Biuro perkėlimo kainodara ir pristatymo terminai į Vokietiją

Sėdžiu prie stalo ir regiu iš lango, kaip vėjas verčia beržus, o galvojose sukasi šiandieniniai skambučiai. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas į Vokietiją niekada nevyksta taip, kaip užrašyta vadove. Viskas prasideda nuo paprasto klausimo „kiek kainuoja?“, baigiasi tuo, kad reikia skubiai ieškoti krovininio su keliamosiu kabliu, nes liftas vokiškame pastate neveikia. Kainodara čia nėra fiksuota, ji gyva, priklauso nuo degalų kainos, to, kiek padėsite susirinkti, ir nuo to, ar vairuotojas spės įveikti Lenkijos spūstis. Pristatymo terminai irgi dažnai slysta, nes kas nors pamiršo paženklinti arba dėžė su svarbiais dokumentais pasiliko Vilniuje. Tiesiog būkite nusiteikę, kad tai nuotykis, o ne tik paprasta logistika.

Apie pinigus, kas neįtiko ir realybę

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją?

Tai dažniausiai užduodamas klausimas, bet atsakymas visada toks pat – įdomus. Jei turite mažą kontorą, keturias-penkias darbo vietas ir viską jau susirinkote į dėžes, tai gal skaityti apie tūkstantį ar pusantro tūkstančio eurų, priklausomai nuo to, kurį miestą taikote. Bet didelis biuro perkėlimas į Vokietiją, su serveriais, seifais ir dvidešimties žmonių baldais, tai visai kitas lygmuo – čia kalbame apie kelias tūkstančius. Negaliu pasakyti tikslios sumos be matavimų, nes kartais vienas stalo komplektas daugiau vietos užima nei šimtas dėžių su popieriumi.

Kodėl kainos skiriasi tiek stipriai tarp firmų?

Čia yra klasika. Vienos firmos siūlo „viskas įtraukta“ ir atrodo pigiai, bet atėjus į vietą, staiga atsiranda mokesčiai už liftą, už ilgesnį nešiojimą nuo mašinos, už įrenginių fiksavimą. Aš asmeniškai stengiuos kalbėti atvirai, bet rinkoje yra nemažai tiekėjų, kurie tiesiog pritraukia kaina, o paskui pjauna sąskaitas. Biuro perkėlimo kainodara turi būti skaidri, tačiau dažnai klientai renkasi pigiausią variantą ir vėliau nusteiga, kai reikia mokėti dvigubai už vairuotojo laukimą.

Ar į kainą įeina baldų išmontavimas ir montavimas?

Paprastai į kainą įeina tiesiog fizinis pervežimas, o jei reikia išsukti didelį mokyklinį stalą ar suskaldyti didžiulę spintą su seifu, tai jau papildoma darbo valanda. Vokiški baldai dažnai būna labai solidūs, sunkūi, todėl juos veržiant per greitai galima sugadinti. Geriau iš karto pasakykite, kas neina išsirinkti, kad mes paėmume su savimi gręžtuvus ir meistrus, o ne tik vyrus su rankomis.

Kas dėl degalų priemokų – ar jos pasikeitė pastaruoju metu?

Žinoma, pasikeitė. Prieš metus buvo ramiau, o dabar stebinu, kiek sykį per mėnesį tenka koreguoti kainoraštį. Dauguma sandėrių dabar įtraukia degalų priedą į bazinę kainą, bet kai kuriems tenka tai daryti atskirai. Negarantuos, kad kainą, kurią sutarėme šiandien, nesikeis po trijų mėnesių, jei kas nutiks pasaulyje – tai normalu.

Ar taip, kad didesnėms firmoms yra nuolaidos?

Taip, logiška. Jei pervežiate visą padalinį, tarkime, 50 kvadratinių metrų biurą, susitariame dėl fiksuotos sumos, kuri yra mažesnė už valandinį darbą. Nuolaidos taip pat galimos, jei biuro perkėlimas į Vokietiją įvyksta ne sezono metu, tarkime, ne liepos ar rugsėjo pabaigoje, kai visi lekia į naujas vietas prieš mokslo metus.

Ar galima mokėti atidėliaujamai su sąskaita-faktūra?

Standartinė praktika – 30% avansas, likutį atiduodate iš karto pasiekus tikslą arba prieš iškraudami krovinį į mašiną Lietuvoje. Esu matęs atvejų, kai klientai prašė mokėti po mėnesio po pristatymo, bet to mes nedarome, nes pervežimas yra paslauga. Krovinys atsidurs jūsų patalpose, o mes turime savo sąskaitas mokėti.

Kiek laiko užtruks? Vokietija ne toks jau arti

Kelios dienos užtruksia biuro perkėlimas į Vokietiją?

Jei važiuojame į Berlyną ar Miuncheną ir viskas yra paruošta, tai paprastai tai trunka vieną pilną darbo dieną (įkėlimas) ir kitą dieną iškėlimą. Tačiau jei reikia rinkti dėžes, tai pridėkite dar dieną pradžioje. Pristatymo terminai taip pat priklauso nuo to, ar einame tiesiai, ar surenkame krovinius ( consolidated cargo), kai tenka apvažiuoti per keletą miestų.

Kodėl kai kurioms firmoms užtrunka ilgiau nei 3 dienos?

Gali būti priežasčių. Vieni vairuotojai vairuoja lėtai, kiti turi pertraukas, kurios būna privalomos pagal tachografą. Be to, Vokietijoje griežtai žiūrima į tai, kiek vairuotojas miegojo. Jei radikaliai skubate, reikia užsisakyti ekspresinį pervežimą su dviem vairuotojais, kurie keičiasi vienas kitam, tačiau biuro perkėlimo kainodara tokiam atvejui šoka į aukštumas.

Ką daryti, jei reikia, kad viskas būtų prieš savaitgalį?

Planuokite iš anksto. Jei pasakysite man antradienį, kad reikia viską nugabenti į Vokietiją penktadienį, aš tikrai galiu nepajėgti surasti laisvo autokojo. Geriausia susitarti bent savaitę-dvi iki išvykimo, o jei tai didelis projektas, tai ir mėnesį. Savaitgaliais Vokietijoje neįmanoma atidaryti didelių kontorų dėl apsaugos ir bendrojo įėjimo kodo, tai reikšmės turi tik darbo dienos.

Ar tiksliai nurodomas pristatymo laikas?

Stengiamės nurodyti intervalą, pvz., nuo 10:00 iki 14:00 valandos. Vokiškas eismas yra neprognozuojamas – viena nelaimė autobane (ir jų ten dažnai, daugiau nei lietuviškame - aš jau pats nenusimenu kiek kartų stovėjau tiesioje) gali viską uždelsti valanda ar dvi. Negaliu garantuoti minučių tikslumo, kaip taksi, bet visada skambinu vairuotojui, kai jis artėja.

Ar galima sekti mašiną realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS stebėjimo sistemas, tačiau ne visada leidžiame duoti prieigą klientams dėl privatumo (o ir kai kur seni seniai vairuotojai tiesiog išjungia telefoną, kai ilsisi). Geriau tiesiog susisiekti su mano dispečeriumi, jis tiksliai pasakys, kur mašina yra.

Kas nutinka, jei vairuotojas vėluoja dėl techninių problemų?

Tai vyksta. Buvo atvejis, kai mums sugedo važiuoklė ties Aachen, teko laukti mechaniką. Tokiu atveju mes pranešame iš karto, ieškome sprendimo, kartais net pervarome krovinį į kitą mašiną, kad laikas netektų. Tai reta situacija, bet esame pasiruošę. (o štai ir susipratau, ne pervedame, o perduodame krovinį).

Ar dirbate šventinėmis dienomis Vokietijoje?

Vokiškos šventės yra šventos. Jei tenka Velykos ar Kalėdos, sienos perėjimas gali būti uždarytas arba labai apkrautas. Geriau jų vengti planuojant biuro perkėlimą, nes vokiški sandėliai ir įmonės tose dienose miego.

Vokietijos specifika ir biudžetai

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miesto centrą?

Taip, ypač Miunchene, Frankfurte, Hamburge. Ten griežtai reglamentuojami aplinkosaugos zona (Umweltplakette). Jei mūsų mašina neturi tokios žalios kortelės, gausime baudą. Taip pat darbo laikas centre – sunkvežimis negali važiuoti tam tikromis valandomis, todėl biuro perkėlimo kainodara gali augti dėl to, kad turime krauti anksti ryte arba vėlai vakare.

Kas su ekspressinių siuntų mokesčiais?

Jei staiga prireikia pergabenti tik vieną svarbų serverį ar dokumentus, tai kainuoja daugiau. Tiesiog už mašinos išvykimą tenka mokėti pilną kainą, nors krovinys ir užima mažai vietos. Tačiau verslas dažnai to reikia – ne kartą tekdavo vežti vieną dėžę su sutartimis, nes kitaip operacija nevyktų.

Ar verta rinktis „dalinį“ krovinį (part load)?

Jei biuras mažas, o biudžetas ribotas, tai puiku. Mes surandame kitą klientą, kuris važiuoja tuo pačiu keliu, ir padaliname sąskaitas. Tačiau ten kur kas daugiau rizikos dėl terminų, nes reikia surinkti visus krovinius prieš išvykstant. Biuro perkėlimas į Vokietiją daliniu būdu gali užtrukti iki 4-5 dienų.

Koks yra minimalus užsakymo mokestis?

Nenuostu, jei užsakote mašiną, o ji važiuoja tik 50 km. Minimalus užmokestis apima mašinos paruošimą, vairuotojo darbo valandas ir kelionę atgal tuščia. Tai būna apie 300-400 EUR, priklausomai nuo vietos.

Ar taikomi mokesčiai už sunkų krovimą?

Taip, jei neturite lifto, o reikia nešti 30 dėžių į trečią aukštą laiptais, arba jei įrenginys sveria 400 kilogramų. Tada reikia papildomų žmonių arba įrangos. Vokietijoje darbuotojų sauga yra prioritetas, todėl niekas neleis už kelių eurų nešti pernelyg sunkių daiktų be technikos.

Kas dėl draudimo – ar jis brangus?

Standartinis transporto draudimas yra įtrauktas, bet jis padengia tik ribą, tarkime, 10 eurų už kilogramą. Jei vežate brangų serverį, kuris kainuoja tūkstančius, reikia papildomo aprūpinimo draudimu. Tai nedidelis priedas prie galutinės sumos, tačiau suteikia ramybės. Aš visada patariu tai padaryti.

Ar galima susiplanuoti biuro perkėlimą į Vokietiją žiemos metu?

Galima, bet reikia atsižvelgti į orus. Jei kelia sniegas, terminai gali šokti. Vokiški keliai yra gerai prižiūrimi, tačiau kai pradeda snigti visoje Europoje, ir ten susidaro spūstys. Žiima taip pat ilgiau tamsu, todėl iškrovimas gali būti apribotas.

Pakavimas, dokumentai ir smulkmenos

Kas dėl pažymėjimo – ar jūs juos darote?

Mums palikite dėžes ir lipdukus, o mes pažymėsime kiekvieną grotelę. Žymėjimas yra būtinas, kad vokiškame sandėlyje ar biure niekas nesipainiotų. Buvo atvejis, kai klientas parašė „Kuhinas“ (Virtuvė) su klaida, ir vokiečiai ilgai galvojo, kas tai per toks įrenginys (tiesiog juos prajuokino). Geriau rašyti aiškiai.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Geriau juos vežti su savimi asmeniniu automobiliu arba pasirūpinti specialiu užrakintu konteineriu. Mes galime uždaryti dėžę su antspaudu, bet aš asmeniškai neduodu garantijų, kas vyksta su mašina per naktį, kai ji stovi poilsio aikštelėje. Saugumas visada pirmiausia.

Ar galima pervežti augalus į Vokietiją?

Biuro augalus, taip. Tačiau reikia atkreipti dėmesį į žemės – vokiečiai labai bijo kenkėjų. Jei augalas yra didelis su daug žemės, gali kilti problemų sienos kontrolėje (nors tai retai, kai kurie inspektoriai yra labai griežti). Mažus geriau supakuoti į dėžes, kad neišsibarsčiotų lapai.

Kas nutinka, jei kažkas pasidaro kelyje?

Skambinate man. Esu atsakingas. Mes turiame techninę pagalbą draudime. Jei lūžta ratas ar užsidega variklis, mes radikaliai spręstume. Nebijokit, mes palikome krovinį ne vieną kartą stovėti saugumo aikštelėse, niekas nenumeta.

Kaip elgtis su parkavimu mieste?

Jūs privalote užtikrinti, kad yra kur pastatyti sunkvežimį. Jei reikia, mes užsakome vietą arba sutvarkome leidimus, bet tai užtrunka laiko. Jei vairuotojas atvažiuoja ir nėra kur sustoti, jis praleis laiką ir jums tai kainuos. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja, kad administracija iš anksto susitartų dėl vietos.

Ar padėsite surinkti baldus iš naujo?

Taip, mūsų komanda turi įrankių. Tiesiog nepamirškite palikti instrukcijų, ypač jei tai naujos, sudėtingios sistemos. Kartais vokiški baldai turi labai specifinius Jungų, kurių be brėžinių sunku surasti, bet mes esame patyrę.

Ką daryti su atliekomis – dėžėmis, plastiku?

Geriau susitarti iš anksto ar mes juos išvežame atgal, ar jūs juos išmetate patys vietinėje atliekų perdirbimo vietoje. Vokietijoje labai griežta tvarka su šiukšlėmis – negali tiesiog mesti visko į vieną konteinerį. Jei mes tai darome, tai papildomai apmokestinama.

Išvados ir galutinės mintys

Galiausiai viskas susikąsto į vieną paveikslėlį. Biuro perkėlimo kainodara ir pristatymo terminai į Vokietiją yra labai individualūs dalykai, kuriuos neįmanoma nuspėti be išsamesnės informacijos. Aš tikiuosi, kad šie atsakymai šiek tiek apšvietė situaciją ir parodė, jog nėra vieno standartinio sprendimo visiems. Svarbiausia yra pasitikėjimas ir atvirumas – jei pasakysite iš kadro visas baises, mes išvengsime nesklandumų. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje, tik nepamirškite parodyti vairuotojui, kur yra geriausia kava, kai jis atvyks!