga ir sudėtinga užduotis, kuri reikalauja patirties, o ne tik geros vilmos. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje, tikiuosi, viskas pasieks vietoje sveika.