Biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir saugiai: Žiūrime iš vidaus be šlapių akelių

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt tris metus, ir jei kas gali pasakyti tiesą apie tą, kaip atrodo logistika iš vidaus, tai tai as. Kiekvieną kartą, kai girdiu frazę „Biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir saugiai“, aš šypsosiu, nes žinau, kad užrašų ant popieriaus ir realijų kelyje – tai du dideli skirtingi dalykai. Žinoma, mūsų tikslas padaryti viską taip, kad klientas neturėtų galvos skausmo, bet Vokietija... ji yra specifika. Ten viskas turi būti tvarkingai, su dokumentais, o jei kas nors nepasikeičia, vokiečiai tiesiog sustoja. Taigi, nesiimsiu jums įkalbinėti, kad tai yra pasivaikšiojimas parke, bet jei viską suplanuojame protingai, tai tikrai įmanoma atlikti be krizų. Ypač jei nenaudojat kokių nors bekainių firmų iš skelbimų.

Toliau rasite klausimus, kuriuos man dažniausiai užduoda verslo atstovai, kurie nusprendžia kilnoti savo įmones iš Miuncheno, Berlyno ar Hanoverio į Lietuvą. Kai kurie atsakymai gali jums nustebinti, kiti – atrodyti per daug detalūs, bet tikėkite, reikės kiekvieno žodžio.

Viskas prasideda nuo planavimo (arba jo trūkumo)

Kada geriausia pradėti galvoti apie perkėlimą?

Nebent norite naktimis miegoti mašinoje prie Kauno kunigaikščių, pradėkite galvoti mažiausiai prieš mėnesį, o dar geriau – du. Idealus variantas yra kai susitvarkote su dokumentais ir patalpų išnuomojimu savo šalyje. Tačiau aš žinau, kaip būna: vadovas pasakyta penktadienį, o pirmadienį jau nori, kad viska būtų čia. Tada prasideda naktinės pamainos. Taigi, kiek galima anksčiau. Dėl biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir saugiai tik tada, kai mes, logistai, turime laiko pasiruošti maršrutą ir suprasti, kas iš tikrųjų turi būti perkeliama.

Ar tikrai reikia važiuoti į apžiūrą?

Gana dažnai klientai sako: „Aš jums nusiųsiu nuotraukas į whatsapp, ar tinka?“. Žinoma, tinka, jei norite, kad atvyktume su per maža mašina arba negalėtume išsitraukti didelės sekcijos iš koridoriaus. Prieš metus buvo tokia istorija Berlyne – klientai teigė, viskas telpa į 20 tonų sunkvežimį, o pasirodo, jų biuras buvo trečiame aukšte be lifto su smailomis laiptais. Mums teko skambinti ir ieškoti keltuvo. Taip, važiuoti reikia, arba bent jau turėti labai detalius brėžinius su matmenimis. Be to, ten reikia įvertinti, ar prieš patalpas yra kur sustabdyti sunkvežimį, kas Vokietijos miestuose dažnai yra didelė problema.

Kodėl man darote tiek daug klausimų apie baldus?

Nes aš noriu žinoti, ką aš vežu. Ar tai standartinės „IKEA“ lentynos, ar tai brangūs, prestižiniai odiniai sofų komplektai, ar perhaps (tai angliškai bet supratot) senoviniai seifai, sveriantys toną. Kartais klientai pamiršta paminėti, kad turi serverinę, kuri reikalauja ypatingo kondicionavimo ar fiksavimo. Jei ažiosiu mažą „vilkiką“ ir joje bus daug stiklo ar elektronikos be pakavimo, tai kelionės metu viskas gali baigtis labai liūdnai. Biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir saugiai tik tada, kai mes žinom, ką į krauname.

Ar reikia sudaryti inventoriaus sąrašą?

Be abejo. Ne tik dėl to, kad žinotume, kiek dėžių turime, bet ir dėl draudimo. Vokiškai dokumentai turi būti tvarkingi. Jei pasibaigs, kad dingsta dėžė su svarbiais dokumetais, o sąraše jos nebuvo – draudikas nieko nebankins. Taip sąrašas padeda mums suprasti, kiek vietos reikės krovejams kraunant ir iškraunant. Gerai, kai sąraše parašyta ne tiesiog „dėžė“, bet ir kas joje yra, pvz., „buhalterija“ ar „kompiuterių priedai“. Tai svarbu ir muitinėje, jei kils klausimų.

Vokietijos specifika ir vairuotojai

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Turiuk vairuotojų, kurie moka pagrindinius žodžius, tipo „hallo“, „links“ ir „rechts“, bet rimtoms diskusijoms su vokiečiais policininkais ar sandėlio vadovais geriau turėti kokį nors vertėją arba vokiškai kalbantį ekspeditorių telefone. Buvo atvejis Miunchene, kai vairuotojas negalėjo suprasti, kur jam leista įvažiuoti į „ Umweltzone“ (ekologinę zoną), ir gavo baudą. Taigi, kalbos barjeras gali sukelti nereikalingų rūpesčių, nors ir su rankų kalba dažnai susitariam.

Kas daryti, jei vokiečiai prieš pat atvykimą pakeitė planus?

Tai klasika. Susitarta aštuoti, o vokiečiai sako: „Wir haben jetzt Mittagspause“ (mes dabar pietūs). Vokietijoje darbuotojų apsauga ir laikas yra šventas. Negalima jų varyti. Jei atvykstate per pietus, gali tekti palaukti valandą ar dvi. Todėl visada verta susitarti dėl laiko su atsakingu asmeniu iš anksto ir priminti jam apie atvykimą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir saugiai, jei gerbtume jų procedūras, nors jiems mums kartais atrodo per daug griežtos.

Ar sunku vežti pro Vokietijos autostradias?

Asmeniniam automobiliui – malonu, o 20 tonų sunkvežimiui su 90 km/h ribojimu? Tai gali būti niūru. Sunkvežimiai dažnai susirenka į spūstis, o aplenkti ten beveik neįmanoma (tai jau nešiojama juoda). Dar ten yra mokesčiai už kelią (Maut), kurie įeina į mūsų sąskaitą, bet reikia turėti tinkamą įrangą, kad būtų nuskaitomi. Kartais seni sunkvežimiai su klaidingomis bokštelėmis sukelia problemų. Mums šiek tiek lengviau, nes turime savo flotę, kurioje viskas tvarkoje.

Ar reikia specialių leidimų Vokietijos miestuose?

Taip, daugeliu atvejų reikia leidimo stovėjimui, ypač centriniuose miestuose. Vokiečiai yra griežti dėl to. Jei sustabdysite sunkvežimė kur nors ne toje vietoje, gali būti, kad jį nuveša staty aikštelėn. Mes paprastai iš anksto susitaria su vietine savivalda arba nuomojame vietą privačiame sklype. Biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir saugiai tik tada, kai nereikia bijoti, kad milicija ateis ir nuveš mašiną į konfiskatą.

Ar įmanoma susidoroti su vokišku biurokratija?

Zinau, kad daugeliui šis žodis sukelia alergiją. Vokiečiai mėgsta formų, parašų ir antspaudų. Netgi peršaldytą gėrimą gali neparduoti be kvito. Tačiac pervežimo atveju, viskas yra įprasta – TIR knygelės, eksportinės deklaracijos ES viduje (nors jau ir nebe tiek komplikuota, kaip buvo anksčiau su Brexit). Pagrindas – turėti tvarkingus krovinių sąrašus. Jei dokumentai tvarkingi, muitininkas vos taikys akį.

Kaina ir neapykantos (piniginiai klausimai)

Kiek vidutiniškai kainuoja tokia operacija?

Sakykime tiesiai – „vidutiniškai“ neegzistuoja. Gali būti 2000 eurų, gali būti ir 10 000. Viskas priklauso nuo to, kiek daiktų, koks atstumas (iš Hamburko kažkiek kitokia nei iš Miuncheno) ir ar reikia kelti paslaugas kraunant. Jei tai tik kelios dėžės su dokumentais ir kompiuteriais, tai galima ir mažesne mašina. Biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir saugiai ir pigiai, jei nesukompliciuojate situacijos nereikalingais daiktais (palikite tas senas sulūžusias kėdes ten, jums jos čia nereikalingos).

Kodėl kaina pasikeitė paskutinę minutę?

Gali būti priežasčių. Pavyzdžiui, Atvykome į objektą, o klientas pamiršo pasakyti, kad trečiame aukšte yra safas, sveriantis 500 kilogramų, kurio negalima nuleisti be kraninės mašinos. Tokios paslaugos kainuoja. Arba vokiečiai padidino kuro mokesčius per naktį (nerealu, bet kaip pavyzdys – kuro kainos šokuoja). Taip pat, jei reikia papildomo vairuotojo įgulo narys dėl taisyklių (poilsio laikas), tai taip pat įtakos kainai.

Ar reikia mokėti užstato?

Paprastai taip, ypač jei dirbame su nauju klientu. Tai užtikrina, kad jums neatsisakysite mūsų paslaugos paskutinę minutą, o mes nevažiuosime tuščiais. Užstatas dažniausiai grąžinamas atlikus darbą arba atskaitytamas iš galutinės sąskaitos. Tai standartinė praktika rinkoje, kad ir kaip būtų gaila pinigų išleisti prieš gaudamas paslaugą.

Ar galima susimokėti atvykus į Lietuvą?

Nėra labai įprasta, bet kartais galima susitarti, jei esate patikimas klientas arba turite rekomendacijų. Tačiau dažniausiai reikalaujame išankstinio apmokėjimo arba dalies sumos prieš išvykstant iš Vokietijos. Per šiuos metus jau buvau apgautas tris kartus, kai atvežė daiktus, o klientas „užmiršo“ apmokėti. Taip kad, nepykit dėl griežtumo. Biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir saugiai tik tada, kai abiejų pusiųinteresai užtikrinti.

Ar į kainą įeina draudimas?

Įprastai įeiną bazinis draudimas, bet jis dažnai apima tik labai ribotą sumą, pavyzdžiui, 10 eurų už kilogramą. Jei vežate brangią elektroniką ar meno kūrinius, verta pasidomėti papildomu draudimu. Aš visada siūlau pasidomėti savo buhalterio ar draudimo brokerio. Geriau perspektyvūjame išleisti 50 eurų daugiau, nei vėliau gailėtis tūkstančių.

Perkraustymo procesas ir techninės problemos

Ar jūs pakuoja daiktus ar aš turiu tai padaryti?

Galime padaryti viską. Turime komandą, kuri atvažiuoja su dėžėmis, burbuliukine plėvele, lipnia juosta. Turime net specialias dėžes kompiuteriams. Turėkite omenyje, kad jei padarysite tai patys su „keliautojo“ krepšiais, o biure bus smulkios detalės, gali prapuola. Pakavimas – tai pusė sėkmės. Biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir saugiai, kai krovėjai atvažiuoja ir tik dedą dėžes ant palečių, o ne nelipdo juose kaip širduotės trys valandas.

Kaip elgiatės su serveriais ir IT įranga?

IT – tai ypatingas istorija. Serverius negalima tiesiog mesti į dėžę ir įmesti į sunkvežimį ant viršaus. Jie turi būti fikuoti, gerai apsaugoti nuo smūgių. Jei turite didelę serverinę, rekomenduoju samdyti IT specialistą, kuriam juos išjungia ir paruošia, o mes atsakingi tik už fizinį pervežimą. Buvo atvejis, kai vienas klientas bandė pervežti serverį neapsijungęs, ir jis nutildė nuo vibracijos. Gerai, kad nevisiškai sudegė.

Ar galima pervežti chemiją ar biuro prekes?

Taip, bet reikia žinoti, kas tas prekės yra. Degiosios medžiagos, dažai, aerozoliai gali būti draudžiami arba reikalauoti specialių leidimų (ADR). Paprastos biuro prekes, kaip popierius, pieštukai, kava – ne problema. Bet jei turite sandėlį su kažkokiais pramoniniais tirpikliais, apie tai privalote pasakyti iš anksto. Nenoriu, kad mašina sudegtų kažkur ties Magdeburgu.

Ką daryti su biuro augalais?

Tai dažnas klausimas. Vokiečiai myli savo augalus, bet jas pervežti per sieną yra keblu dėl fitosanitarinių reikalavimų. Jei tai kelių paprastų kavos puodų augalai, dažniausiai nieko nereikia, jei turi žemę. Bet jei tai didelis rūkalų (palmetoidų) miškas, gali reikėti sertifikatų. Aš asmeniškai visada patariu palikti augalus senajame biure arba dovanoti kolegoms, nes rizika, kad juos sugriauna muitinė arba jie išdžiūsta kelyje, yra didelė.

Ar atvežiate ir montuoja baldus atgal?

Taip, mūsų meistrai gali surinkti baldus Lietuvoje. Svarbiausia, kad būtų visi varžtai ir detalės. Kartais vyksta taip, kad iškalame sekciją Vokietijoje, atvežame čia, o varžtų maišelio nėra. Tada teka ieškoti alternatyvų statybiniuose parduotuvėse. Jei tik įmanoma, stengiamės viską fiksuoti į vieną dėžę, kuriame tos detalės, bet ne visada pasekėjai su tuo susitvarko.

Problemų ir nesklandumų sprendimas

Kas vyksta, jei pasidužia mašina kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes siunčiame pagalbos mašiną arba bandome perkrauti krovinį į kitą sunkvežimį. Gali tekti palaukti, kol atvažiuos backupas. Vieną kartą mums sugedo sunkvežimis ties Frankfurto, teko laukti 12 valandų. Klientai buvo nepatenkinti, bet mes sutvarkėme, neprašome papildomo mokesčio už tecnines problemos (nors jei dėl jūsų kaltės - tai kita kalba). Biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir saugiai nebent sugenda technika, tai tada jis vyksta lėtai ir su prakaitu.

Ar galima sekti mašinal internetu?

Taip, visos mūsų mašinos yra su GPS stebėjimo sistema. Jums galiu atsiųsti nuorodą, kurioje matysite, kur mašina yra realiu laiku. Tai padeda susiplanuoti savo laiką, nebent vairuotojas užmiršta įjungti terminalą (kas retai, bet būna). Tada žinoma, linija sustoja paskutinėje žinomoje vietoje.

Kas jei dingsta dėžė?

Tai nutiko tik vieną kartą per mano karjerą, ir tai ne mūsų kaltė – klientas patys paliko dėžę koridori, kol mes krovė kitus daiktus, ir kažkas ją pavogė. Neišeikite iš akių dėžių su vertingais daiktais. Jei dingsta pas mus, mūsų draudimas tai padengia. Tačiau visada rekomenduoju turėti brangiausius daiktus (nešiojamuosius kompiuterius, pinigus, dokumentus) pas save. Biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir saugiai, jei jūs pats pasirūpinate savo „pinigų korpuse“.

O dėl to, kad vokiečai yra lėti?

Kartais atrodo, kad jie gyvena kitu laiku. Jei jie sako „prieš valandą“, tai gali reikšti ir po valandos. Mums reikia kantrybės. Stengiamės su jais derėtis labai specifiškai, su laikais. Jei jie sako, kad sandėlis uždaromas 16:00, reikia būti ten 15:45, ne 16:00. Priešingu atveju būsite uždaryti už vartų su pilna mašina.

Ar jums teko dirbti su ekscentriškais vokiškais vadovais?

O, taip. Vienas budelis reikalavo, kad mūsų vairuotojai dėvėtų baltas pirštines, kad ne užterštų jo baldų. Kitas norėjo, kad mes paskalbtume kiekvieną knygą paviršiumi žemyn. Aš juos suprantu, tai jų nuosavybė. Mums tiesiog tenka prisitaikyti ir įvykdyti keistus pageidavimus, jei norime gauti apmokėjimą ir rekomendacijų.

Po perkėlimo – kas toliau?

Ar išvežiate pakuojimo medžiagas?

Taip, galime. Visa tai pajuodom į mašiną ir išvežiame arba nuvežame į perdirbimo centrą Lietuvoje. Vokiškos dėžės ir plastikas dažniausiai kokybiškos, tačiau neturėtų liekti jums biure užgriozdinę erdvę. Tai įeina į paslaugos kainą, arba už papildomą mokestį (paprastai nedidelį), priklausomai nuo to, kiek to šiukšlių yra.

Kaip greitai galima pradėti dirbti naujame biure?

Jeigu viskas suplanuota gerai, jūs galite dirbti jau tą pačią dieną, kai atvyksta mašina. Ypač jei atvežiate kompiuterius paskutiniaisiais. Meistai sukalda stalus, prijungia viską. Tačiau rekomenduoju palikti vieną dieną rezervą ant rugsėjo (t.y. darbo dieną reikalų). Vokietijos biuro perkėlimas vyksta sklandžiai, bet visada pasitaiko smulkmenų – trūkstanti laidas, kuris neprirežė, ar stalas, kuris šiek tiek krenta.

Ar teikiate sąskaitas-faktūras be PVM？

Jeigu esate registruota įmonė Europos Sąjungoje, taip, galime išduoti sąskaitą be PVM (pavojus įvykdytas Lietuvoje). Reikia tik jūsų PVM mokėtojo kodą ir šalies kodą. Tai labai palengvina apskaitą, nes išvengiate dviejų PVM mokėjimų (vokiško ir lietuviško), nors dabar, kai esame vienoje erdvėje, tai nebėra toks didelis siaubas kaip anksčiau.

Ar galite padėti su baldų išmetimu Lietuvoje?

Taip, jei seni baldai jums nereikalingi, galime juos nuvežti tiesiai į šiukšlių sąvartyną arba organizuoti utilizaciją. Vokiškos baldos dažnai tikrai kokybiški, bet jei jie netinka jūsų naujam dizainui, nėra prasmės juos laikyti sandėlyje. Už tai imamas papildomas mokestis už išvežimą.

Kodėl verta rinktis jus, o ne „krautuvus“ iš skelbimo?

Kadangi aš čia jau 20+ metų, ačiu. „Krautuvai“ vežia ir dujas, ir šiukšles, ir duris. Mes specializuojamės būtent biurų ir verslo perkėlimuose. Žinome, ką daryti, jei klientas pamiršta raktus nuo sandėrio Vokietijoje (ir turime kontaktų, kur tai išspręsti). Žinome, koks turi būti tvarkaraštis. Ir labai svarbu – mes užtikriname, kad biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir saugiai (nors aš ir pradžioje šmaikščiau, bet tai tikrą). O skelbimų herojai gali tiesiog dingti su jūsų daiktais.

Galima gaut nuolaidą, jei vežame daug?

Pasikalbėkime. Jei turite kelias biuro padalinius arba didelį kiekį technikos, visada galime susitarti dėl geranos kainos. Verslas – tai abipusis nauda. Jei jums patinka mūsų darbas, greičiausiai mus rekomenduosite kitam, o mums naudinga turėti lojalų klientą. Taip kad, drąsiai klauskite.

Kas daryti, jei aš pats noriu važiuoti su mašina?

Dėl draudimo to daryti negalite. Mūsų vairuotojai yra uždraustę, o jūs ne. Be to, tai kelyje yra pavojinga ir neteisėta. Geriau susitvarkykite savo reikalus čia, o mums patikėkite keliu. Galite susitikti paskirties taške su alumi.

Pabaigai – ką svarbiausia pasiimti iš šito?

Kad viskas įmanoma, jei nebijote klausti ir laisvai kalbate apie savo baimes. Mes matome viską – ir nuogąstus dėl brangių serverių, ir keistus pageidavimus dėl spalvotos juostos ant grindų. Svarbiausia – nebijokite tarti, kai kažkas neaišku. Gerai suplanuotas biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir saugiai, o blogai suplanuotas gali tapti košmaru. Taigi, skambinkite, rašykite, siųskite nuotraukas, ir mes padarysime tą darbų, taip, kaip turi būti.