Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos – efektyvūs sprendimai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus, gal net daugiau, ir vis dar stebiuosi, kaip žmonės gali taip susipainioti su planavimu. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos – efektyvūs sprendimai tai ne tiesiog gražūs žodžiai skrajutėje, o realus iššūkis, reikalaujantis kantrybės ir geležinių nervų. Vokietija arti, tačiau jų biurokratija ir griežtumo laipsnis kartais sukelia daugiau galvos skausmo nei keliavimas į Angliją. Esu matęs viską – nuo puikių, be trikčių praėjusių projektų iki tokių, kai reikėjo išsiimti baldus pro langą, nes liftas neveikė. Čia nėra nė vienos vienodos situacijos, todėl reikia pasiruošti viskam.

Kainos ir organizaciniai chaosai

Ar brangu kainuoja biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos?

Visi klausia apie kainą, bet niekas nenori pasakyti, ką tiksliai reikia vežti. Negaliu jums pasakyti skaičiaus iš ašies. Jei tai tik keletas kėdžių ir stalų iš Mazėjų Rūšių į Berlyną, tai viena. Jei tai didelis serverinis centras su tonomis technikos – visai kita. Benzinas, kuro kainos, vairuotojo darbo valandos Vokietijoje – viskas brangsta. Vokietijos keliai, žinoma, geri, bet mokesčiai juos naudoti... trumpiau tariant, suskaičiuosiu tik tada, kai pamatysiu, ką reikia krauti. (Gerbėjau, kai vienas klientas sako: „tai tik kelios dėžės“, o ten pusė sunkvežimio).

Kiek laiko užtruks visas procesas?

Vėlgi, magiškas rutulys nepadės. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos trunka mažiausiai dieną, jei kalbame apie trumpiausius maršrutus, pavyzdžiui, į Vokietijos pasienio miestus. Bet jei reikia važiuoti į Miuncheną ar Hambūrgą, tai suskaičiuokite kelias dienas, ir tai jei nėra „Stau“ – spūčių. Vokietijoje darbo laikas yra šventas, vairuotojai turi poilsio laiko režimus, kurių negalima laužyti. Jei reikia iškrauti ant dienos, reikia tiksliai planuoti atvykimą, kitaip teks laukti kitos dienos.

Ar reikia mokėti už vertinimą?

Dažnai taip. Atvykti su mašina, pamatyti, kad ten reikia keltų (kurių mums net nėra), ir važiuoti atgal – tai pinigų švaistymas. Geriau, jei atvykstate specialistas, viską pamato ir pasako: „taip, mes tai padarysime“ arba „nieko gero iš to nebus“. Už profesionalų vertinimą dažniausiai imamas nedidelis mokestis, kuris vėliau atsiskaito nuo bendros sumos, nusprendus dirbti. Taip yra sąžiningiau.

Ar galima pasikrauti patys?

Galima, bet kodėl? Jei turite laisvų darbuotojų, kuriems mokate už laiką, gal leiskite jiems dirbti, o ne nešti dėžes. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos reikalauja tam tikros technikos. Dėžės, kurias neša jūsų vadybininkai, gali būti netvarkingai supakuotos. Ir jei kas nors sugriūva kelyje, kas atsakys? Draudimas nedengia klaidų, padarytų dėl nekompetentingos pakavimo.

Ką daryti su dokumentais?

Dokumentus reikia susirūpinti iš anksto. Ne tik tie, kurie važiuoja su kroviniu, bet ir įmonės reikalai. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos dažnai susietas su PVM mokesčiais, tarpusavio prekybą. Nors Vokietija ir ES, bet jie mėgga papildomai paklausti, kur eina prekės. Geriau turėti visus inventorius sudėtus į lentelę „Excel“, o ne rašyti ant popieriaus servetėlės.

Ar imate už dėžių pristatymą iš anksto?

Tai papildoma paslauga, bet labai naudinga. Nėra nieko blogiau, kaip paskutinę minutę suvokti, kad neturite kur dėti kompiuterių. Atvežame, paliekame, supakuojate savo tempu. Viskas aišku. Kartais klientai sako, kad nereikia, o paskui bėga po parduotuves ieškodami kartono. Neteisingas sprendimas, jei klausiate manęs.

Ar dirbate šeštadieniais ar sekmadieniais?

Vokietijoje sekmadienis yra šventoji diena, parduotuvės uždarytos, o darbininkams ilgai atostogaujančios. Tačiau mes galime susitarti. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos gali būti atliekamas ir savaitgaliu, jei įmonė leidžia vairuotojams dirbti (papildomai mokant), o pastate nėra apsaugos, kuri uždraudžia triukšmą. Bet dažniausiai geriau penktadienį išvežti, o pirmadienį pradėti krauti.

Ką daryti su baldais, kurie netilps į liftą?

Tai klasika. Vokietijose daug senų pastatų, liftai tokie maži, kad ten netelpa dviratis. Turime nešti laiptais. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos dažnai verčia mus naudotis specialiomis keltuvais laiptais arba pro langus. Yra buvę atvejų, kai teko išmontuoti didžiulę stiklinę sieną, kad prasustumime sofą. Už tai imamas papildomas mokestis, nes tai fizinis darbas ir rizika.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo vėliau?

Esu linkęs pasakyti „ne“, bet viskas priklauso nuo pasitikėjimo. Naujiems klientams visada reikalaujame išankstinio apmokėjimo arba bent dalies. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos – tai ne maža suma, ir jei mes jau atvežame viską į Miuncheną, o klientas „užstringa“, tai mūsų problema. Vokietijos įmonės paprastai moka labai tvarkingai, pagal sąskaitas, o Lietuvoje kartais tenka „varyti“ pinigus po savaitę.

Kaip skaičiuojate kainą: už valandą ar už darbą?

Standartiškai už darbą, t. y. už maršrutą ir krovinio tūrį. Bet jei klientas nežino, kiek daugiau darbo atsiranda vietoj (pavyzdžiui, reikia pernešti 50 dėžių į trečią aukštą be lifto), tada gali būti taikoma valandinė tarifų dalis. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos turi būti numatomas iš anksto, kad nenumalšintumėte stebėjimo, matydami galutinę sąskaitą.

Dokumentai, muitai ir vokiškas griežtumas

Ar reikia deklaruoti kroviniį muitinei?

Nesu tikras, ar turiu tai pasakyti, tačiau jei vežate tik biuro reikmenis ir tai ne prekybinis partijos (parduodant įmonėms Vokietijoje), tai dažniausiai ne. Bet jei tai prekės, kurias parduodate, tai taip, reikia EX1 arba kitų formų. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos, kai keičiate būstinę, yra vidinė operacija, tačiau viskas turi būti įforminta sąskaitomis-faktūromis. Vokietijos muitininkai gali sustabdyti ir patikrinti, ar tikrai nevežate prekybai skirtų prekių be mokesčių.

Ką daryti, jei trūksta kokių nors dokumentų?

Tuomet prasideda problemos. Vokietijai prieiga prie dokumentų yra šventa. Jei trūksta sąskaitos arba inventoriaus sąrašo, gali tekti laukti pasienyje arba mokti baudą (Gebühr). Geriau turėti viską dviese kopijose, vienas komplektas duoti vairuotojui, kitas pasilikti sau. Skuboti šitame reikale nėra verta.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

Jeigu vairuotojas iš trečiosios šalies (pavyzdžiui, Ukrainos ar Baltarusijos), tai taip, reikia vizų ir leidimų. Jeigu ES pilietis, tai tik vairuotojo pažymėjimas ir darbo sutartis. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos dažnai vyksta su mūsų, lietuvių, vairuotojais, tai problemų nėra. Tačiau reikia sekti, kad darbo laikas neviršytų normų, nes Vokietijoje tai tikrinama itin griežtai.

Ar turiu rūpintis draudimu?

Privalai. Mes turime savo transporto draudimą, bet jis dengia tik tiek, kiek mes numatome, arba tik atsakomybę už krovinią. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos turi apimti ir turtą, kurį vežame. Jei lūžta brangus serveris arba meninis kūrinys, standartinis draudimas gali neužtekti. Pasirašykite papildomą draudimo polisą bent dėl tų pačių IT sprendimų.

Ar dažnai tikrina krovinius kelyje?

Vokietijoje – Polizei (policija) tikrina dažniau nei čia. Ypač jei mašina atrodo „perkrauta“ arba vairuotojas užmigtas. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos turi būti vykdomas tvarkingomis mašinomis. Jei kėbulas užimtas dėžių kalnu, tai tikras tikrinimo šansas. Geresnis vaizdas – geriausia apsauga.

Kas su PVM, jei vežame į savo filialą?

Jei tai tiesiog perkėlimas tarp savo padalinių, tai PVM neturi būti taikomas (intra-Community supply). Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos turi būti tinkamai užfiksuotas jūsų apskaitoje. Vokietijos partneriai arba jūsų filialas Vokietijoje turės pateikti ataskaitą. Aš ne buhalteris, bet žinau, kad jei sugadinate šią dalį, mokesčių inspekcija susidomės labai greitai.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Techniškai galima, bet tai nelegalu be deklaravimo, jei tai ne jūsų asmeninis perkėlimas (tiksliau, šeimos). Jei biuro vadovas pasislepia savo senus dviračius tarp biuro stalų, tai gali būti įvardyta kaip kontrabanda arba nelegalis prekių gabenimas. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos turi būti tiksliai tai – biuro perkraustymas. Nedarykite man problemų dėl dviračių, prašau.

Techniniai niuansai ir „o jei“ situacijos

Ką daryti, jei liftas išsijungia dienos viduryje?

Tai reali situacija, buvo ne kartą. Tada mes iškrauname viską į koridorių (jei telpa) arba laikom mašinoje. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos turi numatyti šias rizikas. Jei turiu laukti valandą, kol meistras atvyks pataisyti lifto, šis laikas įeina į sąskaitą. Negaliu aš važiuoti atgal ir grįžti rytoj, tai brangu. Geriau iš anksto susitarti dėl lifto rezervacijos.

Ar padėsite išmontuoti ir surinkti baldus?

Taip, turime savo mechaniką. Bet jei tai jūsų darbuotojai surinko patys ir tai atrodo kaip „Frankenšteino“ kūrinys, gali būti, kad lengviau nupirkti naujus. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos įtraukia ir montavimą. Tik prašome, jei turite senų baldų, kurie gali lūžti, pasakykite iš anksto. Aš nenoriu, kad mano vyras sugriautų jums sieną bandydamas ištraukti skrynią.

Kaip elgiatės su IT įranga?

IT įranga – tai mūsų galvos skausmas. Serverius negali tiesiog mesti į mašiną. Reikia specialių dėžių, antistatinių priemonių. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos šiuo atveju reikalauja labai daug dėmesio. Geriau, jei jūsų IT specialistas prižiūri, kaip mes supakuojame serverius. Jei kas nors sugenda po kelionės, mes neįsivaizduojame, kiek kainuoja duomenų praradimas, nors fiziškai gali ir nieko nebužti.

Ar reikia rūpintis vietos stovėjimo leidimu?

Vokietijoje – absoliučiai taip. Nieškite mašiną į miesto centrą be leidimo, ir gausite 100 eurų baudą, o mašina gali būti tempta. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijas reikalauja, kad jūsų vokiški partneriai arba mes iš anksto gautume „Verkehrszone“ leidimą. Tai užtrunka kelias dienas, todėl nedarykite to pačią dieną.

Ką daryti su atliekomis?

Pakuodami radote kelis šimtus senų failų? Negalima jų mesti pirmame mieste šiukšliadėžėje. Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl dokumentų naikinimo (Papiervernichtung). Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos gali apimti ir šiukšlių ivežimą, bet tai kainuoja. Geriau susitarti dėl specialių konteinerių.

Ar galiu sekti savo krovinių vietą?

Žinoma, suteikiu GPS nuorodą. Tačiau nereikia skambinti vairuotojui kas 10 minučių, klausti „kur jūs“. Jis vairuoja, ne kalbės. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos trunka ilgai, vairuotojams reikia ramybės. Žiūrėkite žemėlapį ir laukite. Jei sustojo prie kaviniuko, tai gali būti privalomas poilsis.

Kas nutinka, jei pasilikau daugiau daiktų, nei planavau?

Tai įprasta. Žmonės visada pamiršta apie sandėlyje stovinčias spintas. Jei telpa į mašiną, vežame nemokamai (arba už nedidelį priedą), jei ne – reikia dar vieno reiso. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos neleidžia sau turėti „kažkiek“ tūrio. Mašina turi būti pilna, kitaip neapsimoka važiuoti.

Baisios istorijos ir patirtis

Ar buvote atvejų, kai viskas praėjo blogai?

Buvo. Vieną kartą važiavome į Štutgartą, klientas nepasakė, kad prieš pastatą vyksta remontas ir sunkvežimis negali privažiuoti. Teko viską perkrauti į mažesnes transporterio mašinas (pavogėme vietinius). Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos gali tapti košmaru, jei nepasitikite vietovės iš anksto. Nuo tada visada prašau nuotraukų iš abiejų pusių.

Ar dažnai klientai pasigaili savo sprendimo?

Kai kurie taip, ypač kai randa pigų pervežėją iš skelbimo, o tais vaikinais dingsta su krovinio pusę. Mes esame brangesni, bet atsakingi. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos – ne tas dalykas, kur galima taupyti ant to, kas veža. Vienas klientas taip išgelbėjo savo verslą, nes kita įmonė jų dokumentus „prarado“.

Kas dėl gėrimų vairuotojams?

Vokietijoje alkoholis vairuotojui – tai nulis tolerancijos. Nors mes ir su savo vyrų, bet taisyklės vienos visiems. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos turi būti saugus. Nenoriu girdėti istorijų, kad kas nors gėrė po perkėlimo ir vėliau važiavo. Tai gėdinga ir pavojinga.

Ar patiko dirbti su vokiečiais?

Vokiečiai yra labai tikslūs. Jei sutarta 8:00 valanda, tai jie laukia 7:55. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos su jais lengvas, jei ir tu esi tikslus. Jei vėlaiji, jie nervinasi. Bet jei viskas eina pagal planą, jie yra labai sąžiningi mokėtojai ir nereikalauja nuolaidų be priežasčių.

Galų gale, kodėl aš turėčiau pasirinkti jus?

Nes turiu pilkas plaukus ir esu matęs viską. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos nebekeičia mano kraujo spaudimo, nors kartais nori rėkti. Žinau, kur pilti kurą, kurie viešbučiai geri vairuotojams ir kaip išvengti policijos. Pasitikėkite patirtimi, o ne reklama.

Ką daryti su augintiniais biure?

Negalima jų vežti krovinių mašina, nebent tai speciali transporto priemonė. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos (ypač su katinu ar šunimi) turi būti planuojamas atskirai. Vokietijos taisyklės dėl gyvūnų gabenimo yra griežtos. Reikia veterinaro pažymos ir specialios būdelės. Neleiskite biuro katei į dėžę su dokumentais.

Ar pats reikia važiuoti su mašina?

Galite, jei norite, bet kam? Jums tenka sėdėti šalia vairuotojo 10 valandų. Biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos yra procesas, kurį geriau palikti mums, o patems susirūpinti naujojo biuro telefonų linijomis arba internetu. Geriau susitikti paskirties taške.

Taigi, biuro perkraustymas į ir iš Vokietijos nėra pasaka, bet ir ne pragaras, jei viską suplanuojate protingai. Pasitikėkite savo pervežėju, bet ir būkite aktyvus. Geriau klausti per daug, nei vėliau stebėti, kaip jūsų turtas važiuoja nežinoma kryptimi. Sėkmės naujoje vietoje, o techninius dalykus palikite man.