Biuro perkėlimo procesas į Vokietiją supaprastintas rūpestingai

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir, tikiuosi, galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas į Vokietiją niekada nesigauna taip lygiai, kaip piešia teoriniai vadovėliai. Visada kažkas pasikrausto ne ten, vairuotojas užstringa kažkur prie Miuncheno, o klientas išsigąsta, dėl to, kad nebežino, kur dėjo svarbius sutartis. Tačiau tai nereiškia, kad tai būtina bėda. Jei žinai, į ką reikia atsižvelgti ir kuriems „drugeliams“ skraidinti galvą, viskas gali vykti netgi sklandžiai. Vokietija yra disciplinuota šalis, mėgstanti tvarką, tad tenka prisiderinti. Štai trumpas vadovas, kaip išgyventi tą chaosą ir nepamesti proto.

Pradžia: kur dėti tą visą šiukšlių kalną?

Nuo ko tikrai pradėti, jei norime perkelti biurą?

Pirmaiausia, nusiraminkite. Ne viską reikia vežti. Sunkiausia dalis nėra tiek patys biuro perkėlimo procesas į Vokietiją, kiek psikologinis pasiruošimas. Pradėkite nuo inventorizacijos – tiesiog užsirašykite, ką turite. Tada pažiūrėkite į sąrašą ir klauskite: „Ar mums tikrai reikalingas tas senas spausdintuvas, kuris strigsta prieš kiekvieną ataskaitą?“. Dažnai klientai įsivaizduoja, kad reikia vežti viską, starting nuo senujų laikraščių iki lūžusių kėdžių kojų. Neneškite šiukšlių į Vokietiją, ten šiukšlių ivežimas brangiau nei pas mus.

Ar verta samdyti vadybininką ar geriau patiems organizuoti?

Jei turite mažą biurą – penki žmonės ir kavinė – susitvarkykite patys. Bet jei kalbame apie rimtą įmonę, turinčią dešimtims ar šimtus kubinių metrų inventorius, vadybininkas būtinas. Aš mačiau situacijų, kai savininkai bandydami sutaupyti patys susirgdavo nuo streso. Vadybininkas žino, kur gauti leidimus ir kaip supakuoti IT įrangą, kad ji neatkeliau laužtynėse. Biuro perkėlimas į Vokietiją be koordinatoriaus yra kaip važiuoti automobiliu be vairo – techniškai įmanoma, bet tikrai baigsis nužudytais.

Kada geriausia viską suplanuoti pagal kalendorių?

Idealiai – keturis-šešis savaites prieš. Neišsigaskite, jei likote dvi savaites, tai įmanoma padaryti ir „greituoju režimu“, bet tai kainuos brangiau ir nervų. Vokietijoje daugelis verslų veikia pagal griežtus grafikus, tad jei planuojate atidaryti biurą Berlyne pirmadienį, geriau, jei sunkvežimis atvyks penktadienį arba šeštadienį. Turite palikti laiko rezervą nenumatytoms situacijoms, pavyzdžiui, jei sunkvežimis techniškai sugers arba (kas nutinka dažnai) patirs uždelstą muitinės patikriną, nors ir esame ES erdvėje.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžutę specialiais kodais?

Absoliučiai taip. Niekada nežinai, kur kas atsiras. Rašykite ant dėžės ne tik „Knygos“, bet ir „Buhalterija, 3 lentyna“. Vokietijos surinkėjai (jei juos samdote vietinius) nemoka lietuviškai, todėl geriau naudoti numerus. Tarkim, dėžė Nr. 50 eina į direktoriaus kabinetą. Pasidarykite sąrašą: Nr. 50 – direktorius. Taip bus žymiai greičiau ir mažiau painiava, kai viskas atkeliauja į galutinę vietą.

Kaip elgtis su technika – ar ją reikia išjungti specialiai?

IT įranga yra visų pastraipų pradžia. Negalima tiesiog ištraukti lizdo ir mesti į dėžę. Serverius ir kompiuterius būtina išjungti tinkamai, uždaryti langus, ištraukti laidus (ir juos pažymėti, jei įmanoma). Prieš metus vienas klientas taip greitino, kad išjungė serverį fiziškai mygtuku – žinote, kas buvo vėliau? Duomenų atkūrimas už kelių tūkstančių eurų. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra ne tik apie baldus, bet ir apie jūsų verslo „smegenis“.

Pinigai ir kainos: ar tikrai brangu?

Kiek apytiksliai gali kainuoti toks reisas?

Nedarykite to klaidos, klausdami vieno skaičiaus. Kainos svyruoja kaip orai. Mažam biurui (apie 20-30 kubinių metrų) gali tekti mokėti nuo 2 tūkst. eurų, o dideliam – ir virš 10 tūkst. Viskas priklauso nuo to, kiek daiktų, kiek darbo reikia (pakavimas, surinkimas) ir kur Vokietijoje reikia važiuoti. Miuncheno centras arba kaimas netoli Frankfurto – skirtingos kainos. Be to, turiu omenyje degalų kainas, kurios dabar... na, jūs žinote.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Deja, yra. Kai kurios kompanijos už „mažą kainą“ nerašo į sutartį pabrėžtų kelių dalykų: nešimo aukštai (jei nėra lifto), distancijos nuo sunkvežimio iki įėjimo (jei reikia nešti per 200 metrų) arba darbo laiko viršijimą. Vokietijoje darbuotojai labai griežtai laikosi darbo laiko. Jei vairuotojas laukia valandą ilgiau, tai bus papildoma sąskaita. Visada klauskite apie „all inclusive“ variantą.

Kas veikia kainą labiausiai – atstumas ar darbo kiekis?

Mano patirtimi, darbo kiekis. Važinėti 1000 km nieko nėra, sunkvežimis važiuoja ir važiuoja. Bet kai reikia išardyti sudėtingą sistemą su 20 stalų, užsegti viską į burbulius, pamečius tris vyrus, o tuomet vėl surinkti kitame šalyje – čia suvalgomi laikas ir pinigai. Biuro perkėlimas į Vokietiją tampa brangus, tenka sumokėti ne tik už vairuotoją, bet ir už krovėjus, kurie fiziškai tingia (ne, šipukas, tiesiog sunkus darbas).

Ar galima kažkaip sutaupyti neprarandant kokybės?

Taip, supakuokite mažus daiktus patys. Knygas, asmeninius daiktus, puokštes. Taip sutaupysite porą valandų krovėjų darbo. Taip pat, jei galite, atsikračiuokite senų baldų. Nupirkite naujus Vokietijoje – dažnai tai išeina pigiau nei vežti senas, sulūžusias kabinetas per visą Europą. Ir nepamirškite, kuo mažiau daiktų, tuo mažiau rizikuojate, kad kažkas suges per važiavimą.

Kaip mokėjimas vyksta – ar reikia avanso?

Standartinė praktika yra 30-50 proc. avansas, likčia – pristatymo metu arba prieš išsikraunant. Būkite atidi su sutartimis. Yra įmonių, kurios reikalauja 100 proc. išankstinio mokėjimo. Aš asmeniškai nebūčia patikėjęs tokiomis firmomis. Kas nutinka, jei jie dingsta? (Nors, teisingiau sakant, pastaruoju metu vis mažiau tokių „fiestų“, bet vis tiek būkite budrūs).

Vokietijos specifika ir dokumentai

Ar sunku gauti leidimus važiuoti į miesto centrą?

Gali būti tikrasis košmaras. Vokietijos miestuose, ypač prie „žaliųjų zonų“ (Umweltzone), sunkvežimiams reikia specialių leidimų. Be to, daugelyje vietų reikia iš anksto užsisakyti vietą stovėjimui sunkvežimiui (parking permit). Biuro perkėlimas į Vokietiją be šių popierių gali baigtis tuo, kad vairuotojas tiesiog negalės priartėti prie pastato ir teks krauną per 500 metrų. Tikrai to nenorite.

Ar reikia kokių nors specialių dokumentų įrangai?

Kadangi mes judame Europos Sąjungos viduje, paprastoms prekėms nereikia eksporto/importo deklaracijų, tačiau turi turėti kokybišką krovinių sąrašą (packing list). Vokietijos pareigūnai gali sustabdyti ir patikrinti, ar tikrai vežate biuro įrangą, o ne kontrabandą. Jei vežate brangią techniką, rekomenduoju turėti serijinius numerius – taip apsisaugosite nuo vagysčių ir ginčų dėl kilmės.

Kas daryti, jei įmonė turi automobilius, kuriuos reikia pervesti?

Automobilių pervežimas yra atskira istorija. Juos galima vežti autovežiu arba vairuoti. Jei vairuosite, įsitikinkite, kad draudimas galioja Vokietijoje (dažniausiai galioja „Green card“ pagrindu). Jei vežate autovežiu, tai reikia papildomos vietos. Prisimenu vieną atvejį, kai klientas pamiršo paimti automobilio raktus iš buvusio vadybininko... teko siųsti kurjerą per pusę Europos. Detales svarbiausios.

Ar verta rūpintis vietiniais draudimais?

Lietuvos draudimo polisas dažnai užtenka, tačiau verta pasitikrinti, ar jis apima „krovimo darbus“ Vokietijos teritorijoje. Kai kurios Vokietijos firmos reikalauja, kad krovėjai būtų apdrausti pagal jų vietinius standartus (HVB), ypač jei darbas vyksta jų objekte. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali sustoti viduryje, jei vietinis saugos darbuotojas uždrauds dirbti dėl draudimo neatitikimo. Geriau klausti savo brokerio iš anksto.

Kaip elgtis su vietinėmis darbo taisyklėmis?

Vokietai mėgsta taisykles. Jei samdote vietinius krovėjus arba surinkėjus, jie gali reikalauoti pertraukėlių, specialių avalynių (saugumo batų) ir liemenių. Negalima jų verčiai dirbti 12 valandų be pertraukos, kaip mes kartais darome per intensyvius periodus. Jei bandysite „spausti“, gausite baudą arba darbus sustabdysius inspektorių.

Techniniai dalykai ir baldai

Kaip supakuoti tą visą „stiklą“?

Stalai vitrinai, skydeliai – tai pačios pažeidžiamiausios vietos. Negalima jų tiesiog apvynioti senais laikraščiais (kaip darėmo seniau). Reikia specialios pūklinės plėvelės, o tarp stiklų – putplasčio plokščių. Vienas klientas taip apvyniojo brangų stiklinę lentą, kad ją pervežė be jokių apsaugų... atvyko trys gabalai. Dabar jau žino, kad biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja investicijų į medžiagas.

Ar galima išardyti baldus patys, ar geriau palikti profesionalams?

Jei turite paprastus stalus, kurie laikosi ant varžtų – išardykite patys, tai sutaupys laiko. Bet jei turite sudėtingas recepcijas, sekcijas arba „open space“ sienas, palikkite tai profesionalams. Jie žino, kurios detalės yra atsakingos už stabilumą, ir pažymės jas. Surinkimas atgal (beje, dažnai būna sunkiau nei išardymas) bus žymiai greitesnis.

Kaip sužinoti, kiek vietos reikės sunkvežimiui?

Matematika paprasta: ilgis plotis aukštis. Bet realybėje viskas užima daugiau vietos dėl tarpų ir nešiklių. Geriausia padaryti „vizualinį“ matavimą – sukraukite dėžes vienoje vietoje ir pamatuokite jų tūrį. Darbas su apytiksliais skaičiais dažnai veda prie to, kad paskutinė sofa nebetelpa ir tenka važiuoti antrą kartą. (Arba, kažkas kada nors sakė, kad galima susitaisyti ant stogo, bet aš to nepatarčiau).

Ar saugu vežti kompiuterius priekaboje?

Jeigu priekaba yra „tent“ tipo (uždara, saugi nuo lietaus), tai taip. Bet jei tai atvira platforma – absoliučiai ne. Netgi įdėjus į dėžes, drėgmė ir vibracija gali sugadinti standžiuosius diskus. Biuro perkėlimas į Vokietiją keliauja per autostradas, kur vibracija yra didelė. IT įrangą geriau dėti į uždarą sunkvežimio dalį (krovininę) arba specialią dėžę ant amortizatorių.

Kas daryti su dideliais serveriais?

Serveriai turi būti išjungti (kaip jau minėjau) ir, svarbiausia, fiksuoti viduje. Dauguma serverių šriftų turi specialias fiksavimo skruostes. Jei jų nebus uždėta, ventiliatoriai ir plokštės gali nukristi per važiavimą. Jei serveris labai brangus, geriau jį vežti specialiu transportu, o ne kartu su kėdėmis.

Problemos ir nenumatyti dalykai (kas tikrai įvyksta)

Ką daryti, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai klasika. Pasirodo, vokietai taip pat turi techninių problemų. Jei tai įvyksta, jūsų vadybininkas turi būti pasiruošęs išsiųsti kitą automobilį arba paversti krovinią į laikiną sandėlį. Tai gali užtrukti vieną ar dvi dienas. Būkite kantrūs. Biuro perkėlimas į Vokietiją ne visada vyksta pagal „Google Maps“ skaičiuotę.

Ar dažnai kažkas dingsta arba sulūžta?

Honest speaking – nedažnai, jei dirba geri žmonės. Bet „smulkių“ dalykų dingsta dažnai. Phone chargers, pelės, kavinukai. Tie dalykai tiesiog „išsilyja“ tarp dėžių. Verta turėti nedidelę „rankinę lagaminą“ su svarbiausiais daiktais, kuriuos nešite su savimi (ne su kroviniu).

Kas daryti, jei naujieji patalpose netelpa baldai?

O tai, deja, ganėtinai dažna situacija. Matuokite, matuokite ir dar kartą matuokite. Vokietijos biurai gali būti neįprastų formų, su įlankomis, kurios neleis įvežti ilgos sofos. Jei netelpa, teks arba išardyti (jei įmanoma), arba (kaip buvo viename Kaune esančiame projekte) palikti gatvėje ir parduoti pigiau.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai rizikuota. Uždara sunkvežimio priekaba be šviesos ir vėdinimo keletą dienų – augalai gali numirti. Be to, Vokietijoje yra griežtos kilmės šaknų kontrolės, siekiant užkirsti kelią kenkėjams. Nedidelius augalus galima nešti su savimi, o didžius – geriau atiduoti draugams arba parduoti.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Jūsų buhalterijos, sutarčių ir darbuotojų duomenys turi būti su jumis. Neleiskite, kad jie eitų bendrame konteineryje su kavinukais. Užrakinkite juos specialioje dėžėje su spynu, o dar geriau – vežkite juos asmeniniame automobilyje. Pasitikėjimas yra gerai, bet saugumas – pirmiausia.

Ar reikia nupirasti naujų baldų Vokietijoje?

Kartais taip. Jei jūsų baldai jau seni, aplydę ir neatitinka naujojo biuro stiliaus, perkėlimo procesas yra puiki proga juos atnaujinti. Vokietijoje baldų pasiūlyras didelis, o pristatymas gali būti greitesnis nei jūsų vežimas iš Lietuvos. Tačiau tai turi būti apskaičiuota – ar nauji baldai pigiau už pervežimą senųjų?

Kas daryti, jei vairuotojas nekalba nei lietuviškai, nei vokiškai?

Tai tikrai problema. Mes stengiamės siųsti bent angliškai kalbančius vairuotojus, bet kartais tenka dirbti ir su gestais. Jei kompleksiškas perkėlimas, būtinas „lydinys“ – vadybininkas arba kuris nors iš jūsų darbuotojų, kuris bent šiek tiek moka komunikuoti. (Arba šiandien jau visi turi „Google Translate“ telefone, taip? Nors su technika visada būna keistumų).

Ar galima susitarti dėl darbo savaitgaliu Vokietijoje?

Galima, bet brangu. Vokietijoje darbuotojų apsauga yra labai aukšta. Jei norite, kad krovėjai dirbtų sekmadienį, turite sumokėti didelius priedus prie atlyginimo (pvz., 100% ar daugiau). Biuro perkėlimas į Vokietiją sekmadienį gali kainuoti dvigubai daugiau nei penktadienį. Planuokite savo dienas.

Ką daryti su išmestu pakuojimu?

Vokietijoje šiukšlių išvežimo taisyklės yra griežtos. Negalima tiesiog mesti visko į vieną krūvą gatvėje. Reikia atskirti kartoną, plastiką ir šiukšles. Užsirašykite iš anksto, kur išvežti šiukšles (Wertstoffhof). Dauguma perkėlimo firmų pasiima sau pakuojimą, bet tai reikia numatyti sutartyje, kitaip gali likti su dėžių kalnu kieme.

Kaip užtikrinti, kad niekas nepavogs iš sunkvežimio naktį?

Sunkvežimiai turi būti užrakinti, o vairuotojai turi užmigti saugiose vietose (stovėjimo aikštelėse). Didžiąsias Vokietijos autostradas saugo policija, tačiau stovėjimo aikštelėse prie Miuncheno arba Frankfurto gali būti „nepageidaujamų asmenų“. Geriausia, jei krovinys yra apdraustas (kaip minėjau anksčiau).

Ar reikia pranešti kaimynams apie perkėlimą?

Vokietijoje kaimynai gali būti... šiek tiek griežti. Jei užblokuosite laiptinę arba gatvę sunkvežimiu, gausite skundų. Nors tai nėra jūsų biuro problema tiesiogiai, bet gerai, jei galite padėti mažą „skraidantį lapelį“ kaimynams, kad žinotų – keliauja „lietuviai“, bet tik dviem valandoms.

O dėl to kavinio automato? Kaip jį pervežti?

Kavinis automatas – tai sunkus ir jautrus daiktas. Pirmiausia, išpilkite visas kavos pupelės (kitaip bus pūga). Antra, jis turi būti fiksuotas, kad neiškristų. Trečia, nepamirškite, kad jam reikia vandens ir elektros – po perkėlimo reikės techniko, kuris jį paleistų. Negalima tiesiog įjungti lizdo, kai tik atvyksta.

Ar galima laikyti daiktus sandėlyje Vokietijoje prieš įsikraunant?

Taip, dauguma firmų turi partnerių, kurie gali suteikti trumpalaikę sandėliavimo paslaugą. Tai naudinga, jei jūsų naujas biuras dar nebaigtas remontuoti. Nereikia skubėti, galima sudėti viską į saugią vietą ir ramiai laukti, kol dažai išdžius.

Kas nutinka, jei sutartis nėra išsami?

Tada įvyksta „knygų“ pavadinimas – „painiava“. Jeigu nėra užrašyta, kad surinkimas įeina į kainą, vairuotojai gali tiesiog išmesti dėžes viduryje kambario ir išvažiuoti. Biuro perkėlimas į Vokietiją be detalaus aprašymo yra kaip lošti rulete – dažniau pralaimi.

Ar būtina daryti galutinių patvirtinimą prieš išvykstant?

Būtina. Paskutinis pokybis prieš dieną ar dvi. Patikrinkite, ar adresas teisingas, ar kontaktiniai telefonai veikia. Buvo atvejis, kai vairuotojas važiavo į senąjį adresą, nes klientas pakeitė biurą, bet nepamiršo pranešti pervežėjams. Dėl to prarasta visa diena.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Jei darbuotojai turi asmeninius daiktų (nuotraukas, puokštes), geriau juos paprašyti pasiimti namo. Neįsivaizduoju, kodėl pervežėjas turi atsakyti už jūsų darbuotojų atvirukus iš atostogų. Tai kelia tik papildomų rizikų.

O jei tiesiog reikia pervesti kelias dėžes dokumentų?

Tada tai nėra pilnas biuro perkėlimas. Galima naudoti kurjerines paslaugas arba dalinį krovinį (part load). Tai pigiau, bet lėčiau, nes reikės laukti, kol sunkvežimis surinks kitus krovinius iš kitų klientų. Jei skubate – mokėkite už pilną mašiną, jei ne – laukite.

Ar Vokietijoje yra kažkokių ypatingų reikalavimų priešgaisrinei saugai dėl baldų?

Kai kurie pastatai (ypač aukšti) reikalauja, kad baldai būtų pagaminti iš ugniai atsparios medžiagos. Jei vežiate senus, ne sertifikuotus baldus, jų gali neleisti įstatyti į pastatą. Tai retas atvejis, bet verta pasitikrinti su pastato administracija prieš vežiant.

Pabaigoje – ką daryti su senais raktais?

Pasirūpinkite, kad senų patalpų raktai būtų grąžinti savininkams. Kartais juos užmirštame kišenėse, o tada tenka mokėti baudas už raktų keitimą. Prostas dalykas, bet labai dažnai pamiršiamas.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas į Vokietiją nėra mokslo sritis, tai tiesiog gerai suplanuotas logistikos uždavinys. Svarbiausia yra ne bijoti klausti klausimų ir neitikti viskam, kas pasakoma „akivaizdžiu“. Pasirūpinkite dokumentais, išmatuokite viską tris kartus ir pasitikėkite savo jausmais renkantis pervežėją. Jei kažkas atrodo per pigu ar per keista – geriau paklausti dar kartą. Sėkmės naujoje vietoje, tikiuosi, jums ten patogiai dirbs, o kava bus skanesnė nei čia.